水利工程管理單位數(shù)字檔案室應(yīng)用

劉恒清,李海平

（湖北省漳河工程管理局，448156，荊門）

隨著水利信息化發(fā)展，水利業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生了海量的電子檔案。防汛抗旱、應(yīng)急處置、搶險(xiǎn)救災(zāi)等對(duì)水利科技檔案的利用都有應(yīng)急需求，要求檔案資源數(shù)字化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案利用知識(shí)化。傳統(tǒng)檔案管理方式有歸檔不及時(shí)、信息孤島多、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)挖掘少、利用局限多、管理成本大等缺點(diǎn)，不能滿足檔案管理現(xiàn)代化的需求。依據(jù)國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》建設(shè)數(shù)字檔案室是滿足信息化時(shí)代水利工程管理單位檔案管理的新要求。

一、數(shù)字檔案室的概念、特點(diǎn)與功能

國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》明確的數(shù)字檔案室是：機(jī)關(guān)（團(tuán)體和其他社會(huì)組織）在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)。

數(shù)字檔案室具有檔案資源數(shù)字化、檔案實(shí)體虛擬化、檔案管理系統(tǒng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案利用知識(shí)化的特點(diǎn)。數(shù)字檔案室系統(tǒng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，有收集整理、元數(shù)據(jù)捕獲、數(shù)字簽名、分類編目、鑒定統(tǒng)計(jì)、監(jiān)督指導(dǎo)、檢索利用、多媒體管理、虛擬化庫(kù)房等諸多功能模塊，其智能化、虛擬化、輔助性以及與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接在線歸檔等，為檔案歸檔管理工作提供了極致體驗(yàn)。數(shù)字檔案室有嚴(yán)格的檔案“四性”（真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性）保障體系，其高性能網(wǎng)絡(luò)、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和安全防護(hù)措施，為檔案安全、快捷、便利的公眾化服務(wù)提供了強(qiáng)有力保障。

二、水管單位數(shù)字檔案室應(yīng)用場(chǎng)景描述

當(dāng)前工程管理信息化實(shí)踐中仍存在著一些問題。工程管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化產(chǎn)生了一系列管理過程記錄的工作表格，部分單位一邊使用信息化系統(tǒng)生成這些記錄表電子檔，一邊又進(jìn)行人工填寫記錄表紙質(zhì)文件。這種雙套制工作模式不僅增加了管理人員工作量和紙張成本，而且紙質(zhì)文件進(jìn)行電子檔案管理時(shí)還需要進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，增加了管理成本。只有不斷升級(jí)和完善業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)，注重與數(shù)字檔案室相融合，讓工程管理全過程標(biāo)準(zhǔn)化、無(wú)紙化，才能進(jìn)一步提高工程管理現(xiàn)代化水平。

1.電子政務(wù)應(yīng)用

電子政務(wù)應(yīng)用主要對(duì)水管單位黨政活動(dòng)業(yè)務(wù)流程信息化產(chǎn)生的檔案進(jìn)行管理。其與單位協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸接口相聯(lián)接，已辦結(jié)、待歸檔的公文及其元數(shù)據(jù)按照電子文件歸檔與管理規(guī)范要求，通過數(shù)據(jù)傳輸接口采用中間表或XML 數(shù)據(jù)封裝方式，定時(shí)或?qū)崟r(shí)傳送至數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)在線歸檔。OA 與數(shù)字檔案室融合，從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制，保證了檔案收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。配合電子公文的數(shù)字簽名和電子印章，使現(xiàn)代化辦公從原生電子公文到歸檔管理全過程無(wú)紙化。

數(shù)字檔案室可鑒定開放檔案資源，按流程審批檔案利用，實(shí)現(xiàn)OA 系統(tǒng)內(nèi)人員根據(jù)權(quán)限進(jìn)行查詢和申請(qǐng)利用數(shù)字檔案室電子檔案；數(shù)字檔案室按照權(quán)限開放檔案采集方式，單位工作人員可把有價(jià)值的照片、錄音、視頻等提交到數(shù)字檔案室收集庫(kù)進(jìn)行歸檔，滿足向公眾廣泛征集有價(jià)值檔案的需求。

2.工程管理業(yè)務(wù)應(yīng)用

水管單位信息化業(yè)務(wù)系統(tǒng)可與數(shù)字檔案室系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸接口聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)電子檔案和描述檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過程信息的元數(shù)據(jù)一并在線歸檔。數(shù)字檔案室的海量存儲(chǔ)、深度整合和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)可使業(yè)務(wù)檔案（科技檔案）利用知識(shí)化，為水管單位建立海量的業(yè)務(wù)知識(shí)庫(kù)。

數(shù)字檔案利用的知識(shí)化對(duì)工程管理單位十分重要。當(dāng)防汛抗旱進(jìn)行水情分析和來(lái)水預(yù)報(bào)，需要水雨情歷史統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，當(dāng)應(yīng)急處置、搶險(xiǎn)救災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)需要緊急查詢工程圖紙、設(shè)計(jì)參數(shù)、管理運(yùn)行記錄時(shí)，數(shù)字檔案室能打破時(shí)空限制，提供檔案知識(shí)化利用和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，滿足數(shù)字檔案的應(yīng)急需求。

3.工程項(xiàng)目建設(shè)應(yīng)用

《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480 號(hào)）明確要求，項(xiàng)目法人應(yīng)按照國(guó)家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字檔案室系統(tǒng)為工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提供了先進(jìn)的管理工具。

水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于工程建設(shè)、運(yùn)行、管理全過程，檔案管理要同工程建設(shè)與管理工作同步進(jìn)行。從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，數(shù)字檔案室系統(tǒng)就可以為項(xiàng)目立卷宗，為建設(shè)單位，勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位檔案人員分配賬號(hào)與權(quán)限，使用統(tǒng)一數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行項(xiàng)目文件歸檔管理。

各參建單位將本單位項(xiàng)目文件，按要求收集、整理、歸檔，建設(shè)單位檔案管理人員除做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、歸檔工作外，還可以利用數(shù)字檔案室系統(tǒng)流程化管理模式，加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，保證檔案資料的真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性。在項(xiàng)目建設(shè)的各階段，各參建單位項(xiàng)目文件檔案歸口至數(shù)字檔案室，建設(shè)單位檔案人員對(duì)各分類項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查和審核，完成對(duì)參建單位項(xiàng)目文件檔案歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，并對(duì)歸檔檔案進(jìn)行有效組織和整編，促成電子檔案上網(wǎng)和紙質(zhì)檔案按號(hào)上架，及時(shí)提供檔案利用。

工程項(xiàng)目有建設(shè)管理系統(tǒng)的可以將系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸接口與數(shù)字檔案室系統(tǒng)接口對(duì)接，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)產(chǎn)生的項(xiàng)目文件在線歸檔，移交至數(shù)字檔案室管理。項(xiàng)目電子文件按規(guī)范收集、整理，歸檔至數(shù)字檔案室，項(xiàng)目紙質(zhì)文件要進(jìn)行檔案數(shù)字化處理后歸檔至數(shù)字檔案室。

注重水利工程科技檔案與工程管理應(yīng)用系統(tǒng)的融合，積極采用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、BIM、數(shù)字孿生等新技術(shù)，有效整合各種平臺(tái)資源和數(shù)字檔案資源，服務(wù)水利工程建設(shè)管理。

三、水管單位數(shù)字檔案室建設(shè)建議

數(shù)字檔案室建設(shè)有較強(qiáng)的專業(yè)性，是信息技術(shù)與檔案管理專業(yè)知識(shí)的高度結(jié)合，水管單位建設(shè)數(shù)字檔案室需要強(qiáng)有力的組織保障和經(jīng)費(fèi)支持。在基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、檔案資源及人才隊(duì)伍等建設(shè)方面發(fā)力，注重業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)字檔案室系統(tǒng)的融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室最大化應(yīng)用。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與組織保障

數(shù)字檔案室建設(shè)要遵循“資源為先，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體推進(jìn)，確保安全”的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，務(wù)求實(shí)效。明確本單位數(shù)字檔案室建設(shè)分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門，建立檔案部門、信息化部門、業(yè)務(wù)部門聯(lián)合工作機(jī)制，將數(shù)字檔案室建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，積極爭(zhēng)取財(cái)政預(yù)算編制和項(xiàng)目建設(shè)資金，保障數(shù)字檔案室建設(shè)經(jīng)費(fèi)。

2.注重接口標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn)借鑒

注重?cái)?shù)據(jù)交換接口的標(biāo)準(zhǔn)化。要充分考慮未來(lái)業(yè)務(wù)需求，使數(shù)據(jù)傳輸接口具備良好的可擴(kuò)展性、可重用性、可維護(hù)性，避免新上線業(yè)務(wù)系統(tǒng)再開發(fā)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)聯(lián)接要采用數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)接口方式，把需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)生成基于可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言（XML）格式的電子文件及其元數(shù)據(jù)封裝數(shù)據(jù)包，推送到檔案系統(tǒng)中間平臺(tái)（中間數(shù)據(jù)庫(kù)）。推送的電子檔案格式要符合國(guó)家《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)。

借鑒他人成功建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。向已成功創(chuàng)建國(guó)家級(jí)、省級(jí)數(shù)字檔案室的單位學(xué)習(xí)，了解各單位使用的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)優(yōu)缺點(diǎn)，根據(jù)本單位檔案管理特點(diǎn)，選擇市場(chǎng)成熟度高、售后服務(wù)優(yōu)質(zhì)的品牌數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)。

3.把數(shù)字檔案資源建設(shè)作為數(shù)字檔案室建設(shè)的核心

加快推進(jìn)“存量檔案數(shù)字化”進(jìn)程，制定計(jì)劃，分步實(shí)施。檔案數(shù)字化質(zhì)量要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和地方規(guī)范要求。做好原生電子文件檔案在線歸檔，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室資源“收、管、存、用”，確保電子文件應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸和應(yīng)管盡管。新建業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，在需求規(guī)劃階段要征求檔案管理部門的意見，與數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口融合。

4.重視數(shù)字檔案室管理人才建設(shè)

注重檔案崗位人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，把檔案信息化、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)作為重點(diǎn)，采用多種形式開展同行間技術(shù)交流，提高檔案工作者運(yùn)用信息化設(shè)備設(shè)施和數(shù)字檔案室管理的能力。同時(shí)，建立人才激勵(lì)機(jī)制。 ■