高校學(xué)生學(xué)籍檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理研究

謝 彤

（南京體育學(xué)院奧林匹克學(xué)院，江蘇 南京 210000）

高校學(xué)生學(xué)籍資料具有的原始記錄功能，主要包括了個(gè)人基礎(chǔ)資料、入學(xué)登記資料、學(xué)習(xí)資料、在校時(shí)間及有關(guān)情況、分?jǐn)?shù)、學(xué)歷變動(dòng)、學(xué)位狀態(tài)等信息。是十分寶貴的教學(xué)資源，是學(xué)院和教育部門組織檢查、評(píng)估學(xué)生畢業(yè)條件的重要依據(jù)，同時(shí)也是學(xué)生檔案本身的憑證功能和原始特征的反映。它在教學(xué)管理當(dāng)中起著關(guān)鍵作用，這是任何文件和材料都無(wú)法超越和替代的。因此，高校必須落實(shí)信息化的管理體系，并利用新聞宣傳、現(xiàn)代信息技術(shù)和打破學(xué)科人才培養(yǎng)的新方式，做好全面、規(guī)范化的學(xué)籍檔案管理工作，切實(shí)反映出學(xué)籍檔案自身的重要作用。

1 關(guān)于當(dāng)前學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)學(xué)籍檔案的監(jiān)管和管理機(jī)制有待改進(jìn)

根據(jù)目前狀況，學(xué)校學(xué)籍檔案保管機(jī)制的不完善情況可以大致分為以下幾個(gè)層面：一是學(xué)校目前的學(xué)籍檔案保管工作存在著滯后性現(xiàn)象，如高校出于資金等多方面的問(wèn)題對(duì)在校生的學(xué)籍資料不能按時(shí)更新，且及時(shí)性較差等。二是目前高校在學(xué)籍檔案保管中的工作制度不完善情況也屬于重要方面，崗位職責(zé)和分工的不清楚等問(wèn)題，導(dǎo)致學(xué)校有關(guān)工作人員在對(duì)學(xué)生學(xué)籍資料接收、清理和存檔等方面的工作欠缺。三是學(xué)籍檔案保管的認(rèn)知困難仍為主要原因，管理人員對(duì)學(xué)籍資料的了解度不夠及檔案管理能力弱的現(xiàn)狀也導(dǎo)致了檔案保管的系統(tǒng)化水平不高，即學(xué)籍資料保管能力只能達(dá)到應(yīng)付和整理存放程度之間的水平，難以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍資料保管的真正意義。

1.2 學(xué)籍檔案移交不及時(shí)

學(xué)籍檔案不但是對(duì)教與學(xué)進(jìn)程的最原始、最忠實(shí)的記載，同時(shí)也是判斷高校質(zhì)量與水平的依據(jù)。但是，由于學(xué)籍檔案管理進(jìn)程中具有相當(dāng)多的變數(shù)，且由于學(xué)籍檔案保存人員調(diào)動(dòng)頻繁，經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)籍檔案移交后沒(méi)有管理人或缺少管理的現(xiàn)象。比如有些學(xué)籍異動(dòng)的情況，由于持續(xù)周期較長(zhǎng)、變數(shù)較大，或是責(zé)任人員疏忽了學(xué)籍檔案的保管，而沒(méi)有及時(shí)查閱和更新資料，且文檔流失或損毀的情形也時(shí)有發(fā)生，這會(huì)對(duì)學(xué)籍檔案保管的及時(shí)性和完整性產(chǎn)生很大負(fù)面影響。

1.3 工作人員思維模式有待轉(zhuǎn)變

長(zhǎng)期以來(lái)，高校學(xué)籍檔案保管工作人員對(duì)于學(xué)籍檔案保管的基本思想理念都只是停留在收、藏、管、用、編等方面，因此大多檔案保管工作人員都覺(jué)得學(xué)籍檔案保管工作只是在單純進(jìn)行歸類保管。很少人會(huì)將學(xué)籍檔案管理工作和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)加以有效的融合。在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下，怎樣轉(zhuǎn)變現(xiàn)有學(xué)籍檔案保管工作人員的思想意識(shí)，使之主動(dòng)掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的主要模式將成為重要工作。

1.4 技術(shù)手段及標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求欠佳

資源的合理配置是影響學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)條件，為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，需通過(guò)合理配置軟硬件設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。但現(xiàn)實(shí)情況中卻存在因?yàn)橘Y源傾斜不足的原因，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作設(shè)備資源配備不足，也未形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并未形成標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)手段和管理要求，以及未能對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，是對(duì)目前使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)施學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的基本阻礙。

2 高校學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

檔案保管關(guān)乎學(xué)生日后的工作與生活，而且對(duì)學(xué)生管理也有著重要指導(dǎo)作用，所以應(yīng)該受到廣大學(xué)生的廣泛關(guān)注，因此檔案保管的規(guī)范化也存在一定必要。規(guī)范后的學(xué)校檔案管理必須要有與時(shí)俱進(jìn)性的特點(diǎn)、符合時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，從當(dāng)前時(shí)代局勢(shì)考慮，增強(qiáng)了學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的保護(hù)意識(shí)，同時(shí)也要進(jìn)一步提升對(duì)其的管理水平。學(xué)籍檔案的管理，還可以反映出學(xué)校檔案管理的自身價(jià)值，同時(shí)還可以就學(xué)校校園建設(shè)和發(fā)展等問(wèn)題，來(lái)保障其可持續(xù)發(fā)展。在使用了互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)之后，網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理將更為合理，同時(shí)讓學(xué)生管理也更為方便，可以第一時(shí)間了解學(xué)生的實(shí)際狀況，并為其建議工作方針與學(xué)習(xí)方法。通過(guò)學(xué)習(xí)管理，也可以更為真切地反映學(xué)生的實(shí)際狀況，從而更加尊重事實(shí)，時(shí)刻從學(xué)校實(shí)際出發(fā)，對(duì)學(xué)員加以評(píng)估與選拔。而目前，要實(shí)現(xiàn)這一流程，還需要從硬件與軟件兩方面著手，強(qiáng)化學(xué)生檔案管理，才能確保校園管理工作的成功。其具體的流程下面還將更具體地分析。

3 學(xué)籍檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理策略

3.1 建立“生本”服務(wù)理念

“生本”的服務(wù)，其本質(zhì)便是要把學(xué)校所有工作人員都真正貫徹到為學(xué)生服務(wù)的宗旨上來(lái)。一是管理員需要清楚自己不僅僅單純地對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息加以管理，同時(shí)還必須關(guān)注學(xué)生的現(xiàn)實(shí)需要，更加重視學(xué)生的基本權(quán)利，才能促使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更加關(guān)注學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要意義，更加清楚學(xué)生自身需要完成的學(xué)業(yè)任務(wù)，以便于更好地和管理人員做好協(xié)調(diào)，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍信息的有效記錄和更新。二是要充分重視學(xué)生的話語(yǔ)權(quán)。具體在建立管理體系之時(shí)，不僅僅要對(duì)學(xué)生的基本權(quán)益加以考量，而且還要與學(xué)生權(quán)益相符合，引導(dǎo)學(xué)生全面參與其中，并重視其基本要求與意見(jiàn)。此外，具體在管理體系的實(shí)施時(shí)也不是僅采取懲罰手段，而且還要給予學(xué)生更多自由辯駁的機(jī)會(huì)，把管理教育和懲罰科學(xué)融合起來(lái)，以進(jìn)一步保障學(xué)生的基本權(quán)利，讓“生本”服務(wù)的宗旨得以充分落實(shí)在具體管理工作之中。管理人員還能夠運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和其他現(xiàn)代化工具和學(xué)生加強(qiáng)交流互動(dòng)，了解學(xué)生的實(shí)際心聲及其在學(xué)習(xí)方面出現(xiàn)的一些問(wèn)題。總體而言，必須一直秉承“生本”宗旨，給予學(xué)校全面的支持和服務(wù)，全心全意投身學(xué)校服務(wù)工作之中。

3.2 促進(jìn)管理制度建設(shè)，提高管理效率

高校管理層需要建立一個(gè)較為健全且合理的學(xué)籍檔案規(guī)范管理體系，以此提高管理水平，為管理工作的實(shí)施提供更多政策性的措施。各高校需要在遵守基本的管理法規(guī)與政策的基礎(chǔ)上，制定一個(gè)與自己具體情況相符合的管理體系，并在實(shí)施當(dāng)中，對(duì)其具體的運(yùn)行與操作過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化。一是必須要建立一個(gè)規(guī)范、合理、科學(xué)的管理體系。具體管理應(yīng)該根據(jù)學(xué)生自己的生活實(shí)際和學(xué)校管理情況進(jìn)行，但是在這里面還需要盡量符合學(xué)校的各種需求和特點(diǎn)，給學(xué)生的成長(zhǎng)發(fā)展提供更多寬松平等的機(jī)會(huì)，同時(shí)盡量使其在學(xué)籍上的自由程度提高，包括對(duì)學(xué)生選課、休學(xué)等方面也能夠相應(yīng)予以合理限制，這樣就在展現(xiàn)出對(duì)學(xué)生基本人為照顧的基礎(chǔ)上，提高管理的全面性和規(guī)范化程度。二是可以直接形成一個(gè)多級(jí)管理體系，將過(guò)去由教務(wù)處直接進(jìn)行管理的方式變成了由幾個(gè)教育部門共同管理的方式，除了由老師主要完成學(xué)校教育、管理等方面的指導(dǎo)工作外，還能夠由家長(zhǎng)參與在其中加以監(jiān)管，以此可以使得學(xué)校整個(gè)管理的開(kāi)展得以實(shí)現(xiàn)高效率運(yùn)作。

3.3 加強(qiáng)管理工作宣傳，進(jìn)一步開(kāi)展和落實(shí)

在工作開(kāi)展中，需要樹(shù)立起始終為學(xué)校做好服務(wù)的根本思想，不僅要重視學(xué)校管理制度的貫徹與落實(shí)，還要加強(qiáng)管理制度的教育，進(jìn)而提高老師與學(xué)校對(duì)具體管理制度的了解與重視。一是從學(xué)生管理方面入手，如在招生初期，就針對(duì)學(xué)生具體的管理模式展開(kāi)介紹，學(xué)生的具體管理可以利用授課、通過(guò)印發(fā)小冊(cè)子等方式進(jìn)行學(xué)習(xí)，然后再對(duì)大家進(jìn)行統(tǒng)一測(cè)評(píng)，甚至還可以通過(guò)技能比賽的方式，在調(diào)動(dòng)學(xué)生參與度和積極性的基礎(chǔ)上，讓學(xué)生們可以更輕松地了解管理體系當(dāng)中的內(nèi)容。另外還可以直接將規(guī)章制度印刷起來(lái)，貼于校園宣講欄內(nèi)，或是利用微信、廣播電臺(tái)、校園官網(wǎng)等現(xiàn)代化發(fā)展渠道對(duì)其加以傳播，讓全體師生都可以切實(shí)認(rèn)識(shí)到規(guī)章制度的基本含義以及自己所享有的權(quán)利，最終積極投入到管理之中。二是直接從教育方面入手，即著重對(duì)老師進(jìn)行學(xué)校管理規(guī)定和法律規(guī)則的傳播與認(rèn)知，并以此為學(xué)校規(guī)章制度的實(shí)施基礎(chǔ)。在具體實(shí)踐工作過(guò)程當(dāng)中，還需要通過(guò)向老師灌輸和教育“生本”思想，使得其可以更有效地改變自己的業(yè)務(wù)觀念，并逐步發(fā)展為適應(yīng)當(dāng)下教育教學(xué)發(fā)展需要的工作人員，從而推動(dòng)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的深入發(fā)展與實(shí)施。

3.4 促進(jìn)管理信息化建設(shè)，加大對(duì)學(xué)籍檔案管理的資源配置

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與提高，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行集中管理是克服學(xué)?，F(xiàn)行學(xué)籍檔案管理繁雜和簡(jiǎn)單工作困難的關(guān)鍵。因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)和管理手段的研究，逐步引入各種與學(xué)校管理實(shí)際情況相符合的現(xiàn)代化管理手段，逐步建立學(xué)校管理信息網(wǎng)絡(luò)，以推動(dòng)學(xué)校管理進(jìn)一步朝著更加信息化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。為了運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完成對(duì)本科生的學(xué)籍檔案管理，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)基本信息的配置并制定具體的規(guī)定。學(xué)?？筛鶕?jù)各種形式的學(xué)籍資料制定和健全學(xué)籍資料保管制度，以利于學(xué)籍資料保管規(guī)范化和統(tǒng)一化的實(shí)現(xiàn)，以便于后期學(xué)籍資料的檢索和存檔。目的在于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高教學(xué)效率。例如在教務(wù)管理系統(tǒng)下，老師們不僅可以布置、批改學(xué)生的教學(xué)作業(yè)，還可以相互進(jìn)行溝通交流，共同解決問(wèn)題，而且還能夠開(kāi)展成績(jī)檢查等教學(xué)活動(dòng)。同時(shí)，教師還可以運(yùn)用該管理系統(tǒng)完成科目設(shè)定、學(xué)科設(shè)置、學(xué)籍以及成績(jī)管理等工作?？傊Y(jié)合信息管理平臺(tái)，學(xué)籍檔案管理工作可以直接實(shí)現(xiàn)多主體的橫向管理和縱向管理。

3.5 加強(qiáng)信息庫(kù)建立和安全管理工作

針對(duì)高校的學(xué)籍檔案信息化建設(shè)管理問(wèn)題，屬于學(xué)校當(dāng)前學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理的重點(diǎn)問(wèn)題，而進(jìn)行信息化管理工作時(shí)，其重點(diǎn)就是把學(xué)校學(xué)籍檔案變?yōu)殡娮有问讲⑼ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行共享和檢索。針對(duì)學(xué)校電子檔案系統(tǒng)而言，應(yīng)該進(jìn)行安全把關(guān)，對(duì)于如何防止文檔流失或篡改也應(yīng)該視為重點(diǎn)問(wèn)題。學(xué)校需在實(shí)際實(shí)施管理中重視對(duì)案卷的編排次序，并設(shè)置電子目錄系統(tǒng)，同時(shí)高校學(xué)籍檔案信息庫(kù)的建立需作為安全預(yù)防工作，在滿足學(xué)校日常調(diào)閱和管理之余，還需要注意硬件和軟件的安全性和保密性，通過(guò)防火墻等實(shí)現(xiàn)病毒防控、信息保密等工作，也要從根源上加強(qiáng)管理人員的安全防范意識(shí)，做好制度管理工作，以降低人為因素所帶來(lái)的信息安全損失。

3.6 加大學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn)，強(qiáng)化人員綜合素質(zhì)

人員是完善學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要因素。首先高校需構(gòu)建人力資源評(píng)估體系。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，不僅僅需要有規(guī)范的規(guī)章制度，還需要進(jìn)一步完善標(biāo)準(zhǔn)化管理的工作環(huán)境，從而使得每個(gè)管理人員都可以通過(guò)自己的能力獲得社會(huì)廣泛認(rèn)同；其次管理者要走進(jìn)學(xué)校。學(xué)生學(xué)籍檔案與其個(gè)人利益密切相關(guān)，如果管理人員自己不熟悉情況，勢(shì)必?zé)o法全方位進(jìn)行有效的管理。所以必須將教育全面滲透到校園文化之中，真正做一個(gè)教育者，只有在思想上做好自身教育，才能在行為上養(yǎng)成自覺(jué)；再次，管理者也要注意意識(shí)和素質(zhì)的自我提高。管理人員本身也必須不斷提高自己業(yè)務(wù)素質(zhì)，可通過(guò)日常提高對(duì)管理現(xiàn)代化技術(shù)問(wèn)題的關(guān)注度，并隨著時(shí)間進(jìn)展而提高對(duì)自身的管理技能熟悉程度；最后是學(xué)校要進(jìn)一步完善現(xiàn)有人才培養(yǎng)的制度。需定期對(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)教學(xué)，以全方位灌輸各種管理技術(shù)與專業(yè)的知識(shí)。如可以邀請(qǐng)一些管理經(jīng)驗(yàn)豐富的從業(yè)者，在高校中進(jìn)行管理經(jīng)驗(yàn)傳授和理論知識(shí)講座；又或是邀請(qǐng)相關(guān)專家傳授專門的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，以幫助管理者能夠更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理。

4 結(jié)語(yǔ)

學(xué)籍管理涵蓋于中國(guó)高校的教育、運(yùn)行與管理的各個(gè)方面。而學(xué)籍管理工作對(duì)于穩(wěn)定學(xué)校課堂秩序、準(zhǔn)確了解高校學(xué)生的基本狀況，以及掌握實(shí)際教學(xué)情況、提升學(xué)生素質(zhì)等方面，有著非常關(guān)鍵的作用。然而當(dāng)前學(xué)籍檔案管理存在一定問(wèn)題，不僅在監(jiān)管機(jī)制和管理上存在不足，在具體工作開(kāi)展中存在學(xué)籍檔案移交不及時(shí)、技術(shù)手段及標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求欠佳，以及工作人員思維模式有待轉(zhuǎn)變等。衡量學(xué)籍管理的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)是學(xué)籍信息的真實(shí)性。需在使用信息系統(tǒng)的平臺(tái)上嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范管理，大大提高了學(xué)籍信息的真實(shí)性。需通過(guò)建立“生本”服務(wù)理念、規(guī)范操作流程等實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理標(biāo)準(zhǔn)化的基本理念，需促進(jìn)管理制度建設(shè)、提高管理效率，加強(qiáng)管理工作宣傳，進(jìn)一步開(kāi)展和落實(shí)學(xué)籍的標(biāo)準(zhǔn)化管理，需在信息技術(shù)上促進(jìn)管理信息化建設(shè)，加大對(duì)學(xué)籍檔案管理的資源配置，并加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息庫(kù)建立和對(duì)學(xué)籍檔案的安全管理工作，在隊(duì)伍建設(shè)上加大對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化人員綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生學(xué)籍檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。