淺析建筑工程資料管理常見問題及規(guī)范管理之措施

鄭麗梅

四川省第一建筑工程有限公司 四川 成都 610000

引言

建筑工程資料作為直接反映整體建筑項目的指標性文件，在項目的跟進、建設、移交和后期的運營維護中都起著重要的作用。而建設工程大部分周期長、中斷性明顯、根據(jù)建筑工程所在地的季節(jié)或氣候變化而變化，并涉及多種建筑材料、生產(chǎn)工藝，因此對其相關資料的有效整理、匯編、保管顯得尤為重要，所以，各工程項目管理單位和后期運營維護單位，應正視建筑工程資料管理的復雜性、隨機性、時效性、真實性和綜合性，一方面實現(xiàn)資料的科學有效化收集，另一方面通過管理人員素質的加強，實現(xiàn)建筑工程資料的正確化、規(guī)范化管理，為后期的信息查閱、使用、檢修等提供技術性的保障。

1 建筑工程資料的基本內容

1.1 施工準備階段的建筑工程資料

在建筑工程的施工準備階段所包含的工程性資料主要源于地質的勘測數(shù)據(jù)、工程前期進行測量的相關內容、制定的工程操作計劃、指導性文件，管理措施以及審批合格的施工圖紙、現(xiàn)場調查報告、基本的工程準備、進展，并一式兩份，分為原件和復印件，此部分的工程資料可以為后續(xù)工程的開展奠定準確性基礎。

1.2 施工階段的建筑工程資料

施工階段的建筑工程資料是整體建筑工程中比重最大、內容最多、最為細致的部分，包含了各施工環(huán)節(jié)的檢查記錄、維修記錄、施工耗材、入場的檢驗報告、使用記錄、各不同施工環(huán)節(jié)的驗收情況、各施工單位所提交的工程需要、人員進出場管理規(guī)范、工程變更記錄、問題審核記錄等各主要和細節(jié)部分內容。

1.3 竣工階段的建筑工程資料

竣工階段的建筑工程資料是工程的整體性總結性文件，包含竣工驗收報告、圖紙、檢測驗收、安全報告以及工程施工過程中的各種協(xié)商性文件、往來函件、會談記錄、會議紀要等工程資料 ，是對工程進行多方位驗收、整合、總結的重要文件。

1.4 最后整理階段的建筑工程資料

對工程資料進行最后的整理時要將工程生產(chǎn)建筑過程中的所有資料進行整理，按照建設工程文件歸檔規(guī)范及相關要求進行整理、匯編、裝訂、歸檔及移交。既包含整體的工程資料，還包括最后階段的驗收報告、竣工圖等內容[1]。

2 建筑工程資料管理的相關要求

2.1 健全的建筑工程資料管理制度

科學有效的管理制度是開展資料管理工作的首要前提，只有擁有正確的管理方式，才能保障管理工作的按序開展、有效開展，并依據(jù)建筑工程施工不同階段隨時跟進落實建筑工程資料的收集和管理工作，并避免管理的混亂無序。

2.2 具有綜合素質的建筑工程資料管理人員

良好的工程資料管理還要求相關單位委派具有綜合素質的管理人員，一方面具有專業(yè)的建筑工程資質，可以在收集資料時及時發(fā)現(xiàn)相關問題；另一方面具有文檔管理的專業(yè)性，使資料管理有序開展。

2.3 規(guī)范的建筑工程資料匯編或書寫標準

對建筑工程資料進行匯編和書寫時，必須嚴格按照國家或地方的相關規(guī)定，使工程資料標準化，既可以方便資料的隨時調用，也可以方便后期依照工程資料對工程進行分析或管理[2]。

3 建筑工程資料管理中的常見問題

3.1 建筑工程資料管理制度不夠完善

由于現(xiàn)有的建筑工程資料管理制度和標準不夠完善，導致各建筑工程在實際進行資料管理時存在較多的制度性漏洞，無法對整體管理工作進行有效的束縛或制約，一方面降低了資料的管理質量，無法保證資料的真實性完整性，在后續(xù)施工時的再次引用過程中會直接影響整體的工程進度或質量，造成工程的經(jīng)濟損失；另一方面則導致資料管理人員的工作開展混亂，資料收集不夠系統(tǒng)科學，信息質量下降。管理的不到位降低了管理的效率、使用效率[3]。

3.2 建筑工程資料管理人員素質能力不足

部分建筑工程管理者在選用工程資料管理人員時缺乏對其專業(yè)能力的考核，導致相關人員在進行資料的篩選、審核、保管時，不能依照建筑工程資料的管理經(jīng)驗、管理專業(yè)能力，實現(xiàn)有序管理、科學管理、完整管理，嚴重影響了工程資料管理的質量，導致在施工準備時無法以相關資料指導后續(xù)工作、在竣工階段也出現(xiàn)了資料的遺失缺漏問題。

3.3 建筑工程資料收集不夠系統(tǒng)、科學、完整

想要實現(xiàn)對建筑工程資料的準確化管理，前期應該實現(xiàn)資料的準確收集，而部分資料管理人員由于不了解工程開展所涉及的多方面內容，在處理復雜廣泛的數(shù)據(jù)信息時，無法判斷其準確性、完整性、細節(jié)性，一方面無法實現(xiàn)資料的真實復核和準確對比，另一方面則導致在匯編整理時書寫錯誤，影響資料的有效利用，同時由于收集的資料不夠完整，導致各資料之間的協(xié)調性不夠明顯，由于信息錯漏或缺失導致整體施工質量出現(xiàn)問題。

3.4 建筑工程資料移交滯后

由于建筑工程本身的復雜性，導致在資料進行管理時需要與多個單位在多個環(huán)節(jié)進行資料的移交，如與建設、設計、監(jiān)理和施工部分的工作交接，尤其是在施工竣工階段，需要將完整的建設工程資料移交到接收單位，但由于工程資料的收集整理缺乏時效性或資料驗收制度不夠完備，經(jīng)常發(fā)生資料移交滯后的問題，既導致部分建筑企業(yè)受到行政處罰，又會對工程的整體完成進度產(chǎn)生負面影響。

3.5 建筑工程資料匯編混亂

對建筑工程資料進行整理和匯編，需要按照固定的標準、采用科學的模式對內容進行整理，但不同的建筑單位工程在進行資料匯編時通常選擇利于自己操作的方式，忽略了對工程匯編需求的考量，導致部分資料內容不夠真實或資料整理無序，使得建筑工程資料無法準確反映工程的真實情況，既影響后續(xù)工程維護，又影響了施工建筑方的施工信譽。

4 提高建筑工程資料管理質量的規(guī)范和措施

4.1 提高建筑工程資料管理的意識

想要提升資料管理質量，首先需要各建筑工程的管理人員充分認知到對工程資料進行有效管理的重要意義：其一，各相關管理部門應該制定相應的法律法規(guī)，讓各建筑施工單位充分認知到進行資料正確管理的必要性，以法律規(guī)定其針對性義務，并嚴格落實；其二，要加大對此方面工作的宣傳性和指導性，讓整個建筑施工環(huán)節(jié)和各部門員工都充分認知和了解到進行資料管理的意義；其三，需要普及相關的專業(yè)知識和法律信息，并擴大其影響力度，讓各環(huán)節(jié)各部門員工了解認知到進行工程資料管理與自身工作的必要聯(lián)系，通過相互監(jiān)督、相互管理實現(xiàn)管理意識的提高[4]。

4.2 建立健全建筑工程資料管理制度

為規(guī)避在建筑工程資料管理時的各種不良問題和現(xiàn)象，要建立健全相關的資料管理制度，將科學化管理落到實處：第一，應明確需進行管理的內容，以量化和標準化實現(xiàn)管理資料的準確性展示，方便管理人員實時進行核對，推進工作進度；第二，制定嚴格的獎懲機制，對于表現(xiàn)突出的資料管理人員進行相應的獎勵，反之則應使其承擔因管理不當而產(chǎn)生的后果，以責任制調動相關管理人員的工作積極態(tài)度；第三，要制定內部的第三方監(jiān)管制度，對資料管理工作進行隨時的抽查與監(jiān)督，保證資料的真實性和完整性。

4.3 打造專業(yè)的建筑工程資料管理隊伍

對工程資料的管理是由人所進行的管理工作，所以相關單位要立足本建筑單位的實際情況和工程開展的具體工藝、周期，打造專業(yè)的資料管理隊伍，一方面落實管理人員對相關工程的專業(yè)性了解和認知，可以在收集資料整理資料時實現(xiàn)初步的基本的判斷；另一方面則需要具有良好的文檔收集、整理技能，保證資料管理的科學性，規(guī)范性，同時還應對資料管理人員開展不定期的培訓工作，讓相關人員了解工程開展的最新進展、動態(tài)、重要環(huán)節(jié)，對其資料審核和收集起到輔助作用。

4.4 加強對建筑工程資料的收集

對資料進行收集是開展資料管理工作的前提，由于建筑工程的體量大，涉及面復雜，所以在進行資料收集過程中需要依照完整科學的工程管理制度和資料管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。要做到工程資料收集的科學和及時，對于相關合作方可以適時采用監(jiān)督或督促的方式，要求其按規(guī)定時間提供相應的、完整的工程資料，避免由于資料收集延誤導致資料遺失或錯落。

4.5 落實對建筑工程資料準確性的審核工作

建筑工程資料除了在后期可以幫助接收單位進行相關工程的維護和保養(yǎng)工作，還直接決定了施工工程的施工和結算工作，所以相關資料管理人員應當確保資料的準確性，在收集時一方面要按照固定的標準和規(guī)范進行資料的整理，另一方面要對資料信息進行準確性的審核和檢驗，并落實簽字移交制度，以責任制強化資料移交的準確性，在整理過程中也要標明資料的來源，保證其可追溯性，另外要做到原件、復印件分別存放。

4.6 對建筑工程資料進行整理價值的篩選

雖然建筑工程資料需要涉及整體工程的各環(huán)節(jié)和各階段，但不意味著在整體建筑中所產(chǎn)生的每一份資料都需要進行收集和整理，這就需要管理人員具有資料的價值篩選和判斷能力，根據(jù)已有的資料管理規(guī)范和流程，選擇具有實際指導意義的資料，并依據(jù)工程的實際情況判斷其價值大小，分別以文字、影像、錄音等形式進行歸納整理和篩選，也可以方便后期進行使用。

4.7 按照相關規(guī)定進行建筑工程資料的準確匯編

建筑工程資料體量復雜，相關管理人員在收集和整理資料之后，應當對建設工程進行檔案式管理，在歸檔匯編中要按照正確的管理規(guī)范進行分批次、分類別的準確性管理；在對資料進行匯編時要確保資料與簽收、驗收單據(jù)統(tǒng)一完整，字跡清楚，無未了事項，并制作清晰的目錄表格對應具體內容；在整理過程中如發(fā)現(xiàn)資料存在涂改、損毀或丟失情況，應及時進行反應，并根據(jù)資料來源進行追責，如有需要向其他主管部門報送或備份的資料，則需要進行及時的分類存放、封存，并履行移交歸檔手續(xù)。

4.8 利用信息技術實現(xiàn)建筑工程資料的多載體整理和管理模式

常見的建筑工程資料多以紙質為媒體，雖然具有準確性和直觀性，但相關單位和管理人員也可以借由高速發(fā)展的信息化技術手段擴充資料的呈現(xiàn)或管理模式，如以膠片為基礎進行微縮品的展示，或用光盤進行聲音、圖像等電子文件的存儲，但在接收或管理除紙質載體的資料時，首先應該先對紙質內容進行嚴格仔細的驗收，并比對對應的其他形式的資料，保證資料的完整性和統(tǒng)一性；同時有條件的施工監(jiān)理單位也可以開發(fā)相應的管理軟件，以移動終端的記錄形式提升資料管理的多樣性、豐富性、及時性。對于施工現(xiàn)場不方便即刻進行收集或整理的內容，可以以移動終端進行備份，并明確標注待跟進事宜，也可以在資料移動管理中通過在線平臺跟蹤移交進展，方便第三方監(jiān)察機構隨時進行資料的抽檢。

5 結束語

建筑工程資料對建筑工程的順利開展、管理、后期維護都有著不可替代的作用，在資料管理過程中，相關人員應充分正視管理中存在的不足和問題，依照工程實際情況和相關的標準要求，從制度、人員、具體操作等各流程完善資料管理的具體工作內容和實施方法，以資料的科學化有效化管理提升整體建筑工程的施工質量，并打造相關單位的施工競爭核心力量。