計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

郭兆東

（江陰市人民法院，江蘇 江陰 214400）

目前，我國(guó)正處于互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展時(shí)期，計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、5G技術(shù)等均得到了高效發(fā)展，大力推進(jìn)了我國(guó)現(xiàn)代化信息建設(shè)步伐。在此背景下，無(wú)論是國(guó)企還是私企等單位機(jī)構(gòu)，均需要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，積極與計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)進(jìn)行有效融合，從而促使計(jì)算機(jī)技術(shù)全面滲透與辦公室正常運(yùn)作與管理中，進(jìn)而全面革新辦公室工作模式，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，促進(jìn)辦公室工作結(jié)構(gòu)調(diào)整升級(jí)。由此可見(jiàn)，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用具有重要意義，是增強(qiáng)辦公室工作整體有效性的關(guān)鍵性技術(shù)。

1 信息處理技術(shù)及辦公自動(dòng)化概述

1.1 信息處理技術(shù)的概述

信息技術(shù)（Information Technology，縮寫(xiě)IT）是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱(chēng)。在信息技術(shù)支撐下能夠?qū)崿F(xiàn)信息的有效傳遞、獲取、檢測(cè)、處理、分析與整合，是提供信息應(yīng)用有效性的基礎(chǔ)。

1.2 辦公自動(dòng)化的概述

辦公自動(dòng)化理念被提出的時(shí)間可以追溯到二十世紀(jì)，是在互聯(lián)網(wǎng)背景下，為滿(mǎn)足辦公室現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展以及提高辦公效率與質(zhì)量應(yīng)運(yùn)而生的，是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)條件的新辦公室管理理念。辦公自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)技術(shù)密切相關(guān)，緊密聯(lián)合，要想實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化就離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)。辦公自動(dòng)化也可以被看作是一個(gè)系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)與操作人員是兩大主體，二者之間的聯(lián)系不可分割。

2 信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用意義

在計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)不斷發(fā)展的新形勢(shì)下，應(yīng)深化辦公自動(dòng)化發(fā)展，基于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)強(qiáng)化辦公綜合效值，從此可見(jiàn)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵技術(shù)，對(duì)推進(jìn)辦公自動(dòng)化發(fā)展具有重要的意義。如有助于提升辦公室工作效率。以辦公室綜合檔案管理為例，辦公室檔案管理對(duì)空間、人力等資源的需要較高，在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，需要由辦公室人員花費(fèi)大量的精力去管理、調(diào)取與整合。此外，對(duì)于大型企業(yè)或事業(yè)單位而言，其辦公科室較多，人員復(fù)雜，因此檔案數(shù)量與種類(lèi)是大量的，每天還會(huì)新增一定量的檔案數(shù)據(jù)，若不對(duì)綜合檔案進(jìn)行有效管理則會(huì)極大程度影響辦公室有序運(yùn)作，甚至阻礙有關(guān)工作落地執(zhí)行，為此必須側(cè)重綜合檔案管理，其中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)可以有效提高檔案管理成效。通過(guò)電腦檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)調(diào)取出相關(guān)檔案信息，便于提高檔案使用價(jià)值，同時(shí)還能夠有效緩解信息泛濫問(wèn)題，及時(shí)在海量信息中調(diào)取出有效的信息內(nèi)容。

3 信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的具體應(yīng)用

伴隨著計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)不斷深入發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)功能得以?xún)?yōu)化完善，使其憑借著自身先進(jìn)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，逐漸成為辦公室工作中舉足輕重甚至是不可獲取的關(guān)鍵性技術(shù)之一。由于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公室轉(zhuǎn)型升級(jí)中的運(yùn)用中對(duì)辦公自動(dòng)化運(yùn)行效果具有決定性作用，因此，為進(jìn)一步提高辦公自動(dòng)化水平與工作效率，應(yīng)促使計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)深度融合到現(xiàn)代化辦公室建設(shè)中，從而對(duì)辦公自動(dòng)化運(yùn)行結(jié)構(gòu)、流程進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)操作與運(yùn)行方式進(jìn)行簡(jiǎn)化，進(jìn)而推動(dòng)辦公自動(dòng)化快速發(fā)展進(jìn)程。

3.1 網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)成為辦公自動(dòng)化發(fā)展中的基礎(chǔ)技術(shù)，工作人員與客戶(hù)之間的溝通更加便捷，且溝通也不在僅局限于文字形式，可以利用視頻、圖片等多種形式，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)還能夠?qū)Σ煌问较碌奈淖?、圖片等信息進(jìn)行儲(chǔ)存或從中提取出有效的信息。

但需要注意的是，信息網(wǎng)絡(luò)作為一種先進(jìn)技術(shù)，其具有復(fù)雜的硬件、軟件和數(shù)據(jù)，這些是辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵，但其也極易受到威脅和破壞。由此可見(jiàn)，信息技術(shù)的不斷滲透，在給企業(yè)辦公自動(dòng)化帶來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也為企業(yè)帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，因此信息安全保密管理則為重中之重，基于此，深化信息安全保密管理具有重要意義，能夠切實(shí)維護(hù)各方經(jīng)濟(jì)利益。企業(yè)管理者需要提高對(duì)安全保密新技術(shù)引進(jìn)的重視程度，了解安全保密新技術(shù)對(duì)保障企業(yè)信息安全以及維護(hù)企業(yè)良好發(fā)展的重要意義。

3.2 數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)應(yīng)用

首先，收集與記錄數(shù)據(jù)信息。數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)是基于互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)的先進(jìn)技術(shù)，針對(duì)辦公中所產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，可以將其全部納入數(shù)據(jù)庫(kù)，避免數(shù)據(jù)丟失的同時(shí)，在數(shù)據(jù)中調(diào)取數(shù)據(jù)信息，以及實(shí)時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息比對(duì)，進(jìn)而通過(guò)全面的數(shù)據(jù)記錄掌握各個(gè)階段工作內(nèi)容，還能夠切實(shí)提高數(shù)據(jù)處理精準(zhǔn)性。

其次，整理與利用數(shù)據(jù)信息。收集與記錄辦公數(shù)據(jù)是利用數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)的第一步，為更好地發(fā)揮數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)價(jià)值，還應(yīng)利用數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)對(duì)辦公中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理與利用，從而根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求，生成直觀且清晰的圖表，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的獨(dú)立性的同時(shí)，借助數(shù)據(jù)信息明確下一步發(fā)展方向。在傳統(tǒng)辦公室工作過(guò)程中需要投入大量的人力，將會(huì)大幅度提高運(yùn)營(yíng)成本與資源消耗，而數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，可以迅速對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，提高數(shù)據(jù)處理效率與數(shù)據(jù)信息的可靠性。

最后，分析與挖掘辦公數(shù)據(jù)。推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化水平是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的核心目標(biāo)，將數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)運(yùn)用到辦公自動(dòng)化中，可以通過(guò)全面的辦公數(shù)據(jù)，有目的、有計(jì)劃、有針對(duì)性地制定不同的數(shù)據(jù)報(bào)表，從而通過(guò)分析與挖掘辦公數(shù)據(jù)，為相關(guān)制定活動(dòng)的開(kāi)展奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

3.3 決策支持技術(shù)應(yīng)用

加強(qiáng)決策支持技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策中的實(shí)際應(yīng)用，符合企業(yè)當(dāng)前辦公室發(fā)展要求，便于企業(yè)在投資審計(jì)過(guò)程中，積極對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行背景調(diào)查和市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)判，進(jìn)而使企業(yè)的投資項(xiàng)目具有實(shí)現(xiàn)價(jià)值，有效避免不合理項(xiàng)目的投資，促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

例如，對(duì)于辦公室人員來(lái)講，其工作目標(biāo)便是利用各種工具以及方法來(lái)有效參與單位規(guī)劃活動(dòng)、決策活動(dòng)、控制活動(dòng)以及評(píng)價(jià)活動(dòng)等，同時(shí)為這些活動(dòng)提供有價(jià)值以及準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息，促使單位戰(zhàn)略規(guī)劃能夠快速實(shí)現(xiàn)。因此，辦公室人員工作能力對(duì)保證辦公室有序運(yùn)轉(zhuǎn)以及促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展均具有重要作用，而計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，能夠?yàn)檗k公室人員提供高效的工作工具，從而全面提高辦公室人員工作能力。例如，以辦公室務(wù)人員為例，辦公室財(cái)務(wù)人員開(kāi)展會(huì)計(jì)工作時(shí)，通常都會(huì)用到滾動(dòng)運(yùn)算管理、本量分析以及作業(yè)成本管理等各項(xiàng)技術(shù)以及模型，并借此對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理和分析，工作量大而且較為復(fù)雜、枯燥、單調(diào)。計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)可以在數(shù)據(jù)挖掘的基礎(chǔ)上有效開(kāi)展數(shù)據(jù)處理工作、建立數(shù)據(jù)庫(kù)以及跟蹤數(shù)據(jù)分析，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)具備著更為強(qiáng)大的信息存儲(chǔ)能力以及高速運(yùn)算能力，對(duì)其進(jìn)行有效應(yīng)用可以顯著提升辦公室財(cái)務(wù)人員的數(shù)據(jù)處理能力，極大程度提升自身工作質(zhì)量以及工作效率。

3.4 WEB2.0技術(shù)的應(yīng)用

WEB2.0技術(shù)是隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展所應(yīng)運(yùn)而生的技術(shù)，現(xiàn)階段被廣泛地應(yīng)用與于各類(lèi)企業(yè)單位辦公室現(xiàn)代化建設(shè)中。我國(guó)目前正處于新技術(shù)、新理念高速發(fā)展時(shí)期，越來(lái)越多的現(xiàn)代化技術(shù)被用于社會(huì)生產(chǎn)生活中。在此現(xiàn)狀下，企業(yè)辦公模式也需進(jìn)行創(chuàng)新，從而與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展要求相適應(yīng)，進(jìn)而避免企業(yè)在技術(shù)高速發(fā)展中落后。其中WEB2.0技術(shù)則是計(jì)算機(jī)處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用中的主要技術(shù)表現(xiàn)，將其全面滲透與辦公室中，不僅能夠構(gòu)建現(xiàn)代化的辦公環(huán)境，能夠革新商務(wù)模式交流平臺(tái)，滿(mǎn)足辦公室工作人員個(gè)性化需求。

此外，WEB2.0技術(shù)應(yīng)用的最大優(yōu)勢(shì)就是商務(wù)模式交流平臺(tái)的打造，在此平臺(tái)上，辦公室工作人員與客戶(hù)之間可以進(jìn)行良好的溝通與交流，在WEB2.0技術(shù)支持下完成業(yè)務(wù)洽談與業(yè)務(wù)拓展。與此同時(shí)，基于WEB2.0技術(shù)下的辦公室互動(dòng)更加頻繁且簡(jiǎn)單快捷，能夠進(jìn)一步提升辦公室自動(dòng)化水平。

3.5 B/S型結(jié)構(gòu)的應(yīng)用

B/S型結(jié)構(gòu)也被稱(chēng)為B/S模式，其目前在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用較為普遍，是實(shí)現(xiàn)以及提高辦公自動(dòng)化水平的重要模式。B/S模式的發(fā)展基礎(chǔ)C/S模式，是在已有C/S模式下的優(yōu)化與完善，其主要是由三層體系結(jié)構(gòu)的C/S模式構(gòu)成的，具體詳見(jiàn)下表1。

基于表1可知，辦公室工作人員在B/S模式支持下，能夠充分應(yīng)用IE等瀏覽頁(yè)面進(jìn)行辦公，并在面對(duì)相關(guān)問(wèn)題是可以向?yàn)g覽器發(fā)送請(qǐng)求，瀏覽器會(huì)根據(jù)問(wèn)題給出相關(guān)反饋?，F(xiàn)階段B/S模式在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)四個(gè)方面：一是B/S模式的可操作性較強(qiáng)，且當(dāng)系統(tǒng)因?yàn)椴幻鲉?wèn)題出現(xiàn)故障時(shí)，也能夠在短時(shí)間內(nèi)被解決，且處理手段較為簡(jiǎn)單，二是B/S模式能夠與辦公室工作人員的多樣個(gè)性化需求相適應(yīng)，三是B時(shí)間、空間對(duì)B/S模式實(shí)際應(yīng)用中的約束較為薄弱，四是B/S模式對(duì)設(shè)備的要求較低?；贐/S模式的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，在諸多企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)中其得到了普遍應(yīng)用。

3.6 辦公智能化的應(yīng)用

從現(xiàn)狀來(lái)看，辦公室工作已經(jīng)從以往全部人力人為的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娝慊臓顟B(tài)，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)逐漸取代了一些相對(duì)較為低技能的低端工作。例如：智能財(cái)務(wù)管理平臺(tái)在辦公室計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的切實(shí)應(yīng)用，辦公室人員可以利用智能財(cái)務(wù)管理平臺(tái)上已有的相關(guān)財(cái)務(wù)、稅務(wù)等申報(bào)計(jì)算方法以及計(jì)算邏輯完成一系列需要計(jì)算的工作，不僅可以極大程度縮短人工計(jì)算時(shí)間，還能夠有效規(guī)避因人工失誤造成的計(jì)算錯(cuò)誤問(wèn)題發(fā)生，進(jìn)而便于提高辦公成效。又如在財(cái)務(wù)核算過(guò)程中，在計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)支持下，相關(guān)財(cái)務(wù)人員需要完成的過(guò)賬結(jié)賬以及科目匯總等相關(guān)工作可以在各種財(cái)務(wù)軟件的有效幫助下順利完成電腦自動(dòng)化操作。這不但有效節(jié)省了財(cái)務(wù)人員自身的精力以及時(shí)間，促使核算工作效率不斷提升，同時(shí)還能夠讓財(cái)務(wù)人員有機(jī)會(huì)去處理一些更為復(fù)雜的工作，使得財(cái)務(wù)人員的職能范圍得到了明顯的擴(kuò)增，進(jìn)而切實(shí)提升辦公室工作效率。

3.7 無(wú)線(xiàn)辦公系統(tǒng)的應(yīng)用

ZigBee和WiFi技術(shù)是無(wú)線(xiàn)辦公系統(tǒng)主要采用的無(wú)線(xiàn)通信技術(shù)，作用是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息傳輸。ZigBee和WiFi技術(shù)的使用頻率、傳遞速度、傳輸距離、傳輸方式、數(shù)據(jù)語(yǔ)音、最大功耗、連接設(shè)備個(gè)數(shù)、安全措施、主要用途分別為：868 MHz、915 MHz、2.4 GHz與 2.4 GHz、5.2 GHz；0.02 Mpbs、0.04 Mpbs、0.25 Mpbs與 6-54 Mpbs；30-70 m 與100 m；點(diǎn)到多點(diǎn)與點(diǎn)到多點(diǎn)；數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)；1-3 mW與100 mW；大于64000與50；32128密鑰與WEP加密；家庭、控制、傳感器網(wǎng)絡(luò)與無(wú)線(xiàn)局域網(wǎng)絡(luò)。無(wú)線(xiàn)呼叫設(shè)備圖見(jiàn)圖1。

圖1 無(wú)線(xiàn)呼叫設(shè)備

4 總結(jié)

綜上所述，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公室管理工作中的作用尤為顯著，有利于促進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)辦公室現(xiàn)代化、智能化管理目標(biāo)，為此開(kāi)展計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用研究具有重要意義，基于研究可知，在網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、文字處理技術(shù)、數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)、電子郵件技術(shù)、決策支持技術(shù)、WEB2.0技術(shù)、B/S型結(jié)構(gòu)、辦公智能化、無(wú)線(xiàn)辦公系統(tǒng)的應(yīng)用下能夠切實(shí)提高計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用成效。