RPA 機(jī)器人流程自動化在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的運(yùn)用

魯燕婷

（中國海洋石油集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)珠三角分中心，?？?570100）

1 引言

RPA 是英文Robotic Process Automation 的簡稱，一般稱為RPA 機(jī)器人流程自動化或者RPA 機(jī)器人。機(jī)器人流程自動化從本質(zhì)上來講，就是一個(gè)新型的計(jì)算機(jī)自動應(yīng)用程序，通過設(shè)置相應(yīng)的操作指令和規(guī)則，能夠代替人工執(zhí)行一些重復(fù)性、機(jī)械性的操作和作業(yè)[1]。該程序不僅可以實(shí)現(xiàn)跨平臺、跨應(yīng)用操作，而且可以多窗口實(shí)時(shí)地自動完成各種操作，只需要根據(jù)內(nèi)置程序完成既定邏輯指令即可，全程無需人工介入。該項(xiàng)技術(shù)的運(yùn)用能夠取代人工密集型的手工勞動，減少人工運(yùn)營的工作量，同時(shí)，有效降低錯誤率。將其嵌入財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，能夠真正地將財(cái)務(wù)人員從機(jī)械化、重復(fù)性的工作中解放出來。

2 RPA 在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的運(yùn)用背景

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是企業(yè)集中處理財(cái)務(wù)工作的場所，主要負(fù)責(zé)統(tǒng)一處理重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)化、交易量大的流程，如資金管理、費(fèi)用報(bào)銷、對賬、資金核查等。但在實(shí)際運(yùn)用財(cái)務(wù)共享模式進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的過程中，也面臨著一定的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)問題，包括財(cái)務(wù)人員變更風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、工作流程變更風(fēng)險(xiǎn)等。以財(cái)務(wù)人員變更風(fēng)險(xiǎn)為例，借助財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，雖然實(shí)現(xiàn)了對集團(tuán)企業(yè)財(cái)會信息的集中化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，但是財(cái)務(wù)共享中心的工作人員仍然沒有從大量重復(fù)性的核算工作中解放出來，不能很好地完成從核算財(cái)務(wù)到業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)再到管理財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)型，并且面臨著較大的工作壓力，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)人員的離職率比較高。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是培養(yǎng)新型管理型財(cái)會人員的重要基地和搖籃，但是傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)場景其缺點(diǎn)日益凸顯，冗余的流程、機(jī)械化的處理模式均限制了財(cái)務(wù)處理的效率，也不能充分地發(fā)揮財(cái)務(wù)人員的價(jià)值。為了將工作人員從煩瑣的核算、記賬等工作中解放出來，且盡可能地靠近業(yè)務(wù)前端[2]，聚焦財(cái)務(wù)共享“財(cái)務(wù)服務(wù)支持中心、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范推動中心、財(cái)務(wù)人才培養(yǎng)中心、數(shù)據(jù)價(jià)值實(shí)現(xiàn)中心”4 個(gè)中心的職能定位，依托數(shù)字技術(shù)和管理創(chuàng)新，不斷提高工作質(zhì)效和專業(yè)服務(wù)水平，就要在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的各操作環(huán)節(jié)中實(shí)際地嵌入RPA 技術(shù)，依托于RPA 技術(shù)打造智能財(cái)務(wù)共享中心，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的思路。

3 目前企業(yè)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中面臨的問題

3.1 工作效率提升較慢

雖然財(cái)務(wù)共享模式在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用，但是由于集團(tuán)企業(yè)本身存在一定的復(fù)雜性特征，財(cái)務(wù)共享中心在流程規(guī)范化、業(yè)務(wù)高效化等方面仍然存在一定的不足。財(cái)務(wù)共享中心的工作效率提升較慢便是問題之一，當(dāng)前，不少企業(yè)在運(yùn)用財(cái)務(wù)共享模式進(jìn)行財(cái)務(wù)管理時(shí)，只是進(jìn)行了財(cái)務(wù)的集中管理，但是在具體的管理方式上并沒有實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新突破，缺乏對新興數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用[3]，仍處于按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行集中人工處理的階段，存在大量重復(fù)性高的工作，如人工對賬、人工月結(jié)等，這對于提升財(cái)務(wù)共享中心價(jià)值、推動財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型發(fā)展都具有不利影響。

3.2 數(shù)據(jù)資源利用不足

企業(yè)在進(jìn)行日常經(jīng)營管理的過程中會產(chǎn)生大量的經(jīng)濟(jì)管理數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)既包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，同時(shí)也包含非常多的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，企業(yè)在進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用的過程中，主要是進(jìn)行結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的應(yīng)用，忽視非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。但恰恰是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)涉及企業(yè)財(cái)務(wù)管理的各項(xiàng)操作和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過篩選、提煉，能夠幫助管理者作出科學(xué)決策。但就實(shí)際情況來看，企業(yè)在運(yùn)用財(cái)務(wù)共享模式的過程中，數(shù)據(jù)整合、開發(fā)存在一定的片面性，使得相當(dāng)多的數(shù)據(jù)資源沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

4 RPA 在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的應(yīng)用價(jià)值

RPA 機(jī)器人流程自動化本身具有操作便捷、部署方便、遷移靈活等特征，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心有著極高的應(yīng)用價(jià)值。具體體現(xiàn)在以下方面：一是能夠顯著提升財(cái)務(wù)共享服務(wù)的效率。通過設(shè)置相應(yīng)的規(guī)則、指令，RPA 機(jī)器人能夠取代人工完成高度重復(fù)且時(shí)間連續(xù)的機(jī)械性操作，并且能夠極大地降低錯誤發(fā)生概率。通過使用RPA 機(jī)器人能夠?qū)崿F(xiàn)7×24 小時(shí)無間斷運(yùn)行，經(jīng)實(shí)踐證明，在RPA 技術(shù)的支持下財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心80%以上的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)可以得到明顯的效率提升。二是能夠加大企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)的管控力度[4]。以超高的效率為基礎(chǔ)，RPA 機(jī)器人能夠完成有限人力幾乎不可能完成的工作，這就使得管理的觸角能夠持續(xù)地向下、向里延伸，獲取和探知各種風(fēng)險(xiǎn)萌發(fā)的態(tài)勢。以對賬流程為例，在賬目繁多且規(guī)則復(fù)雜的情況下，使用流程自動化機(jī)器人能夠?qū)崿F(xiàn)連續(xù)的數(shù)據(jù)獲取與核對，做到不間斷的風(fēng)險(xiǎn)識別與管控。三是切實(shí)提升數(shù)據(jù)利用率。財(cái)務(wù)共享中心往往有著繁多的信息系統(tǒng)，RPA 機(jī)器人能夠解決系統(tǒng)之間由歷史原因造成的信息孤島問題。RPA 機(jī)器人提供了一種外部的有效輔助，對企業(yè)財(cái)務(wù)管理中不同環(huán)節(jié)、不同操作系統(tǒng)中的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和保存，之后通過自動化的分析實(shí)現(xiàn)對這部分資源的有效利用。四是能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)串聯(lián)。RPA 財(cái)務(wù)機(jī)器人的工作不止于單個(gè)業(yè)務(wù)，而是能夠?qū)I(yè)務(wù)流程中的數(shù)個(gè)單環(huán)節(jié)串聯(lián)到一起。例如，以往財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程需要財(cái)務(wù)人員逐一填寫數(shù)據(jù)模板，隨著RPA 財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用，可以自動化地在系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)提取，并完成匹配，自動生成記賬憑證、完成信用授權(quán)等，從而真正地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化[5]。

5 RPA 在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的具體運(yùn)用

5.1 月結(jié)自動化

在機(jī)器人月結(jié)工作臺內(nèi)定義月結(jié)任務(wù)，并設(shè)定月結(jié)規(guī)則，機(jī)器人就可以按照相應(yīng)的規(guī)則程序執(zhí)行月結(jié)任務(wù)，隨后進(jìn)行月結(jié)檢查，自動生成月結(jié)報(bào)告并發(fā)送到對應(yīng)崗位。具體來看，在以往的月結(jié)工作中，財(cái)務(wù)共享中心需要同時(shí)處理多個(gè)下屬單位和子公司的業(yè)務(wù)，月結(jié)的步驟均大同小異，并且步驟與步驟之間的關(guān)系連接比較緊密，如果前一步?jīng)]有完成，則后續(xù)的月結(jié)動作都無法執(zhí)行。為了提前出具報(bào)表，工作人員要經(jīng)常加班，并且存在較高的錯誤率。而通過應(yīng)用RPA機(jī)器人，可以將月結(jié)步驟固化在運(yùn)營系統(tǒng)當(dāng)中，并且設(shè)置相應(yīng)的月結(jié)規(guī)則，RPA 自動化程序就可以根據(jù)相應(yīng)的規(guī)則執(zhí)行記錄各月結(jié)步驟的操作，量化月結(jié)工作，并配置相應(yīng)的RPA檢查步驟。具體來說，RPA 機(jī)器人怎樣工作？如果是標(biāo)準(zhǔn)化步驟，且配置好專用流程，到月結(jié)時(shí)，由月結(jié)負(fù)責(zé)人點(diǎn)擊相應(yīng)的月結(jié)步驟后，RPA 啟動檢查，以反饋表單作為結(jié)果。在此期間，在進(jìn)行月結(jié)檢查的同時(shí)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，如果檢查結(jié)果是正確的，那么相應(yīng)的反饋表單就會顯示綠色；如果檢查結(jié)果是錯誤的，那么相應(yīng)的反饋表單就會顯示紅色。月結(jié)負(fù)責(zé)人根據(jù)顯示的錯誤清單，進(jìn)入SAP 系統(tǒng)[6]核實(shí)賬務(wù)的準(zhǔn)確性，這為報(bào)表的準(zhǔn)確性奠定了重要基礎(chǔ)。如果是特殊步驟，則按照企業(yè)代碼來進(jìn)行流程設(shè)計(jì)，啟動RPA 檢查，切實(shí)提高月結(jié)效率和質(zhì)量。

5.2 財(cái)務(wù)報(bào)表自動化

當(dāng)集團(tuán)企業(yè)的規(guī)模越來越大時(shí)，財(cái)務(wù)共享中心的工作量也在隨之增加，共享中心每月除了完成結(jié)算、核算業(yè)務(wù)，還需出具報(bào)表，作為大型國有企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心，出具的財(cái)務(wù)月報(bào)表涵蓋的內(nèi)容較多：封面代碼、主表、明細(xì)表、兩金專項(xiàng)、監(jiān)管表、管理報(bào)表共133 張，其中涉及大量的數(shù)據(jù)采集、匯總、換算、差額核驗(yàn)等方面的工作，還應(yīng)包含賬表取數(shù)功能、表間取數(shù)功能、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支持功能、數(shù)據(jù)校驗(yàn)核對功能等。因此，業(yè)務(wù)簡單類報(bào)表的出具時(shí)間為3～5 小時(shí)，業(yè)務(wù)復(fù)雜類報(bào)表為8～10 小時(shí)，由表到賬發(fā)現(xiàn)問題，需調(diào)整賬務(wù)并重新出具報(bào)表，進(jìn)一步影響出具時(shí)效，對于報(bào)表出具人力來說是不小的考驗(yàn)。同時(shí)，在以往的財(cái)務(wù)報(bào)表填報(bào)中，有一部分仍然需要進(jìn)行手工填寫，人工填寫不僅效率偏低并且極易出錯，缺乏完善的系統(tǒng)校驗(yàn)。并且如果相應(yīng)的表單涉及一些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，還需要等待屬地提供，屬地提供相應(yīng)數(shù)據(jù)后有的還需要進(jìn)行二次加工[7]。為了有效地克服財(cái)務(wù)報(bào)表制作中存在的上述弊端，將RPA 機(jī)器人流程自動化嵌入其中，其基本流程就是通過配置表調(diào)動其他的流程處理，因?yàn)楦鲌?bào)表單元存在不同的業(yè)務(wù)，故存在不同的報(bào)表。通過一張Excel 表格將所有已知報(bào)表和檢查流程匯總，通過人為判斷某公司代碼需要執(zhí)行哪些流程后選擇TRUE，不執(zhí)行則選擇FALSE，RPA 通過第一列的執(zhí)行項(xiàng)確定指定流程，并確定是否執(zhí)行調(diào)度該流程，事實(shí)上其中的每一行都是一個(gè)單獨(dú)的RPA，這個(gè)表格的作用就是作出判斷，確定執(zhí)行哪些RPA。報(bào)表機(jī)器人可根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的報(bào)表編報(bào)方式，按設(shè)置要求啟動自動化流程，涉及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)屬地時(shí)可通過報(bào)賬系統(tǒng)提單，填報(bào)同事審核后，通過RPA取數(shù)到報(bào)表系統(tǒng)，使用RPA 機(jī)器人后出表時(shí)間將縮短，并提高報(bào)表出具質(zhì)量。以某公司代碼為例，共享中心承接該公司利潤中心報(bào)表，月末結(jié)算完成后實(shí)際操作固定，通過賬表取數(shù)提取上月數(shù)、上年同期數(shù)、年初數(shù)等即可完成，通過RPA可以實(shí)現(xiàn)自動化執(zhí)行，提高工作效率。RPA 開發(fā)時(shí)，通過按鍵識別逐步從報(bào)表登錄、打開報(bào)表、選擇期間到分類賬表取數(shù)，無需繁雜的計(jì)算機(jī)語言，掌握基本操作及邏輯思維方可上手。當(dāng)然，RPA 的使用不僅限于此，通過積極探索引入OCR、VBA、Python 等智能技術(shù)和語言工具，深耕RPA 技術(shù)應(yīng)用，可以在核算、報(bào)表、黨建、人力資源管理等方方面面提供無人化輔助。

5.3 審核自動化

在財(cái)務(wù)共享模式下，實(shí)行集中的會計(jì)核算，以往的財(cái)務(wù)審核工作主要是由財(cái)務(wù)審核人員對業(yè)務(wù)單據(jù)按照一定的工作流程和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人工審核，審核的內(nèi)容主要包括：會計(jì)科目的準(zhǔn)確性、憑證附件的完整性、金額的準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)的合規(guī)性，等等。如果是在季末或者是年末的業(yè)務(wù)高峰期，人工審核效率會明顯下降，同時(shí)，難以保證審核標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。將RPA 機(jī)器人流程自動化應(yīng)用于會計(jì)審核環(huán)節(jié)，能夠?qū)σ恍┲貜?fù)性較高且易于進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的審核業(yè)務(wù)流程進(jìn)行綜合梳理，將單據(jù)的屬性植入財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，先行完成單據(jù)信息的結(jié)構(gòu)化處理，如費(fèi)用類別、發(fā)票品類等，同時(shí)，以數(shù)字指標(biāo)、柱狀圖、曲線圖、面積圖、餅圖、表格等多種形式對相關(guān)的審核結(jié)果進(jìn)行可視化展現(xiàn)，使審核結(jié)果更為清晰直觀。另外，由RPA 機(jī)器人按照預(yù)定的自動化程序進(jìn)行自動識別、對比和校驗(yàn)，讓符合審核標(biāo)準(zhǔn)的單據(jù)自動通過，不符合業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的單據(jù)，按指定路徑逐級返回相應(yīng)人員進(jìn)行資料的修改和完善。對于無法實(shí)現(xiàn)自動審核的單據(jù)，RPA 機(jī)器人自動推送給人工審核進(jìn)行判斷，基本原理是借助RPA 機(jī)器人開發(fā)平臺[8]實(shí)現(xiàn)掃描件的信息識別，真正實(shí)現(xiàn)線上線下處理流程的連通。

6 RPA 技術(shù)應(yīng)用保障團(tuán)隊(duì)的建立思路

為保障RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的應(yīng)用，企業(yè)需要建立RPA 技術(shù)應(yīng)用保障團(tuán)隊(duì)，可以從以下3 個(gè)方面入手：

第一，轉(zhuǎn)變工作觀念。企業(yè)管理層要深刻認(rèn)識到財(cái)務(wù)管理工作的意義，并樹立信息化財(cái)務(wù)管理的意識。

第二，在運(yùn)用RPA 技術(shù)時(shí)，要確保企業(yè)的財(cái)務(wù)信息與數(shù)據(jù)的安全。隨著RPA 技術(shù)的應(yīng)用，其中存在的缺陷日益凸顯，如系統(tǒng)冗余、數(shù)據(jù)安全性等問題。因此，企業(yè)要加強(qiáng)與IT行業(yè)的合作，根據(jù)企業(yè)的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)進(jìn)行技術(shù)研發(fā)，聯(lián)合研發(fā)企業(yè)組建技術(shù)保障團(tuán)隊(duì)，企業(yè)要提供必要的資金支持，通過針對性的RPA 技術(shù)開發(fā)和應(yīng)用，建立與企業(yè)需求相契合的RPA 模板，不斷擴(kuò)大覆蓋面，增強(qiáng)RPA 產(chǎn)品的適用性和通用性，確保財(cái)務(wù)信息與數(shù)據(jù)的安全。

第三，建立RPA 技術(shù)應(yīng)用人才培養(yǎng)體系，提高員工運(yùn)用信息自動化技術(shù)的工作能力。企業(yè)在推進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的過程中，不能忽視人的主體地位，RPA 不可能完全地代替人工，越是先進(jìn)的技術(shù)越離不開高素質(zhì)的技術(shù)型人才，企業(yè)要著手組建一支高精尖的人才隊(duì)伍，加大人才引進(jìn)和培養(yǎng)力度，定期組織財(cái)務(wù)共享中心的工作人員進(jìn)行信息自動化培訓(xùn)，不斷提升企業(yè)員工的適應(yīng)能力。

7 結(jié)語

綜上，RPA 機(jī)器人流程自動化技術(shù)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的有效應(yīng)用，是提升財(cái)務(wù)共享中心數(shù)字化、智能化水平的重要開端，企業(yè)要持續(xù)深入地探索自動化機(jī)器人的應(yīng)用，使其覆蓋財(cái)務(wù)工作的各類場景，優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)流程作業(yè)，真正實(shí)現(xiàn)降本增效，切實(shí)推動企業(yè)財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)代化發(fā)展。