大型施工企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)用研究

文｜中交第二公路工程局有限公司 韓佳麗

2020年9 月,國(guó)務(wù)院國(guó)資委印發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)國(guó)有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的通知》,這是新時(shí)期國(guó)企數(shù)字化改革重要的支撐,國(guó)企應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到加快檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切性,認(rèn)識(shí)到數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型是提升檔案管理水平、改善服務(wù)能力、促進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在要求,更是新時(shí)期國(guó)企培育新增長(zhǎng)點(diǎn)、打開(kāi)嶄新局面的強(qiáng)大引擎。

1.檔案信息化工作開(kāi)展背景

1.1 企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型與內(nèi)外部環(huán)境變化催生智慧檔案管理

隨著云計(jì)算、人工智能技術(shù)的廣泛深度應(yīng)用，數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型正在加快推進(jìn)，企業(yè)管理模式、商業(yè)模式處于巨大變革之中，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。同時(shí)，依法治檔、多元共治、數(shù)字轉(zhuǎn)型、服務(wù)優(yōu)先等已成為企業(yè)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)檔案的管理對(duì)象、業(yè)務(wù)流程、服務(wù)方式、管控模式等也隨之變化，迫切需要一種更加科學(xué)、規(guī)范、高效、安全的檔案管理模式。

1.2 現(xiàn)行檔案管理模式下的痛點(diǎn)和問(wèn)題驅(qū)動(dòng)智慧檔案管理

近年來(lái)，中交二公局檔案管理工作按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，檔案館管理企業(yè)總部和局中標(biāo)項(xiàng)目檔案，下屬單位檔案室管理公司和公司中標(biāo)項(xiàng)目檔案。此模式下，檔案資源分散、歸檔工作質(zhì)效低、檔案利用效率低、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用程度低等問(wèn)題日益顯現(xiàn)。

1.3 企業(yè)智慧檔案館建設(shè)為智慧檔案管理研究奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

為適應(yīng)檔案工作新形勢(shì)、新變化、新要求，切實(shí)提升檔案工作圍繞中心、服務(wù)大局的能力，2017年，中交二公局從智能檔案設(shè)施設(shè)備、智慧檔案綜合管理系統(tǒng)、室存檔案數(shù)字化等方面入手，啟動(dòng)智慧檔案館建設(shè)工作。2020年6月，現(xiàn)代化檔案館正式投入使用，建設(shè)經(jīng)驗(yàn)與行業(yè)領(lǐng)先的設(shè)施設(shè)備等優(yōu)勢(shì)為開(kāi)展企業(yè)智慧檔案管理、檔案信息化建設(shè)研究打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.企業(yè)檔案信息化工作現(xiàn)狀調(diào)研

中交二公局檔案工作團(tuán)隊(duì)通過(guò)文獻(xiàn)檢索，以企業(yè)檔案管理模式、智慧檔案館、檔案信息化等為關(guān)鍵詞進(jìn)行查閱發(fā)現(xiàn)，對(duì)于企業(yè)檔案信息化管理研究，現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)外已有一些相對(duì)前沿的研究成果，如《湖南省綠色檔案館建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究》提出了從節(jié)能、監(jiān)督、信息化、智能化四方面加快綠色檔案館建設(shè)的基本策略[1]。《檔案智能管理的特點(diǎn)與智能服務(wù)模式分析》闡釋了檔案智能信息服務(wù)模式,為建立廣覆蓋、多樣化、多途徑的檔案智能信息服務(wù)體系,實(shí)現(xiàn)檔案信息化帶來(lái)的智慧服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)提出了建設(shè)性意見(jiàn)[2]?！哆吘売?jì)算對(duì)智慧檔案館建設(shè)模式的影響研究》提出了智慧檔案館建設(shè)的“云邊模式”，并對(duì)智慧檔案館發(fā)展邊緣計(jì)算需要解決的邊緣計(jì)算部署、信息安全與用戶(hù)隱私、多源異構(gòu)平臺(tái)數(shù)據(jù)共享等問(wèn)題進(jìn)行研究[3]。

3.加快推進(jìn)檔案信息化工作舉措

中交二公局始終將高效服務(wù)企業(yè)中心工作作為檔案信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，堅(jiān)持集中部署、統(tǒng)一運(yùn)維、同步推廣、全面應(yīng)用、持續(xù)優(yōu)化的工作思路，把檔案信息化作為檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要抓手，聚焦檔案資源體系、利用體系、安全體系、治理體系建設(shè)。

3.1 深入推進(jìn)智慧檔案綜合管理系統(tǒng)建設(shè)

建設(shè)初期，印發(fā)了《關(guān)于征集檔案信息化建設(shè)需求的通知》文件，組織征集各單位檔案信息化建設(shè)需求。通過(guò)搭建智慧檔案綜合管理系統(tǒng)，有效集成庫(kù)房環(huán)境管理系統(tǒng)（包括智能密集柜、恒溫、恒濕、防水、防火監(jiān)控等子系統(tǒng)）、電子檔案管理系統(tǒng)等，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案實(shí)時(shí)移交、在線(xiàn)查閱、異地異質(zhì)備份和庫(kù)房全方位管理。通過(guò)虛擬庫(kù)房、條形碼等技術(shù)手段將實(shí)體檔案與電子檔案雙向聯(lián)動(dòng)，真正實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與檔案庫(kù)房的智慧化管理。2020年12月，智慧檔案綜合管理系統(tǒng)正式上線(xiàn)運(yùn)行。

在建設(shè)過(guò)程中，堅(jiān)持軟件硬件“兩手抓”，無(wú)縫對(duì)接企業(yè)PM 系統(tǒng)、BASE 系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、光盤(pán)刻錄檢測(cè)一體機(jī)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，全面集成智能密集架、智能監(jiān)控及恒溫、恒濕、防水、防火監(jiān)控等環(huán)境子系統(tǒng)，規(guī)劃部署總部和下屬單位等23 個(gè)全宗500 余個(gè)檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的在線(xiàn)移交歸檔、查閱利用和異質(zhì)異地備份。

3.2 全面推進(jìn)各級(jí)單位室存檔案數(shù)字化工作

2019-2021 年，大力推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，簡(jiǎn)化檔案移交接收工作流程，加快檔案信息資源整合進(jìn)度，從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、室存檔案數(shù)字化、增量檔案電子化、發(fā)布館藏檔案目錄等方面發(fā)力，促使全局?jǐn)?shù)字檔案收、存、管、用工作常態(tài)化、規(guī)范化、智能化開(kāi)展。

（1）全面開(kāi)展室存檔案數(shù)字化工作

2019年，啟動(dòng)局總部室存檔案數(shù)字化工作，分九批組織局屬各單位檔案業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人觀摩和檔案管理人員助勤學(xué)習(xí)，累計(jì)完成70 萬(wàn)頁(yè)數(shù)字化掃描、8 萬(wàn)余條目錄著錄和數(shù)據(jù)掛接工作。

2020年初，印發(fā)《室存檔案數(shù)字化工作指導(dǎo)意見(jiàn)》《檔案數(shù)字化工作規(guī)范》文件，統(tǒng)一工作要求，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，有序指導(dǎo)下屬各單位開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，累計(jì)完成6975.8 萬(wàn)頁(yè)檔案數(shù)字化和329.07 萬(wàn)條著錄工作，通過(guò)智慧檔案綜合管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)順利移交，為整合企業(yè)檔案資源奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（2）有序推進(jìn)增量檔案電子化工作

2021年3 月，印發(fā)《關(guān)于深入推進(jìn)檔案信息化工作的通知》，結(jié)合上級(jí)單位電子檔案管理要求，進(jìn)一步明確了電子檔案管理工作思路，并指導(dǎo)局屬單位做好新增電子檔案的管理工作。上半年，智慧檔案綜合管理系統(tǒng)與OA、浪潮系統(tǒng)建立了數(shù)據(jù)歸檔接口，實(shí)現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)的線(xiàn)上整理、移交和歸檔。

（3）發(fā)布館藏檔案目錄信息

檔案館在全面接收企業(yè)總部各部門(mén)、局屬單位電子檔案的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)審核各類(lèi)檔案電子目錄和檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，分類(lèi)整理電子目錄，完善著錄項(xiàng)，形成電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)智慧檔案綜合管理系統(tǒng)向全局職工開(kāi)放，實(shí)現(xiàn)企業(yè)室存檔案目錄資源數(shù)據(jù)信息的集成、共享與利用。

3.3 持續(xù)推進(jìn)系統(tǒng)功能和流程優(yōu)化工作

常態(tài)化溝通機(jī)制，堅(jiān)持檔案系統(tǒng)在使用中優(yōu)化、在優(yōu)化中使用，定期聽(tīng)取系統(tǒng)用戶(hù)對(duì)于系統(tǒng)的使用意見(jiàn)和建議，研究分析優(yōu)化升級(jí)的具體項(xiàng)目，組織實(shí)施系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)工作。系統(tǒng)上線(xiàn)至今，已優(yōu)化實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)、線(xiàn)上移交、檢索、借閱等功能及流程200 余項(xiàng)，系統(tǒng)的便捷程度和使用質(zhì)效顯著提高。

3.4 大力推廣智慧檔案綜合管理系統(tǒng)應(yīng)用

根據(jù)實(shí)際工作需要，中交二公局構(gòu)建覆蓋總部、各公司、項(xiàng)目的三級(jí)管理體系，統(tǒng)一為每個(gè)全宗單位配置了相應(yīng)的全宗管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶(hù)等系統(tǒng)角色和權(quán)限，確保在冊(cè)職工均可正常登錄使用系統(tǒng)。同時(shí)，組織下屬單位和項(xiàng)目開(kāi)展了多次系統(tǒng)推廣使用培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)宣貫活動(dòng)，印發(fā)了檔案系統(tǒng)操作手冊(cè)和操作視頻，有效提升全員檔案系統(tǒng)意識(shí)和操作技能。

4.檔案信息化建設(shè)成效

新時(shí)期，中交二公局深刻認(rèn)識(shí)到管理企業(yè)數(shù)據(jù)資源和知識(shí)資源的重要性，積極帶動(dòng)各級(jí)檔案管理人員主動(dòng)改進(jìn)傳統(tǒng)管理觀念，將檔案的收、管、存、用工作由手工環(huán)境逐步遷移到信息化環(huán)境，將檔案工作重心由管理紙質(zhì)檔案資源逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾黼娮訖n案資源，將檔案粗放式管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化管理，加快探索挖掘檔案信息資源價(jià)值，推動(dòng)檔案工作走向法治，走向開(kāi)放，走向現(xiàn)代化。

4.1 真實(shí)、完整記錄企業(yè)發(fā)展偉大歷程

近年來(lái)，中交二公局創(chuàng)新利用信息化手段，嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)、檔案安全關(guān)和利用關(guān)，不斷強(qiáng)化管控，有效夯實(shí)了檔案業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)。目前，企業(yè)檔案館館藏紙質(zhì)檔案共10.3 萬(wàn)余卷，5.5 萬(wàn)余件，電子檔案及數(shù)字化成果約21TB，涵蓋了管理類(lèi)檔案、合同檔案、會(huì)計(jì)檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備儀器檔案、業(yè)績(jī)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、重大活動(dòng)檔案等多個(gè)門(mén)類(lèi)，完整珍藏著建局以來(lái)取得的一系列豐碩成果。

4.2 傳承企業(yè)文化基因，賡續(xù)紅色血脈

中交二公局檔案館珍藏的“兩路精神”等紅色檔案時(shí)刻訴說(shuō)著革命先輩“特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能奉獻(xiàn)”的艱苦創(chuàng)業(yè)英勇事跡，已經(jīng)成為企業(yè)紅色教育的重要教材。在上級(jí)單位建黨一百周年主題展覽及黨史學(xué)習(xí)教育活動(dòng)籌備中，檔案管理人員主動(dòng)溝通、積極配合，為活動(dòng)提供各類(lèi)珍品檔案數(shù)十件。

4.3 構(gòu)建了完善的檔案信息化工作體系

現(xiàn)代化檔案工作體系的核心在于利用信息化手段做好日常檔案收集、歸檔、保管和利用工作：加強(qiáng)企業(yè)總部、下屬各單位檔案集中統(tǒng)一管理，規(guī)范檔案全宗，提高歸檔文件質(zhì)量，提升檔案內(nèi)容管理水平；牢固樹(shù)立“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”思想，堅(jiān)持結(jié)構(gòu)優(yōu)化與質(zhì)量管控兩手抓，加強(qiáng)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和中心工作等重點(diǎn)領(lǐng)域檔案收集工作；定期組織到期檔案鑒定處置工作，暢通檔案資源出、入口，實(shí)現(xiàn)檔案資源結(jié)構(gòu)調(diào)整與優(yōu)化；加快檔案數(shù)字化載體和利用方式的轉(zhuǎn)型，加大信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，電子檔案的安全保管、異質(zhì)異地備份等，完善、優(yōu)化檔案利用功能，進(jìn)一步提升檔案服務(wù)主業(yè)的質(zhì)效，為企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)提供有力的信息支撐。

4.4 助力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)等中心工作

方便快捷的檔案利用平臺(tái)、豐富全面的檔案資源體系極大提升了檔案服務(wù)主業(yè)的質(zhì)效，為企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)提供有力的信息支撐。中交二公局檔案館2021年借出業(yè)績(jī)檔案1315 卷，助力市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部門(mén)投標(biāo)290 余次，檔案工作圍繞中心、服務(wù)大局作用愈發(fā)明顯。

5.結(jié)束語(yǔ)

為適應(yīng)新形勢(shì)新要求,更好地滿(mǎn)足企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展和員工用檔需求,應(yīng)著重從提升全員檔案意識(shí)、深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、搭建檔案信息化平臺(tái)等方面持續(xù)創(chuàng)新探究企業(yè)檔案信息化建設(shè)方案,為新時(shí)代企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。