推進(jìn)綜合檔案室現(xiàn)代化管理，助力農(nóng)業(yè)科研單位治理效能提升

魯利娟，趙云卿

（中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院，海南海口 571101）

0 引言

農(nóng)業(yè)科研單位檔案種類繁多，數(shù)量龐大，內(nèi)容涉及范圍廣，涵蓋文書、人事、會(huì)計(jì)、基建、聲像、照片、實(shí)物等各個(gè)方面，不僅真實(shí)記錄了科技發(fā)展歷史，還可以為將來科學(xué)研究和行政管理提供參考和憑證?；趥鹘y(tǒng)管理模式下進(jìn)行檔案信息查詢使用，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。隨著時(shí)代的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科技快速發(fā)展與進(jìn)步，對農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作提出了更嚴(yán)格的要求。因此，只有建立現(xiàn)代化的綜合檔案室，并推進(jìn)綜合檔案室現(xiàn)代化管理，才能夠助力農(nóng)業(yè)科研單位的現(xiàn)代院所治理效能提升，并使之高效地運(yùn)用到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)及科研實(shí)踐中。

現(xiàn)代化檔案管理是科學(xué)利用檔案、科學(xué)管理檔案的必然要求，必須遵循現(xiàn)代管理理論，運(yùn)用現(xiàn)代管理方法，采用現(xiàn)代管理手段，在先進(jìn)設(shè)備與管理技術(shù)的協(xié)同下，通過檔案管理人員的創(chuàng)造性活動(dòng)，從而達(dá)到系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化的管理目標(biāo)。農(nóng)業(yè)科研單位實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化對加速科技成果轉(zhuǎn)化及應(yīng)用，發(fā)揮科技資源對生產(chǎn)的推動(dòng)作用尤為重要。

1 農(nóng)業(yè)科研單位檔案室建設(shè)管理情況

農(nóng)業(yè)科研單位由于歷史原因，長期以來對檔案管理的軟硬件建設(shè)投入不多。一些農(nóng)業(yè)科研單位都沒有設(shè)立專門的檔案室，且存在多部門管理檔案現(xiàn)象，一些重要的檔案分存于不同部門，如科技處、行政處、人事處等，有些甚至胡亂堆放在角落，未能做到上鎖保管。加上缺乏健全的檔案管理制度，也容易導(dǎo)致檔案遺漏、缺失、損壞和泄密等亂象發(fā)生。有部分單位雖然逐步認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，成立了檔案室，但檔案室無論是軟件還是硬件都不像是一個(gè)檔案室，只是一個(gè)存放檔案的地方，比如未安裝檔案柜，各種材料混雜在一起，未分柜保管，導(dǎo)致檔案管理形同虛設(shè)，材料一直躺在那里，用的時(shí)候查找困難。有些單位雖然分柜保管檔案，但檔案室未能做到辦公區(qū)、閱覽區(qū)和存檔區(qū)“三區(qū)”分開，且硬件基礎(chǔ)設(shè)備落后陳舊，未配置檔案柜、除濕機(jī)、滅火器、打印機(jī)等基本設(shè)備，難以實(shí)現(xiàn)防火、防潮、防高溫、防蟲等要求。有的農(nóng)業(yè)科研單位雖然按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案室硬件建設(shè)，但檔案種類繁多，內(nèi)容龐雜且缺乏規(guī)律性，使得檔案收集難度增大，加上檔案管理方式落后，檔案室軟件建設(shè)跟不上，檔案管理漏洞依然不容忽視。

2 農(nóng)業(yè)科研單位建設(shè)現(xiàn)代化綜合檔案室的必要性

傳統(tǒng)檔案管理工作落后，已成為制約科研單位長遠(yuǎn)發(fā)展的重要因素。因此，科研單位亟需建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的綜合檔案室，這是檔案管理工作的客觀需要，也是農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的需要。

“集中統(tǒng)一管理檔案”是檔案管理工作的組織原則，也是檔案工作三大原則（集中統(tǒng)一管理檔案、維護(hù)檔案的完整與安全、便于各項(xiàng)工作的利用）中最基本之一。因此，建立規(guī)范化綜合檔案室，做到檔案集中統(tǒng)一保管，有助于為科研單位開發(fā)與使用檔案信息資源奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)，采用規(guī)范化綜合檔案室管理模式，可以優(yōu)化檔案管理方式、提高檔案管理效果。其優(yōu)勢主要在于：一是有利于集中人力、物力、財(cái)力，改善檔案的保管條件，特別是科研單位經(jīng)費(fèi)緊張，場地有限，檔案室實(shí)行綜合管理，可以減輕人員、經(jīng)費(fèi)、管理等分散現(xiàn)象。二是有利于維護(hù)檔案的完整、安全。適宜的溫度濕度條件以及必要的設(shè)備設(shè)施，更適宜檔案安全保管。三是有利于統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一部署，建立健全檔案管理制度。四是可顯著提高檔案管理效率。在科研活動(dòng)中，常常要查詢歷史檔案材料，綜合檔案室模式能夠使檔案管理更加規(guī)范有序，提升對歷史數(shù)據(jù)的查詢效率，從而有利于整體工作效率的提高。五是有利于充分開發(fā)與使用檔案信息。六是有助于推行科學(xué)管理方式，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理模式打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。七是有利于與其他單位的交流和學(xué)習(xí)，增強(qiáng)本單位影響力。八是有利于單位的建設(shè)和發(fā)展。

3 農(nóng)業(yè)科研單位建設(shè)綜合檔案室的前提條件

3.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)達(dá)標(biāo)

隨著時(shí)代發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研單位在場地和資金上更有實(shí)力支持綜合檔案室的建設(shè)。建設(shè)綜合檔案室要從安全和長期保管檔案的需求出發(fā)，選址和防護(hù)非常重要，且應(yīng)做到存檔區(qū)、辦公區(qū)、閱覽區(qū)三區(qū)分開。檔案室應(yīng)有嚴(yán)密的“九防”安全措施，即防盜、防火、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防霉、防潮、防塵、防高溫。檔案保管不善或環(huán)境變化很容易造成檔案的損毀。例如，在防火方面，庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火，檔案工作人員要在醒目的位置張貼“嚴(yán)禁煙火”標(biāo)識(shí)。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)將綜合檔案室建設(shè)納入單位常規(guī)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，給予適當(dāng)?shù)馁Y金支持，確保綜合檔案室各項(xiàng)設(shè)備配備齊全。

3.2 加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

建設(shè)綜合檔案室離不開管理層和領(lǐng)導(dǎo)者的大力支持。堅(jiān)持黨管檔案，建立由單位黨政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，辦公室主任、其他檔案歸口部門領(lǐng)導(dǎo)抓管理，檔案綜合管理員具體執(zhí)行，各部門兼職檔案管理員配合，科研人員和業(yè)務(wù)部門工作人員參與的檔案管理工作機(jī)制，是實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理目標(biāo)的必要因素。

3.3 加強(qiáng)制度建設(shè)

要想管好綜合檔案室，做好制度建設(shè)非常必要。我國《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案借閱利用制度》《檔案銷毀制度》等規(guī)章制度都在不斷完善［1］，這些制度明確檔案管理的方方面面，可以說檔案管理工作已經(jīng)有法可依、有章可循。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理部門當(dāng)務(wù)之急任務(wù)是：結(jié)合本單位實(shí)際細(xì)化管理辦法，明確各部門和檔案管理人員崗位職責(zé)。如，要定期主動(dòng)收集材料，確定歸檔范圍和時(shí)限，督促各部門及時(shí)整理檔案，按時(shí)向綜合檔案室移交，檔案集中統(tǒng)一管理，使上級的規(guī)章制度落到實(shí)處。同時(shí)，有些農(nóng)業(yè)科研單位科技檔案涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)，保密性至關(guān)重要，因此建立嚴(yán)格的檔案保密制度，也是對廣大科研人員切身利益的必要保護(hù)。

3.4 建立檔案考核機(jī)制

農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)建立檔案考核機(jī)制，形成上下齊心推動(dòng)檔案發(fā)展的有利局面。一是要將檔案管理列入單位總發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃；二要細(xì)化可行性目標(biāo)，即根據(jù)實(shí)際情況將總目標(biāo)分解，確定具體指標(biāo)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)；三要確定責(zé)任人，根據(jù)總目標(biāo)分解成單位目標(biāo)、部門目標(biāo)和崗位目標(biāo)，將任務(wù)分工到崗、責(zé)任落實(shí)到人。這里強(qiáng)調(diào)的是政策上要有保證措施，從人員、資金、制度等方面，全方位地為檔案管理工作提供保障。

在實(shí)際工作中，對檔案管理人員還應(yīng)明確檔案工作任務(wù)和檔案實(shí)際操作要求，將檔案的收集、整理、歸檔工作等作為年終考核的一項(xiàng)指標(biāo)，從而激發(fā)檔案管理人員的工作積極性及貫徹執(zhí)行檔案管理制度的自覺性。只有將檔案的考核工作納入年度績效管理指標(biāo)體系中，從制度上和利益上將檔案工作好壞與部門年度績效獎(jiǎng)金聯(lián)系起來，才能從根本上引起各部門的重視。

3.5 增強(qiáng)檔案利用者對檔案管理的理解

要通過多種途徑增強(qiáng)對檔案管理的理解。一是要加強(qiáng)宣傳，可以開展多種宣傳方式，如制作宣傳畫冊、參觀檔案室等，使相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到《檔案法》的重要性，尤其是檔案的兩條紅線——檔案的安全性和保密性，不可觸碰。二是在檔案查借閱過程中向檔案利用者灌輸檔案知識(shí)，使檔案利用者理解檔案的各項(xiàng)規(guī)定很有必要，從而嚴(yán)格遵守檔案查借閱的各項(xiàng)制度和規(guī)定。同時(shí)，對檔案查借閱中的違法、違規(guī)行為要進(jìn)行懲罰，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

4 農(nóng)業(yè)科研單位如何建設(shè)現(xiàn)代化綜合檔案室

檔案管理現(xiàn)代化，是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行式、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。檔案數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

4.1 提升檔案實(shí)體安全保管條件

現(xiàn)代化的硬件設(shè)備設(shè)施、存儲(chǔ)資源是檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)，必須配置實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化所必需的相應(yīng)硬件設(shè)施，要及時(shí)對老化設(shè)備進(jìn)行更新。如，必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、移動(dòng)硬盤、光盤等；硬件上需配備防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、紅外報(bào)警裝置等防盜措施；除濕機(jī)、空調(diào)及其他溫濕度控制系統(tǒng)；滅火器等防火設(shè)施。要定期更換防霉防蟲劑，做好檔案防蟲蛀和霉變工作。嚴(yán)格落實(shí)檔案保管規(guī)定，歸檔檔案采用無酸紙裝具，使用檔案局定制的專門檔案盒，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體安全保管。

4.2 推行數(shù)字化管理

農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)建立健全檔案數(shù)字化安全管理制度，積極引入先進(jìn)的數(shù)字化軟件系統(tǒng)，采取先進(jìn)的數(shù)字化安全管理模式及措施，阻止來自外部和內(nèi)部的攻擊，增強(qiáng)安全防護(hù)能力。同時(shí)，按照使用便捷、安全可靠原則，重視檔案的安全和保密工作培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，以防止數(shù)字信息泄露，確保數(shù)字信息安全，實(shí)現(xiàn)檔案高質(zhì)量、高效率和規(guī)范化管理。結(jié)合成本意識(shí)與需求牽引，按照“輕重緩急、急用常用優(yōu)先”原則，通過分析本單位各類檔案利用需求情況，優(yōu)先選擇符合具備數(shù)字化基礎(chǔ)條件、借閱利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化進(jìn)行建設(shè)。依托數(shù)字化軟件系統(tǒng)，設(shè)立文件目錄數(shù)據(jù)庫，并對經(jīng)常使用、重要的紙質(zhì)檔案建立全文數(shù)據(jù)庫，同時(shí)根據(jù)需要設(shè)立照片、音頻、視頻等多媒體數(shù)字資源。

4.3 全面準(zhǔn)確掌握存量檔案情況

農(nóng)業(yè)科研單位綜合檔案室要實(shí)現(xiàn)安全高效的數(shù)字化管理，需要檔案管理人員全面準(zhǔn)確把握存量檔案情況。而推行數(shù)字化最大的制約因素就是存量檔案情況不清楚，歸根結(jié)底是因?yàn)閱挝粰n案信息數(shù)字化進(jìn)程緩慢，致使檔案數(shù)據(jù)信息仍然處于分散狀態(tài)，不能集中于檔案信息管理系統(tǒng)。要做到全面準(zhǔn)確把握存量檔案情況，需要相關(guān)部門和人員共同努力，不可能一蹴而就。

4.4 建設(shè)前置信息化管理系統(tǒng)

現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科學(xué)研究中，試驗(yàn)數(shù)據(jù)量巨大，試驗(yàn)記錄等均可實(shí)現(xiàn)電子化，而且農(nóng)業(yè)科研分工越來越細(xì)，如在分子水平研究方面就細(xì)分為分子生物學(xué)、生物化學(xué)、生物物理學(xué)等學(xué)科，農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)盡量選擇使用信息化管理系統(tǒng)來提升工作效率。比如，在檔案材料收集階段，檔案管理人員因未直接從事相關(guān)科學(xué)研究，無法實(shí)現(xiàn)科研檔案精準(zhǔn)歸類，影響科研數(shù)據(jù)的應(yīng)用。因此，在科研檔案數(shù)據(jù)庫建立前，宜進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)研，根據(jù)不同作物、不同學(xué)科的研究特點(diǎn)，建立易歸類、易檢索、易利用的信息化管理系統(tǒng)，設(shè)置不同存貯、更改及利用權(quán)限［2］。讓科研人員可以直接使用管理平臺(tái)存儲(chǔ)科研檔案資料。

此外，檔案管理人員應(yīng)積極推動(dòng)建立和公文系統(tǒng)、科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，將電子文件歸檔要求融入各業(yè)務(wù)流程中，推行前端控制，實(shí)現(xiàn)原生電子文件在系統(tǒng)內(nèi)部無縫銜接的預(yù)歸檔，最終在檔案信息管理系統(tǒng)中有效整合各類工作信息，同時(shí)也保障了電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素齊全。若檔案信息管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)存在無法互聯(lián)互通的沖突，也應(yīng)要求相關(guān)部門保證所導(dǎo)出的電子文件符合歸檔要求。

4.5 增強(qiáng)防護(hù)措施

為使檔案信息管理系統(tǒng)中的檔案信息長期安全，除了依靠基礎(chǔ)設(shè)施的安全防護(hù)功能，建設(shè)綜合檔案室可采取且易操作的防護(hù)措施還包括以下幾點(diǎn)：

1）建設(shè)初期選擇安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一般而言，系統(tǒng)僅限單位局域網(wǎng)訪問，通過物理隔離，避免開放網(wǎng)絡(luò)對系統(tǒng)內(nèi)信息造成沖擊。

2）系統(tǒng)內(nèi)部應(yīng)明確各使用角色權(quán)限，完成用戶身份認(rèn)證和授權(quán)管理，通過訪問限制，嚴(yán)格控制檔案信息知悉范圍，防止檔案信息擴(kuò)散。

3）針對敏感信息，綜合檔案室可通過在未接入互聯(lián)網(wǎng)的單機(jī)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案安全存儲(chǔ)和管理，做到“上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)”，嚴(yán)防檔案信息泄漏。

4）做好檔案數(shù)據(jù)安全備份。充分利用配置檔案信息管理系統(tǒng)備份與恢復(fù)功能。同時(shí)，定期通過脫機(jī)存儲(chǔ)載體進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，保障數(shù)據(jù)丟失損壞后也可及時(shí)恢復(fù)?？蓪?shí)行異地備份檔案制度，降低存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。

5）注重系統(tǒng)后期維護(hù)升級，提升系統(tǒng)運(yùn)行可靠性，避免因系統(tǒng)本身漏洞而導(dǎo)致檔案信息損壞或丟失。

4.6 充分開發(fā)利用檔案信息資源

充分開發(fā)利用檔案信息資源，能更好地服務(wù)科研工作。探索創(chuàng)新模式，開發(fā)農(nóng)業(yè)科研單位獨(dú)特的檔案文化——重大科技突破、重要科技成果展示、成就卓著科研專家、單位年鑒等，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策部署各項(xiàng)工作提供快捷、背景史料、參考資源、印證依據(jù)。

5 結(jié)語

農(nóng)業(yè)科研單位推進(jìn)綜合檔案室現(xiàn)代化管理，不可能一蹴而就，需要持之不懈努力。只有檔案管理人員對這項(xiàng)工作高度重視起來，同時(shí)得到單位領(lǐng)導(dǎo)和全體科研工作者真正支持與配合，才能真正實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研單位的綜合檔案室管理現(xiàn)代化，助力農(nóng)業(yè)科研單位治理效能的提升。