關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考

郝曉嬌

（中國電力財務(wù)有限公司，北京 100071）

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)概述

2014年，國家檔案局發(fā)布《電子檔案管理基本術(shù)語》，對電子檔案管理作出了明確的定義，是指通過應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案及其他數(shù)字資源進行采集、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供可利用的檔案信息集成管理體系。2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》修訂通過，其中新增了“檔案信息化建設(shè)”專章，規(guī)定電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用，為檔案工作變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展提供了較為充分的法律保障。

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的各種文件材料，是企業(yè)經(jīng)營的真實記錄和重要資產(chǎn)，見證企業(yè)的發(fā)展歷史。企業(yè)檔案管理在規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營、維護企業(yè)權(quán)益、推進依法治企等方面發(fā)揮著重要的憑證和參考作用。檔案管理的信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案從分散走向集中、從集中走向集成的階段性舉措，具有資源信息化、信息有序化、超越時空化、檢索便捷化等特點，可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長期保存和資源共享，有利于推進檔案工作更加現(xiàn)代化、規(guī)范化、服務(wù)化、高效化。

2 檔案管理信息化的重要性

2.1 推進檔案工作的現(xiàn)代化

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是依賴紙質(zhì)檔案，信息化程度比較低，極易受到時間和空間的限制，造成檔案查閱的便利性不足、使用的效率較低。例如，在審計過程中，為審查2018-2021年工會經(jīng)費這一費用發(fā)生情況，只能通過明細(xì)賬定位該紙質(zhì)憑證進行查閱，這項工作耗時耗力。如若企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員需要緊急調(diào)閱歷年重大活動的資料進行重大決策，需要在本地檔案館檢索查閱，如此不便的管理方式極易貽誤時機。在企業(yè)發(fā)展過程中會通過信貸系統(tǒng)、結(jié)算系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、財務(wù)管控系統(tǒng)等形成經(jīng)營管理、黨政辦公、財務(wù)管理等各類線上資源，隨著檔案工作信息化的推進，針對各類系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案實行一體化運行，可以改變傳統(tǒng)檔案單一的使用方式，方便相關(guān)查閱人員遠(yuǎn)程通過網(wǎng)絡(luò)快速準(zhǔn)確地檢索到所需的資料，滿足企業(yè)檔案信息獲取便利性的需求。

2.2 推進檔案工作的規(guī)范化

狹義的檔案管理是指對文書檔案、營業(yè)憑證、會計憑證資料的管理。廣義的檔案管理是指企業(yè)成立后，一切在其職能活動中形成的、辦理完畢的、應(yīng)歸檔保存的檔案均可以被納入檔案管理之中，需要對其進行日常歸類收集整理，在協(xié)同辦公系統(tǒng)錄入檔案的關(guān)鍵信息并加以保存，在一年之后移交檔案歸口管理部門保管，需要全流程閉環(huán)管理。檔案管理信息化可以固化檔案管理人員的工作流程，使其更加合規(guī)，充分調(diào)動各部門之間的溝通合作，整合企業(yè)內(nèi)部管理資源，全面反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、服務(wù)等內(nèi)部資源的使用情況，從整體上提高企業(yè)管理的規(guī)范化水平。

2.3 推進檔案工作的服務(wù)化

檔案對外是開展審計工作的重要依據(jù)，對內(nèi)是評估企業(yè)發(fā)展情況、管理水平的風(fēng)向標(biāo)，可以詳細(xì)了解企業(yè)各項金融業(yè)務(wù)、經(jīng)營管理、人員崗位配置情況，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員可以在此基礎(chǔ)上開展相應(yīng)的專項管理，最大限度地優(yōu)化資源配置。企業(yè)檔案信息為企業(yè)作出內(nèi)部決策提供重要的數(shù)據(jù)支撐，檔案管理信息化建設(shè)可以使企業(yè)在決策時更及時、準(zhǔn)確、高效地掌握內(nèi)部業(yè)務(wù)、管理、技術(shù)、人才等信息，在激烈的市場競爭中最大限度地避免嚴(yán)重的決策失誤，使決策更加科學(xué)合理，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，助力企業(yè)獲得更大的競爭優(yōu)勢，促進企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.4 推進檔案工作的高效化

企業(yè)檔案的產(chǎn)生不是孤立的，其不僅涉及企業(yè)內(nèi)部的各個部門，還需要外部企業(yè)的協(xié)同，尤其是財務(wù)公司與銀行的資金往來較多，產(chǎn)生的資金明細(xì)和交易數(shù)據(jù)較多。如果企業(yè)單純保存紙質(zhì)檔案，不僅極易產(chǎn)生遺漏，而且效率低下。通過數(shù)據(jù)集成，檔案信息化可以使企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)平臺快速傳遞和共享原始檔案信息，不僅可以整合和共享分散、孤立的檔案信息，而且可以跨越時間和空間傳遞檔案信息，能夠做到“一站式”有效地服務(wù)檔案信息使用者，減少紙質(zhì)檔案的傳遞和保存，更加綠色、經(jīng)濟。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

目前，企業(yè)檔案工作雖然得到了長足發(fā)展，管理模式也正在由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變，但部分企業(yè)仍然存在檔案庫房趨近飽和、紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換率不高、管理方式滯后、存儲保管易損壞、人員不夠?qū)I(yè)等多個方面的問題，制約了企業(yè)內(nèi)部檔案管理中資源的優(yōu)化配置，不利于推進檔案管理信息化建設(shè)的進程。

3.1 檔案信息化管理機制不完善

檔案工作不是一項獨立的收尾工作，而是在產(chǎn)生、收集、整理、存儲的閉環(huán)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)活動。因此，在員工的日常管理工作中，要具備先行意識和倒序思維，注意前期環(huán)節(jié)形成的文件收集和歸檔過程，更加注重上游工作的源頭控制機制，避免事后整理時一些工作的重復(fù)勞動或無法補救。上一項工作的結(jié)束，又是下一項工作的開始，并且為下一項工作提供了參考意義。例如，下一年的工作安排和績效指標(biāo)必須基于當(dāng)年的業(yè)務(wù)情況，而不是“拍腦袋，定目標(biāo)”。在這些決策中，檔案工作發(fā)揮著先行性、引領(lǐng)性、服務(wù)性的作用。因此，企業(yè)在開展檔案信息化管理時，應(yīng)制定一套完善的“收、管、存、用”標(biāo)準(zhǔn)和流程，將管理機制嵌入檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)，確保檔案信息化的安全性、可靠性和標(biāo)準(zhǔn)性，提高企業(yè)檔案管理水平。

3.2 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施有限

目前，隨著企業(yè)經(jīng)營時間的增加，產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案越來越多，而檔案庫房趨于飽和，企業(yè)檔案備份的介質(zhì)、庫房等基礎(chǔ)設(shè)備存在不足的問題，在這種情況下，企業(yè)會委托第三方檔案保管機構(gòu)進行保管，但同時存在損壞、泄密、丟失等安全性風(fēng)險。隨著信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮越來越重要的作用，信息化手段的應(yīng)用也成為未來企業(yè)檔案管理的必要內(nèi)容。檔案信息化發(fā)展趨勢是指建立企業(yè)數(shù)字檔案館，使得檔案管理更加數(shù)智化。目前，針對“云計算”“數(shù)據(jù)庫”等智能技術(shù)的開發(fā)不夠深入，配套基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，“防火墻”的加強、“隔離網(wǎng)”的修筑也需要隨著技術(shù)的發(fā)展不斷更新。

3.3 檔案信息化管理人員素質(zhì)不高

目前，企業(yè)的檔案信息化意識薄弱，對檔案工作在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略體系中的定位不夠明確，檔案信息化建設(shè)中的人員配置、基礎(chǔ)設(shè)施、資金保障等資源投入有限。企業(yè)的檔案管理人員大多是企業(yè)其他部門的兼職人員，缺少專業(yè)人員，常常出現(xiàn)一人身兼多個管理角色的情況。隨著檔案管理向信息化、科技化方向發(fā)展，管理人員缺乏應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理的能力，這種情況將導(dǎo)致企業(yè)檔案管理專業(yè)能力的降低。在企業(yè)檔案收集、移交、借閱和歸還等各個環(huán)節(jié)中，管理人員的專業(yè)水平和思想認(rèn)識不足，導(dǎo)致企業(yè)檔案收集整理工作不到位，歸檔時效性差，內(nèi)容不完整，檔案管理缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，給企業(yè)未來的檔案管理埋下很多隱患與風(fēng)險。

3.4 檔案工作的信息化創(chuàng)新滯后

現(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新改革較為緩慢。目前，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換率不高，檔案管理系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成受到限制。除了協(xié)同辦公系統(tǒng)中“收發(fā)文管理”與檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，檔案信息化建設(shè)與其他應(yīng)用的整合仍需加強，檔案管理系統(tǒng)對信息資源的二次、三次的深度開發(fā)功能尚未完全實現(xiàn)。檔案庫存量接近飽和，面臨檔案實物存儲的壓力。確保檔案信息安全也面臨著技術(shù)手段落后的考驗，如何通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)來保證檔案信息的安全是亟待解決的問題。

4 企業(yè)檔案信息化管理的路徑

為適應(yīng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的新形勢，加快各類檔案的數(shù)字化進程，結(jié)合企業(yè)檔案管理中存在的問題，企業(yè)可以從完善檔案信息化管理工作機制、全面豐富檔案信息化資源、提升檔案工作服務(wù)水平和利用價值、打造檔案人才隊伍、強化檔案信息化安全保障等多個方面夯實檔案管理基礎(chǔ)、加強隊伍建設(shè)、挖掘檔案價值，真正提升檔案管理工作水平。

4.1 完善檔案信息化管理工作機制

檔案信息化管理主要應(yīng)該從檔案數(shù)據(jù)資源、業(yè)務(wù)管理及監(jiān)督管理3 個方面完善工作機制，進一步推進檔案管理提質(zhì)增效。

第一，嚴(yán)格落實國家檔案局和上級提出的檔案管理工作要求，進一步梳理完善企業(yè)檔案規(guī)章制度體系，結(jié)合業(yè)務(wù)范圍修訂企業(yè)電子檔案歸檔范圍和檔案保管期限，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的分類、檔號等檔案數(shù)據(jù)的管理機制，按照要求及時歸檔并定期向檔案館移交檔案，使履責(zé)有據(jù)可依、管理有章可循。

第二，近年來紙質(zhì)檔案的寄存、系統(tǒng)集成共享等檔案服務(wù)蓬勃發(fā)展，對此，要及時開展專題檔案業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)研究，對檔案資料分類標(biāo)準(zhǔn)、排序要求、資料整理、臺賬內(nèi)容等提出明確、統(tǒng)一的要求，并增加法律責(zé)任方面的規(guī)定，制定安全與保密管理規(guī)范，提高檔案資料電子化比率和歸檔及時性。

第三，要充分發(fā)揮檔案信息化監(jiān)督管理機制的作用，對檔案工作開展在線日常督導(dǎo)，并納入年度評估考核，不斷提升檔案監(jiān)管質(zhì)量和效率，讓監(jiān)管有跡可循，努力夯實檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

4.2 全面豐富檔案信息化資源

隨著信息技術(shù)的日新月異，各種新型檔案載體不斷出現(xiàn)，如電子檔案、音頻檔案、視頻檔案，等等。只要內(nèi)容應(yīng)該歸檔，就應(yīng)及時進行規(guī)范化管理。相關(guān)人員應(yīng)積極研究新業(yè)務(wù)、新媒體文件歸檔模式，擴展和完善“應(yīng)歸”范圍，做到企業(yè)業(yè)務(wù)、投資拓展到哪里，檔案管理就延伸到哪里。開展專題檔案研究，開展重要人物、重要活動、重要專題檔案建設(shè)。加快推進各類檔案的數(shù)字化進程，實現(xiàn)重要非涉密存量檔案100%數(shù)字化、增量檔案100%電子化目標(biāo)，完成室存聲像、實物檔案數(shù)字化。加快推進企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，解決企業(yè)本部和各分支機構(gòu)現(xiàn)有檔案庫房趨近飽和、紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換率不高等難題，立足企業(yè)內(nèi)部檔案現(xiàn)狀，構(gòu)建起企業(yè)高質(zhì)量、高效能、全方位的數(shù)字化檔案館（室）。

4.3 提升檔案工作服務(wù)水平和利用價值

在明確檔案資料管理要求的基礎(chǔ)上，按照類別、部門、事項、時間等不同內(nèi)容，對歷年檔案資料進行全面梳理，建立檔案資料管理臺賬，并統(tǒng)一編號歸檔保存，確保企業(yè)檔案資料規(guī)范、完整，做到可以隨時查詢、隨時提取，確保檔案信息化有扎實的數(shù)據(jù)支撐，循序漸進推進檔案數(shù)字化，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)“線上+線下”雙軌道運行。繼續(xù)做好檔案宣傳，發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，通過舉辦專題展覽和“國際檔案日活動”等，普及檔案知識，宣傳檔案價值。實現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程利用，使檔案利用者免去舟車勞頓就能享受到高效便捷的服務(wù)，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)資產(chǎn)和檔案資源的功能作用，為中心工作開展提供輔助支撐，不斷推動新時代檔案工作高質(zhì)量開展。

4.4 打造適應(yīng)新時代的檔案人才隊伍

按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”“誰形成、誰整理”的要求，細(xì)化職責(zé)分工，尤其是強化“前端”業(yè)務(wù)人員的工作職責(zé)，將檔案管理嵌入各單位各部門各崗位的崗位職責(zé)和工作流程，確保檔案應(yīng)歸盡歸。優(yōu)化人才培養(yǎng)機制，積極參加國家檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、國網(wǎng)企業(yè)優(yōu)秀案例評選和企業(yè)課題研究等工作，定期開展安全演練、檔案安全隱患排查、安全教育，強化安全意識。強化“管案必須懂業(yè)務(wù)”的理念，檔案工作人員要了解企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)，具備指導(dǎo)各條線工作、各載體檔案管理業(yè)務(wù)的能力。健全完善相關(guān)考核激勵制度，激發(fā)檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)中的創(chuàng)新活力，在相關(guān)領(lǐng)域作出專業(yè)業(yè)績和成果，不斷提升檔案工作者的責(zé)任意識、安全意識和風(fēng)險意識。

4.5 強化檔案信息化安全保障

全方面構(gòu)建檔案信息安全管理體系，不僅需要適應(yīng)新時代信息技術(shù)不斷發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)，也需要進一步筑牢紙質(zhì)檔案資源的安全新防線。首先，新的檔案存儲載體隨著技術(shù)的發(fā)展不斷衍生涌現(xiàn)，優(yōu)化升級的存儲載體容量越來越大，安全系數(shù)也越來越高，既要把握機遇，積極應(yīng)用這些性能更強的檔案存儲載體做好資料備份工作，又要充分利用數(shù)字簽名技術(shù)對檔案信息層層加密，確保檔案的安全可靠；其次，配置適宜檔案保存的庫房和設(shè)施、設(shè)備，加強檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、體系化監(jiān)管、高效化管理，加強檔案庫房巡查和整體管控，以信息化賦予檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展；最后，健全檔案安全應(yīng)急體系，將檔案工作納入整體的應(yīng)急管理體系當(dāng)中，做到防患于未然，制定應(yīng)急方案，提高安全應(yīng)急管理水平。