高校圖書(shū)館辦公室行政管理職能在數(shù)智化轉(zhuǎn)型過(guò)程中的研究

沈欣竹

(浙大寧波理工學(xué)院 浙江 寧波 315100)

引言

作為一個(gè)二級(jí)單位的內(nèi)部管理樞紐，高校圖書(shū)館辦公室如何突圍傳統(tǒng)瑣碎的事務(wù)性定位，利用數(shù)智化提高行政管理效益，優(yōu)化圖書(shū)館功能，凸顯其管理價(jià)值。

圖書(shū)館數(shù)智化是數(shù)字化發(fā)展的要求和必然結(jié)果。建立標(biāo)準(zhǔn)，完善數(shù)據(jù)，集成資源，建設(shè)圖書(shū)館數(shù)智化管理系統(tǒng)，使圖書(shū)館更加有效地運(yùn)轉(zhuǎn)，不僅能夠利用數(shù)據(jù)平臺(tái)，針對(duì)不同用戶(hù)提供個(gè)性化服務(wù)，提升圖書(shū)館利用價(jià)值，而且能大大提高圖書(shū)館管理工作的效率[1]。在圖書(shū)館數(shù)智化進(jìn)程中，圖書(shū)館行政管理工作順時(shí)應(yīng)勢(shì)，改變舊的工作思維和模式，結(jié)合數(shù)字技術(shù)，創(chuàng)新管理方法，統(tǒng)籌內(nèi)設(shè)各部門(mén)精準(zhǔn)地開(kāi)展業(yè)務(wù)，助推圖書(shū)館不斷提升水平，高效高質(zhì)地做好教學(xué)科研支撐服務(wù)。

1 數(shù)智化對(duì)辦公室工作理念的沖擊

(1)模式變化

傳統(tǒng)管理模式是在館長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下根據(jù)圖書(shū)館職能，設(shè)立如采編、流通閱覽、參考咨詢(xún)、綜合辦公室等相應(yīng)部門(mén)，分工開(kāi)展業(yè)務(wù)。圖書(shū)館內(nèi)設(shè)各部門(mén)分工明確，各司其職，同時(shí)也相對(duì)獨(dú)立，熟悉精通自己本部門(mén)負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，與其他部門(mén)的協(xié)同配合程度不高。今后向數(shù)智化轉(zhuǎn)型后，使用數(shù)字技術(shù)手段進(jìn)行圖書(shū)館管理,全館包括用戶(hù)將共同參與構(gòu)建數(shù)字治理格局,數(shù)字化技術(shù)聯(lián)結(jié)每一個(gè)要素、支撐運(yùn)轉(zhuǎn)全館業(yè)務(wù),為用戶(hù)帶來(lái)更好的服務(wù)體驗(yàn)。與傳統(tǒng)圖書(shū)館不同，智能系統(tǒng)能激發(fā)用戶(hù)的需求和潛能，圖書(shū)館的重心從知識(shí)的傳遞轉(zhuǎn)變?yōu)橄蛴脩?hù)提供智能化的、全域的、立體的空間服務(wù)[2]。因技術(shù)更新，出現(xiàn)業(yè)務(wù)層面的變化，將打破部門(mén)之間的垂直、條塊管理方式，針對(duì)服務(wù)流程的變化，需通盤(pán)考慮平臺(tái)架構(gòu)，會(huì)出現(xiàn)部門(mén)拆分、合并、重組的需求，對(duì)應(yīng)的工作手冊(cè)、流程制度也要做重新的迭代更新。圖書(shū)館辦公室行政管理當(dāng)順應(yīng)發(fā)展，調(diào)整工作思路和方法，用數(shù)字化思維和方法，整合采編、流通、資產(chǎn)管理、學(xué)科服務(wù)等多部門(mén)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源利用的最大化。數(shù)智化管理模式是以數(shù)字化轉(zhuǎn)型為大背景，通過(guò)技術(shù)手段對(duì)圖書(shū)館內(nèi)資源、數(shù)據(jù)、流程等相關(guān)領(lǐng)域?qū)嵤?shù)字化管控，從管理層面采取有效流程和管理措施保證數(shù)智化轉(zhuǎn)型的實(shí)施效果[3]。

(2)角色定位

數(shù)智化好比一個(gè)不請(qǐng)自來(lái)的客人，它即將破門(mén)而入，不是你想不想變化，而是你必須在這個(gè)進(jìn)程中保持思維和認(rèn)知的革新，作為圖書(shū)館的一員，不論是窗口服務(wù)工作人員或是圖書(shū)館館長(zhǎng)，都是數(shù)字的提供者、管理者、維護(hù)者。事實(shí)上，只要你愿意，幾乎一切的管理要素和模塊，都可以數(shù)字化。圖書(shū)采訪編目、上架流通、館藏分布、資源利用、服務(wù)效果等所有行為及過(guò)程，不是憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，而全部是來(lái)自于數(shù)字分析[4]。圖書(shū)館是個(gè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性比較強(qiáng)的單位，尤其高校圖書(shū)館是為教學(xué)做好支撐輔助的，圖書(shū)館辦公室涉及圖書(shū)館的政策落實(shí)、內(nèi)外協(xié)調(diào)、后勤保障等人、財(cái)、物的方方面面。如果辦公室的行政管理不與時(shí)俱進(jìn)，僅僅停留在簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作上，不積極參與到館務(wù)建設(shè)中，最后會(huì)只會(huì)是被邊緣化和淘汰。圖書(shū)館辦公室工作人員要提高思變能力，打破常規(guī)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，把管理和服務(wù)兩者協(xié)調(diào)統(tǒng)一，發(fā)揮圖書(shū)館在數(shù)智化進(jìn)程中效用，體現(xiàn)其價(jià)值。

2 數(shù)智化對(duì)辦公室人員的考驗(yàn)

(1)圖書(shū)館工作人員現(xiàn)狀

圖書(shū)館工作人員組成多樣，從勞務(wù)性質(zhì)有在編人員、人事派遣人員、服務(wù)外包人員和學(xué)生助理；從知識(shí)結(jié)構(gòu)有圖書(shū)情報(bào)專(zhuān)業(yè)和非圖書(shū)情報(bào)專(zhuān)業(yè)；從學(xué)歷層次有研究生、本科、大專(zhuān)等。在傳統(tǒng)的工作模式下，不論是否專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，基本都能勝任圖書(shū)館窗口服務(wù)等基本工作。但是接下來(lái)面臨數(shù)智化，對(duì)員工的要求將會(huì)越來(lái)越高，而目前多數(shù)工作人員數(shù)字化能力弱，只是停留在信息化階段，做的就是一個(gè)數(shù)據(jù)采集的工作，其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與數(shù)智化發(fā)展的要求不相適應(yīng)。工作中，各業(yè)務(wù)部門(mén)人員對(duì)于瑣碎的行政事務(wù)管理，意識(shí)上不重視，消極對(duì)待，只是被動(dòng)的配合，消息政策不看不問(wèn)，有問(wèn)題不及時(shí)溝通，導(dǎo)致信息不對(duì)稱(chēng)。比如考勤、釘釘打卡，比如大量疫情防控方面的核酸檢測(cè)、疫苗接種、掃碼等需要全體自主參與的事務(wù)性細(xì)節(jié)工作，員工往往拖延滯后，需要辦公室人員為此花費(fèi)大量時(shí)間催辦。數(shù)智化的科學(xué)管理手段將大大提高效率，減少無(wú)效功，給自己和他人減負(fù)，有利于營(yíng)造和諧的辦公環(huán)境。另外，辦公室人員也要提高綜合事務(wù)工作能力，上情下達(dá)，下情上傳時(shí)，對(duì)于信息要有篩選甄別，不能簡(jiǎn)單當(dāng)個(gè)傳聲筒。辦公室除了做好后勤服務(wù)，更要積極的謀劃，承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方，協(xié)調(diào)整個(gè)單位有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

(2)辦公室工作人員現(xiàn)狀

辦公室工作人員提高思變能力，才能適應(yīng)圖書(shū)館數(shù)智化進(jìn)程，如果只把重心放在事務(wù)性工作，不及時(shí)轉(zhuǎn)變理念和方法，管理工作會(huì)愈加被動(dòng)。今后的圖書(shū)館對(duì)工作人員復(fù)合型素質(zhì)要求進(jìn)一步提高，專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和行政管理能力相結(jié)合，才能更流暢開(kāi)展工作，此外，還要有應(yīng)對(duì)各種突發(fā)狀況的能力，有分析數(shù)據(jù)，運(yùn)用微信等新媒體宣傳的能力[5]。隨著數(shù)字化的深入，管理人員的服務(wù)意識(shí)也需要極大提升，破除圖書(shū)館工作人員只是和書(shū)本打交道的傳統(tǒng)觀念，在高校圖書(shū)館定位于教學(xué)輔助部門(mén)的基礎(chǔ)上，積極適應(yīng)新形勢(shì)，努力充電，通過(guò)參加培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段提高綜合業(yè)務(wù)能力，跟上數(shù)字化步伐，提高數(shù)智化意識(shí)，轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)和工作思維，主動(dòng)謀劃圖書(shū)館在高校中的地位。

(3)數(shù)智化過(guò)程中人的重要性

集功能性和服務(wù)性于一體的圖書(shū)館智能化系統(tǒng)，將以用戶(hù)樂(lè)于接受的方式進(jìn)一步強(qiáng)化個(gè)性化服務(wù)，提升用戶(hù)體驗(yàn)，提高資源價(jià)值的運(yùn)用，而以人為本的數(shù)智化管理過(guò)程，才能充分發(fā)揮人的才能，激發(fā)積極性和創(chuàng)造性，取得最好的工作成效[6]。其一數(shù)據(jù)的采集很重要，數(shù)據(jù)因人而存在，但數(shù)據(jù)的真實(shí)性對(duì)今后做出的決策和分析更重要，數(shù)據(jù)的真實(shí)性依然要靠人的道德和工作準(zhǔn)則來(lái)保證。其二數(shù)字化管理不是把數(shù)據(jù)收集到了就完成任務(wù)了，數(shù)字化管理需要進(jìn)一步進(jìn)行數(shù)字化分析，從而糾正我們?cè)跀?shù)字化建設(shè)中的偏差。注重人力資源管理，提高員工的素質(zhì)，招聘傾向有計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力的人才。

3 幾點(diǎn)思考

(1)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給辦公帶來(lái)便捷，各種通訊交流端口、小程序、工作群等等，在具體事務(wù)流程上是提高了效率，但是信息的多重出入端口也導(dǎo)致了大量的重復(fù)勞動(dòng)，比如對(duì)外報(bào)送數(shù)據(jù)，多重渠道，重復(fù)統(tǒng)計(jì)。目前的數(shù)字化程度是機(jī)器尚未達(dá)到人工智能，人工操作又完全按照機(jī)械的章程，沒(méi)有了適度靈活的空間，工作過(guò)度依賴(lài)通訊工具，模糊了上下班作息時(shí)間，綁架勞動(dòng)道德，長(zhǎng)期以往，容易積累焦慮情緒，形成不良的工作氛圍。圖書(shū)館在物理空間上給用戶(hù)提供舒適的閱讀使用環(huán)境，因技術(shù)的進(jìn)步，用戶(hù)不再受時(shí)間空間的約束，隨時(shí)可以獲得資源，但同時(shí)也意味著后臺(tái)工作人員需全天候及時(shí)處理各類(lèi)狀況，而數(shù)智化的到來(lái)將會(huì)解決人力資源的難題。

(2)數(shù)智化的目的是消滅系統(tǒng)里面的信息不對(duì)稱(chēng)，打破數(shù)據(jù)壁壘，分析數(shù)據(jù)和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，降低勞動(dòng)成本，包括一些重復(fù)計(jì)算的工作，目的是不管在哪個(gè)環(huán)節(jié)或是哪個(gè)端口采集的信息，在整個(gè)大系統(tǒng)內(nèi)都可以被有效利用。比如采編把書(shū)編入?yún)R文系統(tǒng)后，接下來(lái)資產(chǎn)管理員把書(shū)進(jìn)行資產(chǎn)入庫(kù)，錄入的時(shí)候僅有冊(cè)數(shù)金額等基本數(shù)據(jù)，雖然資產(chǎn)的登記比原先紙質(zhì)記錄已經(jīng)便于后期管理，但是作為資產(chǎn)的圖書(shū)和匯文系統(tǒng)里的圖書(shū)編目還是相對(duì)獨(dú)立，不管是每年的資產(chǎn)清查，還是若干年后的剔舊處置，還是無(wú)法完整數(shù)據(jù)對(duì)接。數(shù)智化解決了數(shù)據(jù)孤島，統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑，便于資產(chǎn)的管理。

(3)隨著技術(shù)進(jìn)步，為圖書(shū)館數(shù)字化提供了環(huán)境和條件，但是硬件設(shè)施永遠(yuǎn)跟不上技術(shù)進(jìn)步的節(jié)奏。外部環(huán)境變化一日千里，圖書(shū)館的基礎(chǔ)建設(shè)永遠(yuǎn)在路上，大量的基建投資才能搭建平臺(tái)，數(shù)字化設(shè)備及軟件更新維護(hù)方面的經(jīng)費(fèi)逐年遞增。因此，在開(kāi)支方面要平衡好整體預(yù)算。在制定和執(zhí)行具體項(xiàng)目時(shí)，要有一定的前瞻性，比如圖書(shū)館館舍修繕，要從全局上統(tǒng)籌安排，要多吸取專(zhuān)家、用戶(hù)、管理人員多方面的科學(xué)合理、有可操作性的指導(dǎo)意見(jiàn)，避免時(shí)不時(shí)關(guān)停圖書(shū)館服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

社會(huì)重大突發(fā)事件催動(dòng)數(shù)智化進(jìn)程，通過(guò)各種渠道，不斷獲取、統(tǒng)計(jì)、填報(bào)的數(shù)據(jù)本身也需要管理落實(shí)，要有標(biāo)準(zhǔn)和制度，以及詳細(xì)的管理流程?？偠灾瑪?shù)字化向數(shù)智化的進(jìn)程是技術(shù)和社會(huì)的共同需求。圖書(shū)館將不同類(lèi)型、不同來(lái)源、格式多樣的碎片化信息進(jìn)行分類(lèi)、組織、整理，形成數(shù)據(jù)載體，有效地將其呈現(xiàn)，促進(jìn)高校圖書(shū)館更好地介入學(xué)校發(fā)展大規(guī)劃中，推動(dòng)圖書(shū)館的價(jià)值體現(xiàn)。圖書(shū)館辦公室數(shù)智化程度對(duì)全館的發(fā)展，具有一定的影響。重視圖書(shū)館辦公室業(yè)務(wù)管理的創(chuàng)新，跟上數(shù)智化的步伐，獲取崗位競(jìng)爭(zhēng)力，辦公室工作人員會(huì)利用技術(shù)手段充分展現(xiàn)出溝通橋梁的作用與功能，能為管理決策層提供有價(jià)值的參謀，能為圖書(shū)館的發(fā)展提供助力。