利用Word宏提高科技期刊編輯排版效率

曹粵鋒 梅曉英 李艷芳 沈 倩 陳萬勤

（中國(guó)現(xiàn)代應(yīng)用藥學(xué)雜志社，浙江 杭州 310052）

科技期刊的編排專業(yè)化要求高，工作強(qiáng)度大，在有限的時(shí)間精力下，編輯人員應(yīng)分配更多的精力在組稿約稿，提高期刊質(zhì)量上，而不是論文寫作是否規(guī)范、量單位符號(hào)是否正確等編輯和排版（以下簡(jiǎn)稱：編排）規(guī)范上。這并不是說編排規(guī)范不重要，恰恰相反，編輯的基本要求就是編排規(guī)范，只有保證稿件齊清定，編輯才能發(fā)揮創(chuàng)造性的想法和能力，不斷提高期刊質(zhì)量。

目前我國(guó)期刊編輯部一般由專人進(jìn)行排版，或委托印刷廠進(jìn)行排版，效率較低，成本較高。專業(yè)化的排版軟件價(jià)格昂貴，學(xué)習(xí)成本較高，對(duì)小的編輯部來說仍存在一定困難。

《中國(guó)現(xiàn)代應(yīng)用藥學(xué)》編輯部編排一體，編輯兼任排版，編輯人員較少，日常稿件量大，因此，2019年《中國(guó)現(xiàn)代應(yīng)用藥學(xué)》（以下簡(jiǎn)稱本刊）設(shè)計(jì)了Word宏程序，引進(jìn)了參考文獻(xiàn)校對(duì)系統(tǒng)、黑馬校對(duì)系統(tǒng)，大幅提高了編輯效率，降低了差錯(cuò)率。

已有文獻(xiàn)報(bào)道，采用Word宏提高編校效率，但一般采用批注或窗口的方式供編輯進(jìn)行查詢核對(duì)[1-3]，或僅對(duì)易錯(cuò)詞和單位符號(hào)進(jìn)行校對(duì)[4]，重點(diǎn)仍然在編校分開，編輯校對(duì)，由排版人員進(jìn)行修改。隨著科技論文時(shí)效性的提高，網(wǎng)絡(luò)優(yōu)先出版是科技期刊發(fā)展的重要趨勢(shì)，由編輯人員對(duì)論文進(jìn)行簡(jiǎn)單排版，單篇上傳、優(yōu)先出版將使論文更快地呈現(xiàn)給讀者，具有明顯的優(yōu)勢(shì)。本文Word宏程序兼顧了編輯和排版兩方面的內(nèi)容，首先對(duì)稿件中常見的不規(guī)范術(shù)語(yǔ)、單位進(jìn)行校對(duì)修改，其次進(jìn)行規(guī)范化自動(dòng)排版，可以大幅降低編輯工作量，提高效率。

1.智能化編校

1.1 自動(dòng)替換常見不規(guī)范術(shù)語(yǔ)

來稿中常見術(shù)語(yǔ)使用不規(guī)范或與編輯部規(guī)范不符的用詞，如醫(yī)生應(yīng)為醫(yī)師，病人應(yīng)為患者，甙應(yīng)為苷等。術(shù)語(yǔ)不規(guī)范具有常見性、隱蔽性，編輯為了找出文中所有不規(guī)范詞語(yǔ)需要多次通讀全文，工作量大，且一不留神就會(huì)疏漏，效率低。王紅劍等[5]編寫了Word宏程序?qū)χ攸c(diǎn)詞語(yǔ)進(jìn)行了替換，但該文并沒有提供相應(yīng)代碼。本文宏程序思路與其基本一致，常見錯(cuò)誤詞語(yǔ)替換代碼如下：

Sub 替換不規(guī)范術(shù)語(yǔ)（）

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

Dim rng As Range，arr，arrr，j As Integer

Set rng = ActiveDocument.Content

arr = Array（“體重”“通訊”“醫(yī)生”“病人”，“成份”“甙”“毒性作用”“毒副作用”“副作用”“機(jī)理”“抗生素”“理論塔板數(shù)”“其它”“容量瓶”“粘”“（“，“）”）

arrr = Array（“體質(zhì)量”“通信”“醫(yī)師”“患者”“成分”“苷”“不良反應(yīng)”“不良反應(yīng)”“不良反應(yīng)”“機(jī)制”“抗菌藥物”“理論板數(shù)”“其他”“量瓶”“黏”“（“，“）”）

With rng.Find

.ClearFormatting

.Replacement.ClearFormatting

.Replacement.Highlight = True

Options.DefaultHighlightColorIndex = wdYellow

.Format = True

.MatchCase = True

For j = LBound（arr） To UBound（arr）

.Text = arr（j）

.Replacement.Text = arrr（j）

.Execute Replace：=wdReplaceAll

Next

End With

Selection.Find.Execute Replace：=wdReplaceAll

End Sub

如需修改或增加替換詞語(yǔ)，僅需要在arr數(shù)組中修改或增加相應(yīng)不規(guī)范詞語(yǔ)，在arrr數(shù)組修改或增加對(duì)應(yīng)的正確詞語(yǔ)即可，修改的內(nèi)容會(huì)進(jìn)行標(biāo)記，方便編輯核對(duì)。需要注意宏程序中所有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)為英文，詞語(yǔ)需要用引號(hào)標(biāo)出，arr和arrr的詞組為一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，如arr中的第3個(gè)詞語(yǔ)會(huì)被替換為arrr中的第3個(gè)詞語(yǔ)。替換效果見圖1。由圖可見，不規(guī)范術(shù)語(yǔ)已替換為規(guī)范術(shù)語(yǔ)，并自動(dòng)進(jìn)行了標(biāo)示。

圖1 不規(guī)范詞語(yǔ)自動(dòng)替換

1.2 單位的自動(dòng)替換

來稿中常見單位使用不規(guī)范，如毫升、ml，單位前不空格等。本刊對(duì)量和單位的標(biāo)注尤其嚴(yán)格，如mg/mL必須改為mg·mL-1的格式，其中“-”采用Symbol格式，其他所有英文和數(shù)字采用Times New Roman格式，作者來稿一般不能達(dá)到本刊編排規(guī)范，編輯和排版需要一一校對(duì)，工作較為繁瑣復(fù)雜。黃城煙[4]以ml為例，說明了Word錄制宏進(jìn)行單位替換的思路，鄧小光等[6]采用宏便于編輯查詢正確單位并進(jìn)行批注，但均不能達(dá)到本刊編排要求。筆者直接利用宏替換不規(guī)范的量和單位。以ml為例，設(shè)計(jì)思路①區(qū)分毫升、ml、空格+ml，/ml和含ml的單詞；②數(shù)字+ml，數(shù)字+空格+ml統(tǒng)一為數(shù)字+空格+mL，組合單位的/ml統(tǒng)一為·mL-1；③圖表的單位出現(xiàn)/mL，并不是組合單位，宏程序應(yīng)避免修改。查找數(shù)字+ml的核心代碼為：

.Text = “（[0-9]）ml＞”

.Replacement.Text = “1 mL”

該代碼僅查找數(shù)字+ml，以ml開始的英文單詞不會(huì)被選中替換，差錯(cuò)率比較低。查找代碼“（[0-9]）^32ml＞”可以選中數(shù)字+空格+ml，同樣的，以ml開頭的英文單詞不會(huì)被選中替換。對(duì)/ml的處理則較為復(fù)雜。首先應(yīng)將ml修改為mL，其次，選擇“/”前后均為英文單詞，且后英文單詞一般≤3個(gè)單詞，作為單位依據(jù)，將選中的部分修改為“英文單詞+·+英文單詞+手動(dòng)分行符+-1”的格式，然后將“手動(dòng)分行符+-1”上標(biāo)，刪除手動(dòng)分行符，最后將上標(biāo)的“-”改為Symbol格式。手動(dòng)分行符用于定位要上標(biāo)的“-1”，核心代碼為

.Text = “＜ml＞”

.Replacement.Text = “mL”

……

.Text = “（[a-zA-Z]）/（[a-zA-Z]{1，3}＞）”

.Replacement.Text = “1·2^11-1”

……

With Selection.Find.Replacement.Font

.Superscript = True

.Subscript = False

End With

With Selection.Find

.Text = “^11-1”

.Replacement.Text = “”

……

.Text = “^11”

.Replacement.Text = “

筆者采用宏對(duì)本刊常見單位kg，g，mg，μg，ng，L，mL，μL，min，h等和所有組合單位進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，而圖表中不是組合單位的/mL等，宏程序則不進(jìn)行修改。宏程序運(yùn)行后的修改處標(biāo)出，便于編輯核對(duì)。替換效果見圖2。由圖可見，單位已替換為本刊規(guī)范格式，且如mile單詞，參考文獻(xiàn)中的頁(yè)碼半字線不會(huì)被錯(cuò)誤替換。

圖2 單位的自動(dòng)替換

1.3 校對(duì)重復(fù)出現(xiàn)的詞語(yǔ)

人工校對(duì)重復(fù)詞句工作量較大，且容易出錯(cuò)。黑馬校對(duì)系統(tǒng)可以有效檢出重復(fù)詞語(yǔ)，但需要付費(fèi)。通過Word宏可以簡(jiǎn)單方便地校對(duì)出重復(fù)詞句，只要在查找框中使用通配符查找“（[!^11^13]@）1”，以高亮標(biāo)出，即可標(biāo)出所有重復(fù)的單詞和詞語(yǔ)，非常方便。

2.快速排版

編輯對(duì)論文進(jìn)行簡(jiǎn)單排版，可以使論文更加清晰整潔，有助于論文的閱讀，對(duì)單篇論文優(yōu)先出版也非常有幫助。本文利用宏進(jìn)行排版的原理是先設(shè)置好論文的樣式，將論文的各部分利用宏更改樣式即可。首先要建立一篇論文模板的Word文檔，該模板包含排版論文的所有樣式，版式、頁(yè)邊距是設(shè)定好的，其次將稿件內(nèi)容全文復(fù)制粘貼到該模板文檔，最后運(yùn)行宏即可。

以下各個(gè)內(nèi)容的排版均在論文模板的Word文檔中進(jìn)行。

2.1 摘要的排版

摘要的排版，設(shè)計(jì)思路是先在全文查找“摘要”“關(guān)鍵詞”兩個(gè)詞，對(duì)摘要和關(guān)鍵詞兩個(gè)段落套用摘要樣式，更改摘要、目的、方法、結(jié)果、結(jié)論、關(guān)鍵詞幾個(gè)詞語(yǔ)的格式。為避免在全文段落中存在的“摘要”和“關(guān)鍵詞”的詞語(yǔ)，查找時(shí)應(yīng)同時(shí)查找段落標(biāo)記+對(duì)應(yīng)詞語(yǔ)，排版效果見圖3。由圖3可見，摘要已被排版為規(guī)范格式，統(tǒng)一為小五號(hào)方正楷體簡(jiǎn)體，且上述詞語(yǔ)統(tǒng)一為黑體，但有一個(gè)“摘要”也被錯(cuò)誤替換為黑體，在實(shí)際論文撰寫時(shí)此處一般不會(huì)出現(xiàn)該詞，因此錯(cuò)誤率是比較低的。宏代碼如下：

圖3 摘要的排版

‘ 摘要（）

Selection.HomeKey Unit：=wdStory

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.Font.Bold = False

With Selection.Find

.Text = “摘*@^13”

.Replacement.Text = “”

.Forward = True

.Wrap = wdFindContinue

.Format = False

.MatchCase = False

.MatchWholeWord = False

.MatchByte = False

.MatchAllWordForms = False

.MatchSoundsLike = False

.MatchWildcards = True

End With

Selection.Find.Execute

Selection.MoveDown Unit：=wdParagraph，Count：=1，Extend：=wdExtend

Selection.Style = ActiveDocument.Styles（“樣式3”）

Dim arrz，i As Integer

arrz = Array（“摘要”，“目的 ”，“方法 ”，“結(jié)果 ”，“結(jié)論 ”，“關(guān)鍵詞”）

With Selection.Find

.ClearFormatting

.Replacement.ClearFormatting

.Replacement.Font.Name = “黑體”

.Format = True

.MatchCase = True

.Replacement.Text = “”

For i = LBound（arrz） To UBound（arrz）

.Text = arrz（i）

.Execute Replace：=wdReplaceAll

Next

End With

2.2 層次標(biāo)題

層次標(biāo)題的格式一般與正文不同，該項(xiàng)設(shè)計(jì)思路是在全文查找以段落標(biāo)記+數(shù)字為開頭的段落或短句，該段落或短句與后文以段落標(biāo)記或空格分隔。查找到該項(xiàng)內(nèi)容后套用層次標(biāo)題樣式，并加粗?jǐn)?shù)字。由于數(shù)字難以定位，故加粗?jǐn)?shù)字的設(shè)計(jì)思路是在層次標(biāo)題中間先插入手動(dòng)分行符，然后加粗所有數(shù)字+手動(dòng)分行符，然后刪掉手動(dòng)分行符，代碼如下：

‘ 層次標(biāo)題樣式

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

With Selection.Find

.Text = “（^13）（[0-9]）”

.Replacement.Text = “1^l2”

.Forward = True

.Wrap = wdFindContinue

.Format = False

.MatchCase = False

.MatchWholeWord = False

.MatchByte = False

.MatchAllWordForms = False

.MatchSoundsLike = False

.MatchWildcards = True

End With

Selection.Find.Execute Replace：=wdReplaceAll

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles（“正文不縮進(jìn)”）

With Selection.Find

.Text = “（^l）（[0-9].）”

.Replacement.Text = “2”

.Forward = True

.Wrap = wdFindContinue

.Format = True

.MatchCase = False

.MatchWholeWord = False

.MatchByte = False

.MatchAllWordForms = False

.MatchSoundsLike = False

.MatchWildcards = True

End With

Selection.Find.Execute Replace：=wdReplaceAll

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles（“標(biāo)題 2”）

With Selection.Find

.Text = “（^l）（[0-9]）”

.Replacement.Text = “2”

.Forward = True

.Wrap = wdFindContinue

.Format = True

.MatchCase = False

.MatchWholeWord = False

.MatchByte = False

.MatchAllWordForms = False

.MatchSoundsLike = False

.MatchWildcards = True

End With

Selection.Find.Execute Replace：=wdReplaceAll

2.3 圖表

圖表的排版是科技論文排版的重要內(nèi)容，往往需要花費(fèi)較多時(shí)間。本文對(duì)圖表的部分內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)排版。表格需要使用三線表，六號(hào)字，因此利用宏刪除表格所有框線，統(tǒng)一字體大小（套用表格樣式），最后為表格加上上下框線，第一行加上下框線。代碼如下：

Sub 表格（）

Selection.SelectCell

Selection.Font.Name = “Times New Roman”

Selection.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphCenter

Selection.Cells.VerticalAlignment = wdCellAlignVerticalCenter

Selection.Rows.HeightRule = wdRowHeightAtLeast

Selection.Rows.Height = CentimetersToPoints（0）

With Selection.Tables（1）

.TopPadding = CentimetersToPoints（0）

.BottomPadding = CentimetersToPoints（0）

.LeftPadding = CentimetersToPoints（0）

.RightPadding = CentimetersToPoints（0）

.Spacing = 0

.AllowPageBreaks = True

.AllowAutoFit = True

.Borders（wdBorderTop） = wdLineWidth075pt

.Borders（wdBorderBottom） = wdLineWidth075pt

.Rows（1）.Borders（wdBorderBottom） = wdLineWidth050pt

End With

Selection.Tables（1）.Rows.Alignment = wdAlignRowLeft

End Sub

本刊圖表標(biāo)題與正文不同，因此需要單獨(dú)設(shè)計(jì)宏程序，此外，本刊“圖”“表”的字體為黑體，又與圖表標(biāo)題的其他字體不同，對(duì)排版人員來說，一一校對(duì)修改，工作量較大。宏的設(shè)計(jì)思路是查找全文“段落標(biāo)記+表或圖+段落標(biāo)記”的段落，設(shè)定排版格式，然后查找“段落標(biāo)記+表或圖+圖表序號(hào)”在表或圖和圖表序號(hào)中間加上空格，最后查找“段落標(biāo)記+圖或表”加粗。核心代碼如下：

.Text = “（^13）（[表圖]）*@（[0-9]）”

.Replacement.Text = “1^l23”

……

Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles（“樣式4”）

Selection.Find.Replacement.Font.Bold = True

With Selection.Find

.Text = “^l（圖）*@（[0-9]）”

.Replacement.Text = “12”

……

.Text = “^13[表圖]”

.Replacement.Text = “”

.Replacement.Font.Name = “黑體”

…

…

Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles（“樣式4”）

Selection.Find.Replacement.Font.Bold = True

With Selection.Find

.Text = “^l（圖）*@（[0-9]）”

.Replacement.Text = “12”

2.4 參考文獻(xiàn)

利用參考文獻(xiàn)校對(duì)軟件可以很好地完成參考文獻(xiàn)的校對(duì)，但不能進(jìn)行排版。本文對(duì)參考文獻(xiàn)進(jìn)行了排版，首先是設(shè)定參考文獻(xiàn)樣式，其次是設(shè)定字體，對(duì)參考文獻(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一，如將中文標(biāo)點(diǎn)如【】，（），：；。等統(tǒng)一改用英文標(biāo)點(diǎn)，多個(gè)空格的統(tǒng)一為一個(gè)空格，可以做到在格式上是完全統(tǒng)一的。代碼較為簡(jiǎn)單，與上述相似，此處略去。

3.討論

本文各個(gè)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)的效果見圖1。宏程序運(yùn)行速度快，3秒鐘內(nèi)即可運(yùn)行完畢，解放了編輯的簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)，極大地提高了編輯效率。在實(shí)際使用過程中，尚存在一些問題，如在術(shù)語(yǔ)替換時(shí)有時(shí)會(huì)替換不應(yīng)該替換的內(nèi)容，需要編輯對(duì)高亮處進(jìn)行核對(duì)；在層次標(biāo)題的排版上因不能識(shí)別正文中以數(shù)字開頭的段落，會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)；在圖表標(biāo)題的排版上，因部分圖表標(biāo)題前面沒有段落標(biāo)記無法識(shí)別。上述問題雖然存在，但出現(xiàn)的情況相對(duì)較少。宏程序設(shè)計(jì)完成后，筆者將其推廣給所有編輯和排版人員，并將宏設(shè)定為快捷按鈕，固定在快速功能欄上，只需點(diǎn)擊按鈕即可完成宏程序，更加方便快捷。

編校工作是勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)性勞動(dòng)較多的工作，長(zhǎng)時(shí)間的校對(duì)工作不可避免地產(chǎn)生差錯(cuò)[7-8]，采用自動(dòng)化排版校對(duì)可以有效降低錯(cuò)誤率，提高編輯工作效率。

筆者將繼續(xù)探索宏程序的更多應(yīng)用，如自動(dòng)校對(duì)參考文獻(xiàn)標(biāo)引，自動(dòng)規(guī)范常見縮略語(yǔ)等。利用自動(dòng)化工具減輕編輯重復(fù)的機(jī)械性勞動(dòng)，提高編輯的創(chuàng)造性工作時(shí)間比例，是本刊的發(fā)展方向，也是科技期刊編輯的發(fā)展趨勢(shì)。