試論新時期高校人事檔案的開發(fā)利用策略

吳卓陽

（黑龍江科技大學(xué)，黑龍江 哈爾濱 150022）

提高高校人事檔案的開發(fā)和利用，可以促進高校在校園建設(shè)管理及教育教學(xué)工作和教務(wù)管理工作等方面的持續(xù)性發(fā)展，并且為高校在對教師進行評選、挑選、薪資待遇的配置時提供重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。所以高校要想提高內(nèi)部的人事管理工作，就需要重視人事檔案的開發(fā)與利用，將檔案資料當(dāng)中有價值的信息給提取出來，完善高校的人才隊伍建設(shè)工作，根據(jù)教師的特點和能力，將教師分配到最合適的崗位，使教師發(fā)揮最大效用，提高教師的教學(xué)和管理等各項工作的水平，為高校發(fā)展提供助力。

1 新時期高校人事檔案開發(fā)與利用的意義

1.1 為人才的挑選和使用過程提供數(shù)據(jù)支撐

高校在發(fā)展建設(shè)過程中，需要引進大量的人才，通過對人事檔案的開發(fā)和利用，有效掌握人才的各項基本數(shù)據(jù)和實際情況，根據(jù)呈現(xiàn)的檔案資料對人才有一個基礎(chǔ)的認(rèn)識，在進行分配時可以合理安排適合的工作崗位[1]。例如，高校在管理干部工作中，干部人事檔案就是開展工作的重要支撐數(shù)據(jù)，首先根據(jù)檔案當(dāng)中的資料，對干部過去和現(xiàn)在的歷史進行全面的了解，了解干部所具有的才能是什么，品德素質(zhì)如何，干部的優(yōu)缺點又有哪些等。為了實現(xiàn)這一工作目標(biāo)，不但到在實際工作中觀察和記錄干部的工作情況和表現(xiàn)情況，還要通過查閱干部的各項檔案資料，了解檔案資料顯示的內(nèi)容與實際情況是否有出入，只有這樣才可以更好地掌握干部的曾經(jīng)工作經(jīng)歷與現(xiàn)在的工作情況。在進行全面分析和了解后，才能保證高校在任用干部過程中，不會出現(xiàn)因人事管理人員的個人猜想和判斷或者是情感上的牽扯任用和提拔干部的情況，保障高校人事管理工作的公平性和科學(xué)化管理。

1.2 為高校內(nèi)各項教學(xué)及管理工作提供數(shù)據(jù)信息

人事檔案資料內(nèi)容清楚記錄著人才的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，關(guān)乎人才的薪資待遇配置，因此，對于人事檔案的開發(fā)利用來說，可以在人才招聘和任用的各項管理工作中為高校提供重要的數(shù)據(jù)信息。高校在引進和留住人才的過程中，可以利用人事檔案信息對人才的具體情況進行全方位了解，發(fā)揮人事檔案的最大效用，為高校建設(shè)和發(fā)展提供有利條件。高校人事檔案工作是為高校教育事業(yè)的發(fā)展以及各項教育工作提供服務(wù)的，如教學(xué)工作、科研創(chuàng)新工作、教務(wù)教學(xué)管理工作等。因此，對于人才曾經(jīng)的工作經(jīng)歷和個人情況需要有全面的了解，還要保證人才自身品德素質(zhì)的良好，為高校人才的培養(yǎng)工作打下良好的基礎(chǔ)。

1.3 保障人事檔案工作的順利進行

高校日常人事管理工作的有效開展，離不開一定數(shù)量的人事檔案信息，所以有必要加強對人事檔案信息的利用和開發(fā)力度，特別是在高校智慧校園建設(shè)過程中，對于新時代高新技術(shù)的人才，尤其是具備了高素質(zhì)、技術(shù)水平較高的研發(fā)人員[2]。所以高校想要組建一支綜合素質(zhì)較高且擁有高水平科研技術(shù)的教師隊伍，必須對人事檔案信息資料進行有效的開發(fā)，這樣才可以保證人事檔案工作的有效開展和實現(xiàn)其工作目標(biāo)。

2 新時期高校人事檔案開發(fā)利用工作中存在的問題

2.1 人事管理人員對人事檔案管理工作的意識薄弱

從目前各高校的實際管理工作來看，大多數(shù)高校在人事檔案的開發(fā)和利用方面并沒有取得太好的效果和成績，這是因為高校對于這項工作不夠重視，思想觀念與管理理念都比較滯后導(dǎo)致的，目前都還存在只重視人事檔案的保存和管理，忽視人事檔案資料的作用[3]。此外，大部分的檔案管理人員缺失人事檔案開發(fā)利用意識，無法對人事檔案資料做到充分開發(fā)利用，導(dǎo)致在高校建設(shè)和發(fā)展過程中無法真正發(fā)揮人事檔案的作用。既無法加快高校的發(fā)展和建設(shè)進程，又不能提高檔案管理人員的工作質(zhì)量，從而對人事檔案的開發(fā)利用就不會有太多的想法和意識。

2.2 人事檔案工作中各項信息資料傳遞緩慢

在開展高校人事檔案開發(fā)與利用的工作過程中，涉及的部門較多，各部門的職能與所負責(zé)的工作內(nèi)容有很大不同，因此就需要強化各部之間的聯(lián)系和溝通，保證在進行人事檔案工作時，檔案信息傳遞流程的通暢。高校內(nèi)部的各部門都是獨立的組織，部門之間的交流和溝通較少，這樣是阻礙了人事檔案信息傳遞的效率，甚至出現(xiàn)忽視與遺忘的問題。如此下去，高校人事檔案信息長期處于流通不暢、溝通交流緩慢的狀態(tài)，將大大阻礙了人事檔案信息的開發(fā)利用，各部門之間很難實現(xiàn)信息的及時交流和共享，不能體現(xiàn)出人事檔案信息價值和效用。

2.3 人事檔案管理信息化水平不夠

為了保證人事檔案開發(fā)利用工作能夠順利進行和實施，必須充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，以現(xiàn)代化信息技術(shù)為支撐，搭建一個信息化管理平臺。雖然目前大多數(shù)高校都開始使用信息化平臺對人事檔案資料進行有效的開發(fā)利用，但非常容易受到信息技術(shù)方面的限制和影響，從而不能充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢和價值。因此，高校在對于人事檔案進行開發(fā)與利用時，應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注信息系統(tǒng)的操作過程和使用方便的問題，并且貼合高校自身的實際情況進行調(diào)整和優(yōu)化，建設(shè)一個與之相符的人事檔案開發(fā)利用信息系統(tǒng)，并且不斷提高信息化管理水平，并對信息化管理平臺投入足夠資金支持，配備相應(yīng)的信息化技術(shù)人員。

3 改善新時期高校人事檔案開發(fā)利用工作的策略

3.1 培養(yǎng)主動服務(wù)意識和主動服務(wù)態(tài)度

高校人事檔案服務(wù)工作長期處于一種需要什么才會提供什么的狀態(tài)，這種服務(wù)形式很難達到新時代高校人事檔案開發(fā)利用的要求。假如高校人事檔案資料長期只是放在檔案室的檔案柜中，那么人事檔案當(dāng)中的信息資源將得不到充分的利用，無法發(fā)揮其應(yīng)有的價值，會限制對人才的使用和安排，產(chǎn)生不必要的資源消耗[4]。因此，高校的人事檔案管理人員應(yīng)該具備主動工作意識，發(fā)揮自身的主觀行動能力，主動為需要人事檔案資料的教師或管理人員提供服務(wù)，并且根據(jù)其工作的實際需求，將人事檔案資料及時提供給需要的教師或管理人員。高校的人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識人事檔案的利用規(guī)律和發(fā)展趨勢，并且主動繪制人事檔案目錄和管理清單，為高校的發(fā)展建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好條件。例如，在高校實行內(nèi)部機構(gòu)改革和人員重新劃分時，或者在領(lǐng)導(dǎo)層出現(xiàn)換屆的情況時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校當(dāng)下的實際情況，將全校個部門機構(gòu)的人員名單、崗位名稱和職能范圍等數(shù)據(jù)進行匯總分析并制作成表格，將制作出來的數(shù)據(jù)表格呈報到領(lǐng)導(dǎo)層，讓領(lǐng)導(dǎo)層可以根據(jù)真實可靠的數(shù)據(jù)報告進行有效的決策。

3.2 強化人事管理水平，落實現(xiàn)代化檔案管理

在我國高校現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中，將現(xiàn)代化技術(shù)手段運用到人事檔案管理工作當(dāng)中，能夠很好地為高校人事管理工作和改革發(fā)展提供很好的服務(wù)，在高校發(fā)展建設(shè)過程中起到重要作用[5]。首先，制定規(guī)范化的人事檔案管理工作規(guī)章制度，保證檔案資料的收集整理歸檔工作的質(zhì)量。檔案管理人員要將各從業(yè)人員的人事檔案資料收集整理清楚，保證收集工作符合手續(xù)和流程，準(zhǔn)確無誤。對于各項檔案資料的內(nèi)容要做好檢查鑒定工作，提高高校人事檔案管理工作的真實性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性。其次，要增強人事檔案管理信息化的建設(shè)和水平，通過利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將原有的紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息儲存，借助互聯(lián)網(wǎng)的信息流通特點，將人事檔案當(dāng)中非機密文件資料進行及時的分享，進一步擴大高校人事檔案的開發(fā)利用，為人事檔案管理工作提供便利。例如，在收集整理時，可以采用英文字母的排列順序，代替教師的姓氏，通過姓氏當(dāng)中的首字母進行搜索查閱，可以大大提高查閱效率，而且也方便人事檔案管理人員記憶和進行記錄工作。

3.3 完善高校人事檔案信息內(nèi)容

檔案管理人員在進行信息收集時，可以采取多種方法、靈活運用，將高校內(nèi)部所有教職員工和領(lǐng)導(dǎo)者的所有信息進行整理收集，并且利用教務(wù)處記錄和整理完成的人事檔案資料，進行人員與人事檔案的核對工作。同時將各種培訓(xùn)資料中與教師相關(guān)的各項資料整理收集到對應(yīng)的人事檔案內(nèi)，豐富和完善高校人事檔案的內(nèi)容，并及時更新和補充教職員工的個人信息數(shù)據(jù)。除此之外，在進行年度考評過程中，教職員工要根據(jù)日常的真實情況填寫考評表，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)教職員工的具體情況，給予中肯的評價。要加快高校人事檔案管理制度的建設(shè)，建立完善的管理制度并對人事檔案實施動態(tài)化管理，不斷更新豐富人事檔案內(nèi)容，從而促進人事檔案的開發(fā)利用。例如，在某項科研過程當(dāng)中，由資深教師帶領(lǐng)新教師開展科研工作，在完成科研工作后，將此過程中相關(guān)人員發(fā)表的文獻、貢獻和起到的作用等各項相關(guān)的數(shù)據(jù)信息資料進行及時的收集和整理，并將整理出來的文件資料，添加到相應(yīng)教師的人事檔案當(dāng)中，并利用現(xiàn)代化信息技術(shù)將資料上傳至信息系統(tǒng)。

3.4 提高宣傳力度，實現(xiàn)人事檔案信息的透明化

在進行高校人事檔案管理工作時，還要不斷加強人事檔案的宣傳工作，提高每位教職員工對人事檔案管理工作的重視程度，促進每位教職員工積極參與到人事檔案開發(fā)利用工作當(dāng)中，確保人事檔案開發(fā)利用工作的有效開展和實施?？梢栽谛@網(wǎng)站上建立人事檔案管理頁面，將各項人事檔案管理制度、流動人員人事檔案管理辦法和相關(guān)人事政策的問答等發(fā)布到網(wǎng)頁上，實現(xiàn)各種人事檔案信息的透明化。對于新進入高校的教職員工來說，對其的人事檔案進行嚴(yán)格的審查，根據(jù)制定的管理制度及時發(fā)布補充人事檔案資料的信息，讓新入職教職員工第一時間與人事管理部門取得聯(lián)系，并將缺失的人事檔案資料及時送往人事管理部門，如教職員工的個人學(xué)歷證明、培訓(xùn)經(jīng)歷證明、獲得的獎勵和稱號資料等。對于相關(guān)人事檔案的政策法規(guī)的宣傳來說，要不斷增加宣傳力度，擴大宣傳范圍，讓每位教職員工感覺到人事檔案管理工作的作用和重要性，只有在思想上引起教職員工對此項工作的高度重視，才能夠讓每位教職員工主動配合和參與到人事檔案的開發(fā)利用工作。

3.5 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

對于高校人事檔案管理工作來說，檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平的高低直接影響到高校人事檔案的開發(fā)利用，因此，需要采取有效措施加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。首先，大力開展培訓(xùn)工作。通過建立公平良好的學(xué)習(xí)氛圍，促使每一位檔案管理人員都可以享有培訓(xùn)的機會，可以學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識內(nèi)容，不斷更新自身的理念和知識體系，增加檔案管理人員的工作積極性，提高人員的主觀能動力，促使人員主動加入到創(chuàng)新業(yè)務(wù)的工作當(dāng)中。其次，引進新的檔案管理人員。高?？梢酝ㄟ^設(shè)立助學(xué)幫扶的項目和給予一定的獎學(xué)金，幫助家庭條件困難的在校生，讓符合條件的在校生參與到高校的人事檔案管理工作中，為以后的就業(yè)積累工作經(jīng)驗，同時也可以為高校培養(yǎng)更多的人事檔案管理人才。最后，引進專業(yè)的信息化技術(shù)型人才。高校要結(jié)合自身實際發(fā)展情況搭建或開發(fā)專屬的人事檔案管理系統(tǒng)，而信息化技術(shù)型人才是信息化管理系統(tǒng)的重要保障。

4 結(jié)束語

綜上所述，高校人事檔案開發(fā)利用是一項十分復(fù)雜的工作，并且在高校建設(shè)和發(fā)展中有著不可忽視的作用。由于涉及的部門、人員和事務(wù)較多，所以這對于人事檔案管理人員來說無疑是一項挑戰(zhàn)，面對日益增加的工作，需要檔案管理人員具備足夠的耐心和信心，在完成工作的同時還要不斷提高自身的綜合素質(zhì)，對各項人事檔案中的信息進行挖掘和利用，最大限度地發(fā)揮人事檔案管理工作的作用，為高校的發(fā)展和各項建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)?！?/p>