基于信息化平臺的高職院校學籍標準化管理工作的研究與思考

蘇曉迪

（楊凌職業(yè)技術(shù)學院，陜西 咸陽 712100）

學籍檔案是學校教學檔案的重要組成部分，它真實記錄和反映了學生從入學到畢業(yè)整個在校期間的個人經(jīng)歷以及綜合表現(xiàn)。學籍管理工作是指學校按照有關(guān)規(guī)定對學生的入學資格、在校學習情況及畢業(yè)資格進行考核、記載、控制和處理的活動，它涵蓋了學生的注冊、考核與成績記載、學籍異動、證書管理等方方面面。對于高職院校而言，學籍管理工作具有管理數(shù)據(jù)量大、信息動態(tài)變化、查閱次數(shù)頻繁等特點，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)難以滿足教學管理的要求。當前，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理平臺的應用使得學籍管理的手段得以創(chuàng)新，極大提升了學籍管理的質(zhì)量與效率，但與此同時，信息化技術(shù)對高校學籍管理工作也提出了更高的要求。

1 信息化平臺下學籍管理的現(xiàn)狀與困境

1.1 學籍管理機制不健全

從學校層面看，教務處負責學校層面的學籍管理工作，二級學院作為執(zhí)行層面，負責學籍管理的具體實施。目前二級學院參考各個學校的學籍管理實施辦法來進行學籍管理，但在具體實施中，缺少指導性的工作手冊或文件。由于學籍管理涉及到的職能部門較多，學校、二級學院、相關(guān)職能部門在學籍管理體系中的定位和分工不明確，權(quán)責劃分不清晰，往往會出現(xiàn)部門之間推諉扯皮，辦事拖沓的現(xiàn)象，大大降低了學籍管理工作的質(zhì)量。從學生層面看，學籍管理的主體意識還不到位，缺乏學籍信息重要性的宣傳與教育。以學籍自查工作為例，學生自查學籍信息有誤后，尚不能認識到學籍信息有誤所造成的影響，缺乏主體意識，不能及時、準確地向?qū)W院學籍管理老師反饋，導致學院的學籍管理工作出現(xiàn)失誤。

此外，在推行信息化辦理學籍工作的過程中，部分高職院校存在信息化建設不到位的現(xiàn)象，缺少強有力的監(jiān)督及推行措施。以部分高職院校辦理轉(zhuǎn)專業(yè)手續(xù)為例，缺乏人性化的流程設計。學生線上申請，線上辦理后，仍需線下往來于各學院、各部門之間審批，提交紙質(zhì)版的資料，反而增加了學籍管理工作的工作量。信息化平臺建成后，由于人員信息化意識淡薄、系統(tǒng)不完善等原因造成平臺利用率不高，學校層面也沒有繼續(xù)推進信息化建設，最后往往不了了之，造成資源浪費，這些都大大降低了信息化平臺下的學籍管理水平。

1.2 學籍管理信息化建設滯后

信息化水平的高低，是衡量學校管理水平的重要指標之一?！督逃筷P(guān)于加強新時代教育管理信息化工作的通知》中要求，要“利用新一代信息技術(shù)提升教育管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化水平”“以信息化支撐教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化”。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各大高校早已將信息化建設融入到學校日常教學管理工作中。智慧校園的建設，也使得高職院校的學籍管理工作逐漸趨向網(wǎng)絡化、信息化的管理模式。但是，在學籍管理網(wǎng)絡化信息化建設的過程中，仍存在以下一些問題：

學籍管理軟件系統(tǒng)更新滯后，開發(fā)和利用的力度有限。目前，大多數(shù)高職院校所采用的教務管理系統(tǒng)屬于早期的普適性軟件，雖然隨著管理需求在不斷升級模塊，但仍不能從根本上滿足個性化的需求。與此同時，系統(tǒng)在使用中存在靈活度不高、系統(tǒng)框架陳舊等問題。往往在系統(tǒng)中無法直接提取或查詢所需數(shù)據(jù)，需要手動進行二次數(shù)據(jù)處理，再次處理則容易導致數(shù)據(jù)的丟失以及錯亂。另一方面，有些高職院校在信息化建設中，后期的系統(tǒng)硬件維護不足，不斷擴充的數(shù)據(jù)量導致系統(tǒng)在使用時卡頓，大大降低了日常學籍管理的效能。近年來，也有部分高校為方便擴招生源教學管理引入了新的平臺，但是新舊平臺之間的數(shù)據(jù)遷移與整合，仍是一項巨大的工程。

數(shù)據(jù)共享存在障礙。以學生的學籍異動辦理為例，完整的學籍異動辦理涉及部門有二級學院、教務處、學生處、后勤處、財務處，不同部門之間有各自的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，由于各系統(tǒng)之間的模塊不一致，且有操作權(quán)限的制約，所以不同部門之間數(shù)據(jù)難以共享流通。實際中往往會出現(xiàn)不同部門統(tǒng)計的數(shù)據(jù)量不一致，導致智慧校園的“信息網(wǎng)”難以形成，從而制約了學籍管理工作的準確性和高效性。

1.3 信息處理缺乏標準化，數(shù)據(jù)價值尚未發(fā)揮

學籍信息涵蓋的數(shù)據(jù)十分龐雜。從內(nèi)容上看，包含了入學注冊信息，圖像比對信息、學籍異動信息、成績與考核信息等；從形式上看，包含了文字、照片等形式；從時間上看，涵蓋了學生從入學到畢業(yè)整個學生時期。由于缺少標準化的指導手冊，目前，學籍管理人員在處理數(shù)據(jù)時，大多按照個人習慣對數(shù)據(jù)進行存儲記錄。一方面數(shù)據(jù)的規(guī)范性得不到統(tǒng)一，另一方面，數(shù)據(jù)的安全性也得不到保證。此外，學籍信息作為巨大的數(shù)據(jù)池，目前尚未充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的價值，只是簡單地存儲、記錄和標記，缺少分析挖掘。比如通過學籍信息可以分析學生的錄取、注冊、畢業(yè)情況，結(jié)合學校以及學院的發(fā)展定位，及時調(diào)整專業(yè)設置和辦學方向，通過學籍異動數(shù)據(jù)變化，把握學生日常動態(tài)，提前指定管理預案，提升學生管理水平。所以，要深入發(fā)掘數(shù)據(jù)的潛在價值，找到科學的組合模式，通過對數(shù)據(jù)進行比對分析，為決策提供有力的支撐。

1.4 學籍管理隊伍信息化水平不高

高職院校的學籍管理隊伍是落實學籍管理工作的執(zhí)行者，當前，學籍管理人員專業(yè)背景、學歷層次、年齡結(jié)構(gòu)、工作經(jīng)歷差異較大，很多學籍管理人員仍習慣于紙質(zhì)版的學籍管理方法，信息化辦公的意識相對淡薄，缺乏開拓創(chuàng)新的精神。片面地認為學籍管理就是紙質(zhì)走流程，電腦存數(shù)據(jù)的過程，忽略了學籍信息資源所蘊藏的重要價值。雖然各大高校每年都在進行信息化辦公的培訓，由于培訓的形式、內(nèi)容差異，目前看來效果甚微，并沒有從根本上提升信息化的管理水平。

2 信息化平臺下學籍標準化管理工作思路

2.1 建立健全學籍管理機制

修訂《學籍管理實施辦法》，細化條款，明確提出要通過信息化的手段落實學籍管理，并加大推行力度。同時，制定學籍管理人員的《工作手冊》，梳理條款，涵蓋學生入學注冊、學籍自查、各類學籍異動辦理、成績考核、證書管理等方面，出臺指導性文件，明確各學院、各行政管理部門之間的權(quán)責關(guān)系，使學籍工作在辦理時更具有依據(jù)及規(guī)范性。制定《信息化平臺操作手冊》并不斷完善更新，為學籍管理人員實施信息化的學籍管理工作提供依據(jù)。此外，積極引導師生牢固樹立信息化管理的意識，及時更新信息化管理新觀念，促使學籍管理迎合我國信息化發(fā)展的趨勢以及要求。同時，也要引導學生充分認識到學籍信息的重要性。在育人環(huán)節(jié)的不同階段，宣傳主體意識，明確自身的權(quán)利和義務，讓學生認識到自我身份從被管理者到自我管理者的轉(zhuǎn)變。

2.2 制定學籍檔案數(shù)字化標準與規(guī)范

以每年進行的學生信息核查為例，學信網(wǎng)建立了畢業(yè)生身份復核常態(tài)化工作機制，對在校生及歷屆畢業(yè)生中經(jīng)比對身份信息存疑的學籍、學歷數(shù)據(jù)進行動態(tài)預警，被預警學生的學籍或?qū)W歷信息需要被復核。在這期間需要收集學生學籍資格復核材料，為了收集到最真實可靠的學籍證明材料，學籍管理人員往往要翻閱大量的學籍檔案，而這些學籍檔案分散于教務處、學生處、檔案館等不同的部門之間，并且大多以紙質(zhì)版的形式保存，沒有統(tǒng)一的存放標準，翻閱時消耗大量的人力與物力，從而影響查詢效率，也降低了查詢的準確性，查找后還需將紙質(zhì)版的學籍檔案進行電子化處理后才能提交。由于沒有具體的檔案數(shù)字化標準與規(guī)范，不同院系、部門電子化處理后的學籍檔案形式不統(tǒng)一，匯總后難以整合和共享，后期需投入巨大的人力來進行校對調(diào)整，給學籍復核工作帶來極大的不便。因此，結(jié)合學校管理要求，根據(jù)國家相關(guān)專業(yè)規(guī)范制定學籍檔案的數(shù)字化標準、電子文檔的管理標準十分有必要。例如對學籍檔案資料的掃描參數(shù)等方面制定規(guī)章制度，通過制定標準，使學籍檔案數(shù)字化有據(jù)可依、有章可循。還可以制定電子文件資源管理規(guī)范，使電子文件滿足真實可靠，完整可用的要求?？傊?，按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中的標準與規(guī)范來進行學籍檔案的管理，可以使學籍檔案數(shù)據(jù)形式統(tǒng)一，便于數(shù)字檔案信息資源的整合、互聯(lián)和共享。

2.3 建設高效的信息化平臺

在當前“互聯(lián)網(wǎng)＋”的時代下，信息技術(shù)日新月異，建立起高效、共享的信息化管理平臺，是學籍管理工作高效開展的有力保障。高職院校要充分認識到學籍管理信息化水平對學校教學管理水平的重要性，從思想及制度上重視信息化建設，將信息化平臺的建設及應用落到實處。信息化平臺的建設，需要學校各方資源共同參與。就硬件建設而言，前期需加大資金投入，結(jié)合本校招生、專業(yè)設置、辦學定位、學籍管理的現(xiàn)狀等方面，開發(fā)或升級出符合本校實情的模塊，對于難以升級或更改的模塊或者系統(tǒng)框架，可以通過引入新的平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的整合對接，從而達到信息共享。同時，也要不斷進行后期的系統(tǒng)維護，保證系統(tǒng)持久穩(wěn)定運行。

另一方面，學籍管理信息化平臺的開發(fā)也要遵循人性化的理念。以學生辦理轉(zhuǎn)專業(yè)及其他學籍異動手續(xù)為例，整個辦理流程的設置既要保證學籍管理人員的操作規(guī)范、檔案材料收集完備，又要盡量減少學生線下往來于學校各部門之間，避免出現(xiàn)所謂的因簽字審批導致學生來回奔波，降低辦理效率。對于無法在信息化平臺實現(xiàn)線上辦理的學籍手續(xù)，可以結(jié)合當前的多種信息手段，擴展學籍管理的覆蓋面。如通過微信小程序、班級群等進行線上申請，線下進行辦理，通過多種信息化的手段，來提高學籍管理的質(zhì)效。

與此同時，學校有必要建立單獨的學籍檔案管理系統(tǒng)。利用信息技術(shù)，將學生在校期間的綜合表現(xiàn)及學籍信息變化整合在一起，建立起學生學籍檔案庫。管理員只需輸入學生的姓名學號班級等基本信息，就能查出該學生的各類學籍信息。同時將學籍檔案管理系統(tǒng)與學校信息化平臺進行對接，使得管理員在信息化平臺進行審批辦理學籍業(yè)務時能直接查詢數(shù)據(jù)作為依據(jù)，而無需反復切換系統(tǒng)平臺，提高管理效率。

2.4 建設高素質(zhì)的學籍管理隊伍

學籍管理員是開展學籍工作的中堅力量，培養(yǎng)出高素質(zhì)、業(yè)務能力強的學籍管理隊伍，是保障學籍管理工作高效穩(wěn)定運行的必要條件。當前，有相當一部分高職院校的學籍管理員屬于兼任性質(zhì)，日常事務繁雜，學校應組建專職的學籍管理員隊伍來處理工作量巨大的學籍管理工作。學籍管理隊伍不只是學籍管理員一人的工作，還需要班主任、輔導員多方參與，分工合作，形成協(xié)同機制。輔導員與班主任在學籍管理隊伍中充當著重要的角色，是學院與學生之間的橋梁，是學籍管理環(huán)節(jié)中的反饋機制，學籍管理人員在執(zhí)行中的任何問題，都需要班主任輔導員向?qū)W籍管理員進行反饋，從而使學院調(diào)整管理工作的內(nèi)容，保證學籍管理工作準確無誤的完成。同時，還可以建立激勵政策，激發(fā)學籍管理人員的育人動力，維護學籍管理隊伍的穩(wěn)定。

另一方面，學籍管理從專業(yè)分類上屬于檔案管理系列，當前從事學籍管理的人員大多不是檔案管理相關(guān)專業(yè)的人員，因此學校應組織專業(yè)的檔案管理人員對學籍管理人員進行標準化培訓，并配發(fā)工作手冊，規(guī)范工作流程。還可以定期組織交流會，及時反饋學籍管理中遇到的問題，通過交流解決，促進資源共享。此外，還要增強學籍管理人員的信息化意識，充分認識到信息化數(shù)據(jù)所蘊含的巨大價值，信息化處理對于提升工作質(zhì)效的重要意義。但與此同時，還更應該強調(diào)信息化背景下，數(shù)據(jù)應用時的安全意識。由于學籍檔案包含的信息十分詳實，學籍管理人員在利用學籍檔案時，要堅持原則，嚴格把關(guān)，恪守職業(yè)道德，嚴格依照規(guī)范、標準流程開展學籍管理工作。

3 結(jié)語

在當前信息化的背景下，傳統(tǒng)的學籍管理模式早已不能適應新形勢下的教學管理要求。高職院校學籍管理必須轉(zhuǎn)變思想認識、健全管理制度，積極構(gòu)建適應新時代要求的高職院校學籍信息化管理平臺，創(chuàng)新管理手段，建立高素質(zhì)的學籍管理隊伍，充分利用信息化技術(shù)提升高職院校學籍管理的質(zhì)效，促進教育教學管理水平的提升。