加強事業(yè)單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的幾點思考

趙 娜

（山西省新絳縣醫(yī)療保險服務(wù)中心，山西 運城 043100）

當(dāng)前，隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展與時代的進步，對事業(yè)單位財務(wù)管理內(nèi)控制度人員資料的保管也就必須與時代同步，做到更加合理、科學(xué)的控制。不過，就目前實際情況分析，在事業(yè)單位的人員檔案管理中仍有不少弊端，嚴重影響了對事業(yè)單位財務(wù)管理內(nèi)控制度的有效管理。因此，政府有必要進一步出臺更加切實的舉措，以促使各項管理工作取得更加優(yōu)異的成效。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

（1）領(lǐng)導(dǎo)層高度重視人事檔案管理的意義與重要性。當(dāng)前，在新時代背景下，事業(yè)單位的財務(wù)工作需要和時間發(fā)展相同步，因此需要進一步調(diào)整和健全崗位的內(nèi)部管理制度，同時通過不斷完善崗位的人員資料保管工作，體現(xiàn)單位的資源優(yōu)勢，進而較大幅度地提升了崗位內(nèi)工作人員資料保管的素質(zhì)和工作效率，從而推動了事業(yè)單位財務(wù)管理內(nèi)控制度建設(shè)和單位財務(wù)工作的持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展。與其他類型的單位管理部門相比，對人事檔案管理的工作也同樣需要更大的耐心和毅力。人事檔案管理涉及的福利待遇相對較低，導(dǎo)致管理者缺乏積極性、主動性和創(chuàng)新能力。因此，人事檔案管理的效率和質(zhì)量無法得到有效提高，這也導(dǎo)致人事檔案管理在很大程度上缺乏可持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展及其應(yīng)有的作用和價值。

（2）人事檔案信息管理工作者的專業(yè)知識與服務(wù)能力不足。在新形勢下，為了進一步提高事業(yè)單位的檔案管理工作人員的效率和質(zhì)量，有必要設(shè)置專業(yè)、熟練的管理人員。不過，在現(xiàn)代人事檔案管理中，許多管理者被從其他單位中調(diào)離，使得檔案管理的質(zhì)量并沒有得到全面提升，很多工作沒有達到一定的要求，總體工作不容樂觀。另外，一些機構(gòu)在人員檔案管理中未能注重人員的專業(yè)知識培養(yǎng)，培訓(xùn)項目不科學(xué)、不合理、不有效，嚴重降低了管理效率。各種人員資料信息和資料得不到準(zhǔn)確高效的收集，無法發(fā)揮管理價值。

（3）人事檔案制度和管理體系還不夠健康穩(wěn)定完善。在事業(yè)單位的人事檔案管理方面，還應(yīng)針對單位現(xiàn)實情況，建立相對系統(tǒng)、完善的管理體系和規(guī)章制度。但是，從實際的角度出發(fā)，事業(yè)單位在管理工作流程中，尚不能完全從社會實踐出發(fā)構(gòu)建起較為系統(tǒng)、完備的管理制度，相關(guān)的管理體系和制度也沒有優(yōu)化。人事檔案管理工作的規(guī)章制度不科學(xué)合理，各種處理程序紊亂。對有關(guān)內(nèi)容也缺乏具體的管理計劃與制度，對搜集、分析、整理等有關(guān)內(nèi)容也未能建立統(tǒng)一、系統(tǒng)的管理制度。

（4）人事檔案管理信息化水平和現(xiàn)代化程度不足。在當(dāng)今的信息時代，事業(yè)單位內(nèi)控制度檔案保管部門，必須運用信息化技術(shù)手段與計算機，以提升人事檔案工作的品質(zhì)和效率。同時，還要充分運用國家信息化建設(shè)檔案管理，認真作好人才檔案管理的整體規(guī)劃，全面克服傳統(tǒng)管理模式的缺點，以實現(xiàn)人才檔案管理工作再上個新臺階。但從實際工作狀況看，由于管理人員缺乏對人事檔案管理工作的認識，不能為人事檔案信息化的現(xiàn)代化注入時間、物質(zhì)、資金，又缺乏財力保障，造成人事檔案管理工作現(xiàn)代化水平落后，相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理能力嚴重不足。

2 加強機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理水平的具體措施

為改善事業(yè)單位人員檔案管理工作的質(zhì)量與效益，提高人事檔案管理工作人員的管理水平，有必要發(fā)揮人事檔案管理工作人員的價值和功能，深入貫徹各項具體策略與舉措。具體措施主要表現(xiàn)在如下幾方面：

（1）樹立正確的管理意識，重點解決遺留問題。人事檔案管理涉及事業(yè)單位各部門的工作。建立順暢的溝通機制非常重要。各部門要積極協(xié)調(diào)解決人事檔案管理中的歷史遺留問題。形成科學(xué)合理的員工獎勵制度，充分調(diào)動人事檔案工作人員的積極性，為員工提供良好的職業(yè)成長條件，定期組織員工培訓(xùn)活動。此外，當(dāng)從業(yè)人員發(fā)生重大變化和內(nèi)部變革時，要組織人員迅速準(zhǔn)確地整理和調(diào)整檔案，盡快解決歷史遺留問題。

（2）單位領(lǐng)導(dǎo)要高度關(guān)注人事檔案管理工作。對于事業(yè)單位財務(wù)管理人員和管理者而言，必須注重人才檔案管理的意義與重要性，高度重視人才檔案的各種管理措施與執(zhí)行方式，從長期戰(zhàn)略的角度看問題，從全局考慮，深刻了解檔案管理對于事業(yè)單位內(nèi)控制度的健康完善的重要關(guān)鍵意義。人才檔案是事業(yè)單位財務(wù)管理內(nèi)控制度建設(shè)的主要載體。同時，也有效考核了企業(yè)各類人員的個人表現(xiàn)情況與工作績效。只有充分保證了企業(yè)人才檔案保管制度的進一步完善，使企業(yè)人才檔案實現(xiàn)了更有效保存和管理，才能更充分體現(xiàn)企業(yè)各類人才的社會價值和工作功能。因此目前，事業(yè)單位財務(wù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)干部比較重視企業(yè)人才檔案保存，比較高效地進行了企業(yè)人才檔案保存工作，并全面認識到人才檔案保管體系建設(shè)是推動單位人員結(jié)構(gòu)全面優(yōu)化、人才資源科學(xué)合理配置的關(guān)鍵基礎(chǔ)。

（3）提高檔案管理人員素質(zhì)，建立健全管理隊伍。隨著我國經(jīng)濟體制改革的深化和發(fā)展，事業(yè)單位人員的職務(wù)晉升和干部任用需要通過一套專有的人事檔案制度來體現(xiàn)。這種變化使檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。對于檔案管理者來說，需要不斷提高自己，并利用高水平的專業(yè)能力為檔案管理的發(fā)展提供幫助。作為系統(tǒng)的工作內(nèi)容，對人事檔案信息進行收集、整理、歸納和分析，任何管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會給人事檔案管理造成巨大損失。因此，人事檔案管理工作者要有高水平的崗位責(zé)任感，也要加強對檔案管理的審計和控制，確保三齡兩歷的按時審計，從思想上講，要提高員工的思想意識，確保每位員工遵守制度、敬業(yè)、自律的原則。

（4）針對人事檔案管理方法進行切實有效地創(chuàng)新和改革。事業(yè)單位人事檔案管理工作，往往采取比較傳統(tǒng)的模式。針對這種情況，有必要進一步解決傳統(tǒng)檔案管理方法的弊端，將傳統(tǒng)分散管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷募泄芾?。管理人員要高度重視馬克思主義理論基礎(chǔ)與實際工作實踐之間的緊密聯(lián)系，以馬克思主義理論的新視野對管理人員實際工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃與有效指導(dǎo)，從根本上切實完善與優(yōu)化統(tǒng)籌管理、統(tǒng)一人事檔案管理理念，使其在實際執(zhí)行過程中得到有效落實。對事業(yè)單位人事部門和檔案管理機構(gòu)，要按照事業(yè)單位財務(wù)管理內(nèi)控制度的新發(fā)展趨勢，有效調(diào)整和優(yōu)化有關(guān)的內(nèi)部管理體系和政策，以更有效滿足社會主義市場經(jīng)濟體制下社會化生產(chǎn)的基本要求和單位內(nèi)部需要，并逐步吸納境外先進的管理制度和理念，吸納更多具備較強專業(yè)知識的優(yōu)秀管理者，并全面進行對有關(guān)管理人員的專業(yè)知識訓(xùn)練。

（5）結(jié)合實際情況合理建立聯(lián)合型檔案服務(wù)組織。由于事業(yè)單位對檔案保管的工作內(nèi)容較為單一，在實際的管理工作流程中涉及到了檔案類型的許多領(lǐng)域。根據(jù)這些現(xiàn)實情況，有必要合理設(shè)置統(tǒng)一的檔案保管機構(gòu)，從根本上有效防止了分散的檔案保管機構(gòu)的弊端，從而實現(xiàn)了各機關(guān)之間在業(yè)務(wù)上的進一步交流與聯(lián)系，做到了數(shù)據(jù)共享。在檔案歸屬方面，要更加明晰，充分利用綜合信息，實現(xiàn)更加便捷、快捷的檢索和利用，切實做好統(tǒng)籌規(guī)劃和與信息體系的有效整合，更大幅度地提高了人員歸檔的效率，更充分體現(xiàn)了其實用價值。

（6）逐步建立健全系統(tǒng)完備的檔案系統(tǒng)和制度。為提升事業(yè)單位及其工作人員檔案管理的質(zhì)量與效益，就必須全面建立現(xiàn)代的檔案管理體系，與時俱進，合理利用現(xiàn)代技術(shù)方法，做到檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化，同時運用現(xiàn)代的電子技術(shù)方法，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子文檔的相互融合，優(yōu)勢互補。同時，科學(xué)的選擇和組織檔案保管人才，科學(xué)設(shè)計檔案保管項目，進一步實行崗位責(zé)任制，充分確定檔案收集整理工作資料的來源和去向，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段實現(xiàn)檔案保管的科學(xué)完整，做好國家檔案信息庫建立。

（7）建設(shè)人事檔案管理信息化平臺。第一，領(lǐng)導(dǎo)層要重視本單位信息化管理平臺建設(shè)，做好資金支持，購置先進設(shè)備，積極引進先進管理技術(shù)。在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理的信息公開，引導(dǎo)全體員工樹立信息觀念。在工作中，要注重技術(shù)更新和專業(yè)人才培養(yǎng)，使事業(yè)單位財務(wù)管理在現(xiàn)代化的工作進程中提高檔案管理的競爭實力。

第二，加強管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。按照國家標(biāo)準(zhǔn)建立知識檔案，重視九防建設(shè)，引進現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，利用高性能計算機實現(xiàn)人事檔案的科學(xué)管理。在管理過程中，要不斷提高管理的集成化、智能化水平，在人事檔案室建設(shè)相應(yīng)的防火、防潮、防蟲、防腐設(shè)施，為人事檔案的存儲和管理提供適宜的環(huán)境，實現(xiàn)高效的人事檔案管理。此外，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，事業(yè)單位需要注重監(jiān)控體系建設(shè)，實現(xiàn)人事檔案全天候監(jiān)控，確保人事檔案管理不受其他因素影響。

第三，進行紙質(zhì)材料的信息錄入。在人事檔案管理中，因為一些人事檔案內(nèi)容比較陳舊，而這些人事檔案又屬于紙質(zhì)文件，在人事檔案管理中就比較麻煩。事業(yè)單位人員檔案是本單位最主要的人員信息管理資料之一。所以，對紙質(zhì)文檔，就有必要及時錄入信息系統(tǒng)，以便完善人事檔案，從而有效提升人事檔案管理效率。在錄入流程中，由于有些文檔內(nèi)容很舊，所以必須對相關(guān)的資料進行審核，以保證人事文檔內(nèi)容和資料的及時性，同時調(diào)整了一些變動后的人事資料內(nèi)容，以保證人事檔案的正確性。實現(xiàn)了紙質(zhì)文檔的信息輸入，就能夠建立電子文檔，以方便信息保存與傳遞，從而減少了重復(fù)檢索的復(fù)雜工作。而且，基于信息的電子文檔也可以存儲，并能夠?qū)崿F(xiàn)備份，不但減少了紙質(zhì)的使用，也同時減少了對人事檔案的損壞。

第四，加強信息安全建設(shè)。在推進信息時代人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，事業(yè)單位需要格外重視自身的信息安全建設(shè)。因為事業(yè)單位人事檔案中存在一些機密文件，而事業(yè)單位財務(wù)管理內(nèi)部的一些人事檔案又關(guān)乎著國家安全，所以事業(yè)單位內(nèi)控制度在網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)流程中需要將文檔安全放在首位，在保障文檔信息真實有效的基礎(chǔ)上，同時做好本單位網(wǎng)站建設(shè)，以保障文檔安全。單位組織人員可以對高度機密的文檔信息實行全面保密，并組建專門的人事文檔安全管理工作組，專門負責(zé)人事檔案管理工作的安全，同時加大對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的研究與應(yīng)用，通過更先進的技術(shù)手段增強人事文檔的機密性與安全，并進行適當(dāng)?shù)姆阑饓ㄔO(shè)，以促進人事檔案管理工作信息化建設(shè)。

3 結(jié)語

在新形勢下，事業(yè)單位的人事檔案管理問題變得越來越關(guān)鍵，所以事業(yè)單位財務(wù)管理的主要領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視人事檔案管理的關(guān)鍵作用和現(xiàn)實意義，針對各種問題加以認真處理，有效結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，逐步建立健全更系統(tǒng)完備的人事檔案管理現(xiàn)代化系統(tǒng)和機制，從更大程度上改善人事檔案的現(xiàn)代管理水平，以推動人事檔案的變革與創(chuàng)新。