基于大數(shù)據(jù)的檔案數(shù)字化及管理研究

柯江云

(仙游縣檔案館，福建 仙游 351200)

0 引 言

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化開始逐漸興起，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，直接推動了數(shù)據(jù)處理能力發(fā)生了革命性的變化。檔案行業(yè)也同樣受到了來自數(shù)據(jù)化浪潮的沖擊。國家檔案局于2016年頒布《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出了要推進檔案資源數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的原則，以此來提高檔案業(yè)務(wù)的信息化與檔案資源的開發(fā)水平[1]。基于此，本文以檔案數(shù)字化為研究對象，對大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化問題進行研究。

1 檔案數(shù)字化的內(nèi)涵與意義

1.1 檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

檔案是對重要的歷史文化記憶的承載體，能夠?qū)ι鐣陌l(fā)展提供最基礎(chǔ)的視域[2]。檔案的數(shù)字化是以一些數(shù)字化技術(shù)，如高速掃描、數(shù)據(jù)壓縮等，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、影像文件等組織成為規(guī)范有序的系統(tǒng)性信息庫。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，檔案數(shù)字化實現(xiàn)了檔案開發(fā)的規(guī)范性與安全性。其包括兩個層級：①檔案目錄管理數(shù)字化，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快捷搜索，并通過數(shù)字化的檔案目錄快速地知曉檔案的整體內(nèi)容；②檔案全文信息數(shù)字化，將檔案全文轉(zhuǎn)為電子文檔等格式進行存儲，能夠便捷地進行存放、管理及利用。

1.2 檔案數(shù)字化的意義

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受到保存環(huán)境的影響，隨著時間的推移可能會逐漸地滅失，不僅管理與查閱不便，而且一旦遇到火災(zāi)等突發(fā)事故，可能會永久性地損毀。而數(shù)字化的檔案與紙質(zhì)檔案相比，存儲、檢索與查閱方便，降低了檔案的存儲成本與查閱者的時間成本，且可進行同步備份，降低了檔案永久性損毀的概率，推動檔案的數(shù)字化是一項具有重要意義的工作。

1.2.1 提高了經(jīng)濟效益

傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)文件與實物為主，數(shù)量多且體積龐大，隨著時間的推移還會越來越多；而且，紙質(zhì)檔案對儲存環(huán)境有著很高的要求，需要存放在專門的檔案庫房之中，因此在檔案庫房上的投入會很大，增加了管理成本；同時，管理數(shù)量龐大的檔案需要配備相當(dāng)數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員，人員成本也會大幅度地增加。而數(shù)字化檔案是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)文件之后進行存儲，能夠有效地節(jié)省人力、物力以及空間，有效地避免了資源的浪費，能顯著地提高檔案管理的經(jīng)濟效益。

1.2.2 提高了管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作中歸檔、分類與查找均需要管理人員來執(zhí)行，每項工作都需要費盡周折，消耗大量的人力與精力，但是效果總是難以達到預(yù)期。而采用數(shù)字化的檔案最大的優(yōu)勢就是可高效便捷地進行資料的歸檔、分類與查找，同時還可即時生成詳細的數(shù)據(jù)信息，為后期的檔案管理工作提供很大的方便。尤其是檔案的查閱工作，通過在電子終端進行檢索即可快速地查閱目標(biāo)檔案，省去了查找紙質(zhì)檔案的麻煩。此外，由于數(shù)字化檔案是將紙質(zhì)檔案進行分類的掃描與存儲，檔案管理人員能夠很方便地對數(shù)目龐大的檔案進行有效管理，大幅度提高了檔案管理的效率。

1.2.3 有利于原件的保護

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案受存儲環(huán)境的影響，容易發(fā)生損壞，而一些突發(fā)情況還可能會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案永久性地滅失。與此同時，頻繁的查閱也會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的損壞。而數(shù)字化檔案則可以有效避免上述問題，查閱檔案均可在線上進行，檔案的紙質(zhì)原件則被妥善地保管。數(shù)字化檔案可在技術(shù)上實現(xiàn)檔案的永久保存，而且還可利用圖像數(shù)字化技術(shù)來恢復(fù)紙質(zhì)檔案中模糊不清的內(nèi)容，最大限度地避免檔案原件的損壞與丟失。

1.2.4 提高了利用效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，對檔案進行調(diào)閱是一個非常麻煩的過程，不僅手續(xù)煩瑣、程序復(fù)雜，而且非常耗費時間。尤其是進行檔案異地調(diào)閱，先是需要開具單位介紹信，然后再去檔案管理部門進行查閱，效率特別低。另一方面，需要滿足大量前來查閱檔案的人員的需求，也導(dǎo)致了檔案管理部門工作強度很大。采用數(shù)字化檔案，將所有的檔案集中在線上，借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，能夠很便捷地實現(xiàn)檔案的異地調(diào)閱，大幅度縮短檔案調(diào)閱的時間。與此同時，數(shù)字化的檔案可以分類存儲，方便快捷地進行搜索，也大幅度地提高了檔案查找的速度，降低了工作強度，在很大程度上提高了檔案的利用效率，有助于改善檔案只存不用的狀況。

2 基于大數(shù)據(jù)的檔案管理研究

2.1 大數(shù)據(jù)的特點

大數(shù)據(jù)一詞最早出現(xiàn)在2008年，并在短時間內(nèi)就得到了廣泛的認知，是指采用當(dāng)前主流計算機軟件無法進行有效處理的龐大數(shù)據(jù)，不僅體量巨大，而且類型繁多[3]。大數(shù)據(jù)最重要的應(yīng)用功能是通過對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行分析，獲取數(shù)據(jù)的增值信息，即對數(shù)據(jù)未來的發(fā)展趨勢進行預(yù)測。

大數(shù)據(jù)的特點主要體現(xiàn)在以下幾方面：

(1) 數(shù)據(jù)量龐大。這是大數(shù)據(jù)最根本的特征。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)在量上呈現(xiàn)出了爆炸式的增長，推動了數(shù)據(jù)處理方式的改革。

(2) 數(shù)據(jù)類型繁多。隨著量的增加，數(shù)據(jù)種類也逐漸開始多樣化，在傳統(tǒng)的文本數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上增加了音頻數(shù)據(jù)與視頻數(shù)據(jù)等類型。

(3) 數(shù)據(jù)實時性強。所有的數(shù)據(jù)都是實時采集得到的，在確保實時性的同時，真實性也得到了有效的保障。

2.2 大數(shù)據(jù)與檔案管理的關(guān)系

檔案管理工作的主要內(nèi)容有檔案的搜集、分類整理、歸檔保存、分析以及查閱等，現(xiàn)階段許多紙質(zhì)檔案均已實現(xiàn)了電子化處理，極大地方便了檔案管理工作的開展。而在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案的管理工作得到了進一步的優(yōu)化，在促進檔案管理工作電子化與信息化發(fā)展的同時，還有效地保證了檔案管理工作的準(zhǔn)確性，使這項工作更加的便捷，大數(shù)據(jù)與檔案管理工作之間存在著密切的聯(lián)系。

2.3 基于大數(shù)據(jù)的檔案管理策略

2.3.1 管理思路與方法的轉(zhuǎn)變

檔案管理是一項對數(shù)據(jù)要求很高的工作，利用大數(shù)據(jù)自身的優(yōu)勢來對檔案管理的工作方法進行改進，引入新的管理思路。首先是對檔案內(nèi)容進行分類整理，明確電子檔案與紙質(zhì)檔案是否完善，無電子檔案的需要對紙質(zhì)檔案進行轉(zhuǎn)換；其次是對檔案的內(nèi)容進行梳理，對其進行分類整理，為信息錄入做好準(zhǔn)備；最后是將所有的電子檔案錄入管理系統(tǒng)之中，并對錄入的信息進行核對，到了這一步大數(shù)據(jù)才能夠充分發(fā)揮其優(yōu)勢，進而形成一種管理電子檔案的新模式。

面對大數(shù)據(jù)帶來的沖擊，檔案管理部門需要做的是積極應(yīng)對，樹立起新的思維模式，以大數(shù)據(jù)理念為基礎(chǔ)來進行檔案管理與服務(wù)思維模式的建立，掌握檔案大數(shù)據(jù)管理與開發(fā)的原理。與此同時，還需要樹立起以用戶為中心、優(yōu)化用戶體驗的理念。檔案管理的最終目的是如何來挖掘檔案的價值，而不僅僅只是將其進行儲存了事。而利用大數(shù)據(jù)的分析能力，對用戶的需求與偏好進行分析，以此來了解用戶最主要的需求，可制定個性化的檔案利用方案，從根本上對檔案的利用價值進行挖掘。

2.3.2 管理平臺的完善

要實現(xiàn)基于大數(shù)據(jù)的檔案管理，就需要依托專業(yè)的管理平臺來對檔案的管理、分類與搜索功能進行完善。然而，現(xiàn)階段的實際情況是許多檔案管理平臺由于行業(yè)或者區(qū)域限制，相互之間沒有聯(lián)系。即便存在統(tǒng)一管理平臺能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中，但是仍然因為地域限制而在搜索與管理上存在限制。因此，如何來完善管理平臺，采用大數(shù)據(jù)對檔案文件進行集中管理還要經(jīng)過很長的道路才能實現(xiàn)，而首要問題就是完善現(xiàn)有資源以及開發(fā)具有很強的搜索分析功能的平臺。

2.3.3 培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理部門需要根據(jù)自身的需求來引進與培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，以應(yīng)對大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理，在完成檔案電子化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)上，為大數(shù)據(jù)模式下的檔案管理做好準(zhǔn)備工作。需要注意的是，所需要的專業(yè)人才不僅需要懂得檔案管理工作，還需要具備一定的信息技術(shù)知識。人才的培養(yǎng)要從內(nèi)部挖掘與外部引進兩個方面來著手，相比于外部引進，內(nèi)部挖掘更具優(yōu)勢，原本的檔案管理人員經(jīng)過多年的工作具有非常扎實的專業(yè)素養(yǎng)，對其進行信息技術(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)之后即可快速地進入新的角色之中，能快速發(fā)揮作用。

2.3.4 做好保密工作

采用大數(shù)據(jù)進行數(shù)字化檔案管理工作，對檔案數(shù)據(jù)的保密工作要更加重視，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。數(shù)字化檔案所面臨的泄密隱患相比于紙質(zhì)檔案而言有所減小，但是隱患產(chǎn)生得更加隱蔽。數(shù)字化檔案的泄密一般是受來自于網(wǎng)絡(luò)的攻擊所導(dǎo)致的，通常會難以察覺，且很難確定其根本來源。在實際操作中，可將原始檔案與數(shù)字檔案的管理交由不同的人員來承擔(dān)，這在一定程度上可降低安全風(fēng)險。檔案管理中的安全問題主要有檔案實體安全、數(shù)據(jù)安全、用戶隱私保護以及訪問渠道安全等。因此，在建立檔案安全風(fēng)險防范機制時需要考慮的有前端風(fēng)險，即檔案數(shù)據(jù)生成時的風(fēng)險，檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程及訪問通道風(fēng)險以及數(shù)據(jù)存儲風(fēng)險。在檔案管理工作中，保護國家機密與個人隱私是首要前提，涉密信息嚴禁上網(wǎng)是最基本的原則。因此，雖然大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來了很大的便利，但是一些應(yīng)當(dāng)保密的檔案數(shù)據(jù)是嚴禁錄入的，而且在進行檔案數(shù)據(jù)錄入之前還需要進行必要的審核。

3 結(jié)束語

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案在管理上更加方便，不僅可以確保檔案的存儲安全，還可以快速地進行歸檔、分類以及搜索查詢。大數(shù)據(jù)時代的來臨，給檔案管理管理工作帶來了更大的便捷。本文以大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字化檔案管理工作為研究對象，分析了檔案數(shù)字化的優(yōu)點，闡述了大數(shù)據(jù)與檔案管理之間的關(guān)系，并就大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的策略進行了分析，提出了檔案數(shù)字化管理工作的一些參考與建議，有利于促進檔案更好地發(fā)揮其使用價值。