問題視域下加強(qiáng)水電站工程建設(shè)項目檔案管理的分析

李光輝，喬衛(wèi)麗，周 萌

（山東沂蒙抽水蓄能有限公司，山東 臨沂 273400）

水力發(fā)電是我國電能源生產(chǎn)的主要方式，水利電能又是電能源生產(chǎn)方式中技術(shù)成熟、具有大規(guī)模開發(fā)潛力的可再生能源。在我國電能源需求量越來越大并追求低碳發(fā)展的新時代環(huán)境下，水電站工程建設(shè)項目逐年增加，水電能源對民生、經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的貢獻(xiàn)力越來越大。水電站工程建設(shè)項目往往與關(guān)聯(lián)產(chǎn)業(yè)打造水資源綜合利用體系一同進(jìn)行，所以耗資、耗時、工序多、工程量大、建設(shè)周期長、多團(tuán)隊聯(lián)合建設(shè)的特點很突出，所形成的檔案資料種類繁多、容量較大、頗為分散，且每一份檔案資料都十分珍貴，關(guān)系到工程竣工和驗收、關(guān)系到運行和使用、關(guān)系到后續(xù)維修和擴(kuò)建、關(guān)系到相關(guān)項目的參考和借鑒。盡管水電站工程建設(shè)項目檔案管理很細(xì)密、很重要，是水電建設(shè)企業(yè)加強(qiáng)建設(shè)項目管理的重要一環(huán)，但由于主客觀原因，卻使得一些問題長期、慣性、不同程度地存在，也有新的問題不斷出現(xiàn)。因此，關(guān)注水電站工程建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀，進(jìn)行問題視域下加強(qiáng)水電站工程建設(shè)項目檔案管理的分析與討論，有益于警示水電企業(yè)增強(qiáng)檔案管理工作，有益于保障水電站建設(shè)項目安全高效地進(jìn)行和運營。

1 水電站工程建設(shè)項目檔案管理凸顯問題的查擺梳理

任何事物都有其本質(zhì)屬性，以其本質(zhì)屬性區(qū)別于其他事物，包括在同一類事物中，又以某一特定事物的自身屬性區(qū)別于所在類事物自身的屬性。查擺與探究水電站工程建設(shè)項目檔案管理普遍存在的凸顯問題與根源，既依據(jù)水電站工程建設(shè)項目檔案管理廣義的本質(zhì)屬性來審視，也從水電站工程建設(shè)項目某一環(huán)節(jié)檔案管理的狹義屬性來審視。換句話說，既查找普遍性問題與普遍性根源，也查找環(huán)節(jié)性問題與環(huán)節(jié)性根源，無論普遍性問題與普遍性根源，還是環(huán)節(jié)性問題與環(huán)節(jié)性根源，都瞄準(zhǔn)的是凸顯出的問題。檔案管理的對象是檔案實體和檔案信息，檔案業(yè)務(wù)與各行各業(yè)有關(guān)，各行各業(yè)都擁有檔案管理的責(zé)任和義務(wù)。在水電企業(yè)，檔案管理如同企業(yè)其他經(jīng)營管理活動一樣，有其流程，包括檔案資料和信息的產(chǎn)生、檔案收集與整理、檔案價值鑒定與歸類、檔案編目與檢索、檔案統(tǒng)計與編輯、檔案存儲與調(diào)用。在水電企業(yè)全部檔案管理活動的流程中，每一個環(huán)節(jié)都很重要，各個環(huán)節(jié)相互支撐，若某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，不僅僅影響自身環(huán)節(jié)的管理效果，同時影響全部檔案管理工作的質(zhì)量，各個管理環(huán)節(jié)形成相互制約的因果關(guān)系，正如成語所云“千里之堤毀于蟻穴”。那么，水電站工程建設(shè)項目檔案管理凸顯出哪些普遍性問題與環(huán)節(jié)性問題呢？主要可見以下三個方面：

1.1 管理主體能動性不足

任何管理活動的管理主體都是人，所有管理活動都是人對物的管理，只不過會因為物有所別而導(dǎo)致管理對象、管理手段、管理目標(biāo)不同罷了。水電站工程建設(shè)項目檔案管理呈分散與集中相結(jié)合的特點，分散的特點與其檔案資料產(chǎn)生、管理、呈報的多主體多環(huán)節(jié)有關(guān)，也與其檔案資料包括文件、圖表、照片、視頻等多種形式多種來源有關(guān)。管理主體能動性不足問題出現(xiàn)在不同管理層級，形成了檔案管理自下而上的一些管理漏洞。例如：施工單位對檔案管理不重視，施工隊伍中施工人員與檔案人員的流動性強(qiáng)，檔案管理銜接不足引發(fā)檔案資料留存不完整問題；檔案管理專業(yè)人才缺乏，甚至有些單位的領(lǐng)導(dǎo)錯誤地認(rèn)為檔案管理是后勤崗位，誰都可安排上崗，培不培訓(xùn)崗位業(yè)務(wù)不打緊，造成專兼職檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏；檔案管理崗位具體工作人員輕視本崗職責(zé)，不能主動積極地鉆研檔案管理業(yè)務(wù)，缺乏對檔案管理法律法規(guī)、規(guī)章制度、網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的學(xué)習(xí)掌握，因其知識素質(zhì)與崗位職責(zé)的不對稱，而埋下或引發(fā)檔案管理問題的隱患。同時，因為管理主體弱化對檔案管理的職責(zé)，也在問題出現(xiàn)后有管理主體責(zé)任推諉的情形。

1.2 管理機(jī)制協(xié)同運行不足

任何管理活動都作用于一定的管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)內(nèi)部的各個子系統(tǒng)，乃至各個環(huán)節(jié)唯有通過一定的管理機(jī)制，朝著一定的管理目標(biāo)協(xié)同運行，才能收取預(yù)期管理效果。也就是說，任何管理活動中的管理機(jī)制很重要，左右這一管理系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)形態(tài)、運行狀態(tài)和運行效果。因此，管理機(jī)制的本質(zhì)即管理系統(tǒng)的內(nèi)在聯(lián)系、功能及運行原理，是決定管理功效的核心問題。水電站工程建設(shè)項目檔案管理機(jī)制協(xié)同運行不足的問題表現(xiàn)在兩個方面，一方面是管理機(jī)制建構(gòu)本身不足，另一方面是管理機(jī)制協(xié)同作用不足。管理機(jī)制建構(gòu)本身不足是體現(xiàn)于該項工作現(xiàn)有運行機(jī)制中的。電站工程建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)有運行機(jī)制是“以業(yè)主為中心，以承包商為主體，多方密切配合的”運行機(jī)制，也即以項目參建方、業(yè)主的責(zé)任劃分與擔(dān)當(dāng)進(jìn)行項目檔案管理。這種管理機(jī)制看似突出和強(qiáng)調(diào)了管理機(jī)制中的業(yè)主管理，乃至承包商管理，但缺乏監(jiān)管機(jī)制的有力作用，監(jiān)管機(jī)制的事先指導(dǎo)和幫扶，反倒是成為了事中和事后的一罰了之。其實，任何管理活動中，懲罰手段的利用不是目的，只為誡勉和規(guī)制，能夠通過懲罰手段的利用警示和規(guī)制不再出現(xiàn)同樣的問題、堵塞管理漏洞，提高管理質(zhì)量才是目的。而且，畢竟懲罰手段的利用屬于鞭笞后進(jìn)的方式方法，相比較激勵鞭策方法應(yīng)該有限使用，不利于管理機(jī)制各協(xié)同方主觀能動性的調(diào)動。

1.3 管理制度規(guī)范制約不足

任何管理活動都必須遵循管理制度進(jìn)行，制度包括崗位性制度和法規(guī)性制度，制度對管理活動起到指導(dǎo)性與約束性、鞭策性和激勵性、規(guī)范性和程序性作用，缺乏了完善制度規(guī)范的管理活動，一定是雜亂無序和低效能的管理活動。水電站工程建設(shè)項目檔案管理同樣建有管理制度和遵循管理制度，從國家檔案法到行業(yè)檔案管理規(guī)范再到水電站項目檔案管理的制度細(xì)則，已經(jīng)形成了從宏觀到中觀再到微觀的制度規(guī)范，但制度落實不足普遍存在，制度的規(guī)范效力被縮減，人為的隨意作用被抬升的現(xiàn)象和問題屢見不鮮。如確保檔案管理的完整性和真實性是水電站項目檔案管理制度的原則性規(guī)定，也是落實到檔案管理具體崗位具體人員的崗位責(zé)任制，但據(jù)國家發(fā)改委重大項目稽查辦對政府投資的水電站建設(shè)項目檔案進(jìn)行稽查中發(fā)現(xiàn)，檔案管理中審批文件、招標(biāo)文件、工程資料、監(jiān)理資料、重要事項記錄資料、財務(wù)資料、合同、原始憑證不全的問題存在。還有的對檔案造假，為了應(yīng)付檢查臨時補(bǔ)理有關(guān)檔案，后補(bǔ)的檔案混亂且不全。由此可見，制度管理不到位，有制度規(guī)范執(zhí)行不到位，是水電站建設(shè)項目檔案管理的普遍問題，不可小覷。

2 針對水電站工程建設(shè)項目檔案管理凸顯問題的整改對策

在上述水電站工程建設(shè)項目檔案管理凸顯問題查擺梳理中，已經(jīng)將管理主體能動性不足、管理機(jī)制協(xié)同運行不足、管理制度規(guī)范制約不足的三方面問題進(jìn)行了具體分析，而發(fā)現(xiàn)問題、分析問題都是為解決問題提供靶向，解決問題的措施是否得當(dāng)很重要，唯有解決問題的措施具有針對問題、打破局限、掃除障礙、破冰前行的能量，才能達(dá)成開拓進(jìn)取的效果。很贊成有研究者針對抽水蓄能水電站加強(qiáng)項目檔案管理工作提出的觀點：我國抽水蓄能工程建設(shè)項目的整體水平正在朝向越來越精細(xì)化的方向發(fā)展，急需努力實現(xiàn)“建設(shè)精品工程、創(chuàng)建精品檔案”的工作目標(biāo)。這一觀點恰恰體現(xiàn)出文章探討整改對策的方向目標(biāo)，這就是要向水電站工程項目追求實現(xiàn)精品工程目標(biāo)一樣，拿出針對性強(qiáng)的切實可行的整改對策，創(chuàng)建檔案管理精品。

2.1 強(qiáng)化管理主體權(quán)責(zé)認(rèn)識，堅持以人為本

解決水電站工程建設(shè)項目檔案管理凸顯問題的關(guān)鍵因素在于加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，形成規(guī)范管理與高效管理的體系保障，將管理成效的優(yōu)劣與以人為本牢牢掛起鉤來。水電站工程建設(shè)項目檔案管理的以人為本，要落實在強(qiáng)化管理主體權(quán)責(zé)認(rèn)識上，前置對于檔案“物”的管理活動到負(fù)責(zé)這項工作的“人”。現(xiàn)代企業(yè)管理理念強(qiáng)調(diào)以人為本，人在現(xiàn)代企業(yè)管理中的權(quán)利和責(zé)任是對等的，有權(quán)必有責(zé)，權(quán)責(zé)必相稱，擁權(quán)必盡責(zé)，失責(zé)必究權(quán)。應(yīng)將強(qiáng)化水電站工程建設(shè)項目檔案管理主體權(quán)責(zé)認(rèn)識的人本理念，重點落實到企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員身上，進(jìn)行《檔案法》《水電建設(shè)項目文件收集與檔案管理規(guī)范》等各項法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)理解與貫徹落實，做到加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與明確崗位責(zé)任相結(jié)合、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)與加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流相結(jié)合、加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督相結(jié)合。同時應(yīng)加強(qiáng)項目建設(shè)參建單位全員檔案管理的宣傳教育，增強(qiáng)人人崗位盡責(zé)都與檔案管理有關(guān)的思想意識。

2.2 優(yōu)化管理機(jī)制協(xié)同作用，追求“四協(xié)同”效應(yīng)

解決水電站工程建設(shè)項目檔案管理凸顯問題的重要措施是優(yōu)化管理機(jī)制，充分發(fā)揮管理機(jī)制各負(fù)其責(zé)、各盡其責(zé)、目標(biāo)一致、協(xié)同配合的作用。優(yōu)化檔案管理機(jī)制的協(xié)同作用要在組織協(xié)同、目標(biāo)協(xié)同、時效協(xié)同、質(zhì)量協(xié)同上做文章。具體做到以業(yè)主為核心，建立、設(shè)代、施工單位組成的三級管理網(wǎng)絡(luò)，由建設(shè)單位檔案主管部門牽頭，充分調(diào)動各方做好檔案管理工作的能動性，將檔案管理精品建設(shè)與工程項目精品建設(shè)結(jié)合起來，共同追求并一道進(jìn)行。嚴(yán)明各方職責(zé)，明確檔案產(chǎn)生單位與檔案歸檔單位的一致性，確保檔案資料完整歸檔、及時歸檔、準(zhǔn)確歸檔、系統(tǒng)歸檔，實現(xiàn)工程檔案管理規(guī)范化，堅實工程整體竣工驗收的檔案查證條件。要協(xié)調(diào)好建設(shè)、監(jiān)理、施工、設(shè)計等現(xiàn)場各參建單位的檔案管理工作，從工程專業(yè)和檔案專業(yè)對項目文件資料進(jìn)行聯(lián)合審查把關(guān)，將檔案管理的事前責(zé)任落實、事中責(zé)任履職對應(yīng)起來并有機(jī)結(jié)合起來，提高工作效率，避免可能出現(xiàn)的檔案資料歸檔“補(bǔ)缺式”返工問題。

2.3 實化檔案管理制度規(guī)范，提高整體管理效能

解決水電站工程建設(shè)項目檔案管理凸顯問題的基礎(chǔ)保障是實化檔案管理制度規(guī)范，之所以要強(qiáng)調(diào)檔案管理制度的“實化”，就是要打破制度管理被形式化的問題，追求管理制度規(guī)范健全、落實到位、對輕視和違反管理制度的現(xiàn)象和問題“零容忍”。要在水電企業(yè)進(jìn)行廣泛的普及《檔案法》的宣傳教育，將《檔案法》學(xué)習(xí)理解與項目建設(shè)檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，將水利部[2021]200號文件關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的通知精神進(jìn)行認(rèn)真深入的學(xué)習(xí)貫徹，并結(jié)合水電站企業(yè)自身實際情況，落實到水電站工程建設(shè)項目檔案管理制度建設(shè)中，且一經(jīng)形成制度，就要做到以制度規(guī)范實務(wù)，讓制度落實到檔案管理事務(wù)的各個環(huán)節(jié)、每一具體事項中。而且，要將制度建設(shè)的前置性、調(diào)適性、完善性、創(chuàng)新性聯(lián)系在一起，以制度建設(shè)的前置性，確保制度建設(shè)擺在管理實務(wù)的首位，以完善水電工程項目檔案規(guī)范管理的制度起點，趕在項目工程建設(shè)前，明確基本標(biāo)準(zhǔn)與法則，警示各單位對檔案管理的高度重視，明確相關(guān)任務(wù)和責(zé)任，以制度建設(shè)的與時俱進(jìn)，形成制度規(guī)范的管理活力。要堅持在項目進(jìn)行的全過程中，以檔案管理制度進(jìn)行檔案管理工作的全面質(zhì)量管理。

3 結(jié)語

能源是保障和推進(jìn)我國現(xiàn)代化建設(shè)的動力與命脈，水電能源屬于清潔能源、低碳能源，其生產(chǎn)和供給占我國電能源生產(chǎn)與供給的比例大、貢獻(xiàn)大、發(fā)展前景好，這種客觀現(xiàn)狀決定了我國水電站工程建設(shè)的生機(jī)與活力。在水電站工程建設(shè)新項目不斷上馬，已經(jīng)投入發(fā)電運行項目不斷進(jìn)行安全生產(chǎn)、擴(kuò)容生產(chǎn)維修改造的新形勢下，加強(qiáng)水電工程建設(shè)項目檔案管理愈發(fā)顯示出其促進(jìn)項目精品工程建設(shè)的特殊作用。但目前我國水電工程建設(shè)項目檔案管理普遍存在著管理主體能動性不足、管理機(jī)制協(xié)同運行不足、管理制度規(guī)范制約不足的三方面凸顯問題，必須進(jìn)一步關(guān)注這方面問題，認(rèn)真分析研究這三方面問題存在的原因，優(yōu)化管理對策。同時，也應(yīng)密切關(guān)注水電工程建設(shè)項目檔案管理所暴露出的其他方面的問題，認(rèn)真分析研究針對這些問題的優(yōu)化管理對策。總之，水電工程建設(shè)項目檔案管理是水電工程建設(shè)項目不可缺失的組成部分，不可輕視、弱化和邊緣化，不可維持現(xiàn)狀地不思進(jìn)取，需要與時俱進(jìn)、創(chuàng)優(yōu)提效，這是水電企業(yè)的緊迫責(zé)任，更是水電站檔案管理人員的緊迫責(zé)任。