水電站項目檔案管理規(guī)范化的關(guān)注與思考

周 萌，李光輝，任 威

（山東沂蒙抽水蓄能有限公司，山東 臨沂 273400）

當(dāng)今世界，電能源對經(jīng)濟與社會發(fā)展的火車頭作用越來越凸顯。我國水資源相對充沛，建設(shè)與發(fā)展水電站，開發(fā)與轉(zhuǎn)化水資源為水電能源的科技能力越來越雄厚、實力越來越突出，老水電站在穩(wěn)定安全運營的基礎(chǔ)上擴建增容，新水電站屢見不鮮的投入建設(shè)和使用，水電行業(yè)的發(fā)展與水電能源的產(chǎn)出與供給已經(jīng)躋身世界先進(jìn)行列。

我國水電業(yè)創(chuàng)優(yōu)提效的大力發(fā)展，依賴水電企業(yè)大干快上的柱石與基礎(chǔ)作用，水電企業(yè)自身發(fā)展的能量與質(zhì)量源于企業(yè)加強經(jīng)營管理的內(nèi)驅(qū)動力。水電企業(yè)加強經(jīng)營管理內(nèi)驅(qū)動力中，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)揮著“以檔資企”的重要作用。檔案是企業(yè)經(jīng)營管理活動與生存發(fā)展最為直接、最為具體、最為現(xiàn)實、最為本真的原始記錄與原始憑證，因其所具有的這種特殊屬性而尤顯珍貴。

企業(yè)檔案管理規(guī)范化是加強檔案管理的永恒命題，又與企業(yè)發(fā)展水平與時代發(fā)展水平與時俱進(jìn)，在所擁有的核心內(nèi)涵相對穩(wěn)定的狀態(tài)下，呈現(xiàn)出現(xiàn)在時與未來時的突出特點。充分認(rèn)識目前企業(yè)檔案管理規(guī)范化特點，是采取針對性措施、實現(xiàn)并創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理的前提條件，唯有其針對性愈發(fā)契合其內(nèi)在要求、問題癥結(jié)所在，愈能采取相適應(yīng)的創(chuàng)優(yōu)提效對策，由不足以規(guī)范化管理的現(xiàn)狀向規(guī)范化管理的目標(biāo)求索和推進(jìn)，迸發(fā)和涌流規(guī)范化管理效益。因此，進(jìn)行水電站項目檔案管理規(guī)范化突出特點與主要措施的分析探討是一個很有價值的關(guān)注點。

1 水電站項目檔案管理規(guī)范化的基本內(nèi)涵、突出特點、凸顯問題

1.1 水電站項目檔案管理規(guī)范化的基本內(nèi)涵

任何管理活動都需要遵循一定的管理規(guī)范進(jìn)行，正所謂沒有規(guī)矩就不能成方圓，沒有規(guī)范何談規(guī)范化管理，實施規(guī)范化管理才能達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化管理。水電站項目檔案管理是企業(yè)檔案管理乃至企業(yè)管理的有機組成部分，是國家檔案事業(yè)的微觀組成部分，是指在立項、招投標(biāo)、勘測、批復(fù)、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程形成的具有長期性乃至永久性的資料信息，具有管理性、經(jīng)濟性、服務(wù)性、政治性、文化性、歷史性等多方面的性質(zhì)，但尤以為水電企業(yè)項目建設(shè)提供歷史的真實記錄，是開展工程建設(shè)、管理、運行、維護的窗口展示與重要依據(jù)。

進(jìn)行水電站項目檔案管理要遵循國家規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在符合我國《檔案法》、符合相關(guān)國家行業(yè)的地方企業(yè)的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行，確保檔案實體的完整與安全，便于檔案的提取與利用。因此，水電站項目檔案管理規(guī)范化的基本內(nèi)涵體現(xiàn)在歸檔范圍與質(zhì)量要求上，體現(xiàn)在檔案收集、整理、立卷、移交、保管、調(diào)用、統(tǒng)計等細(xì)節(jié)方面，體現(xiàn)在監(jiān)管要求、驗收要求的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方面，而體現(xiàn)在監(jiān)管要求、驗收要求方面，又可以視之為對細(xì)節(jié)管理和安全質(zhì)量管理的統(tǒng)領(lǐng)和保障，需要管理主體、監(jiān)管主體的高度重視，緊密聯(lián)系和協(xié)同運作，需要組織體系和運行機制的有效保障。

1.2 水電站項目檔案管理規(guī)范化的突出特點

任何事物的突出特點即其主要特征，或稱之為本質(zhì)屬性，最能代表該事物的“質(zhì)量”。水電站項目檔案規(guī)范化管理的突出特點以其所具有的重要性和使用價值而鮮明。從其所具有的重要性來看，普遍性的廣泛性即檔案管理對于企業(yè)管理的重要性，專指性的特殊性即水電站項目檔案管理規(guī)范化的突出特點。

水電站項目建設(shè)有著多種多類，可從水電站集中水頭方式的不同、廠房布置形式的不同而有區(qū)別，可由水電站的擴建、維修項目不同乃至工程量的不同而有所區(qū)別，亦可因項目建設(shè)與施工方的不同而有所區(qū)別，譬如抽水蓄能電站工程項目投資大、周期長、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜、隱蔽工程多。但所有的區(qū)別都掩蓋不了項目建設(shè)過程中將會產(chǎn)生大量的檔案資料的事實，其中有文件、圖紙、照片、報表、工藝和器材、生產(chǎn)技術(shù)裝備、財務(wù)乃至方方面面林林總總的實據(jù)，反映出水電站具體建設(shè)項目的原始憑證和真實記錄，必須完整準(zhǔn)確的收錄入檔，哪一部分的細(xì)小缺失和損壞都會影響對項目建設(shè)全貌的了解掌握與后續(xù)的調(diào)用備查?？梢哉f，水電站項目檔案管理是一個系統(tǒng)龐大的工程，某一項水電站建設(shè)施工項目的檔案專卷，就是這一項水電站建設(shè)施工項目的“臉譜”和“畫像”，某一項水電站建設(shè)施工項目的檔案專卷的完整安全，就是這一項水電站建設(shè)施工項目的“臉譜”和“畫像”的真實面目，決定這一項水電站建設(shè)施工項目能否通過竣工驗收，在水電站全部經(jīng)營管理活動中，必須高度重視和積極加強建設(shè)項目檔案的規(guī)范化管理。

1.3 水電站項目檔案管理規(guī)范化的凸顯問題

其一主體認(rèn)識程度不足。這方面的不足是影響水電站項目檔案管理規(guī)范化的首要問題，也是目前水電站企業(yè)檔案管理普遍反映出的問題。其主要表現(xiàn)是：主管領(lǐng)導(dǎo)、主管部門、主管人員規(guī)范化管理意識欠缺，在某種程度上輕視項目檔案管理工作，將項目檔案管理視為“自動化流水線”，習(xí)慣于尋常規(guī)、走老路、按慣式完成工作任務(wù)；甚至存有錯誤的認(rèn)識，認(rèn)為項目檔案管理是項目建設(shè)中的“軟任務(wù)”和“衍生物”，有怎樣的項目建設(shè)水平，自然會有怎樣項目檔案信息進(jìn)入檔案管理流程，缺乏項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以人為本的正確認(rèn)識。

其二制度機制約束力不足。規(guī)范化管理必須依賴制度建立的完善與制度執(zhí)行的嚴(yán)謹(jǐn)，扎緊制度的籠子，才能將管理活動與管理效率規(guī)范在制度框架中，發(fā)揮出制度的剛性規(guī)范力。水電站項目工程檔案管理工作內(nèi)容紛繁，專業(yè)技術(shù)性很強，涉及到的事項復(fù)雜，施工單位多主體且施工人員呈流動性，投入使用的經(jīng)費、技術(shù)、設(shè)備、材料數(shù)量多，恰恰因為制度約束力不足，造成了施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位及設(shè)計單位之間，在收集檔案、整理檔案、上報檔案、監(jiān)管檔案方面不能相互溝通、密切合作，出現(xiàn)某些疏漏環(huán)節(jié)與應(yīng)收資料遺失的情況，甚至出現(xiàn)某些細(xì)節(jié)問題和某些事項無人擔(dān)責(zé)，影響竣工驗收正常進(jìn)行。

其三第一手資料源頭關(guān)把握不足。檔案是真實記錄與真實憑證的屬性決定其“第一手資料”的本質(zhì)，這“第一手資料”從哪里來？其源頭是從產(chǎn)生檔案信息資料的所有事項和環(huán)節(jié)中來。因此，在檔案界有“人人檔案”之說，也就是說檔案信息來自于檔案應(yīng)收盡存內(nèi)容的每一個人、每一個工作節(jié)點、每一個產(chǎn)出單位都有關(guān)系，但出現(xiàn)這方面問題的表現(xiàn)卻是，某些參建單位、某些人員只重視工程建設(shè)，不承擔(dān)檔案資料收集、整理、完善、安全的責(zé)任，在他們手中形成的檔案資料質(zhì)量不足。檔案第一手資料源頭關(guān)把握不足導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化先天不足，其先天不足注定會增加水電站項目檔案管理規(guī)范化的難度，造成這方面人力、物力、時效的浪費。

2 水電站項目檔案管理規(guī)范化的端正認(rèn)識、優(yōu)化對策、大數(shù)據(jù)手段

2.1 水電站項目檔案管理規(guī)范化的端正認(rèn)識

現(xiàn)代企業(yè)管理積極提倡和追求規(guī)范化的實現(xiàn)，對于水電企業(yè)說來，管理規(guī)范化既是針對整個企業(yè)來說的，也是針對企業(yè)管理的各個組成部分來說的，水電站檔案管理處于企業(yè)管理的大系統(tǒng)中，項目檔案管理處于檔案管理的子系統(tǒng)中，盡管以形式邏輯的種屬觀念做區(qū)分，項目檔案管理只不過是企業(yè)規(guī)范化管理中的“螺絲釘”，但“螺絲釘”的作用卻是確保這個企業(yè)規(guī)范化管理系統(tǒng)中不可缺失的組成部分，唯有從企業(yè)規(guī)范化管理系統(tǒng)中的某一子系統(tǒng)、乃至子子系統(tǒng)扎實規(guī)范化管理的具體工作任務(wù)，才能確保企業(yè)規(guī)范化管理這個母系統(tǒng)的規(guī)范化管理?，F(xiàn)代企業(yè)管理規(guī)范化是基于組織管理、制度管理、流程管理規(guī)范化進(jìn)行的，水電站項目檔案管理規(guī)范化的端正認(rèn)識，既應(yīng)從這項工作對水電站建設(shè)發(fā)展的意義和作用上端正認(rèn)識，亦應(yīng)從組織管理、制度管理、流程管理規(guī)范化實現(xiàn)的層面端正認(rèn)識，這樣兩個層面相組合才能形成水電站項目檔案管理規(guī)范化較為完整的端正認(rèn)識。

2.2 水電站項目檔案管理規(guī)范化的優(yōu)化對策

其一以人為本。很贊成有研究者所提出的企業(yè)管理需要“三大關(guān)鍵支柱”有力支撐的觀點，“三大關(guān)鍵支柱”即：人員、技術(shù)、制度，而且將人員的支柱作用排在首位。確實，任何管理活動的實施、任何管理工作的進(jìn)行、任何管理成效的取得，都是由人員來進(jìn)行的，人員的作用是起支配作用和能動作用的管理要素，其他方面的作用，也即包含在技術(shù)與制度之中的作用，相對于人員的作用來說都屬于工具性能的作用，都必定受人員作用的支配，只不過其工具性能是否更能適合利用其工具性能達(dá)成工作目標(biāo)的效率和質(zhì)量會有優(yōu)劣比較而已。那么，水電站項目檔案管理規(guī)范化的以人為本包括哪些人員呢？當(dāng)有普遍的涵蓋與專指的涵蓋。廣義的涵蓋是與水電站項目建設(shè)的所有人員有關(guān)，人人既是工程項目的建設(shè)者，也是檔案信息的產(chǎn)出者，人人都應(yīng)具備對檔案規(guī)范化管理重要性必要性的認(rèn)識，人人都應(yīng)立足崗位為檔案規(guī)范化管理負(fù)責(zé)、做貢獻(xiàn)。專指的涵蓋是所有富有檔案管理責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人員與專兼職檔案管理人員，職責(zé)本分所在，必須具備履職盡責(zé)的足夠認(rèn)識，認(rèn)真做好項目檔案規(guī)范化管理的安排部署與組織落實，將項目檔案規(guī)范化管理的具體責(zé)任與自身工作水平緊密掛起鉤來，應(yīng)該負(fù)起組織領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的不能輕視和弱化這方面的責(zé)任，應(yīng)該負(fù)起具體責(zé)任的要積極加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，也要積極向先進(jìn)典型學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。更精辟地說，以人為本的契合對策，所要強調(diào)的是管理者的因素，既要堅持以人為本，又要在堅持以人為本的基礎(chǔ)上，向著以人為本的責(zé)任心、能力水平、管理質(zhì)量為本的標(biāo)桿拔高。

其二以制度成規(guī)范。實現(xiàn)水電站項目檔案規(guī)范化必須以嚴(yán)格的制度約束為保障，以制度打出檔案規(guī)范化管理的具體設(shè)計和具體要求，形成縱向到底、橫向到邊、管有抓手、督有戒尺的規(guī)范，落實到制度執(zhí)行層面的真知曉、真落實、真督查、真規(guī)制、真整改，堅決改變檔案管理制度不嚴(yán)密、檔案管理制度流于書面形式、檔案管理制度在執(zhí)行過程中走樣等種種問題的出現(xiàn)。更為具體地說，就是要形成一套完整的從文件資料的形成、日常管理、收集整編、移交保管等相應(yīng)的管理制度，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，按高標(biāo)準(zhǔn)做好基礎(chǔ)資料，嚴(yán)格考核，避免發(fā)生材料不規(guī)范、文件遺失等問題，既能夠?qū)㈨椖拷ㄔO(shè)檔案管理的源頭抓實，對項目檔案管理的各個環(huán)節(jié)形成事前的標(biāo)準(zhǔn)約定，又能將苗頭問題控制在最小，對已經(jīng)發(fā)生的問題進(jìn)行規(guī)章制度下的嚴(yán)格治理，始終保持制度建設(shè)的完善、周延、實際、實用。

2.3 水電站項目檔案管理規(guī)范化的大數(shù)據(jù)手段

當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)化的大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、移動設(shè)備技術(shù)的高度發(fā)達(dá)及其與人的高度融合，產(chǎn)生了爆炸式增長和高度復(fù)雜化的數(shù)據(jù)集合，大數(shù)據(jù)正在成為國家和政府層面的發(fā)展戰(zhàn)略。大數(shù)據(jù)不僅是一種海量的數(shù)據(jù)狀態(tài)及其相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，更是一種思維方式，一項重要的基礎(chǔ)設(shè)施。在社會政治創(chuàng)新實踐領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)的全數(shù)據(jù)分析功能正在為政治創(chuàng)新、政策創(chuàng)新、實踐創(chuàng)新提供更為充分的技術(shù)支撐。網(wǎng)絡(luò)社會的大數(shù)據(jù)化對社會治理創(chuàng)新提出了更高的要求，并在科學(xué)化、程序化、專業(yè)化、系統(tǒng)化等方面提供了更具技術(shù)性的支持。將大數(shù)據(jù)環(huán)境特點與大數(shù)據(jù)社會治理創(chuàng)新與水電站項目檔案管理相聯(lián)系，基于大數(shù)據(jù)提高檔案管理能效，是全部檔案管理活動的客觀要求，也是具體某一方面檔案管理實務(wù)的客觀要求。盡管檔案管理數(shù)據(jù)化已經(jīng)成為客觀現(xiàn)實，在工作實踐中多有運用，但對水電站項目檔案管理提供了新方式新挑戰(zhàn)，充分認(rèn)識大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的鮮明變化與突出特點，提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下項目檔案管理的適應(yīng)能力與應(yīng)用水平，都是水電站項目檔案管理規(guī)范化如何利用好大數(shù)據(jù)手段所必須面對和解決的問題，在這方面，水電站檔案管理部門和檔案管理人員都必須做出積極的努力。