醫(yī)院人事檔案的信息化管理模式探討

程斌，王欣

濟(jì)南市章丘區(qū)人民醫(yī)院人事科，山東濟(jì)南 250200

在醫(yī)院人力資源管理中，人事檔案管理是其中的一個(gè)重要組成部分，是醫(yī)院選拔人、任用人、評(píng)定人過程的重要依據(jù)，其管理的有效性對(duì)醫(yī)院的高效運(yùn)行有著重要的作用[1]。隨著科技和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛傳播和應(yīng)用，取得了一些成果。 在醫(yī)院人事檔案管理方面，隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理也將面臨巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)為人事檔案管理提供了新的機(jī)遇。 然而，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式也暴露了許多問題，不再適應(yīng)人事檔案管理的實(shí)際需要。因此，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的信息化管理是一種必然趨勢(shì)。 鑒于此，該文就醫(yī)院人事檔案的信息化管理的重要性，存在的問題以及建議等進(jìn)行綜述。

1 醫(yī)院人事檔案的信息化管理的重要性

檔案信息化管理主要是指通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檔案管理的過程中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息化，形成一種多元化、整合化的管理模式，具有滲透性、增值性、帶動(dòng)性以及創(chuàng)新性等特點(diǎn)[2]。 傳統(tǒng)的檔案管理，主要是采用紙質(zhì)、圖片、錄音、錄像等形式進(jìn)行檔案管理，以手工操作為主完成檔案管理的一系列流程，工作量非常大，且步驟極其繁瑣，同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)檔案損害、丟失等情況。由于貯存量大，醫(yī)院檔案管理部門已經(jīng)沒有辦法對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行提煉和加工處理，在一定程度上造成了檔案信息資源的閑置與浪費(fèi)[3]。 因此，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案的信息化管理也越來越得到重視。信息化管理模式是利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，對(duì)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行高效管理的一種新型模式。 在醫(yī)院人事檔案管理工作過程中，加入信息化建設(shè)，有助于檔案信息資料的長(zhǎng)效保存，同時(shí)還方便檢索，提高工作效率。另外，還可以大大地減少檔案管理人員的工作量，方便保存和傳輸，不容易出現(xiàn)損害和丟失等現(xiàn)象，延長(zhǎng)了檔案的使用壽命，這也就體現(xiàn)了人事檔案的信息化管理的完整性、安全性[4]。 除此之外，信息化管理模式的應(yīng)用，還可以減少醫(yī)院人事檔案管理的成本投入。 可見，醫(yī)院人事檔案的信息化管理建設(shè)是非常重要的，不僅可以提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效果和質(zhì)量，還可以促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)、穩(wěn)定地發(fā)展。

2 醫(yī)院人事檔案的信息化管理存在不足

2.1 管理制度不健全

為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理水平應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，但是很多醫(yī)院，仍然使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，這就與信息化管理標(biāo)準(zhǔn)相矛盾。 在醫(yī)院人事檔案管理中，不健全的管理制度，容易出現(xiàn)多方面問題，①信息錄入問題。目前，醫(yī)院使用紙張記錄情況，人工記錄等均為一種普遍的現(xiàn)象，這種記錄方式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還會(huì)容易出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤的情況，而且隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)也容易發(fā)生損壞、字跡不清等現(xiàn)象，這對(duì)醫(yī)院的人事管理有著重要的影響[5]。②檔案資料的真實(shí)性可靠性問題。醫(yī)院人事檔案對(duì)醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著深遠(yuǎn)持久的影響，但是很多醫(yī)院對(duì)其并沒有引起過多的重視，導(dǎo)致很多人事檔案出現(xiàn)失真失實(shí)情況，不能夠真實(shí)準(zhǔn)確地反映當(dāng)前醫(yī)院的情況。有些時(shí)候，不完善的信息化管理制度還會(huì)導(dǎo)致人事檔案信息泄露?？梢?，在醫(yī)院人事檔案的管理過程中，不完善的信息化管理制度的危害是非常大的。

2.2 建設(shè)資金不足

在醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)過程中，除了投入大量的人力、物力外，還需要大量的資金支持。比如信息化設(shè)備、設(shè)施的引進(jìn)，智能庫房的建設(shè)等，這些都是信息化建設(shè)過程中必備的[6]。 目前很多醫(yī)院都沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，這其中的一個(gè)影響因素是沒有足夠的資金支持[7]。究其原因，主要是醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到其重要性，思想觀念相對(duì)比較落后，認(rèn)為在實(shí)際工作中，做好日常的醫(yī)護(hù)工作是重點(diǎn)，忽略了人事檔案的信息化建設(shè)。當(dāng)人事檔案的信息化建設(shè)沒有足夠的資金支撐，關(guān)于人事檔案管理水平，很難實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性發(fā)展，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量，不利于醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展[8]。

2.3 人事檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才不足

近年來，醫(yī)院在內(nèi)部管理領(lǐng)域加大投入精力，但是根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分醫(yī)院的精力投入更多地傾向于核心業(yè)務(wù)層面，很少在人事檔案管理上投入精力[9]。盡管有些醫(yī)院有足夠的資金配備信息化設(shè)備，但是缺乏專業(yè)人才，也很難實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。有研究資料顯示，有些醫(yī)院人事檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，多數(shù)是以應(yīng)付的心態(tài)進(jìn)行管理，錄入信息過于簡(jiǎn)單，使人事檔案管理質(zhì)量得不到有效的提升，甚至還有些檔案管理人員仍然堅(jiān)持使用紙質(zhì)記錄，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)期持續(xù)發(fā)展帶來嚴(yán)重影響[10]。 除此之外，有部分醫(yī)院人事檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)總體上偏大，信息化運(yùn)用能力偏低，對(duì)人事檔案信息化管理缺乏全面的認(rèn)識(shí)與了解，在實(shí)際工作崗位上難免會(huì)出現(xiàn)操作失誤，而導(dǎo)致檔案信息流失[11]。 還有些醫(yī)院會(huì)從其他部門挑選人員兼任檔案管理人員，或者外聘，這些人員往往很難勝任人事檔案管理的相關(guān)工作[12]。

2.4 人事檔案資料數(shù)字化問題

目前，有些醫(yī)院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，但是，實(shí)施需要使用大量的數(shù)字化電子檔案，這些非常便捷，能對(duì)檔案文件進(jìn)行復(fù)制和備份，但是其對(duì)檔案的真實(shí)性識(shí)別能力非常低，加上有些電子檔案沒有蓋章或者簽名，這就更加無法辨別其真假。因此，電子檔案的真實(shí)性需要進(jìn)一步提高。現(xiàn)如今，隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，電子資料丟失、保密信息泄露等情況屢屢發(fā)生，醫(yī)院信息化管理數(shù)據(jù)庫有時(shí)會(huì)受到黑客、計(jì)算機(jī)病毒的入侵，致使其無法正常運(yùn)行，這將會(huì)給保存的電子資料的安全造成嚴(yán)重的威脅。另外，在人事檔案的信息化管理過程中，電子檔案不兼容、格式轉(zhuǎn)換困難等問題也越來越多，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院人事檔案信息化的開展。

3 醫(yī)院人事檔案的信息化管理建議

3.1 建立健全的信息化管理制度

有效利用和保護(hù)檔案，以改進(jìn)檔案管理使之管理更加科學(xué)化、規(guī)范化以及制度化，建立健全的信息化管理制度是非常有必要的。在信息時(shí)代，人事檔案作為醫(yī)院的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部管理和未來發(fā)展有促進(jìn)作用，因此，需要醫(yī)院高度重視人事檔案的信息化管理，建立健全的管理規(guī)章制度，使人事檔案管理工作做到有章可循，做到規(guī)范化管理。 馮峰[13]在其研究中，認(rèn)為建立標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的人事檔案信息化管理制度，需要醫(yī)院檔案管理部門結(jié)合信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，并借助信息化技術(shù)對(duì)檔案的主題、級(jí)別、歸檔、職責(zé)等進(jìn)行細(xì)致規(guī)劃，只有這樣，才能保證人事檔案的信息化管理的科學(xué)性、規(guī)范性以及有效性。另外，在其研究中還表示，醫(yī)院還要引入信息技術(shù)，通過組建信息化管理平臺(tái)和安全防護(hù)系統(tǒng)，配置先進(jìn)的硬件設(shè)施，并不斷完善殺毒軟件，定期殺毒，以防止檔案信息泄露。 在牛靜麗[14]的研究中，為了防止人事檔案信息泄露，應(yīng)對(duì)不同人員分配使用權(quán)限，在醫(yī)院內(nèi)部不能連接外網(wǎng)，另外要加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行排查工作，做到錄入信息無錯(cuò)誤或者遺漏，及時(shí)更正信息，保證人事檔案信息化管理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.2 加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入

在醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)過程中，必須遵守信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)定和要求，確?；A(chǔ)設(shè)施的齊全，以往的醫(yī)院資料多為紙質(zhì)、照片等形式，貯存條件太過于苛刻，且貯存空間有限，隨著檔案信息化建設(shè)，將檔案向電子信息化轉(zhuǎn)換，不僅可以節(jié)省人力、物力，還可以節(jié)省貯存空間，還可以對(duì)檔案進(jìn)行再利用，這些都需要現(xiàn)代信息技術(shù)的支持[15]。 因此，需要投入充足的資金，加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，配置軟硬件設(shè)備，同時(shí)要重視軟硬設(shè)備的保養(yǎng)、維護(hù)、升級(jí)、更新等，只有這樣，才能確保醫(yī)院人事檔案的信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。 在李偉萍[16]的研究中，認(rèn)為醫(yī)院人事檔案管理要想達(dá)到信息化和現(xiàn)代化的管理水平，強(qiáng)大的硬件設(shè)備是關(guān)鍵，這就需要醫(yī)院有相對(duì)應(yīng)的信息軟件管理系統(tǒng)，通過定期檢查設(shè)備運(yùn)行情況，及時(shí)維修和更換故障設(shè)備，定期更新信息化管理系統(tǒng)軟件等，均可以保證信息化管理工作高效、有序地進(jìn)行。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)

在醫(yī)院人事檔案的信息化管理過程中，檔案管理人員總體素養(yǎng)水平不僅會(huì)給人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程帶來影響，還會(huì)影響醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)是非常重要的。①醫(yī)院要組織檔案管理人員學(xué)習(xí)關(guān)于人事檔案管理方面的知識(shí)和技能，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷更新自身的知識(shí)面。②要重視檔案管理人員的信息技術(shù)能力的培養(yǎng)和道德素質(zhì)的培養(yǎng)，通過定期開展系統(tǒng)化教育培訓(xùn)，向檔案管理人員傳授信息化管理的理論知識(shí)、操作技能以及經(jīng)驗(yàn)等，并通過實(shí)踐操作來提升人事檔案管理人員各項(xiàng)能力，包含專業(yè)水平、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等[17]。 同時(shí)引導(dǎo)檔案管理人員在做好安全保密工作的同時(shí)要合理開發(fā)檔案資源，充分利用現(xiàn)有的人事檔案信息規(guī)范醫(yī)院的日常管理工作，以促進(jìn)醫(yī)院良好、穩(wěn)定地發(fā)展。③為優(yōu)秀的人事檔案人員提供外出進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，不斷提升人事檔案管理人員的整體水平，以促進(jìn)醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)更加穩(wěn)定地發(fā)展。 有研究學(xué)者在其研究中提出，在人才培養(yǎng)方面，除了注重人事檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)、操作技能以及職業(yè)道德素養(yǎng)等方面的培養(yǎng)，還提出了人才引進(jìn)的建議，通過引進(jìn)高素質(zhì)、信息技術(shù)能力強(qiáng)以及富有高強(qiáng)責(zé)任心的人才進(jìn)行人事檔案管理，這樣不僅可以保障檔案信息的安全，還可以促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展[18]。

3.4 加強(qiáng)人事檔案資料數(shù)字化

為了加快人事檔案集中管理，使檔案信息系統(tǒng)的使用更加方便，需將檔案資料形成數(shù)字化，人事檔案數(shù)字化形成應(yīng)從兩點(diǎn)進(jìn)行：①醫(yī)院高層管理人員要重視檔案資料信息的完整性和統(tǒng)一性，可以采用信息云數(shù)據(jù)庫的方式實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的數(shù)字化表達(dá)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案管理，若未完善醫(yī)院人事檔案的信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化，這也就說明沒有將醫(yī)院人事管理的信息化系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值充分地發(fā)揮出來；②醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。現(xiàn)如今，科學(xué)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院人事檔案的管理工作中，采用信息化方法，不僅可以提高工作效率，還可以提升信息管理的安全性。 將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中，在很大程度上能減少紙張的使用數(shù)量，同時(shí)還可以減少人力，降低成本。

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，為了提高醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量和效果，醫(yī)院應(yīng)重視工作人員檔案的計(jì)算機(jī)化管理，不斷改進(jìn)和優(yōu)化醫(yī)院工作人員檔案管理，通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念以及工作方法，結(jié)合人事檔案信息化管理特點(diǎn)和實(shí)際發(fā)展需求，建設(shè)信息化管理模式，使人事檔案管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化、智能化以及自動(dòng)化。 但是，在人事檔案的信息化建設(shè)過程中，仍然存在一些不足，阻礙檔案管理水平的發(fā)展。比如信息化管理制度不健全、投入資金不足以及缺乏專業(yè)信息技術(shù)人才等。 因此，在該文的研究中，針對(duì)所存在的不足提出建立健全的人事檔案信息化管理制度、加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入及加強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)等措施，希望能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展建設(shè)提供參考。