“檔案大數(shù)據(jù)”在電力生產(chǎn)企業(yè)管理中應用分析

鄭 明 慧

(四川圣達水電開發(fā)有限公司，四川 樂山 614900)

0 前 言

隨著信息技術的飛速發(fā)展和“互聯(lián)網(wǎng)+”的無限延伸，數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化技術已深刻影響著人們工作和生活的各個方面，刺激著各行各業(yè)相關技術的不斷進步和發(fā)展。“智慧型”“科技型”“創(chuàng)新型”企業(yè)建設已逐漸成為企業(yè)發(fā)展的主題，相應的管理模式推陳出新[1]。其中的各級檔案管理工作也應勢而動，借助科技手段進行數(shù)字化檔案管理建設，這其中就包含許多電力生產(chǎn)企業(yè)借助數(shù)字檔案室的建立，各種管理和技術資料數(shù)量和類別不斷完善，龐大的資料數(shù)據(jù)庫構成“檔案大數(shù)據(jù)”，成為電力生產(chǎn)企業(yè)智能化、科學化發(fā)展強有力的數(shù)據(jù)支撐。

1 電力生產(chǎn)企業(yè)“檔案大數(shù)據(jù)”的構成

一般電力企業(yè)管理系統(tǒng)包含辦公自動化管理系統(tǒng)、電力生產(chǎn)管理系統(tǒng)、大壩安全管理系統(tǒng)、科技管理系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)等業(yè)務管理系統(tǒng)。其中辦公自動化管理系統(tǒng)主要形成企業(yè)在經(jīng)營管理過程的管理類材料，包括黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術等管理性文件。電力生產(chǎn)管理系統(tǒng)會形成電站運營期間的水庫運行、電力運行、設備運行等記錄文件，主要包括：生產(chǎn)計劃、總結、實施等管理文件，檢修、技改、維護等技術文件，發(fā)電量、水情、設備操作、缺陷記錄等臺賬。大壩安全管理系統(tǒng)會產(chǎn)生水工建筑物巡檢記錄、大壩安全監(jiān)測月報、大壩安全監(jiān)測年報等材料[2]。這些由各類業(yè)務管理系統(tǒng)產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)，經(jīng)過收集和整理，最后都集合到檔案管理系統(tǒng)進行統(tǒng)一分類管理，并根據(jù)歸檔和使用要求制定了不同的歸檔份數(shù)和保存期限。不同的資料除了紙質(zhì)文件形式外，還要將庫藏的實體檔案通過數(shù)字化技術轉為檔案數(shù)據(jù)，進行掃描刻盤，照片保存等。各個管理系統(tǒng)提供的檔案資料細分為各個板塊、各個階段、各個部位等，彼此相互區(qū)別，又互相關聯(lián)，龐大的資料量和邏輯關系就構成了電力生產(chǎn)企業(yè)檔案“大數(shù)據(jù)”。

先進的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，就是要使這些日常生產(chǎn)和管理過程中產(chǎn)生的資料不但按管理者使用習慣進行科學分類管理，減少日常人為工作強度，減少耗材，還要方便對各種歷史數(shù)據(jù)和信息的查找，借以分析和指導下一步的工作，更好地對電力生產(chǎn)設備設施運行情況進行監(jiān)管，優(yōu)化運行工況，科學地進行電力營銷。

2 電力生產(chǎn)管理運用“檔案大數(shù)據(jù)”

2.1 運用“大數(shù)據(jù)”簡化紙質(zhì)檔案的存儲量

為保證檔案保管和利用需求，傳統(tǒng)檔案部門對檔案的歸檔要求是滿足紙質(zhì)原件，并復制多套進行備份保管。隨著時代的進步和信息化發(fā)展，現(xiàn)普遍要求紙質(zhì)檔案和電子檔案同時歸檔的“雙軌制”管理，所以檔案人員會從辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)等各業(yè)務系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)中打印出一套紙質(zhì)版，再手工完成分類、組卷、排列、編號、編目、裝訂、裝盒、上架等工序，大大增加檔案人員工作量。經(jīng)過企業(yè)的發(fā)展和時間的積累，直接導致庫存壓力越來越大，庫房管理工作量也日益增加。

以一個大中型電站為例，每天會形成大量的水庫運行和電力運行的各式報表和數(shù)據(jù)，一臺機組一年就會產(chǎn)生幾十、上百卷案卷。以檔案雙軌制保管要求，每年遞增的整編數(shù)量和存放空間都不容小覷。目前開發(fā)的各類管理系統(tǒng)都能夠實現(xiàn)文件的在線形成、傳閱和處理。在各部門、各專業(yè)進行日常工作時，盡量采用管理系統(tǒng)進行無紙化辦公，并對產(chǎn)生的實體文件資料及時進行掃描、整理。在完成最后的審批后，根據(jù)事前設定的歸檔質(zhì)量和時間要求，通過安全管理途徑將電子文件匯入到檔案管理系統(tǒng)中，并按內(nèi)置規(guī)則自動分類，實現(xiàn)文件組卷、編目、歸檔業(yè)務流程的自動化。存儲相應的電子文件及其組件，并保持電子文件內(nèi)在的邏輯關系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)關系[3]。根據(jù)權限的設定，不同管理系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)只能提供必須的歸檔資料，并設置提醒功能，確保其歸檔時間符合要求。檔案資源在線利用時，對存取和訪問電子檔案過程要從數(shù)據(jù)轉移、備份恢復、病毒防范、身份鑒定、訪問控制等幾個方面加強權限管理[4]，對已收集、積累的電子文件的所有操作進行跟蹤、審計，確保資源不被濫用。同時制定應急預案，完善災難恢復機制，提高應急處理能力，管理者在檔案系統(tǒng)管理過程中，能保證檔案管理的安全性。對于外來實體資料，在采用原有“雙軌制”檔案管理的基礎上，充分利用檔案系統(tǒng)管理技術手段，通過審核、審批等必要的審簽程序和轉換為通用格式后，就可以減少正副本歸檔份數(shù)，實現(xiàn)以數(shù)字檔案歸檔為主的管理模式。

2.2 利用“大數(shù)據(jù)”協(xié)助電力企業(yè)開展設施、設備維護檢修管理

檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程[5]。水電工程生產(chǎn)運行后的檔案主要由電力生產(chǎn)管理類文件、科研項目類文件、基本建設類文件及設備儀器類文件材料形成，檔案服務利用主要體現(xiàn)在為工程驗收、設備檢修、投資評估、評優(yōu)評先等方面提供利用，為企業(yè)創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益。這個過程是滿足企業(yè)利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。

電力企業(yè)在進行日常生產(chǎn)過程中，對設備設施的維護管理必然要用到對設計資料和歷史數(shù)據(jù)的查詢。隨著數(shù)字檔案館網(wǎng)絡平臺的搭建，各業(yè)務管理系統(tǒng)都能達成相互間的資源共享和信息無縫交流，實現(xiàn)了系統(tǒng)間的高效協(xié)同與集成。檔案部門在推行網(wǎng)上服務、遠程服務及自助服務后，檔案管理系統(tǒng)能準確記錄利用者的利用行為數(shù)據(jù)，如人員構成、利用原由、利用內(nèi)容、載體類型、利用效果、服務時間等各方面的信息。這些數(shù)據(jù)的積累不僅全面反映檔案的服務利用情況，為創(chuàng)建更佳檔案服務模式提供參考，又可以延伸反推出相關信息用于協(xié)助各專項工作。例如，在電力生產(chǎn)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間，電力生產(chǎn)部門可以結合相關檔案利用數(shù)據(jù)和運行管理數(shù)據(jù)開展電站運維檢修項目的專題分析。檔案管理人員將用于電力設備資產(chǎn)管理、設備技術管理、技改大修管理等方面的利用數(shù)據(jù)定期推送給相關電力生產(chǎn)技術人員，電力生產(chǎn)技術人員通過相關文件的利用部位、利用頻次、利用效果，結合日常電力設備維護、檢修情況，對設備、設施易出現(xiàn)的問題進行綜合判斷，然后有針對性地制定整改方案，加強相關備品備件的定額管理，提前預防，及時消缺，大大提高工作效率。項目整改后，運行技術人員及時形成匯編材料，詳細記錄整改依據(jù)、整改內(nèi)容和整改效果，定期歸檔，作為今后生產(chǎn)運行管理的重要參考依據(jù)，提升電力企業(yè)對設備、設施的管理手段和管理水平。

2.3 利用“大數(shù)據(jù)”對合同單位進行評價管理

一個電站從項目設計到建設運營過程中，會因工作需要與相關市場主體達成各類協(xié)議，包括勘察設計合同、征地移民合同、工程承包合同、施工安裝合同、設備物資采購合同、監(jiān)理服務合同、檢測合同、維護保養(yǎng)合同等。電力企業(yè)在運行過程中，每年都會實施設備設施技改、維護、檢修和備品備件采購等項目，會涉及到不同的施工單位、廠家、專業(yè)服務機構的招標和合同簽訂程序。

如何選擇優(yōu)良的合作資源，維護企業(yè)利益，防范合同風險，這就需要管理人員進行必要的數(shù)據(jù)咨詢和分析。在這過程中，合同管理部門會事先對合同方提供的資信證明材料進行審查，對以往的信譽情況進行調(diào)查核實和評價。項目實施部門負責在實施過程中對合同方履約能力進行監(jiān)督和評價，對設備廠商提供的設備適用和質(zhì)量情況作出評判。檔案管理部門對合同方提供的各項材料歸檔情況進行審查和評價。各部門的密切合作，形成了對項目履約質(zhì)量的綜合評定，并在項目實施進行驗收階段通過《合同項目質(zhì)量(安全)驗收單》和《項目檔案移交清單》等文件反映?！逗贤椖抠|(zhì)量(安全)驗收單》主要反映業(yè)務部門及安全監(jiān)督部門對合同方完工后質(zhì)量驗收、服務工作評價意見和安全驗收結論。《項目檔案移交清單》主要體現(xiàn)承包方提交的歸檔文件是否已收集整理，文件的形成、來源是否符合實際，其內(nèi)容是否真實、完整、準確、系統(tǒng)，是否符合國家有關技術規(guī)范、標準和規(guī)程，其份數(shù)是否滿足歸檔要求，案卷質(zhì)量是否符合歸檔要求，項目歸檔文件材料是否有遺留問題等。兩個表單作為項目完工結算依據(jù)。結合兩個表單的評價效果，合同管理部門牽頭，在各項目結算資料提交時，建立各類合同意向單位評價數(shù)據(jù)庫，根據(jù)項目履約情況將其劃分為“優(yōu)良”“良好”和“不合格”單位，作為今后類似項目邀請、評標的依據(jù)，優(yōu)勝劣汰，杜絕不合格的承包單位和設備廠家參與到電站運行管理過程中。

3 結 語

信息化時代強大的推動力使傳統(tǒng)企業(yè)管理理念、對象、主體、平臺、方式等都在發(fā)生著改變。作為身處信息化時代的檔案人，在充分利用現(xiàn)代科技手段，做好檔案管理工作的同時，應該結合自身經(jīng)營管理項目內(nèi)容和實際情況，靈活運用檔案數(shù)據(jù)信息，迎合“檔案大數(shù)據(jù)”時代的到來，探索性地思考如何更好地、創(chuàng)造性地開展工作，通過對自身專業(yè)管理水平的提高，促進企業(yè)管理效率的進步，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。