醫(yī)院招投標(biāo)采購管理中合同風(fēng)險管理研究

于 琴

(山東省東營市中醫(yī)院,經(jīng)營管理科 山東 東營 257055)

0 引言

任何招投標(biāo)項(xiàng)目中都存在合同風(fēng)險，醫(yī)院招投標(biāo)采購項(xiàng)目也不例外，因此醫(yī)院必須做好采購項(xiàng)目管理工作，合同風(fēng)險管理是該項(xiàng)工作的重點(diǎn)內(nèi)容，醫(yī)院要予以關(guān)注。從這一角度出發(fā)，醫(yī)院相關(guān)管理人員要清楚的意識到自身采購管理項(xiàng)目的特殊性，分析合同中可能存在的風(fēng)險，再予以針對性的管理。但現(xiàn)實(shí)情況中，部分醫(yī)院的合同風(fēng)險管理工作不到位，導(dǎo)致醫(yī)院依舊需要承擔(dān)較高的風(fēng)險，也間接影響了醫(yī)療工作的質(zhì)量與發(fā)展，故為了改變現(xiàn)狀，做好合同風(fēng)險管理，有必要展開相關(guān)研究。

1 醫(yī)院招投標(biāo)采購管理的常見合同風(fēng)險分類

根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，醫(yī)院招投標(biāo)采購管理的常見合同風(fēng)險為：一是供應(yīng)商資質(zhì)的風(fēng)險，即醫(yī)院采購的資源多為醫(yī)療資源，諸如設(shè)備、藥物、醫(yī)用化學(xué)品等，這些資源的質(zhì)量要求非常嚴(yán)格，故為了保障資源質(zhì)量達(dá)標(biāo)，醫(yī)院需要尋求有資質(zhì)的供應(yīng)商。但現(xiàn)實(shí)情況中，一些醫(yī)院在招投標(biāo)采購中并未對供應(yīng)商的資質(zhì)等進(jìn)行審驗(yàn)與核實(shí)，容易與資質(zhì)不足的供應(yīng)商簽訂合同，而后容易爆發(fā)醫(yī)療資源不達(dá)標(biāo)，甚至是供應(yīng)商不按約定履行責(zé)任、越權(quán)代理等風(fēng)險事件，對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)以及醫(yī)療工作安全性等都有重大影響；二是合同洽談風(fēng)險，即招投標(biāo)階段醫(yī)院與供應(yīng)商達(dá)成了口頭合作意愿后，就要進(jìn)入合同洽談階段，該階段需要雙方協(xié)商確立合同中雙方責(zé)任歸屬等，目的是保障合同符合雙方利益標(biāo)準(zhǔn)，不可對對方利益造成不合理侵犯[9]。但合同洽談中醫(yī)院可能會因?yàn)橐恍┮蛩赜绊?，無意間遭遇對方施加的侵犯，諸如在重大問題上作出讓步，又或者本方洽談人員與對方達(dá)成秘密協(xié)議，謀求不法利益等，所以合同洽談中存在多種風(fēng)險；三是合同內(nèi)容風(fēng)險，即合同簽訂后雙方需要根據(jù)合同內(nèi)容展開相關(guān)工作，因此如果合同內(nèi)容存在問題，就會帶來一定的風(fēng)險，而其中相當(dāng)一部分風(fēng)險都對醫(yī)院有威脅，如合同內(nèi)容條款不全、表述有爭議等，這些風(fēng)險會導(dǎo)致醫(yī)院無法在之后向?qū)Ψ阶坟?zé)，所有損失或影響都需要自己承受；四是權(quán)限風(fēng)險，即合同需要雙方簽訂才能生效，但部分情況下醫(yī)院方簽訂合同的人不具備簽訂權(quán)限，屬于越權(quán)或未授權(quán)簽訂，這會導(dǎo)致醫(yī)院方對合同具體內(nèi)容不知情，容易出錯，無意間承受風(fēng)險，又或者對方使用了無效印章簽訂合同，導(dǎo)致合同無效，容易爆發(fā)違約風(fēng)險；五是履約風(fēng)險，即供貨方可能會在意愿不知情的情況下違約，諸如拖延交貨期限、下調(diào)貨物質(zhì)量等，這些情況都可能導(dǎo)致意愿利益受損；六是合同保存風(fēng)險，即合同簽訂后沒有制作副本，或未能妥善保存原文件，使得合同遺失或泄密。除以上六大類型風(fēng)險以外，在實(shí)際情況中可能還存在其他風(fēng)險，此處不多加贅述，但六大風(fēng)險足以說明合同風(fēng)險類型多、情況復(fù)雜，故風(fēng)險管理具有一定難度，因此醫(yī)院必須要重視對招投標(biāo)及采購管理中的合同風(fēng)險管理，最大限度地保證自己的經(jīng)濟(jì)利益[2]。

2 合同風(fēng)險管理的現(xiàn)狀問題

2.1 風(fēng)險認(rèn)知不足

充分認(rèn)識常見合同風(fēng)險是醫(yī)院做好采購合同風(fēng)險管理的必要前提，但根據(jù)常見合同風(fēng)險分類可知，醫(yī)院招投標(biāo)采購管理的常見合同風(fēng)險類型很多，專管人員需要經(jīng)過系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，且具備豐富的經(jīng)驗(yàn)才能形成充分認(rèn)識，而許多醫(yī)院的專管人員在這一方面有一定缺陷，存在風(fēng)險認(rèn)知不足的問題。風(fēng)險認(rèn)知不足代表專管人員的合同管理能力差，難以識別風(fēng)險，或者忽略某種風(fēng)險，而任意現(xiàn)象都可能導(dǎo)致風(fēng)險爆發(fā)，使醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益受損，甚至?xí)萑胧聞?wù)糾紛當(dāng)中，例如某醫(yī)院專管人員就存在風(fēng)險認(rèn)知不足的問題，管理中缺乏應(yīng)有認(rèn)知，導(dǎo)致在一次合同簽訂中沒有審查供應(yīng)商的資質(zhì)，導(dǎo)致合同簽訂后供應(yīng)商提供的貨物存在質(zhì)量上的缺陷，且使得醫(yī)院盲目相信合同，沒有再次對貨物質(zhì)量進(jìn)行審查，雖未造成醫(yī)療事故，但也確實(shí)降低了醫(yī)療工作質(zhì)量，醫(yī)院不得不重新尋找供貨商，承受了大筆經(jīng)濟(jì)損失[3]。

2.2 合同文本不統(tǒng)一

許多醫(yī)院因?yàn)槿狈贤L(fēng)險管理經(jīng)驗(yàn)，對于合同中的一些事宜不夠重視，所以會出現(xiàn)許多風(fēng)險問題，而合同文本不統(tǒng)一就是比較常見，會導(dǎo)致風(fēng)險爆發(fā)的問題之一。所謂合同文本不統(tǒng)一，是指醫(yī)院自身沒有統(tǒng)一的合同文本用于參考，導(dǎo)致合同簽訂時需要對方提供合同文本，而對方有可能會在合同文本上“做小動作”，一時不察就可能導(dǎo)致合同風(fēng)險爆發(fā)，例如某醫(yī)院就使用了供應(yīng)商提供的合同文本，而供應(yīng)商在文本上進(jìn)行了修改，刪除了一條很重要，但卻比較容易被忽略的條款，使得醫(yī)院遭受經(jīng)濟(jì)損失。除此以外，合同文本不統(tǒng)一與所有合同風(fēng)險都有關(guān)聯(lián)，如因?yàn)楹贤谋静唤y(tǒng)一，所以醫(yī)院有可能會陷入合同糾紛，且往往在糾紛中都處于劣勢，說明該問題比較嚴(yán)重，醫(yī)院必須引起重視[4]。

2.3 管理制度不完善

醫(yī)院作為合同風(fēng)險管理方，理應(yīng)具備采購合同風(fēng)險預(yù)防機(jī)制，該機(jī)制就是由各種相關(guān)管理制度組成的，因此當(dāng)管理制度存在問題，合同風(fēng)險預(yù)防機(jī)制就難以起到有效作用，甚至出現(xiàn)無法預(yù)防的現(xiàn)象，這時如果爆發(fā)風(fēng)險可能導(dǎo)致醫(yī)院來不及反應(yīng)，且或多或少都會造成一些影響，說明醫(yī)院理應(yīng)保障管理制度完善。但現(xiàn)實(shí)來看，不少醫(yī)院的采購合同管理制度并不完善，主要有以下具體表現(xiàn)：第一，制度條款的內(nèi)容并不準(zhǔn)確，因此在管理中容易出現(xiàn)紕漏，預(yù)防效果不好，例如某醫(yī)院合同管理制度中的一個管理?xiàng)l款內(nèi)容就不夠準(zhǔn)確，忽略了監(jiān)管責(zé)任歸屬，導(dǎo)致內(nèi)部工作人員不知有誰履行監(jiān)管責(zé)任，最終形成紕漏，加劇了風(fēng)險爆發(fā)概率；第二，制度條款不完整，部分需管理事宜未被覆蓋，容易失控，同樣不利于合同風(fēng)險預(yù)防，例如在合同風(fēng)險管理制度中遺漏了印章管理責(zé)任歸屬條款，使得印章在內(nèi)部流動，容易發(fā)生越權(quán)簽訂合同的現(xiàn)象[5]。由此可以看出，任何管理制度不完善的現(xiàn)象對醫(yī)院合同風(fēng)險預(yù)防能力都有嚴(yán)重影響，故醫(yī)院應(yīng)當(dāng)予以關(guān)注。

2.4 合同保存方式傳統(tǒng)

根據(jù)風(fēng)險描述，醫(yī)院必須妥善保存合同原文件以及副本文件，否則就容易發(fā)生合同遺失、泄密等風(fēng)險，而現(xiàn)代醫(yī)院雖然重視合同保存工作，但選擇的保存方式比較傳統(tǒng)，即使用紙質(zhì)檔案保存模式進(jìn)行保存與管理，這種保存方式存在天然的劣勢，即紙質(zhì)合同本身就具有易損、易丟失、易泄密的特點(diǎn)，不利于長期保存，加之合同經(jīng)常需要拿出使用，紙質(zhì)合同遺失、泄密等問題更容易發(fā)生。與此同時，即使醫(yī)院創(chuàng)建了副本文件，可以在原文件出錯之后予以彌補(bǔ)，但不代表合同保存萬無一失，現(xiàn)實(shí)情況中依舊有可能出現(xiàn)原文件與副本文件同時出現(xiàn)問題的現(xiàn)象，例如某醫(yī)院就創(chuàng)建了副本文件，日常情況中主要使用原文件，副本文件只在原文件出現(xiàn)問題后啟用，但某次因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)因素影響，原文件丟失，所以醫(yī)院想要啟用副本文件，而副本文件在長時間的存放下出現(xiàn)了字跡模糊、表面結(jié)垢的現(xiàn)象，故副本文件失去效用。從這里可以看出，醫(yī)院要做好采購合同風(fēng)險管理，理應(yīng)擺脫傳統(tǒng)的合同保存方式[6]。

3 合同風(fēng)險管理策略與注意事項(xiàng)

3.1 策略

針對醫(yī)院合同風(fēng)險管理的四大問題，下文將提出對應(yīng)的管理策略，以供參考。

3.1.1提高人員入職標(biāo)準(zhǔn)，展開相關(guān)培訓(xùn)

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)意識到合同風(fēng)險管理是一項(xiàng)專業(yè)性要求較高的工作，理應(yīng)由專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，故醫(yī)院如果發(fā)現(xiàn)當(dāng)前管理人員存在合同風(fēng)險認(rèn)知不足，或者是其他的專業(yè)性問題，就應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行人事調(diào)動，同時提高人員入職標(biāo)準(zhǔn)，至少要保障入職人員接受過系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)(若入職人員即接受過系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，也有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)自然最好，但此類人才比較稀少，醫(yī)院不必強(qiáng)求)，然后在與原崗位工作人員協(xié)作進(jìn)行合同風(fēng)險管理，這能幫助新入職人員更快熟悉工作環(huán)境、要求，而原工作崗位工作人員的經(jīng)驗(yàn)也能給新入職人員提供幫助。除此以外，考慮到醫(yī)院采購合同與其他行業(yè)采購合同的差異，建議醫(yī)院給相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，要求幫助他們盡快了解醫(yī)療物品的質(zhì)量指標(biāo)以及標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能更好的發(fā)揮他們專業(yè)特長，幫助醫(yī)院做好合同風(fēng)險管理[7]。

3.1.2明確風(fēng)險管理要求，設(shè)計(jì)統(tǒng)一合同文本

從醫(yī)院角度出發(fā)，為了避免自身遭遇合同風(fēng)險影響，醫(yī)院必須擁有自己的統(tǒng)一合同文本，故醫(yī)院如果當(dāng)前沒有統(tǒng)一文本，就需要重新設(shè)計(jì)。同時，合同文本除了要求統(tǒng)一以外，還要確保合理，因此醫(yī)院在設(shè)計(jì)統(tǒng)一合同文本時，要充分考慮合同風(fēng)險管理的要求，這樣才能保障合同內(nèi)容事無巨細(xì)、面面俱到[8]。在統(tǒng)一合同文本的基礎(chǔ)上，醫(yī)院可以在采購招投標(biāo)階段提供自己的文本，由對方審驗(yàn)、確認(rèn)無誤之后填寫具體內(nèi)容，即填寫貨物數(shù)量、交付周期、具體金額等，這樣就能避免許多合同風(fēng)險。

3.1.3深入分析管理制度缺陷，針對性補(bǔ)全

醫(yī)院合同風(fēng)險管理制度的缺陷表現(xiàn)分類并不多，但實(shí)際內(nèi)容非常細(xì)致，形式十分多樣，因此不同醫(yī)院合同風(fēng)險管理制度的具體缺陷存在差異，要確保完善必須先展開分析，了解具體缺陷，再針對性的補(bǔ)全即可。這一基礎(chǔ)上，本文主要以“合同風(fēng)險監(jiān)督管理制度缺陷”為例展開分析，即假設(shè)醫(yī)院的合同風(fēng)險管理制度中沒有明確指出監(jiān)管責(zé)任歸屬，那么就必須在制度中添加對應(yīng)的內(nèi)容，并且要對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，調(diào)動其責(zé)任重心，確保其有能力履行管理責(zé)任，最大限度的避免風(fēng)險爆發(fā)。

3.1.4啟用電子檔案保存模式

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存模式目前應(yīng)當(dāng)淘汰，醫(yī)院可以用電子檔案保存模式取而代之，即電子檔案保存模式中紙質(zhì)合同文件的內(nèi)容可以轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)格式，各種格式的文件內(nèi)容不存在損壞可能，同時只要合理使用加密、備案等基本功能，可以避免文件因設(shè)備因素影響而丟失、泄露的現(xiàn)象發(fā)生，說明電子檔案能夠很好避免風(fēng)險發(fā)生。電子檔案還能借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，不像紙質(zhì)檔案一樣需要相關(guān)人員親力親為的取用，說明采用電子檔案，合同相關(guān)事宜會變得更加方便[9]。值得注意的是，雖然電子檔案相比于紙質(zhì)檔案更具優(yōu)勢，但一些醫(yī)院的合同風(fēng)險專管人員已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)檔案模式，缺乏電子檔案管理意識，且概念比較模糊，管理工作中可能會發(fā)生忘記備份、忘記加密的問題，面對這些情況醫(yī)院一方面要強(qiáng)調(diào)備份、加密的重要性，并且可以借助當(dāng)前相關(guān)軟件實(shí)施自動備份、自動加密。

3.2 注意事項(xiàng)

合同風(fēng)險管理中有許多事項(xiàng)是需要醫(yī)院注意的，其中最主要的事項(xiàng)就是監(jiān)管方法，即管理制度中明確了合同風(fēng)險管理監(jiān)督責(zé)任歸屬，自然對應(yīng)責(zé)任人要展開監(jiān)管工作，但如果責(zé)任人所使用的監(jiān)管方法有誤，就可能導(dǎo)致監(jiān)管力度低下，因此建議醫(yī)院引入先進(jìn)監(jiān)管方法，諸如痕跡化監(jiān)督、全過程監(jiān)督、相互監(jiān)督等，要求監(jiān)管人員學(xué)習(xí)相關(guān)理論，并逐漸將方法代入到監(jiān)管工作中，由此提高監(jiān)管力度[10]。

4 結(jié)語

綜上，醫(yī)院采購項(xiàng)目中存在許多合同風(fēng)險，各類風(fēng)險對醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益有嚴(yán)重影響，甚至可能導(dǎo)致意愿陷入法律糾紛，因此醫(yī)院必須加強(qiáng)自身合同風(fēng)險管理能力，避免合同風(fēng)險爆發(fā)。從這一角度出發(fā)，醫(yī)院首先要了解具體的合同風(fēng)險，其次要明確自身問題，最后采用策略來解決問題。問題解決后，醫(yī)院合同風(fēng)險管理能力增強(qiáng)，能夠?qū)⒏黝愶L(fēng)險的爆發(fā)概率降至最低，從根本上進(jìn)行預(yù)防與控制，通過這種方式醫(yī)院采購項(xiàng)目可以順利完成，醫(yī)療工作也能夠得到保障。