對(duì)以檔案為載體孕育企業(yè)管理文化資源的思考

□中鐵工程設(shè)計(jì)咨詢集團(tuán)有限公司 張梅

從形式上看，檔案是一種“記錄”；對(duì)企業(yè)發(fā)展而言，檔案作為保存事實(shí)與記憶的歷史記錄，更是一筆寶貴的企業(yè)文化財(cái)富。如何以檔案為載體厚植企業(yè)文化，是創(chuàng)新管理的新視野。

一、檔案成為企業(yè)文化財(cái)富的內(nèi)在邏輯

首先，從社會(huì)發(fā)展視角看，檔案連接了歷史與未來。國際檔案理事會(huì)以“雙面神”為會(huì)徽形象，兩個(gè)朝向相反的面孔喻示著檔案是一個(gè)兼顧過去與未來的角色，它將過去的記憶妥善保存，并將之傳承于未來。

中國“鐵路之父”詹天佑有每天堅(jiān)持寫日記的習(xí)慣，從他于1905 年至1907 年之間的日記中可以看出當(dāng)時(shí)的政治環(huán)境、京張鐵路工程的前期準(zhǔn)備、修建過程中遇到的困難、勘測(cè)數(shù)據(jù)、每天的工程進(jìn)度、員工管理等一系列問題，為了解當(dāng)時(shí)的歷史、再現(xiàn)京張鐵路的修建場景提供了豐富、翔實(shí)而可靠的資料。此外，在工程中，詹天佑也注意收集積累檔案材料，他幾乎將所有的日記、文稿、賬冊(cè)、來信、來文以及工程的草圖、底圖、藍(lán)圖等全部保存下來。

其次，從企業(yè)視角看，檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史記錄。企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式文件的集合，是企業(yè)各種智能活動(dòng)的歷史記錄，更是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，反映了企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中取得的成績和積累的經(jīng)驗(yàn)，是企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的重要憑證，也是企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

企業(yè)面對(duì)的新情況越來越多。企業(yè)投資項(xiàng)目增多、業(yè)務(wù)領(lǐng)域擴(kuò)大，都涉及到檔案管理的跟進(jìn)。利用好企業(yè)檔案，一方面能為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況、適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)檔案本身存貯著科學(xué)文化知識(shí)，是對(duì)員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)和科學(xué)技術(shù)再教育的特殊“教科書”，具有知識(shí)再生和科技創(chuàng)新的支撐作用。

二、影響檔案資源發(fā)揮價(jià)值的問題與對(duì)策

然而，目前企業(yè)內(nèi)部管理中對(duì)檔案管理仍然存在不少問題。例如，業(yè)務(wù)部門不重視歸檔工作，認(rèn)為檔案放在手邊，使用起來更為方便，導(dǎo)致大量檔案散布在業(yè)務(wù)部門；檔案體系化建設(shè)缺失，亟需多方協(xié)調(diào)配套；檔案工作各說各話，導(dǎo)致檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)；信息化建設(shè)尚處在起步階段，網(wǎng)上查詢、借閱不完備，兼收兼容不完善；傳統(tǒng)載體數(shù)字化程度低，影響信息共享；信息工具的智能性、高效性沒有體現(xiàn)；檔案資源開發(fā)利用水平低；檔案隊(duì)伍素質(zhì)能力有待提高。如此種種，導(dǎo)致當(dāng)前企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的整體水平不高，建立健全檔案管理體系、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)迫在眉睫。

一是急需建立健全檔案管理體系

檔案管理具備全員性和全過程性特征。檔案管理的全員性，即指企業(yè)中凡與文件材料形成、辦理、使用和歸檔相關(guān)的崗位任職人員，都具有合規(guī)合法地形成和處置文件材料的職責(zé)。檔案管理的全過程性，即指在企業(yè)各項(xiàng)工作的過程中，特別是在文件材料處理的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，都應(yīng)當(dāng)有明確的管理內(nèi)容和管理要求。因此，明確檔案管理人員職責(zé)、完善檔案管理體系，貫徹檔案管理的全員參與和全過程控制, 是提升檔案管理工作水平的關(guān)鍵。

二是需要從資源建設(shè)高度強(qiáng)化企業(yè)檔案管理

檔案管理效果是通過依法歸檔和利用來發(fā)揮作用和效果的，要建立企業(yè)文件材料積累、清理管理制度。文件材料積累是指企業(yè)各工作崗位任職人員針對(duì)自身形成和處理的各類文件材料所開展的規(guī)范化留存，此項(xiàng)工作既是各崗位的日常工作內(nèi)容，也是保證文件材料高質(zhì)量歸檔的基礎(chǔ)。企業(yè)文件材料清理是指對(duì)企業(yè)在各項(xiàng)工作中、各個(gè)部門（崗位） 中產(chǎn)生和處理的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報(bào)表、單據(jù)，以及它載體或數(shù)字格式的記錄等） 進(jìn)行有計(jì)劃的排查，并根據(jù)文件材料的有關(guān)特征將其系統(tǒng)化。有效的文件材料清理將使企業(yè)各類信息數(shù)據(jù)類有所依，運(yùn)行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確，為企業(yè)文件材料的歸檔管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

三是創(chuàng)新檔案管理模式，充分展現(xiàn)其文化資源優(yōu)勢(shì)

首先，要求企業(yè)檔案管理專業(yè)人員樹立主動(dòng)研究、精準(zhǔn)服務(wù)的工作意識(shí)。檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)有較深的研究。檔案人員應(yīng)當(dāng)熟悉館藏，了解企業(yè)發(fā)展的歷史，熟悉企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和工作流程。檔案人員絕不僅僅是“收發(fā)員”，而是應(yīng)當(dāng)在資料中總結(jié)問題、研究歷史，找到對(duì)企業(yè)發(fā)展有用的資料。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，做到快速檢索和借閱是檔案人員首要的基本功，也是快捷服務(wù)的必需。除了熟練掌握檢索工具，檔案人員在工作中也應(yīng)當(dāng)主動(dòng)創(chuàng)造更便捷的檢索方式。

其次，要從企業(yè)戰(zhàn)略層面提升全員檔案的資源意識(shí)。將檔案管理作為企業(yè)戰(zhàn)略管理的重要組成部分，提高管理者和職工的資源意識(shí)，這也是創(chuàng)新檔案管理的關(guān)鍵舉措。以制度化路徑監(jiān)督各部門做好文件積累，為歸檔工作奠定基礎(chǔ)；指導(dǎo)開展文件立卷整理工作，確保歸檔文件的質(zhì)量；更應(yīng)組織檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作能力。同時(shí)，要將檔案管理中的監(jiān)督指導(dǎo)職能落到實(shí)處，企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)當(dāng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件是否完整、系統(tǒng)。

再次，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行挖潛與拓展。開發(fā)檔案信息資源，最基本也最常用的措施是對(duì)檔案實(shí)體的第一次開發(fā)，亦稱第一次整理，即將檔案原件根據(jù)一定的原則和要求，進(jìn)行收集、分類、立卷、排列、編目、鑒定、編制檢索工具以及統(tǒng)計(jì)等。其目的是方便讀者利用，保護(hù)原件，盡可能地延長檔案原件的壽命。檔案部門目前主要的服務(wù)方式是“你查我調(diào)，你走我收”，屬于“被動(dòng)式”地提供給讀者利用。而對(duì)檔案的二次開發(fā)是對(duì)檔案信息資源的二次整理，要求檔案管理專業(yè)人員按照企業(yè)利用檔案信息的客觀規(guī)律，將價(jià)值較高的檔案信息從檔案實(shí)體中抽出來，經(jīng)過科學(xué)的再加工，生產(chǎn)出檔案文獻(xiàn)信息產(chǎn)品。

第四，推動(dòng)數(shù)字化檔案資源管理的落地。信息化管理環(huán)境和管理手段對(duì)企業(yè)檔案管理提出了新的要求。隨著信息技術(shù)和電子政務(wù)的發(fā)展，電子文件將是未來檔案信息資源的主要來源，所以在檔案信息資源開發(fā)過程中，檔案管理部門直接開發(fā)電子化的檔案信息資源以及將傳統(tǒng)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理以方便保管及開發(fā)利用，是現(xiàn)代檔案資源開發(fā)的兩種基礎(chǔ)行為。要逐步將數(shù)字化的檔案信息資源分等級(jí)接入網(wǎng)絡(luò)，讓用戶實(shí)現(xiàn)分等級(jí)網(wǎng)絡(luò)利用，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息資源宣傳，開展檔案信息網(wǎng)絡(luò)化編研，接受用戶的檔案信息咨詢，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。這樣做，不僅可以提高檔案信息資源的共享程度，方便用戶利用檔案信息資源，提高利用效率，還順應(yīng)了企業(yè)管理網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)，為之后的檔案工作發(fā)展拓展空間，跟上時(shí)代的步伐。

沒有檔案就沒有繼承，而不繼承就不可能創(chuàng)新。檔案記載著企業(yè)發(fā)展的歷程，保證它的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效，充分挖掘它的價(jià)值，滿足企業(yè)各層面工作的需求，為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和重點(diǎn)工作提供全方位、多元素、主動(dòng)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是企業(yè)檔案管理工作的核心使命和永恒主題。唯有從戰(zhàn)略高度謀劃企業(yè)檔案管理工作，方能真正體現(xiàn)其在推動(dòng)創(chuàng)新、提升管理效率、孕育企業(yè)文化方面的獨(dú)特價(jià)值。