政采云平臺(tái)在醫(yī)院后勤物資采購管理中的應(yīng)用

張丙淑，馬玲

1 中國科學(xué)院大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院·浙江省腫瘤醫(yī)院 (浙江杭州 310022)；2 中國科學(xué)院基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)與腫瘤研究所 (浙江杭州 310022)

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院需要采購的物資越來越多，品種、規(guī)格越來越繁雜，后勤物資保障工作也隨之增多，繼而增加了采購人員的工作壓力和管理壓力。傳統(tǒng)后勤物資采購模式存在較多的問題，如采購成本高、采購模式單一、采購行為監(jiān)督不到位等，所以提高采購效率，完善采購管理機(jī)制，規(guī)范采購行為，一直是后勤物資保障工作努力的方向。為了適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”的發(fā)展趨勢(shì)[1]，充分發(fā)揮政府采購的政策導(dǎo)向功能，優(yōu)化營商環(huán)境，構(gòu)建公開、透明、高效的網(wǎng)上交易平臺(tái)，依托互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的政采云平臺(tái)應(yīng)運(yùn)而生。政采云平臺(tái)的實(shí)施解決了政府采購尋源難、核價(jià)難、監(jiān)管難等一系列難題，打造了采購人員、供應(yīng)商、平臺(tái)三方協(xié)作發(fā)展的新格局。本研究結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，以后勤物資采購為出發(fā)點(diǎn)，分析了傳統(tǒng)采購模式存在的問題以及政采云平臺(tái)的應(yīng)用優(yōu)缺點(diǎn)，并提出了針對(duì)政采云平臺(tái)的改進(jìn)措施。

1 政采云平臺(tái)的概念

“政采云”是政府采購云平臺(tái)的簡稱。政采云平臺(tái)是全國首個(gè)經(jīng)財(cái)政部批準(zhǔn)、按云計(jì)算架構(gòu)搭建的政府采購電子賣場試點(diǎn)項(xiàng)目，是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，充分運(yùn)用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，以政府采購電子化交易和管理為重點(diǎn)，涉及政府采購全流程、各領(lǐng)域、多用戶，集政府采購、網(wǎng)上交易、網(wǎng)上監(jiān)管和網(wǎng)上服務(wù)為一體的綜合型云服務(wù)平臺(tái)。政采云平臺(tái)是對(duì)傳統(tǒng)政府采購交易模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，支持多種交易模式，同時(shí)提供了涵蓋政府采購網(wǎng)、采購軟件管理、供應(yīng)商管理、中介代理機(jī)構(gòu)管理、商品庫管理、誠信預(yù)警、大數(shù)據(jù)分析及報(bào)表統(tǒng)計(jì)的采購業(yè)務(wù)與財(cái)政監(jiān)管模塊，并不斷升級(jí)迭代，不僅可滿足日常小金額零星采購需求，如對(duì)于金額相對(duì)較低(分散采購限額或公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)以下)、市場品類豐富的標(biāo)準(zhǔn)化商品或服務(wù)，通過簡易的電商直購、在線競價(jià)等方式和簡易流程實(shí)施采購，還可滿足個(gè)性化需求，如專業(yè)、高效的線上醫(yī)療設(shè)備交易平臺(tái)，科研儀器設(shè)備及試劑、耗材采購平臺(tái)，以及面向政府、企業(yè)等各類采購人員提供咨詢、審計(jì)、維修等服務(wù)的平臺(tái)，可全程留痕確保交易行為陽光合規(guī)、公開透明、公平公正[2]。目前，大部分醫(yī)院主要通過網(wǎng)上超市直接訂購的方式，直接訂購適用于零星采購或者市場價(jià)格透明且波動(dòng)幅度不大的商品，具體流程包括采購人員通過網(wǎng)上超市直接向供應(yīng)商發(fā)起訂購，供應(yīng)商按照約定的時(shí)間確定訂單并進(jìn)行配送供貨或提供服務(wù)等，采購人員在此過程中可通過協(xié)商議價(jià)的方式降低采購成本。

2 傳統(tǒng)采購模式存在的問題

2.1 采購成本高

醫(yī)院后勤物資涵蓋臨床、醫(yī)技科室以及行政管理部門，內(nèi)容繁雜瑣碎。大部分醫(yī)院的后勤物資具有品種繁多、單次需求量少的特點(diǎn)，基本上很多物資僅是偶爾采購一次，醫(yī)院不能與供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系，不能全方面了解供應(yīng)商的供貨與服務(wù)情況，致使采購的物資價(jià)格與質(zhì)量并不成正比，造成了采購資金的浪費(fèi)。此外，為了拓寬采購渠道，采購部門需要多家奔走，增加了采購成本，尤其是對(duì)于貨源比較罕見的物資，很難保證采購到的物資價(jià)格在預(yù)算范圍內(nèi)且質(zhì)量好。

2.2 采購模式單一

目前，醫(yī)院較為常見的采購模式有3種，即政府集中采購、委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的委托采購以及醫(yī)院自行組織的采購。醫(yī)院后勤物資品種繁多，對(duì)于小金額、不在政府集中采購目錄中且急需采購的物資，大部分醫(yī)院采用現(xiàn)場確認(rèn)的自行組織采購模式，即采購部門通過線下超市墊資購買，再憑發(fā)票走經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事后進(jìn)行報(bào)銷，極易出現(xiàn)采購過程監(jiān)督不到位、滋生腐敗的現(xiàn)象。對(duì)于在政府集中采購目錄內(nèi)通用、小額、零星的物資，如日常辦公用品、辦公耗材等，常通過組織院內(nèi)議價(jià)的方式，以最低價(jià)格確定最終入圍供應(yīng)商，由供應(yīng)商按照中標(biāo)的價(jià)格進(jìn)行長期供貨，而未中標(biāo)的供應(yīng)商將在很長一段時(shí)間內(nèi)失去入圍機(jī)會(huì)，這種情況可能造成因低級(jí)錯(cuò)誤導(dǎo)致未入圍而產(chǎn)生糾紛的情況屢見不鮮，以及采購人員無法得到優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的服務(wù)。采購部門采購公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)以上的物資，常委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)公開招標(biāo)采購，其采購流程復(fù)雜，采購時(shí)間過長，無法滿足需求較急的科室。

2.3 采購行為監(jiān)督不到位

內(nèi)審科雖然是醫(yī)院的審計(jì)部門，但仍無法把控每種物資的采購環(huán)節(jié)，僅是對(duì)大金額采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，并且無法對(duì)事后合同、標(biāo)書審計(jì)、物資采購過程進(jìn)行全方位、嚴(yán)格的管控。很多醫(yī)院雖然要求紀(jì)檢監(jiān)察部門參與采購活動(dòng)[3]，但僅限于招投標(biāo)流程，且過于形式化，不能起到切實(shí)的作用。在組織架構(gòu)上雖然賦予財(cái)務(wù)科作為醫(yī)院采購監(jiān)管部門的職能，但仍會(huì)出現(xiàn)化整為零、小金額高頻次的采購活動(dòng)。此外，很多醫(yī)院對(duì)物資采購的認(rèn)識(shí)不足，且內(nèi)部監(jiān)督意識(shí)相對(duì)薄弱，常出現(xiàn)采購人員輪崗時(shí)間過長或未進(jìn)行規(guī)范輪崗的情況，增加了采購腐敗風(fēng)險(xiǎn)[4]。

3 政采云平臺(tái)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

3.1 降低采購成本

政采云平臺(tái)的線上采購模式不再受距離和時(shí)間的約束，可實(shí)現(xiàn)跨區(qū)交易合作，以及全省統(tǒng)一的商品庫、供應(yīng)商庫資源共享共用。此種線上采購模式為采購人員提供的死海量優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，可通過對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、生產(chǎn)品牌等多種因素后確定滿意的物資，以及通過互聯(lián)網(wǎng)溝通交流減少交通費(fèi)用及出差費(fèi)用，最大限度地降低采購成本。

3.2 提高交易透明度

物資采購從采購人員開始下單到領(lǐng)導(dǎo)審批、供應(yīng)商發(fā)貨再到貨物驗(yàn)收完畢，所有的環(huán)節(jié)均是在政采云平臺(tái)上完成，可避免線下交流導(dǎo)致的采購流程不公平、不公正情況，實(shí)現(xiàn)了政府采購全流程線上留痕操作，提高了監(jiān)管部門的監(jiān)管效率，規(guī)范了采購行為，防止了腐敗事件的發(fā)生。

3.3 實(shí)現(xiàn)在線監(jiān)督、評(píng)價(jià)供應(yīng)商

很多醫(yī)院因并未進(jìn)一步對(duì)入圍的供應(yīng)商建立評(píng)價(jià)機(jī)制，導(dǎo)致對(duì)供應(yīng)商提供的物資與服務(wù)缺乏相應(yīng)的評(píng)價(jià)與記錄，對(duì)供應(yīng)商檔案缺乏實(shí)時(shí)更新管理。政采云平臺(tái)通過建立政府采購誠信評(píng)價(jià)體系，可對(duì)供應(yīng)商的履約行為進(jìn)行在線評(píng)價(jià)，將有嚴(yán)重違規(guī)行為的供應(yīng)商列入黑名單，禁止其參加政府采購活動(dòng)；此外，可對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)物資的質(zhì)量、服務(wù)、價(jià)格等進(jìn)行多方面評(píng)價(jià)，并將其作為日后選擇的參考依據(jù)。

3.4 實(shí)現(xiàn)采購流程標(biāo)準(zhǔn)化

政采云平臺(tái)設(shè)置了物資采購審批流程，可對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化、統(tǒng)一化處理。相較于傳統(tǒng)的采購模式，其實(shí)現(xiàn)了線上辦理審批、備案等事項(xiàng)，防止了采購人員的隨意行為，縮短了時(shí)間成本。此外，政采云平臺(tái)可以保存采購記錄，方便后期查閱、了解采購過程中存在的問題，為制定采購方案提供可靠依據(jù)[5]。

3.5 保證物資價(jià)格規(guī)范化

醫(yī)院為了規(guī)范平臺(tái)供應(yīng)商發(fā)布物資行為，提高物資信息質(zhì)量，保障合規(guī)性，特制定物資發(fā)布規(guī)范及管理規(guī)則。供應(yīng)商在物資發(fā)布頁面均設(shè)有銷售價(jià)、市場價(jià)，政采云平臺(tái)會(huì)對(duì)物資價(jià)格進(jìn)行審核，只有經(jīng)過相關(guān)主管部門審核通過且采購價(jià)格不高于其他電商平臺(tái)價(jià)格的物資才可上架，若上架后供應(yīng)商私自更改采購價(jià)格甚至高于市場價(jià)格，則按照平臺(tái)規(guī)則進(jìn)行下架、凍結(jié)、關(guān)店等處理。此外，政采云平臺(tái)建立了統(tǒng)一且標(biāo)準(zhǔn)化的商品庫，可實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商物資價(jià)格、服務(wù)、質(zhì)量的統(tǒng)一比較，通過數(shù)據(jù)分析識(shí)別惡意降價(jià)或者提高價(jià)格的行為，以維持正常的價(jià)格范圍。

3.6 支持多種采購交易模式

為了提高物資采購決策的科學(xué)性和透明度，政采云平臺(tái)為采購人員提供了多種采購方式，如根據(jù)不同的采購需求，政采云平臺(tái)設(shè)立了電子賣場(含網(wǎng)上超市、在線詢價(jià)、反向競價(jià)、協(xié)議供貨+批量采購、定點(diǎn)服務(wù)、特色商品等)和項(xiàng)目采購(含公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、單一來源、競爭性談判、詢價(jià))功能模塊[6]，可實(shí)現(xiàn)多種交易模式，保證采購效率與競爭相結(jié)合；此外，為滿足個(gè)性化需求，設(shè)置了單品牌競價(jià)和多品牌競價(jià)，對(duì)于達(dá)到公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)以上的采購需求，可通過項(xiàng)目采購委托采購，由第三方招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)公開招投標(biāo)，極大地提升了透明度。

3.7 解決交易糾紛

若物資采購人員在與供應(yīng)商交易過程中發(fā)生爭議，在無法協(xié)商的情況下，可以向政采云平臺(tái)進(jìn)行舉報(bào)、申訴，政采云平臺(tái)在對(duì)相關(guān)事實(shí)進(jìn)行認(rèn)定后對(duì)違法行為予以逐級(jí)上報(bào)，請(qǐng)集采機(jī)構(gòu)或財(cái)政監(jiān)管部門處理。政采云平臺(tái)可為采購人員提供全流程云服務(wù)，供應(yīng)商應(yīng)依法履行政府采購合同和政府采購活動(dòng)中的各項(xiàng)承諾，包括但不限于發(fā)貨承諾、價(jià)格優(yōu)惠、商品和服務(wù)質(zhì)量保障、發(fā)票開具、退換貨和售后服務(wù)承諾等，此外，供應(yīng)商應(yīng)配合和支持采購人員、平臺(tái)、評(píng)審專家、財(cái)政監(jiān)管部門、行政監(jiān)管部門、審計(jì)機(jī)關(guān)和監(jiān)察機(jī)關(guān)等完成相應(yīng)的平臺(tái)管理、詢問或督查等工作。

4 政采云平臺(tái)存在的問題及改進(jìn)措施

4.1 質(zhì)量管控問題及改進(jìn)措施

供應(yīng)商入駐政采云平臺(tái)的要求是無嚴(yán)重的失信記錄。企業(yè)根據(jù)平臺(tái)的規(guī)定提交注冊(cè)申請(qǐng)，平臺(tái)審核通過后，企業(yè)最快在24 h內(nèi)即可免費(fèi)入駐成為供應(yīng)商，申請(qǐng)流程簡單但容易出現(xiàn)物資質(zhì)量不合格、交貨不及時(shí)、服務(wù)態(tài)度差、不誠信供應(yīng)商的情況。為了保障采購方的權(quán)利，政采云平臺(tái)應(yīng)聯(lián)合交易監(jiān)管中心從發(fā)布、審核、績效考核等環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位管控[7]，不定時(shí)對(duì)供應(yīng)商和物資質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、抽查，一經(jīng)各級(jí)監(jiān)管部門檢驗(yàn)、平臺(tái)抽查檢驗(yàn)、采購人員投訴舉證物資質(zhì)量不合格，立即按照平臺(tái)規(guī)則對(duì)該供應(yīng)商進(jìn)行處理。

4.2 監(jiān)管力度問題及改進(jìn)措施

通過政采云平臺(tái)采購物資的整個(gè)流程雖然公開透明，達(dá)到了提質(zhì)增效的目的，但在實(shí)際工作中，難以實(shí)現(xiàn)監(jiān)管的初衷。例如，采購人員可以線下與供應(yīng)商對(duì)接實(shí)際采購物資的規(guī)格型號(hào)、品牌數(shù)量和價(jià)格，供應(yīng)商再按照此需求進(jìn)行上架，提供送貨服務(wù)，因此就出現(xiàn)平臺(tái)顯示的物資品牌、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格與實(shí)際線下的物資不一致，導(dǎo)致違規(guī)采購更加隱蔽，不能保證采購真正透明化、規(guī)范化。為了解決上述問題，政采云平臺(tái)可建立系統(tǒng)登記機(jī)制，要求供應(yīng)商提供的貨物品種均應(yīng)符合財(cái)政部的品目分類標(biāo)準(zhǔn)，并與稅務(wù)發(fā)票系統(tǒng)的倉儲(chǔ)進(jìn)出記錄系統(tǒng)連接，要求供應(yīng)商所配送的貨物必須從倉儲(chǔ)系統(tǒng)發(fā)出；此外，設(shè)置交易行風(fēng)監(jiān)評(píng)員，對(duì)達(dá)到一定采購量和價(jià)值的訂單進(jìn)行不定期跟蹤抽查，對(duì)違規(guī)行為給予相應(yīng)的處罰。

4.3 個(gè)性化服務(wù)問題及改進(jìn)措施

政采云平臺(tái)可選擇的物資品種越來越多，但都是一些日常通用的物資，很難滿足研究機(jī)構(gòu)、高校、環(huán)境監(jiān)測(cè)、醫(yī)院的需求，如用于教學(xué)和實(shí)驗(yàn)的試劑耗材、用于科研的儀器設(shè)備以及普通實(shí)驗(yàn)材料等，尤其是普通實(shí)驗(yàn)材料，其專業(yè)性強(qiáng)、種類多、使用量大，雖然現(xiàn)階段部分高校采用了線上線下相結(jié)合的采購方式，但同時(shí)增加了采購工作量、降低了采購效率。政采云平臺(tái)可就高校、研究機(jī)構(gòu)的特殊性，邀請(qǐng)此方面的供應(yīng)商入駐政采云平臺(tái)，增加個(gè)性化服務(wù)板塊，為高校采購人員帶來多樣化選擇，為科研人員提供“采、監(jiān)、供、服”一戰(zhàn)式體驗(yàn)的科研服務(wù)平臺(tái)。

4.4 資源共建共享問題及改進(jìn)措施

目前，政采云平臺(tái)尚未開通預(yù)算指標(biāo)功能，不支持多種支付方式，為了更加便利，未來應(yīng)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上持續(xù)推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)與預(yù)算管理系統(tǒng)的有效銜接，拓寬支付方式，增加公務(wù)卡等網(wǎng)絡(luò)支付方式；根據(jù)法律法規(guī)，采用電子簽章進(jìn)行合同確認(rèn)、簽字以及辦理驗(yàn)收手續(xù)，最大限度地降低采購成本和供應(yīng)商的運(yùn)營成本。

5 小結(jié)

政采云平臺(tái)提供了成熟的運(yùn)營保障和大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)支持，降低了物資采購成本，提高了政府采購效率，采購流程全程留痕、信息公開，為采購人員提供了更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)及保障，促使政府采購活動(dòng)不斷創(chuàng)新和優(yōu)化[8]。但其仍存在不足，需要持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)，不斷規(guī)范，進(jìn)一步豐富供應(yīng)商和物資并對(duì)其加強(qiáng)監(jiān)管，最大限度地滿足采購方的需求，使平臺(tái)的功能發(fā)揮至最大，以便更好地服務(wù)于供應(yīng)商、采購方和監(jiān)管方。