信息化背景下醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理提升路徑研究

鄭遵鳳

（濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

當(dāng)前，信息技術(shù)飛速發(fā)展、日新月異，作為重要戰(zhàn)略資源的信息資源越來越多樣化，正在改變著周圍世界和人民的生活，也為醫(yī)院部門整合資源、加強信息化建設(shè)提供著力點[1]。在信息化的背景下，我國醫(yī)療衛(wèi)生信息化建設(shè)快速發(fā)展，在公共衛(wèi)生信息系統(tǒng)、醫(yī)療服務(wù)信息系統(tǒng)等方面取得了顯著成效。各地廣泛開展了醫(yī)院信息化建設(shè)工作，在推進(jìn)醫(yī)療系統(tǒng)信息化建設(shè)方面進(jìn)行了積極有益的探索。隨著醫(yī)院規(guī)模不斷增大和醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理任務(wù)日趨繁重，如何加快醫(yī)院管理體系改革、招投標(biāo)檔案管理、向民眾提供更好的醫(yī)療管理服務(wù)，關(guān)系著千家萬戶的利益，倍受民眾關(guān)注和社會重視。

一、醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理的內(nèi)涵和特點

醫(yī)院招投標(biāo)是指醫(yī)院作為招標(biāo)人（買方）發(fā)出涉及醫(yī)院所需項目或物品的招標(biāo)通知，說明采購的物品或項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量及其他條件，邀請該項目或物品的投標(biāo)人（賣方）在規(guī)定的時間、地點按照規(guī)定的程序進(jìn)行投標(biāo)的一種交易行為[2]。招投標(biāo)過程中所要遵守的規(guī)定如下：首先，招投標(biāo)的物品或項目一定要先按照國家有關(guān)規(guī)定履行項目審批手續(xù)，取得批準(zhǔn)招標(biāo)；其次，在規(guī)定范圍內(nèi)公開采購物品或項目的要求和條件，邀請符合規(guī)定的投標(biāo)人參加投標(biāo)；最后，按照規(guī)定程序從參加投標(biāo)的人選中選擇交易對象。

根據(jù)招標(biāo)方式的不同，醫(yī)院招投標(biāo)可以分為公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)。公開物品或項目招投標(biāo)是招標(biāo)人（醫(yī)院）通過物品或項目招標(biāo)公告的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。公開物品或項目招投標(biāo)也稱競爭性物品或項目招標(biāo)，即由招標(biāo)人（醫(yī)院）在報刊、電子網(wǎng)絡(luò)或其它媒體上刊登物品或項目招投標(biāo)公告，吸引眾多企業(yè)單位參加投標(biāo)競爭，招標(biāo)人從中擇優(yōu)選擇中標(biāo)單位的招標(biāo)方式；邀請招標(biāo)也稱為有限競爭招標(biāo)，是指招標(biāo)人（醫(yī)院）以投標(biāo)邀請的方式邀請該物品或項目特定法人或其他組織投標(biāo)，這是一種由招標(biāo)人選擇若干物品或項目供應(yīng)商或承包商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請，由被邀請的供應(yīng)商、承包商投標(biāo)競爭，從中選定中標(biāo)者的物品或項目招標(biāo)方式。

醫(yī)院招投標(biāo)檔案是對某所醫(yī)院進(jìn)行物品或項目招投標(biāo)活動的過程和結(jié)果進(jìn)行記錄的重要文件, 是醫(yī)院檔案文件的重要組成部分。醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理則是對這些重要文件進(jìn)行管理的重要活動。根據(jù)管理文件的性質(zhì)不同，醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理有如下特點：

（1）醫(yī)院招投標(biāo)檔案種類繁雜。隨著醫(yī)院規(guī)模不斷增大和醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院投標(biāo)物品和項目的種類繁多，來源復(fù)雜。例如，大到基建項目、重要設(shè)備材料的招標(biāo)，小到辦公物品、衛(wèi)生耗材和保潔，幾乎涵蓋到醫(yī)院日常工作和生活的方方面面。

（2）醫(yī)院招投標(biāo)檔案關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性很強。隨著醫(yī)院工作信息透明化和公開化，招投標(biāo)的物品或項目必須嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定履行項目審批手續(xù)，取得批準(zhǔn)招標(biāo)；整個招標(biāo)過程嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，招標(biāo)結(jié)果也要按照規(guī)定程序公布。招投標(biāo)活動參與的主體各異，包括招投標(biāo)發(fā)起人（醫(yī)院）、投標(biāo)物品或項目公司，以及隸屬招投標(biāo)代理公司的各級服務(wù)下屬部門等。因此，一套完整的招投標(biāo)檔案前后關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性很強，包括招投標(biāo)申請書、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)組會議文件、招投標(biāo)方案、招投標(biāo)公告、物品或項目的技術(shù)參數(shù)、物品或項目的采購合同、各種發(fā)票、物品或項目驗收報告等多種文件，如果丟失其中任何一個環(huán)節(jié)的文件就會破壞特定招投標(biāo)的檔案管理，不能形成檔案閉環(huán)[3]。

（3）醫(yī)院招投標(biāo)檔案尚未形成跨部門系統(tǒng)管理。雖然大多數(shù)醫(yī)院成立了招投標(biāo)公開采購部門，也制定了物品或項目招投標(biāo)相應(yīng)采購機(jī)制，但是這些醫(yī)院將招投標(biāo)的整個工作細(xì)分到各個職能部門，并沒有指派專人對招投標(biāo)的文件進(jìn)行從頭到尾的全程監(jiān)督和管理，這往往會導(dǎo)致在最后整理文件歸檔時出現(xiàn)文件不全甚至遺失的現(xiàn)象。

二、醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理所存在的問題

眾所周知，醫(yī)院招投標(biāo)檔案是對某所醫(yī)院進(jìn)行物品或項目招投標(biāo)活動的過程和結(jié)果進(jìn)行記錄的重要文件, 是醫(yī)院檔案文件的重要組成部分，也是解決萬一出現(xiàn)的法律糾紛的重要書面證據(jù)以及證明參與招投標(biāo)各方所應(yīng)該承擔(dān)的法律責(zé)任的書面證據(jù)。然而，目前醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理存在如下所述的普遍問題。

（一）醫(yī)院普遍缺乏具有檔案管理專業(yè)知識的招投標(biāo)檔案管理人員

與醫(yī)生、護(hù)士等醫(yī)院專職人員不同，大多數(shù)醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理人員的招聘條件相對寬松，而醫(yī)院對于這類人員的職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)以及職業(yè)學(xué)習(xí)并不像對待專職醫(yī)護(hù)人員那樣嚴(yán)格和頻繁，這就造成部分招投標(biāo)檔案管理人員，特別是并非本專業(yè)的人員不了解檔案的整理和歸納流程，對工作內(nèi)容缺乏足夠的重視，對有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)并不了解，缺乏規(guī)范、科學(xué)的管理檔案的職業(yè)素養(yǎng)，這勢必會造成招投標(biāo)檔案管理的不專業(yè)和不系統(tǒng)。

（二）醫(yī)院有關(guān)部門尚未建立完善的招投標(biāo)檔案管理體系

目前很多醫(yī)院的檔案室并沒有建立嚴(yán)格的檔案歸檔程序，以及相配套的檔案核查管理體系。相反，對于像招投標(biāo)檔案這樣重要的文件還停留在簡單的收集、整理層面，工作簡單而膚淺，沒有形成深層的科學(xué)管理體系和監(jiān)督檢查制度，這樣難免會為招投標(biāo)檔案管理工作埋下隱患。

（三）醫(yī)院檔案管理部門尚未實現(xiàn)檔案的信息化管理

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息資源的開發(fā)和利用水平暨信息化程度，已成為衡量一個地區(qū)或單位社會綜合管理能力的重要標(biāo)志。部分醫(yī)院采用的是傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，并未建立與大數(shù)據(jù)相聯(lián)系的檔案信息管理平臺，沒有充分利用信息化技術(shù)手段建立資源整合、統(tǒng)一高效、使用便捷的醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理體系，缺少信息標(biāo)準(zhǔn)化和招投標(biāo)檔案信息平臺建設(shè)，這樣容易導(dǎo)致檔案各個部分的文件脫節(jié)，不能及時更新數(shù)據(jù)，查閱困難，無法進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，工作效率低。此外，缺乏與大數(shù)據(jù)相聯(lián)系的檔案信息管理平臺還會導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的信息不對稱，無法整合信息等問題。

三、醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理的重要作用

如今信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息資源的開發(fā)和利用水平極大促進(jìn)了醫(yī)院的政務(wù)公開化和透明化程度，對招投標(biāo)活動的要求也越來越高。招投標(biāo)中的每個環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格按照相關(guān)法律規(guī)定執(zhí)行，招投標(biāo)檔案管理是醫(yī)院招投標(biāo)環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)。

（一）保障醫(yī)院實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)

醫(yī)院經(jīng)營目標(biāo)是醫(yī)院立足于自身長遠(yuǎn)發(fā)展需求，從而制定的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃。醫(yī)院經(jīng)營目標(biāo)必須融合各種發(fā)展必備要素到醫(yī)院發(fā)展中，尤其是各個要素部門針對各項發(fā)展計劃的執(zhí)行力和能動性。隨著醫(yī)院規(guī)模不斷增大和醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院投標(biāo)物品和項目的種類繁多，來源復(fù)雜。醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理是保障醫(yī)院規(guī)模擴(kuò)大和業(yè)務(wù)正常運行的堅強后盾，同時也是醫(yī)院管理中最具實際價值的重要要素之一，醫(yī)院招投標(biāo)檔案實現(xiàn)有序和高效管理尤為重要。

（二）促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展

醫(yī)院招投標(biāo)檔案高效、有序管理的目的是促進(jìn)其所在醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。物品或項目招投標(biāo)是醫(yī)院活動有序進(jìn)行的手段，而醫(yī)院招投標(biāo)檔案高效、有序管理實際上是對信息資源的優(yōu)化配置，從而為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。因此相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該立刻轉(zhuǎn)變思路，不斷進(jìn)行信息化創(chuàng)新，從而促進(jìn)醫(yī)院招投標(biāo)檔案高效、有序管理目標(biāo)的實現(xiàn)。只有依靠信息化為契機(jī)實現(xiàn)醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理創(chuàng)新，才能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)，從而促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展[5]。

（三）激發(fā)醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理人員潛能

醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理信息化創(chuàng)新可以激發(fā)員工潛能，調(diào)動相關(guān)工作人員對待工作的積極態(tài)度，從而立足于自身崗位創(chuàng)新需求，不斷激發(fā)相關(guān)工作人員內(nèi)在的動力，挖掘其內(nèi)在價值和職業(yè)素養(yǎng)，從而激發(fā)醫(yī)院人力資源管理潛能。此外，醫(yī)院招投標(biāo)檔案相關(guān)人員的招聘和選拔可能沒有醫(yī)護(hù)人員招聘和選拔嚴(yán)格，從而造成一定局限性，而醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理信息化的創(chuàng)新和改革可以開拓人才培養(yǎng)路徑，從而立足醫(yī)院發(fā)展加強相關(guān)人才儲備，進(jìn)一步提升了招投標(biāo)檔案管理人員質(zhì)量，并且使這些管理人員更好地適應(yīng)檔案管理崗位需求。

（四）增強醫(yī)院競爭力

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息資源的開發(fā)和利用水平暨信息化程度，已成為衡量一個地區(qū)或單位社會綜合管理能力的重要標(biāo)志。醫(yī)院之間的競爭隨之加劇，醫(yī)院對于人員工作要求也越來越高，因此實現(xiàn)醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理信息化創(chuàng)新可以增強醫(yī)院運行內(nèi)在動力，促進(jìn)實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營目標(biāo)，進(jìn)而增強醫(yī)院競爭力。

四、醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理提升路徑

（一）重視信息化技術(shù)在醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理中的應(yīng)用

由于醫(yī)院招投標(biāo)檔案是對某所醫(yī)院進(jìn)行物品或項目招投標(biāo)活動的過程和結(jié)果進(jìn)行記錄的重要文件, 是醫(yī)院檔案文件的重要組成部分，也是解決萬一出現(xiàn)的法律糾紛的重要書面證據(jù)以及證明，因此其管理部門理念會直接關(guān)系到醫(yī)院發(fā)展需求和實現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)，因此醫(yī)院招投標(biāo)檔案部門應(yīng)該深度剖析當(dāng)下工作不足，充分利用信息化技術(shù)手段搭建信息化平臺，重視加強醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理部門的信息化建設(shè)。例如，在醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理過程中結(jié)合傳統(tǒng)管理方法融入云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息手段，摒棄原有檔案管理弊端，不斷推進(jìn)招投標(biāo)檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)。同時，醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理部門還應(yīng)注重提升信息技術(shù)水平，掌握招投標(biāo)檔案管理的最基礎(chǔ)信息技術(shù)手段，整合各類物品和項目招投標(biāo)資源信息融入醫(yī)院發(fā)展，特別是招投標(biāo)檔案管理部門相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該發(fā)揮創(chuàng)新帶頭作用，認(rèn)識到檔案管理與信息技術(shù)融合的重要性，全方位認(rèn)識招投標(biāo)檔案管理信息化提升路徑，從而在應(yīng)用信息技術(shù)手段和技術(shù)中發(fā)揮主導(dǎo)作用。

（二）加強醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院招投標(biāo)檔案是對某所醫(yī)院進(jìn)行物品或項目招投標(biāo)活動的過程和結(jié)果進(jìn)行記錄的重要文件,是醫(yī)院檔案文件的重要組成部分，也是解決萬一出現(xiàn)的法律糾紛的重要書面證據(jù)以及證明參與招投標(biāo)各方所應(yīng)該承擔(dān)的法律責(zé)任的書面證據(jù)，具有嚴(yán)格保密性，因此醫(yī)院應(yīng)該加強招投標(biāo)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，積極籌備建設(shè)專用庫房用以存放招投標(biāo)檔案，庫房應(yīng)該做到防潮、防蟲等作用，庫房管理也應(yīng)該嚴(yán)格落實防火、防盜等管理措施。

（三）在醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理中創(chuàng)新培訓(xùn)形式

從某種意義上說，醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理是否成功的首要影響因素是員工的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識，所以對于醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和培訓(xùn)才是重中之重。醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理信息化創(chuàng)新應(yīng)該從醫(yī)院實際情況出發(fā)，首先應(yīng)該做到創(chuàng)新培訓(xùn)信息化理念，在招投標(biāo)檔案管理中意識到培訓(xùn)的必要性和重要性，從管理學(xué)宏觀角度出發(fā)針對不同員工進(jìn)行個性化培訓(xùn)，發(fā)揮其自身特長，訓(xùn)練內(nèi)容既要涵蓋員工社會主義價值觀、思政和職業(yè)行為素質(zhì)等方面的培訓(xùn)，也要涵蓋對員工有關(guān)檔案專業(yè)技能與管理方法的訓(xùn)練。培訓(xùn)要利用網(wǎng)絡(luò)資源做到與時俱進(jìn)，創(chuàng)新培訓(xùn)形式，線上線下相結(jié)合，以便有效提高員工檔案管理水平與職業(yè)綜合素養(yǎng)。此外，醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理培訓(xùn)要特別注意加強檔案管理安全培訓(xùn)，因為檔案管理安全是實現(xiàn)醫(yī)院安全運轉(zhuǎn)的必要條件之一。例如，可利用網(wǎng)絡(luò)上發(fā)生的典型事件作為案例對員工進(jìn)行安全培訓(xùn)，并針對案例展開討論和反思，深刻吸取教訓(xùn)，并進(jìn)一步引導(dǎo)其學(xué)會應(yīng)急處置情況的處理辦法和措施。

（四）利用信息化技術(shù)和手段加強醫(yī)院招投標(biāo)部門人員的相互溝通

據(jù)調(diào)查大多數(shù)醫(yī)院會將招投標(biāo)的整個工作細(xì)分到各個職能部門，所以在進(jìn)行醫(yī)院招投標(biāo)檔案收集工作時相關(guān)人員往往會與醫(yī)院與招投標(biāo)有關(guān)的多個部門打交道，其存在的問題是檔案管理人員與這些部門人員進(jìn)行面對面交流機(jī)會不多，他們之間很難在短時間內(nèi)相互配合完成檔案收集工作，由于缺乏從頭到尾的全程監(jiān)督和管理，這往往會導(dǎo)致在最后整理文件歸檔時出現(xiàn)文件不全甚至遺失的現(xiàn)象。因此，利用信息化技術(shù)和手段加強醫(yī)院招投標(biāo)部門人員的相互溝通變得尤為重要。合理利用信息平臺進(jìn)行線上工作確認(rèn)可以推動醫(yī)院招投標(biāo)部門人員之間的工作溝通，從而推進(jìn)檔案收集和管理工作的有序進(jìn)行，從而進(jìn)一步提高招投標(biāo)檔案管理質(zhì)量，形成招投標(biāo)檔案一體化管理。

（五）將數(shù)據(jù)實時融于醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理

醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理信息化改革的一個重要方面是將數(shù)據(jù)實時融于醫(yī)院自建檔案管理數(shù)據(jù)庫中，并進(jìn)行日期和材料等信息的詳細(xì)標(biāo)注。所以相關(guān)部門要確保對醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理人員的數(shù)字化培訓(xùn)。建立招投標(biāo)檔案數(shù)據(jù)庫過程包括三個步驟，一是利用醫(yī)院已有的檔案建立該醫(yī)院招投標(biāo)檔案數(shù)據(jù)庫；二是對已入庫的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理，滿足檔案管理數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字化檔案，提高招投標(biāo)檔案電子檔案利用率，促進(jìn)電子檔案的調(diào)取，實現(xiàn)無紙化辦公；三是將新的數(shù)據(jù)實時融于醫(yī)院自建檔案管理數(shù)據(jù)庫中。具體來說，部門人員在經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)后把醫(yī)院各種原始檔案經(jīng)過分類、轉(zhuǎn)化、合成后錄入招投標(biāo)檔案目標(biāo)庫中，例如可以以企業(yè)首字母排序進(jìn)行登記，提高查閱效率，然后根據(jù)規(guī)定時間集中收取新數(shù)據(jù)并及時錄入庫中，以有效提高醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理效率，醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理也會相應(yīng)地演變?yōu)閷I(yè)化、科學(xué)化的信息管理技能。

（六）對醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理部門實施績效考核制度

在對醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理部門實施績效考核時應(yīng)該以當(dāng)前相關(guān)人員酬體系為基礎(chǔ)進(jìn)行評估，保留其合理條款，改革其有待提高的部分。在考核時要確保數(shù)據(jù)的多樣性和全面性，對于檔案管理時出現(xiàn)的調(diào)檔不集中、調(diào)檔周期過長、檔案信息不全等問題嚴(yán)格扣除績點，把員工表現(xiàn)作為其考核或今后升遷的重要依據(jù)，從而提升其工作動力和積極性。

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息資源的開發(fā)和利用水平暨信息化程度，已成為衡量一個地區(qū)或單位社會綜合管理能力的重要標(biāo)志。本文在對醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理中現(xiàn)存問題分析的基礎(chǔ)上提出了醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理提升路徑。醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理應(yīng)該充分利用信息化這種技術(shù)和手段建立資源整合、統(tǒng)一高效、使用便捷的醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理體系，重視信息化技術(shù)在醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理中的作用，加強醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，加強信息標(biāo)準(zhǔn)化和招投標(biāo)檔案信息平臺建設(shè)，在醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理中創(chuàng)新培訓(xùn)形式，利用信息化技術(shù)和手段加強醫(yī)院招投標(biāo)部門人員的相互溝通，并對醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理部門實施績效考核制度，從而促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)營目標(biāo)實現(xiàn)、增強醫(yī)院競爭力。