基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

■鄒立霞

（青島同方藥業(yè)連鎖有限公司）

引 言

ERP系統(tǒng)指的基于企業(yè)現(xiàn)代化管理理念形成的一種信息技術系統(tǒng)，一套功能完整的ERP系統(tǒng)能夠貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理活動的始終，包括決策制定、計劃實施等全業(yè)務流程。從某種程度上講，ERP系統(tǒng)嚴重依賴于企業(yè)自身的業(yè)務活動，需要以實際業(yè)務為基礎將企業(yè)自身的采購管理、生產(chǎn)管理、項目管理、人力資源管理等流程進行統(tǒng)一與綜合。從發(fā)展視角來看，ERP系統(tǒng)是一種現(xiàn)代信息技術與管理思想相融合的一種管理模式，能夠將企業(yè)的業(yè)務部門、財務部門、管理部門的信息、思維進行綜合，促進部門之間的交流，進而提升企業(yè)管理效率，最終促進企業(yè)核心競爭力的穩(wěn)定提升。

1 企業(yè)ERP系統(tǒng)建設的重要作用

1.1 協(xié)助企業(yè)完成內(nèi)外部資源整合

協(xié)助企業(yè)完成內(nèi)外部資源整合是ERP系統(tǒng)建設的首要價值體現(xiàn)。具體而言，企業(yè)戰(zhàn)略決策制定的科學性取決于其所參照的業(yè)務、財務、市場數(shù)據(jù)的豐富程度，在傳統(tǒng)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，其戰(zhàn)略決策制定的主要依據(jù)是財務部門制定的財務數(shù)據(jù)分析報告以及企業(yè)領導者對市場、企業(yè)發(fā)展的直觀感受，通過這種方式完成的企業(yè)戰(zhàn)略決策制定內(nèi)容很容易產(chǎn)生主觀性過強的缺陷，進而導致企業(yè)本身的戰(zhàn)略決策制定科學性較差。與之相比，ERP系統(tǒng)建設能夠同時對企業(yè)內(nèi)部環(huán)境、外部環(huán)境所產(chǎn)生的大量信息進行收集與分析，進而提升企業(yè)內(nèi)外部資源整合的質量與效率，最終促進企業(yè)管理水平的穩(wěn)定提升[1]。

1.2 統(tǒng)一數(shù)據(jù)源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息共享

促進數(shù)據(jù)與信息共享的實現(xiàn)也是ERP系統(tǒng)建設的重要作用之一。具體而言，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中，內(nèi)部部門、子公司之間的資源整合是十分必要的，但是在傳統(tǒng)管理架構中，子公司、部門之間的生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)大多由這些部門獨立掌控，總公司或者企業(yè)的管理層如果想要調(diào)動數(shù)據(jù)或信息，則必須對部門、子公司進行單獨溝通與協(xié)調(diào)，最好要對信息進行校對，這在實踐中不僅浪費時間，也很難保證信息的真實性與可靠性。ERP系統(tǒng)建設相當于在企業(yè)內(nèi)部建立了一個總的信息中轉與分析站點，其不僅能夠為財務部門、業(yè)務部門、子公司進行關鍵處理提供支持，也能實現(xiàn)數(shù)據(jù)源的統(tǒng)一，通過中心電腦對數(shù)據(jù)進行自行比對與分析，能夠及時為企業(yè)決策層提供其所需要的有效信息。

1.3 規(guī)范經(jīng)營全流程，植入內(nèi)控邏輯

規(guī)范經(jīng)營流程也是ERP系統(tǒng)建設的重要作用之一。經(jīng)營流程的規(guī)范性是企業(yè)實現(xiàn)長期健康發(fā)展的重要基礎，在傳統(tǒng)企業(yè)經(jīng)營管理過程中，特別是大多數(shù)中小企業(yè)，由于其普遍處在發(fā)展的初期階段，因此對于經(jīng)營全流程的規(guī)范性并不十分重視這很容易導致其本身內(nèi)部控制存在非常明顯的漏洞與風險，進而阻礙企業(yè)長期健康發(fā)展。而ERP系統(tǒng)建設能夠在企業(yè)內(nèi)部建立完善的流程管理系統(tǒng)，員工完成每項工作都必須在系統(tǒng)監(jiān)督下進行，通過這種方式可以保證流程的規(guī)范性，進而為企業(yè)內(nèi)部控制的實現(xiàn)提供良好的硬件與環(huán)境基礎[2]。

2 企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關系

2.1 內(nèi)部控制是指揮棒，ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制有效運行的強有力支撐

內(nèi)部控制是ERP系統(tǒng)的思想指引，ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的有效支撐。具體而言，在企業(yè)正常的生產(chǎn)運營過程中，內(nèi)部控制的范圍涵蓋企業(yè)所有的經(jīng)營管理活動以及經(jīng)營管理職責，其工作方式是通過對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全流程進行掌控以實現(xiàn)對于經(jīng)營風險的識別、控制、規(guī)避、弱化，從這一角度來看，企業(yè)良好內(nèi)部控制效果的實現(xiàn)離不開企業(yè)內(nèi)部制度條件以及相應硬件條件的支持。其中，ERP系統(tǒng)建設能夠在企業(yè)內(nèi)部建立完善的全流程運行體系，因此，與傳統(tǒng)企業(yè)運營管理模式相比，ERP系統(tǒng)建設能夠在內(nèi)部控制思想的指導下，為企業(yè)內(nèi)部控制的實現(xiàn)提供更加及時的數(shù)據(jù)支持，幫助其更加快速的進行風險識別，進而提升風險控制的有效性。

2.2 ERP運行環(huán)境反映企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境

ERP系統(tǒng)的運行環(huán)境也是企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的直接反映。具體而言，ERP系統(tǒng)是企業(yè)進行內(nèi)部管理的重要工具與手段，其具備較強的復雜性與針對性，維護、更新、維穩(wěn)的成本相對較高，而且必須根據(jù)預先設定的程序完成相應的工作內(nèi)容。從內(nèi)部控制角度老說，ERP系統(tǒng)并不會直接創(chuàng)造出完善的內(nèi)部控制體系，必須由人工對ERP系統(tǒng)進行設置，使其向內(nèi)部控制功能自動化方向發(fā)展。因此，一個企業(yè)ERP系統(tǒng)的運行環(huán)境是一個企業(yè)內(nèi)部控制思想與環(huán)境的直接體現(xiàn)[3]。

2.3 ERP系統(tǒng)管理是內(nèi)部控制的一部分

從總體上來看，ERP系統(tǒng)管理是內(nèi)部控制的重要組成部分，其具體表現(xiàn)為，ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制工作的目的具備一致性。ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制工作的流程優(yōu)化、業(yè)務板塊、實施層面具備較強的一致性。此外，在企業(yè)內(nèi)部控制中，對ERP系統(tǒng)的運行狀態(tài)進行分析以及定期監(jiān)測也是十分重要的工作內(nèi)容。

3 企業(yè)ERP系統(tǒng)的應用對內(nèi)部控制的影響

3.1 促使企業(yè)內(nèi)部控制范圍擴展

在傳統(tǒng)企業(yè)管理過程中，由于數(shù)據(jù)處理能力的限制，企業(yè)內(nèi)部控制的范圍也相對比較狹窄，主要集中在財務數(shù)據(jù)的分析與處理方面。而在ERP環(huán)境下，企業(yè)的數(shù)據(jù)源得到了統(tǒng)一，各種財務數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)都能夠實現(xiàn)統(tǒng)一的匯總與分析，這種方式能夠使得企業(yè)內(nèi)部控制的范圍從狹窄的財務數(shù)據(jù)分析中解脫出來，將供應鏈數(shù)據(jù)進行橫向、縱向傳遞，將企業(yè)內(nèi)部控制的范圍拓展到業(yè)務層面，進而提升企業(yè)業(yè)務執(zhí)行的科學性[4]。

3.2 促使傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式發(fā)生改變

在傳統(tǒng)企業(yè)經(jīng)營管理體系中，企業(yè)的內(nèi)部控制形式必須對數(shù)據(jù)進行詳細比對，通過賬證相符、賬賬相符、賬實相符等方式來保證數(shù)據(jù)的真實性，這種方式不僅效率較為低下，其在實踐中也比較容易由于工作人員疏忽而引起數(shù)據(jù)輸入錯誤等問題。而在ERP系統(tǒng)中，會計憑證的正確性無需通過傳統(tǒng)技術背景下的復雜操作流程進行確定，由于大多數(shù)原始數(shù)據(jù)都是直接儲存在計算機中的，因此，相關工作人員只需要在系統(tǒng)中進行操作即可自動實現(xiàn)數(shù)據(jù)的對照，并完成所需賬表的自動生成。此外，科目匯總表的編制、總賬與明細賬目的核對、余額與發(fā)生平衡檢查等工作任務都能夠通過ERP系統(tǒng)自動實現(xiàn)，從根本上改變了傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式。

3.3 促進傳統(tǒng)內(nèi)部控制重點轉移，控制節(jié)點前置

ERP系統(tǒng)的應用對內(nèi)部控制的影響也體現(xiàn)在重點轉移與節(jié)點前置兩個方面。在實踐中的具體表現(xiàn)如下：（1）控制重點轉移：傳統(tǒng)企業(yè)管理背景下的內(nèi)部控制重點在于對各種數(shù)據(jù)、人力資源活動進行統(tǒng)籌管理，保證數(shù)據(jù)計算的準確性使其關鍵所在。而在ERP系統(tǒng)背景下，數(shù)據(jù)的處理活動基本完全由計算機完成，因此，企業(yè)內(nèi)部控制的重點將更加傾向于會計信息的輸入輸出控制、人機交互處理的控制、組織結構的控制、原始數(shù)據(jù)輸入準確性的控制，其重點傾向于輸入數(shù)據(jù)真實、完整、準確。（2）控制節(jié)點前置：由于內(nèi)部控制活動必須以相應的數(shù)據(jù)為依據(jù)，因此，傳統(tǒng)背景下內(nèi)部控制的時間節(jié)點往往都是在企業(yè)財務數(shù)據(jù)報表完成之后才能正式開展，這也代表傳統(tǒng)內(nèi)部控制的屬性更加傾向于事后控制。而在ERP系統(tǒng)背景下，數(shù)據(jù)能夠被及時收集與處理，因此，相關單位完全可以在事前、事中、事后各個節(jié)點對各種數(shù)據(jù)進行分析，并對其中潛藏的企業(yè)經(jīng)營風險進行分析，能夠極大提升內(nèi)部控制對于企業(yè)發(fā)展的價值[5]。

4 ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

4.1 按照相應標準進行ERP系統(tǒng)的職責劃分與授權

按照相應標準進行ERP系統(tǒng)的職責劃分與授權是ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的首要策略。具體操作方式如下：①遵循職責不相容原則。不同企業(yè)的組織結構與員工的崗位職責是不同的，因此，相關單位應該結合自身實際情況，對每個員工在ERP系統(tǒng)上的操作權限以及實際信息查詢范圍進行科學設置，并建立相關的員工責任制度，明確違反相關規(guī)定進行系統(tǒng)操作所應該接受的處罰。其次，職責不相容原則也是在進行權責劃分時應該遵守的重要原則，例如，業(yè)務的批準與執(zhí)行應該相互分離、業(yè)務的執(zhí)行與記錄之間應該相互分離。遵循這種原則制定崗位權責能夠實現(xiàn)相互制約與監(jiān)督，最大限度減少舞弊現(xiàn)象出現(xiàn)的可能性。②在ERP系統(tǒng)中，紙質審計的軌跡消失，因此，相關單位必須對強化對電腦磁盤等儲存介質為載體的審計軌跡控制，保留其中存在的審計線索，這是在ERP背景下降低審計風險的必要舉措。③對原有的、不能適應當前企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的內(nèi)部控制進行重新評估與設計。

4.2 利用ERP系統(tǒng)保證信息的有效性與可靠性

利用ERP系統(tǒng)保證信息的有效性與可靠性也是十分必要的，具體操作方式如下：①常規(guī)業(yè)務控制。ERP系統(tǒng)能夠自動拒絕不符合規(guī)范的操作步驟，企業(yè)需要制定相關制度，將具體操作流程進行下發(fā)，以此來保證環(huán)節(jié)信息的可靠性。②會計信息控制。首先，相關單位應該對會計核算過程進行規(guī)范，這有助于會計工作以及監(jiān)管信息的提取。其次，相關單位應該在系統(tǒng)中設置相應標準，使其能夠自動完成計提費用等工作內(nèi)容。③企業(yè)應該制定完善的制度體系，在各部門之間形成相互監(jiān)督的關系，進而保證信息的可靠性。④在實踐中，部門企業(yè)存在無痕跡修改數(shù)據(jù)的需求，針對這種情況，相關單位可以制定相關制度，允許無痕跡修改數(shù)據(jù)機制的實現(xiàn)，但必須在會計主管監(jiān)督下由兩人分別完成相應數(shù)據(jù)修改的輸入與審核。

4.3 強化ERP系統(tǒng)關鍵環(huán)節(jié)的控制

強化ERP系統(tǒng)關鍵環(huán)節(jié)的控制是保證企業(yè)能夠順應時代發(fā)展進行制度變革的重要依據(jù)。具體操作方式如下：①有效的信息溝通機制是企業(yè)應對情況改變、保證控制有效的必要舉措，也是整個內(nèi)部控制系統(tǒng)的生命線。在ERP背景下，信息系統(tǒng)能夠隨時產(chǎn)生生產(chǎn)經(jīng)營、財務管理、規(guī)章制度等多方面的分析報告，這極大的提升了企業(yè)內(nèi)部控制的可行性。因此，相關單位必須制定相關制度，使企業(yè)內(nèi)部的所有員工與領導人員都要清楚自身在內(nèi)部控制系統(tǒng)中所處的位置，并制定內(nèi)外環(huán)境變化下內(nèi)部控制的革新機制。②對未來可能遇到的風險進行提前規(guī)避。在ERP背景下內(nèi)部控制運行過程中，企業(yè)能夠根據(jù)相關數(shù)據(jù)對可能發(fā)生的風險建立適當?shù)娘L險模型，在風險發(fā)生的可能性增加時，應該采取緊急避險的方式規(guī)避風險，這種事前控制策略能夠有效降低企業(yè)風險規(guī)避的成本，促進企業(yè)實現(xiàn)長期健康發(fā)展。

4.4 保證計算機設備的安全性

ERP系統(tǒng)的正常運轉必須以計算機設備的正常運行為基礎。因此，相關單位必須采取以下措施保證硬件設備運行的安全性與穩(wěn)定性：①相關單位應該指派具備專業(yè)計算機理論知識與維修技術的人員對系統(tǒng)運行情況下進行監(jiān)督與維護，并定期對系統(tǒng)中數(shù)據(jù)進行備份處理，這是防備數(shù)據(jù)丟失的必要舉措。②相關單位應該強化網(wǎng)絡安全意識，在實踐中加強網(wǎng)絡安全管理，例如在系統(tǒng)中安裝防火墻、定期對病毒庫進行更新等。其次，相關單位還要對重要數(shù)據(jù)進行額外的加密、備份處理，進而充分提升數(shù)據(jù)的安全性。③在數(shù)據(jù)庫保護層面，相關單位應該對數(shù)據(jù)庫訪問進行科學設置，并建立完善的數(shù)據(jù)恢復體系，保證重要數(shù)據(jù)不會由于各種風險問題的出現(xiàn)而丟失。④制定完善的數(shù)據(jù)庫管理體系，嚴格控制操作人員的權限，這是防范人為泄漏現(xiàn)象發(fā)生的必要舉措。

5 結 語

ERP系統(tǒng)是當前時代背景下企業(yè)進行現(xiàn)代化管理的重要依托，其能夠通過提升企業(yè)的內(nèi)控管理以及風險防控效率強化企業(yè)的綜合管理質量，其作用與意義包括協(xié)助企業(yè)完成內(nèi)外部資源整合、實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息共享、規(guī)范企業(yè)經(jīng)營全流程、提升人工作業(yè)工作效率。但是在實際工作中，企業(yè)在采用ERP系統(tǒng)加強內(nèi)部控制時很容易忽視加強內(nèi)部控制的重要性，導致企業(yè)在經(jīng)營過程中非常容易遭受內(nèi)部控制風險。因此，本文針對實際情況，提出了ERP 環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略，具體而言，企業(yè)應該在充分結合自身實際情況的基礎上，采取針對性措施按照相應標準進行ERP系統(tǒng)的職責劃分與授權、利用ERP系統(tǒng)保證信息的有效性與可靠性、強化ERP系統(tǒng)關鍵環(huán)節(jié)的控制、保證計算機設備的安全性。只有做到以上幾點，相關單位的內(nèi)部控制質量才能得以穩(wěn)定提升，進而使ERP系統(tǒng)為企業(yè)發(fā)展做出更加卓越的貢獻。