國峰煤電電子文件全生命周期管理研究

劉競一，李豐宇，李澤鋒

(鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院，河南 鄭州 450046)

檔案管理是煤電企業(yè)實現(xiàn)信息化建設(shè)與現(xiàn)代化發(fā)展必不可少的重要組成部分，能夠為企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。因此，煤電企業(yè)應(yīng)該重視本企業(yè)的檔案管理工作，積極推進(jìn)煤電企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展[1]。近年來，國家相繼出臺的電子文件管理制度(如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894-2016)和《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》)，以及相關(guān)政策和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為煤電企業(yè)電子文件管理提供了參考依據(jù)。在此背景下，煤電企業(yè)開始積極探索能夠推動企業(yè)發(fā)展的電子文件管理實施路徑，進(jìn)一步完善了業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件歸檔管理的解決方案。

霍州煤電集團(tuán)有限公司組建了兼職檔案員管理團(tuán)隊，采用垂直管理方式規(guī)范本企業(yè)檔案工作，完善了本企業(yè)檔案管理制度與管理考核辦法[2]。西山煤電有限責(zé)任公司檔案館在遵循國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，制訂了能夠滿足本企業(yè)業(yè)務(wù)管理需要的檔案管理辦法，做到檔案管理有法可依、有據(jù)可依[3]。北方魏家峁煤電有限責(zé)任公司充分考慮到了企業(yè)檔案工作的實際情況，通過合理科學(xué)的制度要求和嚴(yán)格的過程管理，實現(xiàn)了企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化[4]。福建煤電股份公司創(chuàng)新檔案工作方式，將檔案管理工作前置，主動提供檔案服務(wù)，使檔案管理工作駛?cè)肓丝燔嚨繹5]。煤電企業(yè)電子文件管理十分重要，是推動企業(yè)發(fā)展的重要條件。大數(shù)據(jù)時代對煤電企業(yè)電子文件管理工作提出了更高的要求，因此有必要對煤電企業(yè)電子文件管理活動展開深入的研究。從全生命周期角度出發(fā)，在電子文件生命周期理論的指導(dǎo)下，探討山西國峰煤電有限責(zé)任公司(以下簡稱“國峰煤電”)的電子文件管理活動，針對不同階段提出具有針對性的建議，助力國峰煤電電子文件管理實踐工作的開展。

1 國峰煤電電子文件管理現(xiàn)狀

2012年10月10日，山西國峰煤電有限責(zé)任公司在汾陽市工商行政管理局完成登記正式成立，其經(jīng)營范圍主要包括粉煤灰及相關(guān)產(chǎn)品生產(chǎn)與銷售，電力、熱力生產(chǎn)與銷售及相關(guān)服務(wù)等。隨著晉能控股集團(tuán)有限公司(以下簡稱“集團(tuán)公司”)與國峰煤電的快速發(fā)展，國峰煤電也穩(wěn)步推進(jìn)“智慧電廠”的建設(shè)。2016年4月8日，國峰煤電項目通過了晉能集團(tuán)、山西省檔案局基建項目檔案專項驗收，成為首批按照《山西省重大建設(shè)項目檔案驗收細(xì)則》通過驗收的項目，為國峰煤電工程在2016年度相繼獲得“中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎”“中國安裝工程優(yōu)質(zhì)獎”做出了重要貢獻(xiàn)。2018年1月24日，國峰煤電檔案工作規(guī)范化管理項目通過了山西省檔案局組織的AAA級評定驗收。2019年3月，經(jīng)國峰煤電申報、山西省檔案局推薦、國家檔案局評審，國峰煤電成為“企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理”第二批試點單位之一。

1.1 管理制度建設(shè)

國峰煤電自建設(shè)、運營以來，非常重視檔案管理工作，設(shè)有綜合檔案室，并配備了3名檔案專職工作人員。公司的檔案管理制度規(guī)范體系可以分為政策性制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和實施細(xì)則三類，主要針對的是實體文件的管理。公司現(xiàn)有的檔案管理制度主要有：電子文件接收與管理規(guī)定(GFMD1-001-DA07)、電子檔案管理系統(tǒng)運行維護(hù)使用實施細(xì)則(試行)(GFMD1-001-DA08)、檔案管理“三納入”“四同步”“四參加”制度(GFMD1-001-DA09)等。在電子文件管理方面，國峰煤電編制了《電子文件接收與管理規(guī)定》(GFMD1-001-DA07)、《電子檔案管理系統(tǒng)運行維護(hù)使用實施細(xì)則(試行)》(GFMD1-001-DA08)。

國峰煤電雖然已經(jīng)制定了電子文件管理相關(guān)的制度規(guī)范，但是未能完全覆蓋電子文件管理的全過程，如元數(shù)據(jù)規(guī)范、四性檢測標(biāo)準(zhǔn)、長期保存規(guī)范和策略等。在電子文件管理實踐工作中，電子文件的分類、元數(shù)據(jù)管理、歸檔范圍、 編號、四性檢測規(guī)范、長期保存規(guī)范、系統(tǒng)運行維護(hù)、備份與恢復(fù)、應(yīng)急管理等都需要明確和規(guī)范，才能推動電子文件管理工作的有效開展。

1.2 硬件基礎(chǔ)設(shè)施

完備的信息化硬件設(shè)施是保障電子文件管理工作有效開展的基本條件。國峰煤電為了能夠順利地完成數(shù)字檔案室的建設(shè)，已經(jīng)配備了計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀等硬件設(shè)施，并依托公司內(nèi)部的局域網(wǎng)，建設(shè)有檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)器(1臺)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器(1臺)和核心交換機和備份設(shè)備。公司通過煤電專線可以訪問集團(tuán)的“集團(tuán)OA辦公自動化系統(tǒng)”“電子商務(wù)平臺系統(tǒng)”“燃料智能化管理系統(tǒng)”平臺，公司內(nèi)部建有“管控一體化信息系統(tǒng)”。

公司雖已投入有檔案管理系統(tǒng)及配套的硬件，如辦公需要的計算機、打印機等辦公設(shè)備，但距離電子文件歸檔和電子檔案管理還有一定的差距，如對接上游業(yè)務(wù)系統(tǒng)所需的基礎(chǔ)硬件，電子文件長期保存所需要的服務(wù)器、在線離線存儲設(shè)備、磁盤光盤保存設(shè)施等。

1.3 軟件基礎(chǔ)設(shè)施

公司成立后，在基建工作正式開始前就引入了基建管理信息系統(tǒng)(基建MIS)，成為公司基建管理的重要載體和手段?；∕IS信息化系統(tǒng)發(fā)揮了極其重要的作用，明顯提升了工程計劃、設(shè)備管理、工程量審核、工程量結(jié)算等工程管理的規(guī)范性和效率。公司進(jìn)入運營階段后，全面建成并啟用了“管控一體化信息系統(tǒng)”“集團(tuán)OA辦公自動化系統(tǒng)”“電子商務(wù)平臺系統(tǒng)”“燃料智能化管理系統(tǒng)”等信息化系統(tǒng)。

現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的較早產(chǎn)品，主要功能是對實體檔案的管理，未能針對電子文件的歸檔和電子檔案管理采取在線歸檔、元數(shù)據(jù)管理、電子文件“四性”檢測、長期保存等措施。國峰煤電目前燃料智能化管理系統(tǒng)、管控一體化信息系統(tǒng)和電子商務(wù)平臺等產(chǎn)生的電子文件，多數(shù)表格以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)形式存在于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中，未能實現(xiàn)版式固化。大量的電子文件分散存儲在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫或業(yè)務(wù)人員工作電腦中，存在篡改或丟失的風(fēng)險。

2 國峰煤電電子文件運動階段劃分

1997年，國際檔案理事會電子文件委員會頒布了《電子文件管理指南》，提出了電子文件生命周期(the life cycle of electronic record)的概念，把電子文件劃分為設(shè)計階段(也被稱為概念階段，concept stag)、形成階段(creation stage)和保管階段(maintenance stage)三個階段。20世紀(jì)90年代，澳大利亞檔案學(xué)者Frank Upward等人提出文件連續(xù)體理論，將文件視為一個連續(xù)的統(tǒng)一體，體現(xiàn)了文件運動在時間和空間的多維性和整體性。在文件連續(xù)體理論的指導(dǎo)下，將煤電企業(yè)電子文件管理活動視為一個連續(xù)的不間斷的活動過程，用連續(xù)的思維思考國峰煤電企業(yè)電子文件運動階段的劃分。

國峰煤電所采用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)支撐著業(yè)務(wù)流程的正常運行，其電子文件在行政管理和電力生產(chǎn)等各項業(yè)務(wù)運行過程中生成，為了確保電子文件的長期保存和可持續(xù)利用，需要對具有保存價值的電子文件進(jìn)行歸檔管理。這就需要在保障電子文件“四性”的基礎(chǔ)上，將在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的電子文件真實、可靠、完整、可用地遷移到檔案管理系統(tǒng)中。電子文件生命周期理論適用于國峰煤電電子文件的管理活動，在電子文件生命周期理論思想的指導(dǎo)下，遵循國峰煤電電子文件的客觀運動過程，可將其電子文件管理活動劃分三個連續(xù)的階段，即生成階段、捕獲階段、長期保存階段，如圖1所示。

圖1 國峰煤電電子文件管理階段劃分

在生成階段，重點關(guān)注電子文件的生成系統(tǒng)，即業(yè)務(wù)系統(tǒng)及其元數(shù)據(jù)管理。從電子文件整個生命周期來看，生成階段電子文件的質(zhì)量直接影響后續(xù)階段管理工作的開展。以文件生命周期理論為基礎(chǔ)的前端控制思想，要求將電子文件的管理延伸到電子文件生成之前，即對電子文件的生成系統(tǒng)加以完善。相對于傳統(tǒng)檔案而言，電子文件可操作性強，因此在電子文件生成過程中可以根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的需要確定生成格式，并借助元數(shù)據(jù)管理保障電子文件的“四性”。

在捕獲階段，主要工作是歸檔并存儲電子文件及其元數(shù)據(jù)[6]，與此同時還要對其進(jìn)行“四性”檢測。首先，對電子文件進(jìn)行捕獲時要明確捕獲對象，因此國峰煤電要清晰地劃分電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍，并明確其保管期限。其次，捕獲功能的實現(xiàn)依賴捕獲接口的設(shè)計，這就要求在基于國峰煤電業(yè)務(wù)流程分析以及與業(yè)務(wù)系統(tǒng)工作人員協(xié)商一致的情況下，選擇合適的接口方式。

在保存階段，保障所存儲電子文件的可用和可信是其核心工作內(nèi)容。電子檔案的管理和紙質(zhì)等實體檔案管理存在差異，不僅要保證所存儲電子檔案的安全性，還要確保其完整性、真實性、長期可用性。電子檔案長期保存階段涉及四性檢測、系統(tǒng)管理、文件格式管理、數(shù)據(jù)管理、遷移管理、轉(zhuǎn)換管理等諸多環(huán)節(jié)，需要借助信息化系統(tǒng)進(jìn)行自動化輔助管理。

3 國峰煤電電子文件管理關(guān)鍵問題

3.1 管理對象模糊

為了實現(xiàn)信息化發(fā)展，國峰煤電建立了諸多業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺，由此產(chǎn)生的電子文件數(shù)量多、種類也越來越多樣化，如數(shù)字音頻和視頻、數(shù)碼照片、電子公文、掃描圖像等形式的電子文件。尤其是生產(chǎn)運營核心系統(tǒng)生成的大量生產(chǎn)、運營類電子文件，已逐步成為國峰煤電生產(chǎn)經(jīng)營、建設(shè)發(fā)展的真實記錄，成為規(guī)范安全生產(chǎn)經(jīng)營管理、保護(hù)國峰煤電權(quán)益、服務(wù)國峰煤電持續(xù)發(fā)展的生產(chǎn)要素和數(shù)字資源，是國峰煤電不可或缺的重要資產(chǎn)。本文采用廣義的電子文件概念，不僅是指歸檔前的電子文件，也包括歸檔存儲的電子檔案。國峰煤電電子文件是指公司在建設(shè)、研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中，借助計算機等電子設(shè)備形成、辦理、流轉(zhuǎn)和存儲的數(shù)字格式的，且具有一定保管價值的各類電子文件。這些電子文件是對公司開展各項管理活動的原始性記錄，合理地保存和利用電子文件是發(fā)揮其憑證價值、有效維護(hù)公司和職工權(quán)益的重要條件。

OA系統(tǒng)中包含關(guān)于國峰煤電公司的收文、發(fā)文、會議紀(jì)要、黨政聯(lián)席會、黨支委會議等，含有正文、附件、審批單等信息。管控一體化平臺系統(tǒng)用于管理本單位內(nèi)部的各項工作，主要包含生產(chǎn)經(jīng)營模塊、操作票管理、運行報表和設(shè)備管理四個部分。燃料智能化管理系統(tǒng)中的生產(chǎn)報表主要有14類，分別為燃料日報、月報、燃料管理月度報表等；經(jīng)營分析報表主要有14類，分別為主表、單位成本表、發(fā)電廠用電率、供電煤耗明細(xì)等。電子商務(wù)平臺包括采購單和采購確認(rèn)單兩種文件。

理論上業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)存有各類業(yè)務(wù)活動的信息記錄，通過頁面展示只有OA系統(tǒng)中能夠正常展示文件，管控一體化平臺系統(tǒng)、燃料智能化管理系統(tǒng)和電子商務(wù)平臺系統(tǒng)中均無電子文件。在管控一體化平臺中各項電子文件屬于歸檔范圍，燃料智能化管理系統(tǒng)中生產(chǎn)報表各項報表屬于歸檔范圍，在商務(wù)平臺中主要有采購單、采購確認(rèn)單需要歸檔，因此需要將與國峰煤電有關(guān)的業(yè)務(wù)信息、各項報表等生成版式文件，根據(jù)國家要求轉(zhuǎn)換成雙層PDF文件，推送給檔案管理系統(tǒng)。轉(zhuǎn)換的文件要能體現(xiàn)審批信息及數(shù)據(jù)來源，針對業(yè)務(wù)系統(tǒng)中各項工作，建議能形成審核流程并能夠與電子簽章相結(jié)合，在形成的電子文件上形成制表人以及報表審核人，以證明電子文件的真實性。

3.2 歸檔范圍不明確

電子文件的歸檔范圍是電子文件管理中最重要的內(nèi)容，對電子文件檔案化管理來說至關(guān)重要。國峰煤電企業(yè)檔案歸檔工作仍沿用實體檔案歸檔辦法，關(guān)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的各類信息、電子文件及其原數(shù)據(jù)的歸檔范圍不明確，因此無法適用于其業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件歸檔工作的需要。

為了對電子文件實施規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理，需要根據(jù)相關(guān)電子文件管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，如《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等，梳理燃料智能化管理系統(tǒng)等各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)所生成的電子文件和相關(guān)元數(shù)據(jù)，劃定歸檔范圍和保管期限。與此同時，企業(yè)檔案管理者需要有高效的工作效率、迅速的信息整合能力，要與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變固有的傳統(tǒng)檔案管理模式，用創(chuàng)新的思維方式和現(xiàn)代化管理手段重新審視電子文件管理。既不能一味地生搬硬套原有的實體檔案歸檔范圍，也不能被大數(shù)據(jù)時代下“一切數(shù)據(jù)皆歸檔”的觀點所迷惑，而是要結(jié)合本單位工作流程及其所形成電子文件的特點，進(jìn)一步完善電子文件的歸檔范圍。

3.3 元數(shù)據(jù)管理不到位

元數(shù)據(jù)是描述電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程的數(shù)據(jù)，是企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的最原始詞典[7]。元數(shù)據(jù)管理是對分散在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的各種描述性數(shù)據(jù)，進(jìn)行系統(tǒng)地收集和整理的過程，作為電子文件管理的基礎(chǔ)性工作，對推動電子文件全生命周期管理工作至關(guān)重要，能夠輔助業(yè)務(wù)工作人員開展日常管理工作，也有利于檔案工作人員開展電子檔案管理工作。國峰煤電在采用業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)時，未充分考慮到元數(shù)據(jù)的管理問題，因此沒有制定相應(yīng)的元數(shù)據(jù)管理規(guī)范和辦法，忽視對元數(shù)據(jù)的收集和管理。

元數(shù)據(jù)的有效管理、利用離不開規(guī)范的約束，配套的規(guī)范制度應(yīng)該隨著元數(shù)據(jù)管理平臺的建設(shè)同步制定。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營類電子文件目前尚未有成熟的元數(shù)據(jù)方案，因此有必要組建計算機和檔案學(xué)協(xié)同合作的專家團(tuán)隊，站在全局角度去統(tǒng)籌規(guī)劃，制定相應(yīng)的管理辦法與流程規(guī)范，以及元數(shù)據(jù)管理中涉及工作人員的職責(zé)，以更好地推動元數(shù)據(jù)管理工作的開展。在參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基礎(chǔ)上，針對每個系統(tǒng)的特點，分系統(tǒng)制定出相應(yīng)的元數(shù)據(jù)集，確定應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)，交由開發(fā)人員在業(yè)務(wù)系統(tǒng)改造過程中實現(xiàn)相應(yīng)的功能。

4 國峰煤電電子文件全生命周期管理對策

4.1 國峰煤電電子文件生成階段

4.1.1 固化版式文件

在業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)之初沒有考慮到電子文件的管理問題，需要歸檔的電子文件在系統(tǒng)中多是以動態(tài)報表形式存在。為了解決這個問題，需要進(jìn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)改造，明確電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、增加元數(shù)據(jù)管理、格式管理和捕獲功能等。按照歸檔范圍，對每一個應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行清點，檢查其是否在相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成。如果是動態(tài)報表，要求改造時將其固化為PDF版式文件，同時要求補充動態(tài)報表中沒有的要素，如填表人、審核人、填報日期、審核日期等。

參考《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范(GB/T18894-2016)》等標(biāo)準(zhǔn)，分析各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的形成過程及格式，在不影響業(yè)務(wù)系統(tǒng)生產(chǎn)功能的前提下優(yōu)化管理流程、增加元數(shù)據(jù)提取(尤其是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)作為元數(shù)據(jù))、動態(tài)表單固化為標(biāo)準(zhǔn)格式電子文件、格式轉(zhuǎn)化等功能，實現(xiàn)對電子文件流轉(zhuǎn)過程中所產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的收集，保持元數(shù)據(jù)與電子文件之間的關(guān)聯(lián)。以解決諸如元數(shù)據(jù)缺失、應(yīng)歸檔電子表單以動態(tài)報表形式生成難以歸檔等問題，使得業(yè)務(wù)系統(tǒng)初步具備生成、收集、整理、歸檔電子文件的功能。

4.1.2 制定元數(shù)據(jù)方案

元數(shù)據(jù)管理在電子文件管理中扮演著重要的角色，元數(shù)據(jù)方案是實現(xiàn)電子文件全生命周期管理的基礎(chǔ)。元數(shù)據(jù)具有動態(tài)性，伴隨著電子文件運動而產(chǎn)生，真實地記錄著電子文件整個運動過程。

借鑒已有的文書類、照片類、錄音錄像類電子文件元數(shù)據(jù)方案，以利于資源的交換、整合及長期保存為目的，通過對國峰煤電管控一體化信息系統(tǒng)、燃料智能化管理系統(tǒng)、OA辦公自動化系統(tǒng)、電子商務(wù)平臺系統(tǒng)等核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)研梳理，適當(dāng)?shù)貙υ獢?shù)據(jù)進(jìn)行擴展，整理匯編國峰煤電電子文件元數(shù)據(jù)元素表，制定更加符合煤電企業(yè)實際需求的電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范。

ISO23081提出的模型為創(chuàng)建、管理和應(yīng)用文件管理元數(shù)據(jù)建立了一個參考框架。參考《信息與文獻(xiàn)-文件管理流程-文件元數(shù)據(jù)》(ISO 23081)配套標(biāo)準(zhǔn)、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46)等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合業(yè)務(wù)管理和檔案管理的具體情況，從概念層次上將國峰煤電電子文件元數(shù)據(jù)區(qū)分為四個不同的元數(shù)集，其中，包括業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)、文件實體元數(shù)據(jù)、實體關(guān)系元數(shù)據(jù)和機構(gòu)人員實體。如表1所示，業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)元素集由元素和子元素兩部分組成，元素包括編碼、元素名稱、可選性、可重復(fù)性，子元素包括編碼、子元素名稱和可選性。參考元數(shù)據(jù)描述方法設(shè)置檔案管理系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，其中包括數(shù)據(jù)的屬性、約束性、默認(rèn)設(shè)置、信息來源、相關(guān)元素以及注釋等。此外，要根據(jù)不同的電子文件生成系統(tǒng)，制定元數(shù)據(jù)的歸檔范圍，以實現(xiàn)元數(shù)據(jù)收集的齊全完整，從而達(dá)到保障電子文件“四性”的目的。

表1 業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)元素

表2 生產(chǎn)管理系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍

4.2 國峰煤電電子文件捕獲階段

4.2.1 完善捕獲功能

(1)接收和處理業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送的電子文件及其元數(shù)據(jù)。支持在線或離線的批量接收與處理，保存完整的接收過程信息，并生成電子文件接收登記表。在完成電子文件的接收工作后，嚴(yán)格遵循文件移交流程，將電子文件移交到檔案整理，為后續(xù)電子檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。之后還可以借助數(shù)據(jù)接口同步技術(shù)手段，將分散在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子目錄以及電子文件，及時同步存儲到檔案管理系統(tǒng)中，減輕人工錄入壓力，保證人工錄入的準(zhǔn)確率，從而確保捕獲歸檔電子文件的原始性以及數(shù)據(jù)的正確性。

(2)檢測電子文件的完整性、真實性、可用性、安全性。電子文件捕獲接口平臺通過四性檢測服務(wù)對電子文件進(jìn)行四性檢測，將四性檢測平臺部署在接口中，以加密算法(如MD5)形成認(rèn)證碼的方式檢測真實性，以信息比對方式(如將歸檔電子文件與電子文件應(yīng)有構(gòu)成要素，以及特殊格式電子文件所需的軟硬件完成性等)檢測完整性，以不可識別電子文件特征庫、標(biāo)準(zhǔn)格式比對等方式檢測可用性，以及防病毒檢測等構(gòu)建四性檢測平臺，對于不滿足四性檢測的電子文件及時退回。參考《文書類電子檔案檢測一般要求》(DA/T70-2018)，制定電子文件“四性”檢測規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)歸檔、移交和長期保存環(huán)節(jié)的電子文件(檔案)四性檢測服務(wù)，并對檢測的過程和結(jié)果進(jìn)行完整記錄，保存到電子檔案管理系統(tǒng)。

4.2.2 設(shè)計捕獲接口

捕獲接口作為一種數(shù)據(jù)導(dǎo)入/導(dǎo)出的軟件模塊，建立在文件生成系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)中間，能夠按照規(guī)定的數(shù)據(jù)交換格式，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)流動與流程銜接[8]。接口平臺既能對接用戶、組織機構(gòu)數(shù)據(jù)，又能對接上游業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔的電子文件封裝包、電子文件和元數(shù)據(jù)。梳理國峰煤電現(xiàn)有的各類信息化系統(tǒng)及軟硬件接口規(guī)范，依據(jù)國家檔案局頒布的《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)人員進(jìn)行溝通，確定接口的功能要求，然后根據(jù)系統(tǒng)功能需求選擇合適的接口方式。

集團(tuán)OA系統(tǒng)可以采用中間庫方式數(shù)據(jù)歸檔，將歸檔的電子文件元數(shù)據(jù)信息推送到歸檔庫中間表，將電子文件存儲路徑等信息推送到附件信息表。檔案系統(tǒng)定時從中間表取條目和原文數(shù)據(jù)至檔案庫。業(yè)務(wù)系統(tǒng)在將條目和原文推送完畢后，將統(tǒng)計信息插入到歸檔信息主表中。

燃料智能化管理系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)和管控一體化系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)之間的接口方式使用Webservice方案。由燃料智能化管理系統(tǒng)將電子文件元數(shù)據(jù)信息封裝為XML，通過webservice接口將其推送到電子檔案管理系統(tǒng)，將電子文件放到指定FTP位置。電子檔案管理系統(tǒng)接口通過解析XML信息獲取元數(shù)據(jù)和電子文件位置，通過“四性”檢測服務(wù)后，將其歸檔存儲到電子檔案管理系統(tǒng)。對于不通過的電子文件要及時退回給業(yè)務(wù)系統(tǒng)，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)補充完畢后，再次推送給檔案管理系統(tǒng)(如圖2所示)。

圖2 接口示意

4.3 國峰煤電電子文件長期保存階段

電子文件長期保存要以保障電子文件“四性”為準(zhǔn)則，在國峰煤電原有檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，開發(fā)了一套符合國家電子文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范性文件、接口滿足行業(yè)通用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及計算機行業(yè)通用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)接口規(guī)范的電子檔案管理系統(tǒng)平臺。針對自身企業(yè)的特點，通過研發(fā)相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案長期可存取、檔案四性檢測、格式轉(zhuǎn)換、可視化平臺等功能。

企業(yè)檔案部門應(yīng)該采取有效措施，確保歸檔保存的電子文件的物理安全和邏輯安全，保障電子文件的可用性和安全性。未經(jīng)審批同意，禁止任何單位或者個人復(fù)制電子文件。在對電子文件提供合理利用時，應(yīng)當(dāng)使用復(fù)制件，不可以提供已經(jīng)歸檔封存的電子文件載體。只有在符合國家或部門有關(guān)保密規(guī)定的前提下，才能在網(wǎng)上提供具有保密要求的歸檔電子文件，并且要采取相應(yīng)的安全保密措施，監(jiān)督利用者嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，安全使用權(quán)限規(guī)定范圍內(nèi)的電子文件。

5 結(jié) 語

加強企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，不僅能夠促進(jìn)企業(yè)信息資產(chǎn)的累積，也關(guān)系到國家檔案資源體系建設(shè)。在新的形勢下，對國峰煤電電子文件進(jìn)行全生命周期管理是推動企業(yè)信息化建設(shè)的重要途徑。在文件生命周期理論的指導(dǎo)下，結(jié)合國峰煤電業(yè)務(wù)管理和檔案管理工作實際情況，將電子文件劃分為不同的運動階段，實現(xiàn)對電子文件的形成、接收、保管、利用和鑒定銷毀等各個環(huán)節(jié)的全過程管理，能夠推動企業(yè)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。積極開展國峰煤電電子文件全生命周期管理實踐工作，能夠有效地發(fā)揮電子文件管理反哺業(yè)務(wù)管理的積極作用，力爭為其他單位開展相應(yīng)的電子文件管理工作提供借鑒。