全面提升農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理水平的思考

徐汪云

（安徽省農(nóng)機安全監(jiān)理總站，安徽合肥 230041）

0 引言

2020年，第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議通過新修訂的《中華人民共和國檔案法》，新修訂的《中華人民共和國檔案法》增加了新的章節(jié)，進行了大范圍的修改和完善，不僅是為新形勢下檔案工作提供了更加全面的法律依據(jù)，也順應(yīng)了“依法治檔”、“依法治國”的政策需求。農(nóng)機安全監(jiān)理檔案是農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)在行使農(nóng)機安全監(jiān)督管理職能活動中形成的具有法定效力和保存價值的原始記錄[1]，以備查考的各種文字、圖表、聲像、電子文件以及其他各種體裁、形式的資料記錄。農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理工作是農(nóng)業(yè)機械化管理的基礎(chǔ)工作，是農(nóng)機安全監(jiān)理工作的重要組成部分。強化農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理，對于較全面地反映農(nóng)業(yè)機械化發(fā)展現(xiàn)狀，確定科學(xué)的農(nóng)機化發(fā)展思路和發(fā)展規(guī)劃，推進農(nóng)機安全生產(chǎn)和依法行政，具有重要的意義。因此，如何做好農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理工作？全面貫徹實施新修訂的《檔案法》，如何提升農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理水平？適應(yīng)農(nóng)機化高質(zhì)量發(fā)展的新形勢，是每一個農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理人員應(yīng)該認真思考的問題。

1 農(nóng)機安全監(jiān)理檔案的作用

在對農(nóng)業(yè)機械進行安全監(jiān)理的過程中，檔案的重要程度是不言而喻的，檔案是農(nóng)業(yè)機械管理部門運行過程中開展科學(xué)合理的管理工作以及做出科學(xué)決策的重要基礎(chǔ)[2]。農(nóng)機安全監(jiān)理檔案的作用，可概括為憑證作用、參考作用和宣傳作用[1]。

1.1 憑證作用

農(nóng)機安全監(jiān)理檔案是農(nóng)機安全監(jiān)理工作中直接形成的，記錄的是工作過程的原始情況，是各項工作和活動的真實記錄，在法律上可發(fā)揮證據(jù)效用，具有重要的憑證價值。當(dāng)發(fā)生相關(guān)的農(nóng)業(yè)機械行政案件時，農(nóng)機安全監(jiān)理檔案也是十分重要的判斷審理依據(jù)，它具有一定的法律效力，能夠作為一手資料對案件進行合理的處理。

1.2 參考作用

農(nóng)機安全監(jiān)理檔案真實記載了各個時期農(nóng)機安全監(jiān)理發(fā)展的成就、經(jīng)驗和做法，是第一手文件資料，內(nèi)容豐富，具有較強的權(quán)威性和較高的參考價值。科學(xué)合理地利用檔案，可以及時查找發(fā)現(xiàn)農(nóng)機安全監(jiān)管措施和相關(guān)業(yè)務(wù)工作辦理過程中存在的問題，有利于提高工作質(zhì)量和效率，推進農(nóng)機安全監(jiān)理工作正規(guī)化、標準化和科學(xué)化管理。

1.3 宣傳作用

農(nóng)機安全監(jiān)理檔案記載駕駛?cè)烁鞣N行為活動情況，對一些違法行為、事故案例等進行整理和匯編，是農(nóng)機安全生產(chǎn)宣傳教育的鮮活的教材，對提高從業(yè)人員的安全意識有著極其重要的作用。

2 農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理工作中存在的問題

2.1 重視程度不夠

從目前的實際情況來看，重業(yè)務(wù)工作輕檔案管理的情況十分普遍。不少農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理的重要性缺乏足夠的認識，重視程度不夠，超前意識不強，農(nóng)機安全監(jiān)理檔案工作未嚴格按照《檔案法》規(guī)定及國家檔案局制定的標準規(guī)范操作，存在著案卷質(zhì)量不高，缺乏完整檢索工具等問題[3]，檔案基礎(chǔ)工作差，導(dǎo)致農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理工作水平不高、效率較低。

2.2 信息化水平較低

目前，我國在農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理工作中，大部分的檔案管理工作還停留在人工管理的階段，存在管理手段落后的狀況。根據(jù)新修訂的《檔案法》的規(guī)定和我國農(nóng)業(yè)領(lǐng)域信息化水平的不斷提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的信息需求，這就使農(nóng)機安全監(jiān)理檔案信息化成為了迫切要求。由于每個地區(qū)的經(jīng)濟水平參差不齊，存在著一定的差距.這就造成了農(nóng)機安全監(jiān)理檔案信息化的進度存在著很大的差異，兩極分化的現(xiàn)象及其嚴重，在經(jīng)濟相對發(fā)達的地區(qū)基本已經(jīng)完成了農(nóng)機監(jiān)理檔案的信息化轉(zhuǎn)型。而在經(jīng)濟相對落后的地區(qū)有的甚至仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)農(nóng)機監(jiān)理檔案。很多的農(nóng)機監(jiān)理檔案的管理人員對檔案管理的信息化缺乏足夠的認識，沒有意識到農(nóng)機檔案信息化管理對農(nóng)業(yè)發(fā)展的重要的促進作用。

2.3 管理水平不高

2.3.1 檔案管理制度不健全。沒有完善的檔案管理體系，缺乏健全的規(guī)章管理制度，對于檔案的存放以及借閱等沒有一定的規(guī)范，所以導(dǎo)致檔案收集資料信息不全，檔案利用程度不高等現(xiàn)象。

2.3.2 缺乏相關(guān)人才。一方面農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理工作的重要性及復(fù)雜性要求其必須要具有專業(yè)素質(zhì)的人才才能完成，但就目前的情況看，我國在這一方面的人才十分缺乏，這就導(dǎo)致了這一領(lǐng)域根本無法注入新的力量，從而使其無法得到進一步的發(fā)展，另一方面現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)知識儲備量不足，并且沒有給予管理工作足夠的重視，使其工作的責(zé)任心不足，最終造成了農(nóng)業(yè)機械檔案管理工作雜亂無章的問題，檔案在管理的過程中經(jīng)常出現(xiàn)歸檔緩慢以及檔案丟失等問題；

2.3.3 經(jīng)費不足。一切管理都需要有經(jīng)費作為支撐，在農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理方面同樣如此，但目前，經(jīng)費不足已經(jīng)成為了我國農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理方面存在的一項顯著問題，由于經(jīng)費不足沒有設(shè)立專門的檔案室或者檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋；由于經(jīng)費不足，除了拖拉機、聯(lián)合收割機及其駕駛?cè)藛T的基本信息和事故報表運用了計算機外，其他相關(guān)資料，諸如事故處理、行政處罰、行政檢查、安全生產(chǎn)管理等檔案運用計算機進行管理的較少，難以適應(yīng)農(nóng)機安全監(jiān)理新發(fā)展的要求。

3 提升農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理水平的舉措

3.1 提高對農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理工作重要性的認識

習(xí)近平總書記指出，檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，并明確提出了檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的目標。我們要堅持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為科學(xué)指引，為農(nóng)機安全生產(chǎn)、為農(nóng)業(yè)機械擁有者、為農(nóng)業(yè)機械使用者和工作者管好用好農(nóng)機安全監(jiān)理檔案。農(nóng)機安全監(jiān)理檔案資料是農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)和安全監(jiān)理人員在長期維護農(nóng)機安全生產(chǎn)工作過程中不斷積累的原始記錄，是維護農(nóng)業(yè)農(nóng)機安全生產(chǎn)的寶貴財富，是農(nóng)業(yè)機械使用者合法權(quán)益的保障。農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)和安全監(jiān)理人員必須解放思想，提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，樹立高度責(zé)任心，從更深的角度去理解和做好這項工作[4]。要開拓創(chuàng)新，勇于實踐，認真做好檔案的收集、整理、保管、鑒定和利用工作，為農(nóng)機安全生產(chǎn)服務(wù)。徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”的局面，科學(xué)整合農(nóng)機檔案信息資源，為農(nóng)機科研、生產(chǎn)和管理部門提供有效參考，特別要深入挖掘有利于農(nóng)機用戶的檔案信息，提升農(nóng)機安全監(jiān)理檔案服務(wù)水平[3]。

3.2 建立建全農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理制度

農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理就是要根據(jù)《檔案法》《農(nóng)業(yè)機械安全監(jiān)督管理條例》及農(nóng)機安全監(jiān)理業(yè)務(wù)工作規(guī)范的規(guī)定和要求，用科學(xué)的方法對農(nóng)機安全監(jiān)理檔案進行管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案。

3.2.1 建立健全農(nóng)機安全監(jiān)理檔案。要明確建檔的一般原則和要求，遵循文書檔案的形成規(guī)律[3]，保持文書與相關(guān)資料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。按照農(nóng)機安全監(jiān)理工作性質(zhì)，明確分類，逐類建檔。

3.2.2 制訂檔案管理人員職責(zé)。任用熟悉計算機，同時對農(nóng)業(yè)機械十分熟悉，具有強烈的責(zé)任心的人擔(dān)任農(nóng)機安全監(jiān)理檔案的管理人員。要抓好思想道德教育，做到廉潔自律，秉公執(zhí)法，使每位檔案管理人員都具有高度的政治責(zé)任感和事業(yè)心。將維護檔案完整與安全的基本任務(wù)和責(zé)任落實到人，使檔案資料不損、不丟、不散、不亂。

3.2.3 建立人工與計算機聯(lián)合管理檔案制度。在計算機錄入駕駛操作人員和農(nóng)業(yè)機械檔案數(shù)據(jù)時，應(yīng)當(dāng)本著準確、規(guī)范的原則，將檔案中一些必須錄入的項目準確、清楚地錄入計算機后存檔，以便日后查詢時使用。由于汁算機檔案記載是由人工來完成的，錄入錯誤信息是再所難免的，為了檔案信息的準確性，必須使計算機記載和人工檔案并存，以保證檔案的真真實性，使農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理得到進一步規(guī)范。

3.2.4 制訂查閱檔案管理制度對因工作需要查閱有關(guān)檔案的人員，實行登記和審批制度。

3.2.5 建立檔案銷毀制度。按照有關(guān)法規(guī)規(guī)章要求，制訂檔案銷毀制度和程序，對確已失去保存價值的檔案實行銷毀。

3.2.6 建立檔案資料的安全和保密制度。安徽省農(nóng)機安全監(jiān)理總站確定2022年為“農(nóng)機牌證管理和業(yè)務(wù)檔案規(guī)范年”，制定完善的評估體系，細化、量化管理標準，采取縣級自查、市域互查，省里抽查的方式，對全省農(nóng)機牌證管理和業(yè)務(wù)檔案進行評估檢查通報，這將是規(guī)范農(nóng)機牌證管理、提升農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理水平的有力舉措。

3.3 全面推進農(nóng)機安全監(jiān)理檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是新修訂的《檔案法》核心內(nèi)容，從國家層面到各級地方政府都要將檔案信息化納入信息化劃，首次將“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”上升為法律，是從本質(zhì)上解決了制約檔案信息化發(fā)展的瓶頸。檔案信息化極大減輕檔案管理人員勞動強度，不再需要繁瑣的人工收集、整理、編排；電子終端輸入，全過程利用；檢索方便，提高了檔案的利用率；資源共享，便于與交流；實現(xiàn)無紙化網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)移，方便農(nóng)機手；大幅度的壓縮了檔案資源儲層空間，降低了檔案管理維護成本；存儲介質(zhì)電子化，減輕了對紙張等存儲材料的需求，實現(xiàn)無紙化綠色辦公；便于多渠道多途徑安全備份，保證了檔案資源的安全。面對新一輪信息化的大背景，農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理信息化是數(shù)字型社會發(fā)展的必然趨勢，也是農(nóng)機監(jiān)理工作順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，我們要把檔案信息化列為目前農(nóng)機監(jiān)理工作主要戰(zhàn)略目標，高標準提升檔案管理水平，服務(wù)于農(nóng)業(yè)農(nóng)村、服務(wù)于農(nóng)民，最大限度地滿足農(nóng)機安全生產(chǎn)和社會各方需求。

3.4 培養(yǎng)現(xiàn)代化農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理技術(shù)性人才

為保證農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理工作能夠具有足夠的人才支持，就一定要加大力度對這 一方面的人才進行選拔及培養(yǎng)。一方面，在對人才進行選拔時，一定要保證其具有足夠的專 業(yè)知識，必要時可以對其進行相應(yīng)的考核。另一方面，對于已經(jīng)在職的檔案管理人員來說，為使其專業(yè)水平能夠得到提高，可采取“請進來”和“走出去”多種方式，定期組織檔案管 理員開展新技術(shù)、新知識培訓(xùn)，對外學(xué)習(xí)吸收外地先進經(jīng)驗做法，互相交流、取長補短 ；對內(nèi)通過“崗位練兵”、“技能比武”等活動[5]，創(chuàng)新管理、提高技能。部、省級農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)要定期組織下級業(yè)務(wù)檔案管理人員集中學(xué)習(xí)，按照學(xué)習(xí)培訓(xùn)方案，部署學(xué)習(xí)任務(wù)，切實把掌握和運用法律法規(guī)轉(zhuǎn)化為履行職責(zé)、推動工作的素質(zhì)和能力；要推動學(xué)用結(jié)合，確保學(xué)習(xí)與應(yīng)用相互促進，培養(yǎng)一支政治水平高，業(yè)務(wù)能力強的高素質(zhì)的人才隊伍；要關(guān)心和維護檔案管理人員的切身利益，積極與人事、檔案主管部門聯(lián)系，解決檔案管理人員的職稱評定、晉升等問題。

3.5 加大必要的硬件設(shè)施投入

長期以來由于受到辦公環(huán)境和經(jīng)濟能力的制約，農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案硬件建設(shè)一直是薄弱環(huán)節(jié)。必要的硬件設(shè)施，是做好檔案管理工作的前提和保證，是使檔案管理工作走上科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的必要條件，更是對檔案資源的安全保障。要爭取多方支持，加大投入，完善設(shè)施。根據(jù)檔案的工作特點，檔案室要一個獨立的工作空間并配置專用電腦和打印機等輔助設(shè)備，檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，要配備專用檔案柜，實行分層、分格、編號存放。要根據(jù)檔案管理工作的需要，為其管理手段及管理設(shè)備的創(chuàng)新提供相應(yīng)的經(jīng)費支持，同時還要為檔案的更新與完善提供一定數(shù)量的經(jīng)費，只有這樣，我國農(nóng)機安全監(jiān)理檔案管理水平才能夠得到最大程度的提高。

3.6 加強檔案安全風(fēng)險管控

檔案安全是檔案工作的底線和生命線?？刹扇《ㄆ诤筒欢ㄆ诮Y(jié)合、自檢與互檢結(jié)合、上級對下級督導(dǎo)檢查等方式，對檔案工作責(zé)任制和管理制度落實、檔案庫房設(shè)施、設(shè)備配置使用、檔案管理人員管理等情況開展監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并予以及時糾正，增強檔案管理人員對工作的責(zé)任心，對現(xiàn)有檔案安全制度進行全面梳理和評估，加強檔案安全風(fēng)險管理、提高檔案安全應(yīng)急處置能力，構(gòu)建人防、物防、技防“三位一體”的綜合防控體系，確保檔案安全萬無一失。