新能源項目檔案管理的探討

●馬駿

為加快綠色低碳發(fā)展，在未來的能源供給和消費領(lǐng)域，我國的能源結(jié)構(gòu)和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)將持續(xù)推進優(yōu)化調(diào)整。預(yù)計到2030 年，非化石能源消費比重達到25%左右，為實現(xiàn)2060 年碳中和奠定堅實基礎(chǔ)。國家有關(guān)部委和各級地方政府正在積極推進風(fēng)電、太陽能發(fā)電開發(fā)，加快大規(guī)模多能互補新能源基地建設(shè)。到2030 年我國風(fēng)電、太陽能發(fā)電總裝機容量將達到12 億千瓦以上，在未來十年中將進入新能源項目快速建設(shè)時期。

新能源工程檔案是科學(xué)、準(zhǔn)確、及時記錄從項目前期到工程建設(shè)再到生產(chǎn)運行的全過程的歷史記錄，既是工程建設(shè)的重要組成部分，也是工程建設(shè)及竣工驗收的必備條件，且還是工程檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據(jù)，具有很高的保存價值。由于風(fēng)電項目從前期到投產(chǎn)通常控制在18～36 個月、光伏項目往往需12～18 個月即可建成，且建設(shè)單位新能源項目點多面廣，多采用小業(yè)主大監(jiān)理的管理模式，容易忽視檔案管理。因此，做好新能源項目檔案管理工作顯得更為迫切。

一、檔案管理的現(xiàn)狀和不足

目前新能源項目檔案管理除依照檔案法等有關(guān)法規(guī)、制度以外，主要工作依據(jù)的是《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》《光伏發(fā)電建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》。但由于多方面因素影響，或多或少存在對檔案管理重視不夠、工作統(tǒng)籌性不強、體制機制不健全、設(shè)備設(shè)施投入不足等問題。

（一）對檔案管理重視不夠

新能源項目在獲得建設(shè)指標(biāo)后往往要求1 至2 年內(nèi)投產(chǎn)。為適應(yīng)新能源項目核準(zhǔn)備案后盡快開工建設(shè)的要求，多數(shù)項目開發(fā)企業(yè)檔案管理準(zhǔn)備不充分，不能在事前對檔案工作作出統(tǒng)一安排部署，做不到貫穿項目建設(shè)的始終。甚至個別企業(yè)出現(xiàn)了無檔案管理機構(gòu)、無檔案管理崗位編制、無熟悉檔案人員，現(xiàn)場工程資料無人管理、設(shè)備開箱驗收資料無人收回等問題，很容易造成資料缺失，給后期工程驗收和生產(chǎn)運行帶來很多障礙。

（二）檔案管理工作統(tǒng)籌性不強

由于單個新能源項目容量通常只有幾十到幾百兆瓦，分散式風(fēng)電和分布式光伏項目容量更小，相對于常規(guī)大中型電力建設(shè)項目工程建設(shè)和生產(chǎn)運行管理機構(gòu)簡化，大部分新能源建設(shè)基層企業(yè)不設(shè)專門的檔案部門或檔案管理崗位，多數(shù)由專業(yè)技術(shù)人員兼職，且崗位調(diào)整變動頻繁。兼職檔案人員不掌握檔案專業(yè)知識、缺乏管理經(jīng)驗是普遍現(xiàn)象，在很多項目上存在不能準(zhǔn)確辨識歸檔資料、重要歸檔資料缺失、歸檔不及時、檔案分類不準(zhǔn)確、檔案移交不齊全等問題。

（三）檔案管理體制機制不健全

電力系統(tǒng)大型國有中央企業(yè)、地方國有企業(yè)多年來普遍比較重視檔案管理工作，但部分檔案人員對新能源工程有別于其他電力建設(shè)項目的特殊性掌握不具體，固有的傳統(tǒng)觀念不能適應(yīng)新能源項目檔案管理的新特點、新要求和新變化。另一方面，近年來新能源項目建設(shè)驟然增加，檔案主管部門組織的有針對性的檔案專業(yè)培訓(xùn)遠遠不能滿足新能源發(fā)展的要求。大部分檔案管理人員按照各自理解來工作，新能源檔案管理的規(guī)范性不夠。

（四）檔案管理設(shè)備設(shè)施投入不足

新能源自身的資源條件決定了絕大部分項目所在地遠離城市，往往地處戈壁沙漠、崇山峻嶺或是偏遠鄉(xiāng)村，自然環(huán)境條件相對較差?？紤]項目投資控制，永久生產(chǎn)生活設(shè)施不多，很少能考慮到現(xiàn)場檔案保存要求，大多是在辦公區(qū)域放置一些鐵皮柜子代替，一定程度上存在檔案資料遺失、鼠咬、蟲蛀、發(fā)霉等風(fēng)險，最終影響檔案的完整性和美觀性。

二、加強新能源項目檔案管理的措施

檔案工作是工程項目管理的重要組成部分，新能源項目建設(shè)客觀上推動了檔案工作的進一步發(fā)展，檔案工作融入到項目建設(shè)的每個環(huán)節(jié)已經(jīng)成為新能源發(fā)展的必然要求。

（一）完善管理體制機制

完善檔案管理體制，一是要明確開發(fā)建設(shè)單位檔案分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，充分認識檔案工作的重大意義和重要作用，提高重視程度，為檔案工作提供人、財、物的堅強保障。二是結(jié)合新能源開發(fā)一套人馬多個項目的現(xiàn)狀，可考慮由能源開發(fā)建設(shè)單位成立統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)，配齊配強檔案管理人員，組織新能源檔案專項培訓(xùn)，建立專業(yè)化檔案管理隊伍，發(fā)揮集中管理優(yōu)勢，提升檔案工作的規(guī)范化水平。三是檔案管理人員要增強主動服務(wù)意識，跟蹤項目建設(shè)運營的全過程，做到開工建設(shè)去宣貫、建設(shè)過程做指導(dǎo)、竣工驗收去考核。四是要深刻認識到檔案管理工作并非單純是檔案部門的責(zé)任，應(yīng)明確包括各參建單位在內(nèi)的各級管理人員、專業(yè)技術(shù)人員從項目前期到生產(chǎn)運行全過程的檔案管理職責(zé)，組織有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)程規(guī)范學(xué)習(xí)宣貫，不斷增強全員檔案管理意識，確保各類資料應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，確保歸檔工作及時、完整、準(zhǔn)確。

結(jié)合新能源開發(fā)特點，建立延伸到新能源項目相關(guān)部門、各個專業(yè)、各參建單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)籌部署項目全過程檔案工作，形成工程節(jié)點驗收與歸檔資料同步驗收機制、竣工驗收與檔案移交驗收同步機制和定期監(jiān)督檢查工作機制，將工程管理與檔案管理深度融合，為檔案工作有序開展保駕護航。按照檔案工作要求構(gòu)建完善的檔案制度體系，明確檔案的歸檔、保管、保密、借閱等制度，將每一個工作制度進行細化，明確相關(guān)人員的工作職責(zé)并落到實處，確保工作能夠規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的開展。形成自上而下的定期或不定期深入新能源項目現(xiàn)場監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的工作機制，讓專業(yè)檔案人員與兼職檔案人員經(jīng)常性互動，持續(xù)有效貫徹檔案管理要求。

（二）加強檔案隊伍能力建設(shè)

檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，涉及企業(yè)黨政群團、財務(wù)經(jīng)營、工程建設(shè)、安全生產(chǎn)與運行等各個方面。在新能源建設(shè)比較集中時期，開發(fā)建設(shè)企業(yè)應(yīng)積極組織檔案人員參加行業(yè)培訓(xùn)和專業(yè)交流活動，不斷提高檔案隊伍專業(yè)素質(zhì)能力。開展檔案法等常用法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)的同時，重點開展新能源項目前期、工程建設(shè)、生產(chǎn)運行相關(guān)知識學(xué)習(xí)，不斷推進檔案工作與新能源工程建設(shè)和生產(chǎn)運營業(yè)務(wù)的深度融合，更好促進檔案工作的發(fā)展。

檔案工作是一項單調(diào)、枯燥乏味的工作，往往在一定程度上易形成工作惰性，專業(yè)人員的發(fā)展得不到足夠的重視。企業(yè)要教育引導(dǎo)檔案工作者深刻認識國家推動綠色低碳發(fā)展過程中做好本職工作的重大意義，克服長期重復(fù)性勞動的厭倦心理，增強新時期做好檔案工作的榮譽感、緊迫感、責(zé)任感，主動適應(yīng)“3060”新能源發(fā)展戰(zhàn)略要求。要不斷完善檔案專業(yè)人員的成長成才機制，將檔案工作納入評先評優(yōu)和績效考核，按照業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)好專業(yè)檔案隊伍。

（三）實行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理

檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化既是檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，也是各類文件資料規(guī)范統(tǒng)一的重要基礎(chǔ)，關(guān)乎到企業(yè)的管理水平和工作效率。新能源集中開發(fā)建設(shè)時期，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的基礎(chǔ)性管理將嚴(yán)重影響檔案工作效率和檔案質(zhì)量。因此，在統(tǒng)籌布置新能源項目檔案工作的過程中，應(yīng)將檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化工作貫穿文件資料的形成、收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用的全過程。

細化文件資料制作要求，為檔案標(biāo)準(zhǔn)化打好基礎(chǔ)。對文檔文件、報告報表、圖紙圖片等包括附件在內(nèi)的資料，在紙張大小、排版形式、裝訂方式、文件格式等方面提出盡可能詳細的規(guī)范要求，并嚴(yán)把資料收集環(huán)節(jié)審查關(guān)。嚴(yán)肅檔案工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行工作程序，既要保證檔案形成過程不丟不漏不錯，也要進行過程文件與結(jié)論報告、紙質(zhì)資料與電子文檔的互相印證檢查，確保檔案形成過程和檔案內(nèi)容的雙重真實性。嚴(yán)格執(zhí)行各類業(yè)務(wù)文件資料審查審批、移交接收程序，審簽移交手續(xù)不完整的必須補充完善，防止無效資料進入檔案。在資料整理過程中要分門別類區(qū)分不同內(nèi)容、不同工作、不同形式、不同結(jié)果的文件資料，突出重點核心，降低資料整理的重復(fù)性操作。加強資料分類整理經(jīng)常性溝通交流和監(jiān)督檢查，統(tǒng)一檔案分類原則，杜絕不同人、不同時期、不同項目檔案分類不一致現(xiàn)象。按具體事項閉環(huán)原則立卷、歸檔，建立科學(xué)的相互檢索關(guān)系，提高檔案利用效率。將檔案移交作為參建單位工程尾款結(jié)算的前置條件，避免因新能源項目工期短、退場快，竣工后無人負責(zé)檔案移交情況發(fā)生。

標(biāo)準(zhǔn)化檔案室、庫房建設(shè)是檔案規(guī)范化保存的重要措施，是確保檔案安全的重要保障。新能源項目新建的檔案室、檔案庫房必須嚴(yán)格落實《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案庫房技術(shù)管理暫行條例》等有關(guān)檔案安全保護的管理技術(shù)要求，配套必要的防護設(shè)備，做到安全保護“九防”“兩控”要求。有條件的新能源項目工程現(xiàn)場可以建設(shè)一體化智能化庫房，不具備條件的應(yīng)在現(xiàn)場配備符合保管要求的專用檔案柜，解決現(xiàn)場保存不規(guī)范、不安全等問題。由于單個新能源項目檔案資料相對較少，每個項目都設(shè)專門庫房經(jīng)濟條件不允許，可以考慮由新能源開發(fā)企業(yè)統(tǒng)一建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房，按項目建設(shè)節(jié)點分階段移交，多個項目檔案集中保管，既能夠保證檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施投入，也可以提升檔案保存的現(xiàn)代化水平。

（四）推進檔案信息化建設(shè)

在工程建設(shè)的同時，加大對檔案信息化軟硬件的投入，抓住新能源項目建設(shè)過程數(shù)字檔案易于形成的有利時機，及時完善辦公系統(tǒng)、工程管理等信息化系統(tǒng)與檔案信息化軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)歸檔資料自動移交。要同步做好電子文件積累、鑒定、整理、歸檔等工作，保證各新能源項目建設(shè)全過程有保存價值的電子文件真實、完整、有效，實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。在項目招標(biāo)文件編制過程中應(yīng)約定數(shù)字化資料、檔案移交要求，為實現(xiàn)外委單位移交檔案的信息化做好鋪墊。在檔案形成過程中，可向項目參建單位開放一定權(quán)限，在專業(yè)檔案人員指導(dǎo)下同步開展電子檔案和實體檔案的整理、分類、編號等工作，嚴(yán)格落實電子檔案和實體檔案同步移交。堅決防止由于新能源項目建設(shè)快、設(shè)計施工監(jiān)理等單位退場快影響數(shù)字檔案建設(shè)情況發(fā)生。

充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，建立檔案信息平臺，完善數(shù)字化檔案庫，豐富數(shù)字檔案資源，開放網(wǎng)絡(luò)檔案檢索、傳輸通道，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段，實現(xiàn)檔案資源企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享，提高檔案利用效率。定期開展檔案信息檢查工作，保證檔案數(shù)據(jù)真實、完整、有效的同時，數(shù)字化檔案應(yīng)與實體檔案保持一致。加強檔案系統(tǒng)的安全管理，檔案數(shù)據(jù)庫的存儲設(shè)備應(yīng)與外網(wǎng)實行物理隔離，采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保檔案信息和信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩乐故?、泄密的發(fā)生。積極組織檔案信息化培訓(xùn)，加快數(shù)字化、信息化知識普及，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)技能。

三、結(jié)語

檔案作為國家經(jīng)濟社會發(fā)展建設(shè)情況的真實記錄，是促進我國各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護國家和人民群眾根本利益的重要依據(jù)，在新能源迅猛發(fā)展的關(guān)鍵時期，各有關(guān)單位和相關(guān)人員有必要認真分析檔案工作面臨的新形勢新困難新問題，采取積極務(wù)實有效的應(yīng)對措施，加大對檔案工作的支持和保障力度，將能更好推動檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。