淺析合同管理在國有企業(yè)管理中的重要作用

王玉霞

一、引言

合同是連接一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營或運(yùn)營的紐帶，是企業(yè)通向市場的橋梁，橋的一端是出售產(chǎn)品或服務(wù)的企業(yè)，另一端是購買產(chǎn)品或服務(wù)的用戶或顧客，這種作為“賣方”和“買方”的兩重身份每個(gè)企業(yè)都擁有，并且時(shí)刻在交替重疊，即企業(yè)在出售自己的產(chǎn)品或服務(wù)的同時(shí)，又在購買他人的產(chǎn)品或服務(wù)。合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，一個(gè)企業(yè)經(jīng)營成敗與合同、合同管理有著密切的關(guān)系，任何一方違反合同都將受到的法律、法規(guī)的制裁。特別是隨著社會(huì)主義法治建設(shè)不斷發(fā)展，伴隨著國有企業(yè)進(jìn)一步改制重組、逐步轉(zhuǎn)型成為自主經(jīng)營的市場主體，合同管理變得日益重要。

二、強(qiáng)化國有企業(yè)合同管理的重要性

1.強(qiáng)化合同管理有助于降低國有企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)設(shè)立的目的是開展各種生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，企業(yè)生產(chǎn)和提供的各種產(chǎn)品或服務(wù)都是用來交易的，而交易又都是通過合同來實(shí)現(xiàn)，防控好合同風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)管控的第一步。其他風(fēng)險(xiǎn)管理，包括戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)管理、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理、市場風(fēng)險(xiǎn)管理、運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)管理等，大都是在合同風(fēng)險(xiǎn)管理基礎(chǔ)上進(jìn)行，與合同風(fēng)險(xiǎn)防控緊密相關(guān)。同時(shí)，與一般風(fēng)險(xiǎn)不同，合同法律風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生原因、產(chǎn)生結(jié)果具有約定性，并且有比較明確的法律條文的指導(dǎo)，具有很強(qiáng)的預(yù)見性和可控性，只要加強(qiáng)管理就能夠防控到位。這也從一個(gè)側(cè)面說明加強(qiáng)合同管理不僅重要，而且切實(shí)可行，只要管好了，就能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營管理帶來可預(yù)期、有保障的實(shí)際效果。

2.強(qiáng)化合同管理有助于提升國有企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

作為國有企業(yè)，每年簽訂合同數(shù)量較大，金額較高，種類幾乎涵蓋《民法典》規(guī)定的各種合同類型，合同從有交易意向到談判、簽約、履行完畢往往經(jīng)年累月，合同本身的質(zhì)量決定交易是否安全，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，合同的實(shí)施結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)不相符甚至導(dǎo)致經(jīng)營目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，合同管理幾乎涉及到企業(yè)所有部門和員工，除法律部門外，生產(chǎn)運(yùn)行、物資采購、質(zhì)量安全、設(shè)備、信息、財(cái)務(wù)管理等部門及其人員都與合同緊密相連?？傊?，與一般企業(yè)相比，國有企業(yè)的合同具有數(shù)量多、金額大、種類全、管理周期長、涉及部門多等特點(diǎn)，對(duì)加強(qiáng)合同管理的需求也就更高，對(duì)合同條款的審核、把關(guān)也就更嚴(yán)格。

3.強(qiáng)化合同管理有助于提升國有企業(yè)基礎(chǔ)管理水平

合同管理有利于構(gòu)建企業(yè)完善的管理體制，提高競爭力，提升全員遵紀(jì)守法的理念。在合同管理過程中，事后合同作為合同管理中的一項(xiàng)“頑疾”，不僅會(huì)給企業(yè)造成很大的法律風(fēng)險(xiǎn)，而且會(huì)給企業(yè)的管理工作造成了不少困難。事后合同問題如同“開倒車”“逆向行車”，有百害而無一利。事后合同往往無法控制合同成本和履約風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)外容易誘發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)內(nèi)容易導(dǎo)致管理失控、失效、無序。事后合同形式上表現(xiàn)為合同管理問題，但實(shí)質(zhì)上、根源上卻是企業(yè)綜合管理水平問題，涉及計(jì)劃、投資、準(zhǔn)入、選商、預(yù)算、結(jié)算、合同等諸多管理領(lǐng)域。因此，強(qiáng)化合同管理，嚴(yán)抓事后合同治理，可以倒逼相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域機(jī)制性問題的解決，進(jìn)而提升企業(yè)管理水平。

三、合同管理在國有企業(yè)管理中一些問題

1.事后合同問題仍然突出

在實(shí)際工作中，因部分單位為趕工期或進(jìn)度超前實(shí)施一定的工作量，往往是先干工作后簽訂書面合同，這種情況極易引起法律糾紛。由于合同雙方事先沒有做出具有法律效力的約定，在生產(chǎn)的過程當(dāng)中也沒有明確的規(guī)定權(quán)利義務(wù)，這種“先履行、后簽訂書面合同”的做法存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)。

2.合同管理意識(shí)淡薄

部分企業(yè)負(fù)責(zé)人合同管理意識(shí)淡薄，在合同審查過程中存在“走過場”的現(xiàn)象，對(duì)合同文本中的關(guān)鍵條款把關(guān)不嚴(yán)，合同文本中存在內(nèi)容錯(cuò)誤、附件缺失、爭議解決方式約定不規(guī)范、空白條款等問題，容易產(chǎn)生法律糾紛。

3.合同履約監(jiān)管不力

部分合同在履行的過程中缺乏監(jiān)管，僅僅把合同作為付款依據(jù)，不重視設(shè)計(jì)把關(guān)和簽約質(zhì)量；一約多簽，拆分合同以規(guī)避監(jiān)管；合同約定與交易實(shí)際相脫節(jié)，簽訂“有名無實(shí)”和“名實(shí)不符”的虛假合同；隨意變更合同，以及履約監(jiān)控不到位；違規(guī)分包和違法轉(zhuǎn)包合同，給企業(yè)造成不可估量的損失。

四、加強(qiáng)國有企業(yè)合同管理工作的合理化建議

1.堅(jiān)持“合同簽訂把關(guān)”與“合同履約規(guī)范”并重，著力降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)

在國有企業(yè)合同管理過程中，既要堅(jiān)持把好“合同簽訂審查關(guān)”，避免重要條款設(shè)計(jì)存在瑕疵；又要把好“合同規(guī)范履約關(guān)”，避免合同履行中該行使的權(quán)利不及時(shí)行使，該履行的程序不履行，該收集保存的證據(jù)管理不善等問題，全方位防控合同風(fēng)險(xiǎn)。

（1）嚴(yán)把“合同簽訂審查關(guān)”

國有企業(yè)在合同管理過程中，應(yīng)該嚴(yán)格落實(shí)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律三項(xiàng)審查制度，有效把住合同簽訂審查關(guān)，減少因合同簽訂問題帶來的交易風(fēng)險(xiǎn)。在審查合同時(shí)，應(yīng)該重點(diǎn)突出“八審”，即審查合同相對(duì)人選商是否規(guī)范；審查合同相對(duì)方是否具有簽訂及履行合同的主體資格；審查合同系統(tǒng)立項(xiàng)申報(bào)信息填報(bào)是否準(zhǔn)確；審查是否正確使用合同規(guī)范文本；審查合同條款是否嚴(yán)謹(jǐn)完備、各項(xiàng)條款內(nèi)容是否具體、明確、切實(shí)可行；審查合同糾紛的解決方法；審查合同條款中的風(fēng)險(xiǎn)防范措施；審查合同文本附件、資質(zhì)是否齊全。

（2）嚴(yán)把“合同規(guī)范履約關(guān)”

國有企業(yè)在合同管理過程中，應(yīng)該切實(shí)加強(qiáng)合同履行監(jiān)督，注重對(duì)正在履行的各類合同進(jìn)行系統(tǒng)清理。重點(diǎn)突出“六看”，即看合同是否需要變更；看合同執(zhí)行中是否存在問題；看違約事項(xiàng)是否有補(bǔ)救預(yù)案；看合同主體責(zé)任是否得到落實(shí)；看巡視、內(nèi)控測試發(fā)現(xiàn)的合同問題是否整改；看違反合同制度的情形是否得到追責(zé)。根據(jù)清理情況，逐一制訂改進(jìn)措施。同時(shí)，在合同履約過程中，合同管理部門要定期梳理所簽訂的合同，要仔細(xì)閱讀并熟知雙方所享有的權(quán)利及義務(wù)，認(rèn)真、嚴(yán)格按照合同約定履行。

（3）積極推行合同標(biāo)準(zhǔn)文本，嚴(yán)把簽約關(guān)自覺履行合同

推行使用合同示范文本，是國有企業(yè)加強(qiáng)自身合同管理的保證措施，從而保證合同質(zhì)量，使簽訂的合同條款完備、內(nèi)容合法的重要手段。國有企業(yè)要結(jié)合實(shí)際，制修訂合同標(biāo)準(zhǔn)文本，并提高合同標(biāo)準(zhǔn)文本的適用性和通用性，才能有效防控合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)。

2.堅(jiān)持“合同個(gè)體跟蹤”與“合同整體分析”并重，著力提升創(chuàng)效能力

對(duì)每一份合同加強(qiáng)審查、履行管理的同時(shí)，應(yīng)以合同信息系統(tǒng)為平臺(tái)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)理論和方法，加強(qiáng)對(duì)合同管理各類信息的分析，通過分類把握合同簽訂運(yùn)行整體情況，掌握企業(yè)對(duì)外經(jīng)營的全景全貌，發(fā)現(xiàn)并充分挖掘新的效益增長點(diǎn)，為提升企業(yè)經(jīng)營水平提供有價(jià)值的意見建議。

（1）推行合同月度分析制度

堅(jiān)持合同月度分析制度，分類統(tǒng)計(jì)合同數(shù)據(jù)，定期與企業(yè)財(cái)務(wù)部門核對(duì)合同實(shí)際履行金額，及時(shí)準(zhǔn)確跟蹤非固定金額合同的履行情況，確保每一份合同履行金額的真實(shí)有效性。對(duì)未執(zhí)行完畢的合同及時(shí)了解原因，并提出改進(jìn)措施，確保合同全面履行，杜絕合同糾紛發(fā)生。

（2）開展合同大數(shù)據(jù)信息分析

以合同信息系統(tǒng)為平臺(tái)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)理論和方法，透過合同分析搶抓經(jīng)營管理中存在的機(jī)遇，拓展合同管理的作用空間和創(chuàng)效空間，切實(shí)增強(qiáng)合同管理與經(jīng)營管理的融合度和支持力，為經(jīng)營管理提供基礎(chǔ)性支持。進(jìn)一步強(qiáng)化合同信息分析，各單位都要建立和完善合同季度、年度分析報(bào)告制度，充分發(fā)揮合同信息在經(jīng)營管理中的基礎(chǔ)支持作用。

（3）著力規(guī)范和提升合同管理信息系統(tǒng)運(yùn)行

采取多種措施解決合同系統(tǒng)運(yùn)行不規(guī)范問題，充分發(fā)揮合同系統(tǒng)規(guī)范管理、提高效率的作用。切實(shí)做好合同管理信息系統(tǒng)培訓(xùn)工作，規(guī)范合同承辦人員的合同管理系統(tǒng)操作，提高合同承辦人員在合同立項(xiàng)、選商、申報(bào)、審批、簽訂、履行、查詢等環(huán)節(jié)的網(wǎng)上操作錄入技能，確保及時(shí)準(zhǔn)確填報(bào)合同相關(guān)信息，避免因合同信息填報(bào)不及時(shí)、不準(zhǔn)確所形成的“虛擬事后合同”現(xiàn)象發(fā)生。

3.堅(jiān)持“合同業(yè)務(wù)提升”與“合同合規(guī)管理”并重，著力夯實(shí)基礎(chǔ)管理

在合同管理過程中，要將合規(guī)作為合同管理的底線和前提。持續(xù)開展事后合同治理，通過定期通報(bào)、檢查督導(dǎo)、強(qiáng)化培訓(xùn)等措施，進(jìn)一步降低事后合同率。同時(shí)，按要求對(duì)巡視、審計(jì)、內(nèi)控發(fā)現(xiàn)的各類合同問題做好整改，提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。

（1）加強(qiáng)事后合同治理，維護(hù)交易安全

抓事后合同治理，可以帶動(dòng)和促進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域機(jī)制性問題的解決。國有企業(yè)法律部門要會(huì)同相關(guān)部門開展綜合治理、源頭治理，采取完善制度、優(yōu)化流程、定期通報(bào)、檢查督導(dǎo)、考核問責(zé)等措施，做到事后合同認(rèn)定有標(biāo)準(zhǔn)、防控有措施、問責(zé)有力度。此次，要嚴(yán)格控制企業(yè)事后合同率，力爭事后合同“零發(fā)生”。對(duì)企業(yè)事后合同率超過控制目標(biāo)的，應(yīng)給予嚴(yán)格考核。

（2）著力強(qiáng)化合規(guī)意識(shí)，糾正認(rèn)識(shí)誤區(qū)

持續(xù)開展“業(yè)務(wù)大學(xué)習(xí)大培訓(xùn)”活動(dòng)，定期組織開展合規(guī)管理、合同管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)《民法典》合同編，進(jìn)一步提高合同承辦人員合同意識(shí)、規(guī)范意識(shí)、程序意識(shí)，厘清在合同簽約條件等方面存在的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，增強(qiáng)合同承辦人員“要簽合同”的主動(dòng)性、“先簽合同”的自覺性、“會(huì)簽合同”的能動(dòng)性。

（3）強(qiáng)化合同全過程監(jiān)督，堵塞管理漏洞

優(yōu)化改進(jìn)合同審查工作，加大重大項(xiàng)目合同論證把關(guān)，進(jìn)一步優(yōu)化常規(guī)合同審查流程，減少?zèng)]有實(shí)質(zhì)作用的審查環(huán)節(jié)，提高合同審查質(zhì)量和運(yùn)行效率。推進(jìn)合同履行異常問題處理和違約救濟(jì)常態(tài)化。持續(xù)組織合同標(biāo)準(zhǔn)文本修訂完善，擴(kuò)大文本適用范圍，提升文本質(zhì)量。針對(duì)合同專項(xiàng)檢查和巡視、審計(jì)和內(nèi)控測試發(fā)現(xiàn)的合同問題，認(rèn)真開展整改工作，并在整改基礎(chǔ)上組織開展“回頭看”活動(dòng)，進(jìn)一步提高合同管理規(guī)范化水平。

五、結(jié)語

市場經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)，更直接地也是“合同經(jīng)濟(jì)”，合同無處不在、合同至關(guān)重要，但風(fēng)險(xiǎn)常與之相伴。規(guī)范合同管理是做好事前防范法律風(fēng)險(xiǎn)的最佳途徑。嚴(yán)格規(guī)范合同管理既是企業(yè)和員工的“緊箍咒”、更是“保護(hù)傘”。因此，國有企業(yè)應(yīng)該始終將合同視為企業(yè)發(fā)展的“命門”，始終將合同管理工作作為企業(yè)管理的重點(diǎn)工作來抓，堅(jiān)持做到堅(jiān)持“合同簽訂把關(guān)”與“合同履約規(guī)范”并重、“合同個(gè)體跟蹤”與“合同整體分析”并重、“合同業(yè)務(wù)提升”與“合同合規(guī)管理”并重，花大力氣、下真功夫，不斷加強(qiáng)合同訂立和履行管理，提高履約質(zhì)量，降低交易成本，維護(hù)交易安全，千方百計(jì)護(hù)住自己的“命門”，切實(shí)發(fā)揮合同在提升企業(yè)管理水平的帶動(dòng)和促進(jìn)作用。