大連理工大學(xué)信息化項(xiàng)目管理平臺(tái)建設(shè)方案

文/劉柱 李降宇 張鵬 郭曉明

2021 年3 月，教育部在《關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)代教育管理信息化工作的通知》中明確提出，高校需要“完善教育管理信息化制度體系，規(guī)范信息化建設(shè)項(xiàng)目的申報(bào)立項(xiàng)、招標(biāo)采購(gòu)和實(shí)施驗(yàn)收，規(guī)范信息資產(chǎn)的新增購(gòu)置、日常運(yùn)維和更新替代，形成信息系統(tǒng)名錄、數(shù)據(jù)資源目錄、服務(wù)事項(xiàng)目錄和信息基礎(chǔ)設(shè)施清單”。

為進(jìn)一步滿足國(guó)家對(duì)信息化工作的管理要求，提升高校信息化建設(shè)運(yùn)維及過程管理監(jiān)督能力，建設(shè)一個(gè)符合高校業(yè)務(wù)所需的信息化項(xiàng)目建設(shè)管理平臺(tái)，成為持續(xù)高效規(guī)范開展高校信息化工作的必然要求。

信息化項(xiàng)目管理現(xiàn)狀及問題

當(dāng)下，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于高校教學(xué)、科研以及管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域。但隨著信息化建設(shè)的深入，項(xiàng)目建設(shè)和管理等方面的問題也逐漸暴露，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1. 項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化不足。信息化建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的管理流程。教育部在《高等學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范（試行）》中要求：“高等學(xué)校應(yīng)制定數(shù)字校園建設(shè)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以保障數(shù)字校園建設(shè)運(yùn)行的順利開展和可持續(xù)發(fā)展?！备咝?yīng)通過自身對(duì)管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施利用、信息資源共享和應(yīng)用系統(tǒng)融合，提高數(shù)字校園建設(shè)效率和水平。[1]

2.項(xiàng)目實(shí)施“重建設(shè)、輕運(yùn)維”。信息化項(xiàng)目基本由建設(shè)單位負(fù)責(zé)系統(tǒng)的運(yùn)維工作。當(dāng)信息系統(tǒng)不再使用、無法使用或缺少運(yùn)維，就會(huì)處于失控失管或僵尸狀態(tài)，并繼續(xù)占用數(shù)據(jù)中心資源。

3.項(xiàng)目資金使用績(jī)效缺乏監(jiān)管。目前對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況的記錄基本依賴人工，紙質(zhì)文件存儲(chǔ)不便，查閱不便，更難做到各部門數(shù)據(jù)共享。[2]特別涉及跨年執(zhí)行的項(xiàng)目，需要申請(qǐng)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)結(jié)轉(zhuǎn)延續(xù)到下一年度，不能即時(shí)掌控項(xiàng)目資金使用情況，也不能準(zhǔn)確評(píng)價(jià)各項(xiàng)目資金使用績(jī)效。

4.項(xiàng)目考核評(píng)估難以開展。系統(tǒng)上線后，缺少對(duì)系統(tǒng)定期的考核評(píng)價(jià)。需要建立相應(yīng)的系統(tǒng)考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)信息化建設(shè)工作和應(yīng)用效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括對(duì)運(yùn)行情況、用戶使用效果等的考核評(píng)價(jià)。以評(píng)促建，引導(dǎo)信息化建設(shè)不斷向更高水平發(fā)展。

建設(shè)思路及目標(biāo)

高校信息化建設(shè)管理平臺(tái)依托《教育信息化2.0 行動(dòng)計(jì)劃》和《中國(guó)教育現(xiàn)代化2035》進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，以“優(yōu)化高校管理模式，提升高校治理能力”為目標(biāo)，圍繞系統(tǒng)可行性分析、立項(xiàng)、預(yù)算、采購(gòu)、建設(shè)（需求分析、設(shè)計(jì)、開發(fā)測(cè)試、部署實(shí)施、上線試運(yùn)行）、驗(yàn)收、運(yùn)維、結(jié)束等的八個(gè)階段十二個(gè)環(huán)節(jié)，構(gòu)建覆蓋高校信息化全生命周期的管理平臺(tái)，具體業(yè)務(wù)流程如圖1 所示。

高校信息化建設(shè)管理平臺(tái)系統(tǒng)的主要建設(shè)目標(biāo)如下：

1.規(guī)范信息化建設(shè)管理業(yè)務(wù)流程，覆蓋項(xiàng)目可行性分析、立項(xiàng)申報(bào)、項(xiàng)目預(yù)決算、項(xiàng)目采購(gòu)、等保管理、建設(shè)過程管控、試運(yùn)行、驗(yàn)收、運(yùn)維、考核評(píng)價(jià)等全過程，實(shí)現(xiàn)信息化項(xiàng)目全生命周期統(tǒng)一監(jiān)管。

2.強(qiáng)化系統(tǒng)安全運(yùn)維保障，運(yùn)維管控將貫穿系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)的全過程，避免出現(xiàn)僵尸系統(tǒng)，為信息化建設(shè)的考核評(píng)價(jià)提供數(shù)據(jù)支撐。

3.實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)融合，與信息化基礎(chǔ)平臺(tái)、采招系統(tǒng)、國(guó)資平臺(tái)、辦事大廳、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行業(yè)務(wù)集成和數(shù)據(jù)共享，形成覆蓋建設(shè)單位、信息化主管單位、信息化辦、財(cái)務(wù)、招采、國(guó)資等多部門共同參與的業(yè)務(wù)管理流程，為優(yōu)化建設(shè)過程提供有力支持。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

大連理工大學(xué)依據(jù)信息化建設(shè)管理流程，規(guī)劃設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能架構(gòu)。系統(tǒng)整體分為四層，主要包括用戶層、業(yè)務(wù)層、基礎(chǔ)層和數(shù)據(jù)層。

第一層是數(shù)據(jù)層，構(gòu)建整個(gè)信息化建設(shè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)層，提供數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、查詢、管理等功能。

第二層是基礎(chǔ)層，與信息化基礎(chǔ)平臺(tái)、工作流平臺(tái)集成，為信息化建設(shè)管理系統(tǒng)提供統(tǒng)一身份認(rèn)證、角色管理、消息集成、數(shù)據(jù)交換和工作流配置等。

第三層是業(yè)務(wù)支撐層，包括過程管理、付款管理、預(yù)決算管理、等保管理、運(yùn)維管理、統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)上報(bào)、考核評(píng)估、系統(tǒng)管理等九個(gè)模塊，覆蓋了從項(xiàng)目申報(bào)到項(xiàng)目終止的全生命周期管理，為信息化主管部門實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的考核評(píng)價(jià)提供數(shù)據(jù)支撐。

第四層是用戶交互層，提供覆蓋了信息化主管部門、項(xiàng)目建設(shè)單位、財(cái)務(wù)部門、信息化項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)單位的四種角色，并為四種角色提供個(gè)性化的工作臺(tái)。

主要功能設(shè)計(jì)

學(xué)校信息化建設(shè)管理平臺(tái)核心是對(duì)建設(shè)過程的管理，主要包括入庫(kù)管理、立項(xiàng)管理、預(yù)決算管理、等保管理、項(xiàng)目啟動(dòng)管理、建設(shè)管理、部署管理、試運(yùn)行管理以及驗(yàn)收管理模塊。通過對(duì)項(xiàng)目從申請(qǐng)到驗(yàn)收的全過程管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化管理的數(shù)據(jù)積累、過程管控，為信息化項(xiàng)目建設(shè)者和參與者提供管理方法和手段。本文介紹以下幾個(gè)重要功能模塊：

1.入庫(kù)管理模塊。入庫(kù)管理作為建設(shè)過程管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是建設(shè)單位進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)的前期儲(chǔ)備工作，是申請(qǐng)立項(xiàng)的前提和基礎(chǔ)。建設(shè)單位提交項(xiàng)目可行性分析報(bào)告，信息辦組織專家對(duì)項(xiàng)目可行性分析報(bào)告進(jìn)行審核。審核通過的項(xiàng)目進(jìn)入項(xiàng)目庫(kù)，并作為每年信息化立項(xiàng)項(xiàng)目的遴選來源，進(jìn)入立項(xiàng)評(píng)審環(huán)節(jié)。入庫(kù)管理為所有申請(qǐng)的項(xiàng)目建立項(xiàng)目庫(kù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。[3]。

2.立項(xiàng)管理模塊。在立項(xiàng)管理中，申報(bào)單位在線提交立項(xiàng)申請(qǐng)，經(jīng)網(wǎng)信中心技術(shù)部門線上評(píng)審、專家現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審等多輪審核后，立項(xiàng)通過的項(xiàng)目由系統(tǒng)自動(dòng)分配項(xiàng)目編號(hào)，并參加項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算審核，超過百萬的項(xiàng)目需經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)審批，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)審批通過標(biāo)志著立項(xiàng)完成。之后項(xiàng)目申報(bào)單位填寫立項(xiàng)任務(wù)書、等保定級(jí)等材料，并由信息辦組織技術(shù)評(píng)審，即可啟動(dòng)項(xiàng)目招采工作流程。

3.建設(shè)管理模塊。建設(shè)管理是對(duì)處于建設(shè)過程中的項(xiàng)目進(jìn)行管理與管控，具體包括建設(shè)方案審核、采招文件審核、合同管理、項(xiàng)目啟動(dòng)、試運(yùn)行管理、驗(yàn)收管理等模塊，覆蓋了項(xiàng)目從招采到驗(yàn)收建賬的全過程管理。項(xiàng)目立項(xiàng)結(jié)束后，即將項(xiàng)目基本信息以數(shù)據(jù)同步的方式推送給采招系統(tǒng)，待采招完成并簽訂合同后，采招階段的相關(guān)信息再以數(shù)據(jù)同步的方式推送至信息化建設(shè)管理平臺(tái)。

4.系統(tǒng)報(bào)廢或停止。當(dāng)信息系統(tǒng)因不再使用、無法使用或缺少運(yùn)維人員而失控失管后，建設(shè)單位可在線申請(qǐng)報(bào)廢或停止，并經(jīng)網(wǎng)信中心技術(shù)部門審批后注銷并關(guān)閉各類相關(guān)資源，包括服務(wù)器、域名、IP 地址、堡壘機(jī)配置、等保備案等，同時(shí)對(duì)系統(tǒng)集成的相關(guān)接口及數(shù)據(jù)進(jìn)行備份并釋放資源。信息辦備案后，建設(shè)單位在國(guó)資平臺(tái)上申請(qǐng)報(bào)廢處理。項(xiàng)目結(jié)束后應(yīng)整理項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)安全管理的相關(guān)記錄，以備上級(jí)主管部門查證。

5.搭建穩(wěn)定靈活的工作流平臺(tái)。信息化建設(shè)管理平臺(tái)涉及很多流程審批業(yè)務(wù)，一套穩(wěn)定靈活的工作流平臺(tái)十分必要。平臺(tái)具備可視化建模與集中運(yùn)行能力，支持運(yùn)用圖形化工具定制業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)和流轉(zhuǎn)規(guī)則，支持時(shí)間觸發(fā)、自動(dòng)跳轉(zhuǎn)和條件跳轉(zhuǎn)，流程相關(guān)節(jié)點(diǎn)的用戶可隨時(shí)查看流程的審批詳情，管理員同樣可以查看各個(gè)流程的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。

6.發(fā)送準(zhǔn)確及時(shí)的代辦消息。系統(tǒng)為滿足待辦事項(xiàng)、通知等提醒服務(wù)，與統(tǒng)一消息平臺(tái)集成，通過系統(tǒng)消息、短信、郵件、微信等方式進(jìn)行發(fā)送，并推送到門戶的“消息中心”。如果有新的系統(tǒng)消息，便會(huì)彈出一個(gè)提示框，在顯示系統(tǒng)消息條數(shù)的同時(shí)，伴有提示音樂，點(diǎn)擊后即可查看系統(tǒng)消息內(nèi)容。

7.與信息化基礎(chǔ)平臺(tái)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)深度融合。信息化建設(shè)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了與信息化基礎(chǔ)平臺(tái)和相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的深度融合，與統(tǒng)一身份認(rèn)證集成，實(shí)現(xiàn)身份認(rèn)證授權(quán)管理；與校園門戶集成，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄；與公共數(shù)據(jù)平臺(tái)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成和共享；與統(tǒng)一消息平臺(tái)集成，實(shí)現(xiàn)消息通知多渠道及時(shí)發(fā)布；與崗位角色管理平臺(tái)集成，實(shí)現(xiàn)通用崗位的靈活配置管理；與辦事大廳集成，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)登記和網(wǎng)絡(luò)安全整改等業(yè)務(wù)流程的集成對(duì)接；與采招系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息、采招信息、合同信息等數(shù)據(jù)交換共享；與國(guó)資管理平臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)驗(yàn)收建賬等相關(guān)數(shù)據(jù)交換共享；與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)付款信息、經(jīng)費(fèi)信息等數(shù)據(jù)交換共享。

系統(tǒng)建設(shè)成效

經(jīng)過近兩年的信息化建設(shè)管理平臺(tái)的實(shí)施，大連理工大學(xué)在以下幾個(gè)方面取得了較好的成效：其一，實(shí)現(xiàn)高校信息化項(xiàng)目線上業(yè)務(wù)申請(qǐng)和審批，讓“師生少跑腿、數(shù)據(jù)多跑路”成為現(xiàn)實(shí)，提升項(xiàng)目申報(bào)、審批效率；其二，項(xiàng)目進(jìn)度情況變得清晰，項(xiàng)目執(zhí)行中各角色職責(zé)明確，尤其是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以通過一系列的管理模板快速完成相應(yīng)管理節(jié)點(diǎn)的任務(wù)；[4]其三，平臺(tái)具備可視化的資產(chǎn)臺(tái)賬，形成校級(jí)信息化建設(shè)總控平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全校項(xiàng)目的整體把控。

信息化建設(shè)管理平臺(tái)上線后，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，逐步完成240 多個(gè)歷史項(xiàng)目的數(shù)據(jù)完善工作。系統(tǒng)科學(xué)地梳理信息化項(xiàng)目建設(shè)情況，提高項(xiàng)目管理的工作實(shí)效和監(jiān)管力度，構(gòu)建校級(jí)信息化項(xiàng)目資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息化項(xiàng)目全生命周期統(tǒng)一監(jiān)管，滿足國(guó)家對(duì)信息化工作的要求，提升信息化的安全運(yùn)維管理能力，發(fā)揮信息化后評(píng)估的作用，從而使高校信息化建設(shè)進(jìn)入良性循環(huán)。