行政審批檔案信息化建設(shè)的路徑研究

曹曉峰 吉林市龍?zhí)秴^(qū)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心

現(xiàn)階段，信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案工作模式發(fā)生改變，已由傳統(tǒng)人工管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、智能化的管理模式。信息化檔案管理模式體現(xiàn)出信息技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，為檔案信息的收集、儲(chǔ)存、使用等工作提供便利。現(xiàn)以行政審批檔案信息化建設(shè)的路徑為研究對(duì)象，對(duì)信息化檔案建設(shè)的作用進(jìn)行闡述，并針對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題，提出幾點(diǎn)建議，希望為相關(guān)人士提供一定參考。

行政審批工作比較復(fù)雜，會(huì)因?yàn)閷徟鷮?duì)象、審批內(nèi)容的不同，產(chǎn)生大量的檔案信息。信息化檔案管理可以強(qiáng)化檔案管理工作效果，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類(lèi)型檔案信息的集中管理，解決以往檔案管理中存在的問(wèn)題，增強(qiáng)行政審批檔案管理效果。

行政審批檔案信息化建設(shè)的重要作用

提升檔案信息化工作效率

在行政審批檔案管理工作中，將審批檔案與信息技術(shù)手段有機(jī)融合，可以為各部門(mén)審批工作的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)信息支持，保證審批工作的有序進(jìn)行，提升行政審批工作效率。在日常管理工作中，將信息技術(shù)運(yùn)用在檔案收集、處理、分析、保存等環(huán)節(jié)，可以優(yōu)化檔案管理工作流程與效果。與傳統(tǒng)人工檔案管理模式相比，信息技術(shù)的運(yùn)用可以實(shí)現(xiàn)行政審批信息化管理平臺(tái)的建設(shè)，促使行政審批工作順利進(jìn)行，從而保證檔案信息化的工作效率，為之后的行政審批奠定基礎(chǔ)。

為發(fā)揮行政審批檔案作用提供動(dòng)力

行政檔案信息種類(lèi)較多，具有內(nèi)容復(fù)雜、管理難度大的特征。因?yàn)樾姓徟ぷ魃婕安块T(mén)較多，所以會(huì)出現(xiàn)行政審批檔案共用的情況。由于紙質(zhì)檔案保存難度大，會(huì)因?yàn)榄h(huán)境、人為等原因出現(xiàn)各種問(wèn)題，從而無(wú)法使檔案被再次利用。信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，可以降低外部因素對(duì)檔案管理的不良影響，解決以往檔案信息使用效果不理想的問(wèn)題，為各部門(mén)資源共享提供支持。審批檔案在行政事業(yè)單位運(yùn)行中發(fā)揮著重要作用，運(yùn)用信息技術(shù)，可以更好地發(fā)揮審批檔案的作用，對(duì)行政審批及其他相關(guān)工作開(kāi)展具有重要意義。

優(yōu)化檔案管理水平

行政審批檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，可以為檔案事業(yè)創(chuàng)新與改革提供內(nèi)在動(dòng)力，推動(dòng)檔案工作高效開(kāi)展。發(fā)揮信息技術(shù)手段的資源共享、信息傳遞及時(shí)、儲(chǔ)存空間大的特殊優(yōu)勢(shì)，建立檔案信息化管理平臺(tái)，將行政審批檔案與信息技術(shù)手段有機(jī)融合，體現(xiàn)檔案的價(jià)值與作用。建立檔案管理平臺(tái)，工作人員可以通過(guò)該平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)索引，為相關(guān)工作開(kāi)展提供基礎(chǔ)保障。在信息技術(shù)手段的支持下，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式，避免重復(fù)翻閱帶來(lái)的損壞，于無(wú)形中提高檔案管理水平，為行政審批工作開(kāi)展提供便利。

目前行政審批檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

落后的思想觀念

傳統(tǒng)的行政審批檔案管理主要是以人工處理為主的管理模式。信息化檔案管理工作的開(kāi)展，可以凸顯檔案信息收集、信息儲(chǔ)存等的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，節(jié)約工作人員的時(shí)間成本，提高工作效率。信息技術(shù)手段運(yùn)用在歸檔、分類(lèi)、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)長(zhǎng)期運(yùn)行，以實(shí)現(xiàn)行政審批檔案信息化建設(shè)的目的。而目前部分工作人員思想觀念落后，沒(méi)有先進(jìn)的檔案信息化管理意識(shí)，導(dǎo)致信息收集、存儲(chǔ)以及運(yùn)用都無(wú)法順利進(jìn)行，這一問(wèn)題的出現(xiàn)，不利于行政審批檔案信息化建設(shè)水平的提高，無(wú)法為行政單位工作開(kāi)展提供動(dòng)力。

信息化建設(shè)水平落后

行政審批檔案信息化建設(shè)十分重要，是行政審批單位創(chuàng)新發(fā)展的動(dòng)力。筆者通過(guò)對(duì)實(shí)際工作情況分析，發(fā)現(xiàn)部分行政審批單位雖然引進(jìn)了數(shù)字化設(shè)備，建立了信息管理平臺(tái)，但是受人力資源、資金等方面的影響，無(wú)法發(fā)揮出信息管理平臺(tái)的作用，進(jìn)而提升檔案信息收集、處理效率。此外，行政審批涉及較多單位，需要各個(gè)部門(mén)之間做好資源共享，以推進(jìn)審批工作進(jìn)度。

檔案資料對(duì)接困難

行政審批工作與政務(wù)工作有著密切的關(guān)系，其是促使政務(wù)工作順利開(kāi)展的關(guān)鍵。行政審批與政務(wù)工作的有機(jī)融合，不僅可以落實(shí)政務(wù)部門(mén)的職責(zé)要求，還可以為政務(wù)部門(mén)工作的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支持，強(qiáng)化各項(xiàng)工作效果。但在實(shí)際操作中，筆者發(fā)現(xiàn)行政審批機(jī)構(gòu)的職能并沒(méi)有完全體現(xiàn)出來(lái)，從而影響了檔案資料的統(tǒng)一管理，造成檔案資料管理效果不佳。其原因在于各部門(mén)之間信息互動(dòng)不到位，出現(xiàn)了檔案資料對(duì)接困難的問(wèn)題，使管理者不能及時(shí)了解各項(xiàng)工作的進(jìn)展與實(shí)施情況。行政審批工作的實(shí)施需要多個(gè)部門(mén)共同配合，通過(guò)相互合作的方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)審批信息的統(tǒng)籌管理。因?yàn)楝F(xiàn)階段各部門(mén)檔案資料交流不暢，所以無(wú)法為相關(guān)工作開(kāi)展提供支持。

解決行政審批檔案信息化建設(shè)問(wèn)題的對(duì)策

明確檔案信息化建設(shè)策略

行政審批檔案管理工作需要明確信息化建設(shè)的策略，并落實(shí)在實(shí)踐中，為檔案管理工作開(kāi)展提供技術(shù)手段支持。當(dāng)前我國(guó)行政審批機(jī)構(gòu)已經(jīng)意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并采取多種不同措施，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供支持。促進(jìn)審批工作規(guī)范化、制度化，提高檔案管理工作水平，避免出現(xiàn)重復(fù)工作、遺漏工作等問(wèn)題，保證檔案信息的完整性，使行政審批檔案管理信息化工作得以順利開(kāi)展。

第一，明確行政審批資料類(lèi)型，立足于實(shí)際，建立有針對(duì)性的檔案管理流程，促使標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作的開(kāi)展。行政審批檔案管理類(lèi)型豐富，種類(lèi)復(fù)雜，且不同檔案有不同的管理標(biāo)準(zhǔn)與流程。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，需要對(duì)檔案的類(lèi)型進(jìn)行分析，明確檔案分類(lèi)，方便后續(xù)整理，并結(jié)合檔案的具體特征有效應(yīng)用。

第二，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善機(jī)制。行政審批機(jī)制建設(shè)需要對(duì)不同形式、類(lèi)型的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，結(jié)合信息化檔案管理要求確定統(tǒng)一的文件格式與保存形式，以此實(shí)現(xiàn)行政審批檔案規(guī)范化管理的目的。確定審批檔案機(jī)制后，要求工作人員按照機(jī)制要求進(jìn)行操作，避免不符合規(guī)定的檔案進(jìn)入信息管理平臺(tái)，對(duì)后續(xù)工作產(chǎn)生不良影響。

注重信息化行政審批檔案建設(shè)

思想是行動(dòng)的前提，轉(zhuǎn)變相關(guān)人員落后的思想觀念，為工作人員參與檔案信息化建設(shè)提供動(dòng)力。為解決工作人員思想認(rèn)知不到位的問(wèn)題，可以采取以下措施。

第一，構(gòu)建信息系統(tǒng)，為信息化檔案管理工作開(kāi)展提供操作平臺(tái)。在信息化檔案管理工作中，信息系統(tǒng)的建設(shè)不僅可以提高檔案管理水平，還可以創(chuàng)新檔案管理，促進(jìn)后續(xù)工作的高質(zhì)量開(kāi)展。行政審批機(jī)構(gòu)可以采取自主研發(fā)的方式構(gòu)建信息系統(tǒng)，以滿足自身對(duì)信息化檔案管理的需求，提升檔案管理效率。此外，還可以與第三方建立合作關(guān)系，建立行政審批檔案管理系統(tǒng)，為單位內(nèi)部工作的開(kāi)展提供支持。

以某市行政審批系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)包括企業(yè)在線申報(bào)、辦件在線審查、電子證照、電子檔案、電子監(jiān)察、辦件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、電子簽章、App應(yīng)用等功能，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了應(yīng)急管理系統(tǒng)許可工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，讓“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑路”，便利群眾辦事，提升群眾辦事滿意度。新系統(tǒng)還橫向?qū)恿硕鄠€(gè)部門(mén)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)互通共享，并增加了數(shù)據(jù)主動(dòng)推送、定期報(bào)送等功能，極大提升了行政審批的工作效率。這一系統(tǒng)提升了檔案信息收集與處理效果，有效解決了檔案信息資源不完整的問(wèn)題。

第二，檔案管理人員是推動(dòng)信息化檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展的因素之一。為了提升檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，應(yīng)做好人才培養(yǎng)工作，結(jié)合信息化檔案管理對(duì)從業(yè)人員的需求，采用多種培育方式，如業(yè)務(wù)交流、技能培訓(xùn)等，使檔案管理人員掌握信息化管理平臺(tái)的操作方法，熟練運(yùn)用信息化管理平臺(tái)開(kāi)展檔案保存、查詢等工作。行政單位應(yīng)意識(shí)到專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)的意義，明確個(gè)性化人員隊(duì)伍構(gòu)建思路，以提升檔案管理人員的職業(yè)能力為目的，以強(qiáng)化檔案管理人員的信息技術(shù)操作能力為切入點(diǎn)，進(jìn)行檔案管理人員的專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。

首先，組織技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)性。以員工實(shí)際需求為前提，建立個(gè)性化培訓(xùn)方案，提升專業(yè)技能。在培訓(xùn)時(shí)可以邀請(qǐng)行業(yè)專家舉辦講座，分享檔案管理的方法、技能，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，為行政審批檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展提供技術(shù)支持。其次，與高校建立合作關(guān)系，引進(jìn)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)專業(yè)教育的應(yīng)屆生，為專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)提供后備軍，還可以進(jìn)行高校招聘，解決檔案管理人員專業(yè)能力參差不齊的問(wèn)題，打造專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍。最后，面向社會(huì)人士進(jìn)行招聘，為優(yōu)秀人員隊(duì)伍建設(shè)工作開(kāi)展提供保障。

建立行政審批檔案信息化管理模式

行政審批單位包含較多類(lèi)型的檔案，應(yīng)用信息技術(shù)手段可以促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。為發(fā)揮行政審批檔案信息化的作用，應(yīng)做好以下工作。

第一，建立信息化管理制度。建立信息化管理制度，可以提高員工對(duì)檔案信息化工作的重視程度，提高員工的規(guī)范化工作意識(shí)，約束員工信息操作行為，對(duì)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念有很大幫助。在建立信息化管理制度之前，需要對(duì)行政審批單位工作流程進(jìn)行分析，結(jié)合審批要求制定信息化管理制度，并要求工作人員積極參與其中，落實(shí)信息化管理制度，為各項(xiàng)工作開(kāi)展提供基礎(chǔ)保障。信息化管理制度的建設(shè)，可以使員工在潛移默化中形成利用信息技術(shù)開(kāi)展工作的意識(shí)，為信息化管理工作的開(kāi)展提供保障。在信息化管理制度的約束下，可以將檔案管理與行政審批業(yè)務(wù)流程有機(jī)融合，促使行政審批檔案管理規(guī)范化發(fā)展。

第二，完善檔案管理制度。信息化管理模式能夠幫助檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，并在后續(xù)工作的開(kāi)展中，可以迅速進(jìn)行抽調(diào)查閱，為其他工作提供依據(jù)。不斷完善檔案管理制度，了解檔案管理的流程、要求，將此作為檔案管理的依據(jù)，為精準(zhǔn)開(kāi)展管理工作提供制度支持。一方面，明確行政審批檔案管理人員的工作責(zé)任與工作內(nèi)容。部分工作人員對(duì)自身的職責(zé)、權(quán)限等方面存在錯(cuò)誤認(rèn)知，并沒(méi)有意識(shí)到自身工作的重要性，從而出現(xiàn)態(tài)度敷衍、工作不積極的情況。實(shí)行崗位責(zé)任制度，可以增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感與使命感，使其對(duì)自身工作內(nèi)容、工作范圍等形成初步認(rèn)識(shí)，為工作的高效開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。建立崗責(zé)制度后，需要完善相關(guān)的配套設(shè)施，如獎(jiǎng)懲制度、考核評(píng)價(jià)制度，制定科學(xué)完善的規(guī)章制度，提升員工積極完成崗位工作的意識(shí)。另一方面，做好資源共享工作，要求相關(guān)職能部門(mén)參與其中，將部門(mén)產(chǎn)生的檔案信息上傳至檔案管理平臺(tái)，保證檔案信息的完整性。在行政審批中，各部門(mén)會(huì)產(chǎn)生較多的信息，為了提升檔案管理工作效果，發(fā)揮各部門(mén)的作用，需要建立資源互動(dòng)制度，提升各部門(mén)負(fù)責(zé)人的資源共享意識(shí)，提升檔案信息的全面性。

在各項(xiàng)規(guī)章制度的約束下，優(yōu)化檔案信息化管理模式、流程，展示信息化檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，促使行政審批檔案管理健康可持續(xù)發(fā)展。在實(shí)際工作中，還需要加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行，發(fā)揮管理制度的約束作用，提高行政審批單位管理水平，提升檔案信息化管理工作效率。

提升行政審批檔案信息安全

以往檔案管理工作中，由于信息安全管理不到位，會(huì)出現(xiàn)重要信息丟失的情況。為防止此類(lèi)問(wèn)題發(fā)生，提升行政審批檔案管理工作效果，可以從以下兩個(gè)方面入手。

第一，樹(shù)立信息安全管理意識(shí)，明確檔案信息安全管理工作的重要性。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，部分檔案管理人員缺乏安全防范意識(shí)，從而為不法分子提供可乘之機(jī)，出現(xiàn)重要信息丟失的情況。新時(shí)代下，檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行工作時(shí)，要樹(shù)立信息安全管理意識(shí)，主動(dòng)遵循安全操作要求，根據(jù)規(guī)章制度落實(shí)開(kāi)展工作，防止檔案信息丟失問(wèn)題出現(xiàn)。當(dāng)檔案管理人員形成信息安全管理意識(shí)后，會(huì)自覺(jué)維護(hù)檔案安全，防止因操作不當(dāng)帶來(lái)的消極影響。

第二，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，防止黑客或者病毒攻擊檔案信息平臺(tái)，提升檔案信息安全技能。在日常工作中，檔案管理人員要明確檔案信息安全管理的意義，借助多種有效技術(shù)手段，對(duì)檔案信息傳輸、保存等環(huán)節(jié)進(jìn)行安全管理，為檔案信息化建設(shè)提供保障。當(dāng)前市面上有很多類(lèi)型的安全防護(hù)技術(shù)，如防火墻、人臉識(shí)別、權(quán)限控制，等等。檔案管理人員可以根據(jù)自身需求，選擇適合適的防護(hù)技術(shù)進(jìn)行檔案安全管理工作，提高檔案安全管理水平，為檔案信息化建設(shè)構(gòu)建堅(jiān)實(shí)屏障。以防火墻為例，該技術(shù)手段的運(yùn)用可以對(duì)入網(wǎng)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，保證入網(wǎng)對(duì)象符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，是防止重要信息丟失的有效手段。在防火墻的輔助下，檔案管理人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)非法入侵，維護(hù)檔案信息安全。

綜上所述，行政審批檔案管理的信息化建設(shè)工作非常重要，可以提升檔案管理工作效果，優(yōu)化管理水平。因?yàn)闄n案管理人員對(duì)信息化檔案管理工作的認(rèn)識(shí)相對(duì)有限，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)種種問(wèn)題。因此，在信息化時(shí)代，要樹(shù)立檔案管理創(chuàng)新意識(shí)，引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)手段，完善行政審批檔案管理制度，構(gòu)建行政審批檔案信息化管理模式，使檔案管理工作在各項(xiàng)規(guī)章制度的約束下有序進(jìn)行。同時(shí)，做好信息安全防護(hù)工作，保證檔案信息的完整性，并通過(guò)有效的防控技術(shù)與信息化手段，維護(hù)檔案信息安全，防止出現(xiàn)重要信息丟失或者泄露的問(wèn)題，為行政單位的工作開(kāi)展提供技術(shù)保障。