地方本科高校內部控制信息化建設思考

陳端暐

（泉州師范學院，福建 泉州 362000）

自互聯(lián)網革命以來，人們的生活和工作都發(fā)生了巨大改變，與此同時經濟也越來越趨向于多元化發(fā)展。在過去幾年時間里，我國財務部陸續(xù)發(fā)布了一系列與高校財務相關的政策文件。2012年財務部頒發(fā)《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》，就建立高校內部信息化劃定了標準，對如何打造本科院校的內部控制體系，怎樣增強信息化系統(tǒng)在現實中的應用，以及本科院校開展活動涉及的經濟如何管理問題都有明確規(guī)定。實踐證明，妥善運用內部控制信息化系統(tǒng)，能夠使高校財務管理更加條理化，節(jié)約院校經費運轉交易成本，有效避免財務外流。財務部頒布文件確定的標準是以內部管理信息化為導向，以院校的資金流動為主體，通過院校的內部控制信息化來確保院校正常的運轉。

1 本科院校內部控制信息化建設必要性分析

隨著我們國家的經濟水平不斷上升，政府相關部門對于會計制度的建設要求也越來越規(guī)范、完善。與此同時，本科院校對財務工作的管理難度也在與日俱增。

1.1 學校財務內控管理規(guī)范化的現實需要

互聯(lián)網時代，本科院校對財務運轉信息化、數字化有著很大的需求。為滿足這一需求，讓學校財務內控管理走向實現規(guī)范化，帶動由人力形成的資金監(jiān)管方式轉向為由內部控制信息化的轉變，須建立健全的本科院校內部控制的智能化、快捷化、數字化體系。本科院校內部控制信息化本質上是通過信息技術建立一套智能管理體系，促進院校工作的高效運轉。本科院校要利用智能信息系統(tǒng)，掌控院校經濟流轉的全部過程和涉及到的重要環(huán)節(jié)，避免個人干擾，提高實際工作速度，實現經濟流轉的全程跟蹤。

本科院校建立、健全符合自身經濟運行體量的，符合當前時代發(fā)展趨勢的，與當前制度高度吻合的內部控制信息化系統(tǒng)，能夠快速提高學校的整體運轉速率和校園資源的利用率。打造內部控制信息化涉及到多個方面，能夠促進院校內各個工種的信息共享與數據共通，打破傳統(tǒng)思維的束縛，促進新形式、高水平的智能化校園建設，打造出適合新時代發(fā)展的服務生態(tài)環(huán)境。

1.2 監(jiān)督高校財務運行生態(tài)，使經濟活動透明化

會計審查與審計監(jiān)督機制是高校財務正常運行的良好保障。通過信息化的手段，深化高校財務監(jiān)督改革，加大對高校各項活動的事前、事中和事后的監(jiān)管力度，形成多環(huán)節(jié)、全方位、多角度的資金審查體制機制。拓寬財務資金的監(jiān)督邊界等手段，從對經費的簡單監(jiān)管發(fā)展到對整個資金鏈進行管理監(jiān)察，讓高校經濟活動的各個環(huán)節(jié)透明化，全程接受監(jiān)督。

與此同時，高校要保持對信息化財務活動監(jiān)督的科學性和獨立性，進一步推進放管服改革，著力引導自由發(fā)展的信息化方向，將學校各項工作涉及到的業(yè)務嵌入到內部控制信息化系統(tǒng)中，使資金的納入和支出都有跡可循，避免出現職權濫用、挪用公款等情況。

2 基于內部控制的高校財務信息化建設現狀

隨著社會對學歷的關注度越來越高，本科院校的學生基數逐年增多，高校對內部控制的需求也逐漸增大。通過內部控制系統(tǒng)，本科院?？梢匀媪私鈱W生的變動情況以及院校的財務流通細節(jié)。這對于高校規(guī)避風險、規(guī)范部門權力都有所幫助。但經過一段時間的實踐探索，本科院校的內部控制信息化建設也存在發(fā)展瓶頸，宏觀上的布局設計缺乏創(chuàng)新精神，很多項目只能為一個領域服務，不能形成良好的協(xié)調聯(lián)動機制，造成了信息孤島等，需要我們分析研究，予以完善。

2.1 內部財務管理信息化水平亟待提高

在互聯(lián)網革命到來之前，很多地方高校已經對內部信息化系統(tǒng)進行了長時間的建設。最早的是依靠人工管理，接下來是人工利用計算工具進行計算管理，現在發(fā)展成為了信息化管理。信息化系統(tǒng)運轉涉及很多內容，例如可以預約報備賬單，或者進入對應界面查詢財務資金的運轉方向，并可以通過系統(tǒng)來傳達學校下達的文件通知。信息化管理為師生的工作學習提供了便利，但在一些流程中仍然存在信息傳播不暢，數據孤島的現象。要著手解決這一問題，系統(tǒng)管理者還需對信息化財務管理系統(tǒng)進行進一步創(chuàng)新。相對于傳統(tǒng)財務管理系統(tǒng)來說，智慧化財務管理有著非常顯著的優(yōu)勢，下表1是兩者之間的對比。

表1 傳統(tǒng)財務管理與智慧化財務管理對比

2.2 學校各職能部分系統(tǒng)對接存在問題

高校各職能部門之間由于工作分工不同，具有各自獨立的工作系統(tǒng)，部門與部門之間的系統(tǒng)在數據存儲方式和讀取數據模式各不相同，缺乏協(xié)同。學校財務系統(tǒng)和其他職能部門財務系統(tǒng)由不同的軟件工程師開發(fā)，系統(tǒng)之間沒有統(tǒng)一的規(guī)范化標準，兩者的對接不暢通，降低了工作效率。

高?？蓮淖陨淼男枨簏c入手，借助財務信息網和院校的局域網來建設財務信息系統(tǒng)，實現院校的財務運轉一體化，實現數據的實時開放共享。但內部控制信息化系統(tǒng)在實際的運行中也存在一些問題。比如，高校老師會經常外出參加各種研討會，學生也常會外出代教師辦理采購服務工作。如果缺乏信息技術支持，只能通過簡單的信息記錄，這就導致財務信息呈現碎片化狀態(tài)，間接影響數據的互通共享。為此，學校應進行內部控制信息化系統(tǒng)的創(chuàng)新，在尊重個人隱私的基礎上，保證每一筆財務支出都有跡可循，避免出現職權濫用的現象。當前，本科院校的內部控制財務系統(tǒng)運行中還存在部門分割現象，不利于數據信息的共享互通，數據信息的常態(tài)化建設更顯得重要。

3 高校財務內部控制信息化建設優(yōu)化路徑

為響應國家對本科院校的統(tǒng)一化監(jiān)管要求，本科院校要以財務預算管理作為系統(tǒng)的主導，以資金的管理流動作為系統(tǒng)的核心要點，為學校的經濟運行內控提供科技性保障。

3.1 規(guī)范學生收費內部控制功能設置

由于各高校學生基數環(huán)比每年都在增長，學生繳費以及退費等經濟活動量隨之上升，這就導致學校的收費管理工作量繁重。高校需建立學生繳費內部控制信息化系統(tǒng)，完善服務流程，提升工作效率，滿足學生繳費、支出、退費等活動需求，實現學校與老師、學生間的資金交易數據化、電子化、明晰化、快捷化。

圖1 高校智慧管理平臺

高校的學生繳費總臺可以將其他二級學院的收費系統(tǒng)作為子系統(tǒng)納入進來，減少不必要環(huán)節(jié)，實現繳費工作統(tǒng)一化、一體化。收費總臺要對學生的繳費情況進行信息化錄入，提供個人信息采集、檢索查詢、時間等多方面的解決方案。

在高校內部控制信息化系統(tǒng)中，學費收繳平臺是重要的板塊之一，主要反映新學年學生繳納的學費、住宿費等各項費用。在功能設計中，還應包括退費、自動生成繳費單、退費單，以及多種支付方式等各種環(huán)節(jié)。此外，學費收繳平臺還要根據具體情況，反映特殊用途。如部分學生選擇向政府借貸等方式來繳納學費、住宿費，平臺要為這一部分學生提供特殊的繳費渠道，并且還要保存相關的賬單數據版，防止查賬時實際資金流與系統(tǒng)數據對應不上的狀況發(fā)生。系統(tǒng)還可以設置提醒功能，通過電子信息的方式通知逾期未繳費的同學。

內部控制信息化系統(tǒng)中的收繳費功能還應包含學生住宿費用的監(jiān)管情況，通過技術手段，使電子數據與學生的個人身份校園卡建立連接，將學生的個人繳費信息與寢室樓門禁卡進行綁定，以此實現信息監(jiān)管的點對點式全面覆蓋。在繳費時間范圍內，通過信息平臺向學生傳達繳費通知，告知學生收費情況，提醒學生繳費。這個功能的實現，要求對學生各項信息的錄入要準確，并對離校的，換寢室的部分學生信息及時更新。

為了方便財務工作和教務工作的有效銜接，可將學生繳費平臺與學校的本碩教務系統(tǒng)進行對接，開設功能性子系統(tǒng)，經如本碩教務管理系統(tǒng)、本碩涉及的各類收費電子信息傳入數據庫，以及各個項目的繳費記錄匯總，以此服務財務和教務工作的開展。其中，本碩教務管理系統(tǒng)要保障數據的經常性更新，并自動更新學生的學期績點、所在專業(yè)年級等個人信息。高校的收費平臺要通過終端保障數據的正常傳輸，達到數據化網絡共享目的。

3.2 差旅出行類經濟活動內部控制信息化

高校教師會由于科研需要，出處交流等原因經常性的出差。為解決這一過程之中涉及到的差旅費用，高校管理部門應設定相應的差旅服務平臺，利用差旅服務系統(tǒng)來掌握外出工作人員的資金運行情況。在職工出行之前，在系統(tǒng)中報備出行地點、車程等情況，以此來規(guī)范差旅活動，使之符合相關的制度標準。在差旅行程接近尾聲的時候，差旅人員可在通過系統(tǒng)申請差旅結束服務，并及時上傳整個過程之中保留的報銷憑證，以此來領取報銷金額。經過系統(tǒng)管理者和會計的多層審核后，由會計對差旅人員的花費進行報銷。

信息化差旅平臺，可以如實反映外來人員到本校的差旅費報銷、本校人員外出的報銷問題，以及相關人員去外國學習、調研或者國際間學術交流活動的報銷等。相比于傳統(tǒng)的報銷方式，內部控制信息化形式更加快捷，提升了工作效率。

3.3 預算申報類經濟活動內部控制信息化

按照本科院校對經費預算的標準，高校平臺應建設預算管理系統(tǒng)，包含經費預算申報、科研經費下達、對項目進行評估分析等功能。在此系統(tǒng)中，要開設對科研項目模板的編制功能，根據不同性質的項目分配規(guī)劃具體的頁面，根據具體的科研項目種類，細致化管理相關人員的經費，并在信息系統(tǒng)中保留分析模板，使高校內部控制的信息化建設進一步完善。

3.3.1 校內綜合預算

本科高校的校內綜合預算涉及幾個方面，主要包含項目的最初數據記錄、項目申報理由、相關人員對項目進行審核、批復的具體指示工作記錄等，這些功能可以使綜合預算從開始到結束都有跡可循，對于完善教育部職能部門對高校的監(jiān)督管理有很大的促進作用。

3.3.2 項目庫管理

項目庫管理是根據學校的具體發(fā)展情況，通過內部控制的方法，對學校不同部門、不同崗位、不同項目的需求進行全面綜合考慮，通過數據計算和數據分析負責人的討論研判，推動學校全面向前發(fā)展。在項目庫管理過程中，要對審批下來的項目進行跟蹤監(jiān)督，確保項目事前、事中和事后各個環(huán)節(jié)都存有完整的數據，避免學校資產流失。

4 結束語

互聯(lián)網革命以來，許多行業(yè)都在數字化潮流中不斷前行。本科院校的內部控制信息化是學校發(fā)展的必經之路，對于提高學校運轉速率有著積極的促進作用。打造信息化學校發(fā)展格局是學校發(fā)展的重要方向，深化信息化改革以及放管服改革都是從本科院校的內部著手，滿足學校的未來發(fā)展需求。文章以高校內部控制信息化建設為研究對象，系統(tǒng)探討了本科高校的財務系統(tǒng)與信息化系統(tǒng)進行對接的必要性和可能性，并提出了高校財務內部控制信息化建設的優(yōu)化路徑，希望借此來推進高校內部控制信息化系統(tǒng)的建設與發(fā)展，促進高等教育質量再上新臺階。