新時(shí)期國(guó)企檔案規(guī)范化管理的思考

中鐵八局集團(tuán)城市軌道交通公司 蘇晉

檔案是一個(gè)國(guó)家、一個(gè)機(jī)構(gòu)以往工作的記錄和證明，是一段歷史的寫(xiě)照。

同時(shí)，檔案也是國(guó)有企業(yè)未來(lái)發(fā)展的決策依據(jù)。檔案管理不規(guī)范會(huì)造成檔案缺失、混亂，甚至?xí)?duì)企業(yè)工作開(kāi)展造成影響，不利于企業(yè)作出正確決策，降低企業(yè)工作效率。因此，在新時(shí)代強(qiáng)調(diào)高質(zhì)量發(fā)展的當(dāng)下，國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展都必須以高質(zhì)量為準(zhǔn)繩，以現(xiàn)代化為目標(biāo)，以規(guī)范化為原則，而檔案管理工作也不例外。

然而因國(guó)有企業(yè)本身的特殊性和所承擔(dān)促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展責(zé)任的繁重性，導(dǎo)致其長(zhǎng)期以來(lái)將過(guò)多精力放在了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上，而忽視了檔案管理等工作，如此就使得其檔案管理工作普遍存在無(wú)序狀態(tài)，且未能與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)順應(yīng)信息化發(fā)展進(jìn)行創(chuàng)新和變革。對(duì)此，面向新時(shí)代國(guó)企高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)，進(jìn)行檔案的規(guī)范化管理建設(shè)，意義重大。

一、新時(shí)代國(guó)企檔案規(guī)范化管理的釋義

（一）新時(shí)代的定義

中國(guó)特色社會(huì)主義現(xiàn)階段已經(jīng)邁入新時(shí)代，對(duì)于新時(shí)代這個(gè)詞，我們需要根據(jù)黨的百年歷史征程去理解，我黨的百年奮斗史可以分為四個(gè)不同的時(shí)期，分別為新民主主義革命時(shí)期、社會(huì)主義革命和建設(shè)時(shí)期、改革開(kāi)放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)時(shí)期以及中國(guó)特色社會(huì)主義新時(shí)代?？偨Y(jié)起來(lái)，這四個(gè)時(shí)期的歷史任務(wù)分別為：救國(guó)、立國(guó)、富國(guó)、強(qiáng)國(guó)。社會(huì)主義革命和建設(shè)時(shí)期主要是中華人民共和國(guó)成立初期的建設(shè)史，從一無(wú)所有到打造了一個(gè)個(gè)重工業(yè)基地，不斷完善中國(guó)特色社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系建設(shè)，這一時(shí)期呈現(xiàn)的是一段艱苦奮斗的歷程，是中華人民共和國(guó)建設(shè)起步到加速的過(guò)程。改革開(kāi)放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)時(shí)期主要是從改革開(kāi)放以來(lái)中國(guó)經(jīng)濟(jì)得到飛速發(fā)展，這一時(shí)期主要是描繪了中國(guó)發(fā)生的翻天覆地的變化。其中社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)時(shí)期以及中國(guó)特色社會(huì)主義新時(shí)代主要是從黨的十八大以來(lái)，我們堅(jiān)持“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局和“五位一體”總體布局，至今我們已全面開(kāi)啟第二個(gè)百年奮斗目標(biāo)，開(kāi)始了社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新征程，標(biāo)志著中國(guó)特色社會(huì)主義已經(jīng)邁入了新時(shí)代。

（二）檔案規(guī)范化管理

檔案作為一種記載過(guò)往的文檔，是以文字、表格、圖像等諸多呈現(xiàn)要素將已經(jīng)發(fā)生的事件進(jìn)行記載，以便于將信息進(jìn)行存儲(chǔ)，在日后有需要的時(shí)候可以通過(guò)查閱檔案及時(shí)調(diào)取想要查閱的資料。這對(duì)于未來(lái)開(kāi)展工作來(lái)說(shuō)很重要，能夠提供很多的信息支撐，能夠使用規(guī)范化的管理制度來(lái)管理信息，對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)能夠助力企業(yè)的發(fā)展，也能夠促進(jìn)企業(yè)的檔案在安全的前提下發(fā)揮出最大的價(jià)值作用?，F(xiàn)階段我國(guó)已進(jìn)入到信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域，所以依托互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)越來(lái)越被人們所重視。所謂規(guī)范化就是需要建立相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，比如檔案的歸類標(biāo)準(zhǔn)、檔案的提取標(biāo)準(zhǔn)、檔案的電子信息化管理等。在邁入新時(shí)代后，中央辦公廳與國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，為后期的檔案管理工作明確了工作的方向，這也體現(xiàn)了黨和國(guó)家對(duì)于檔案管理工作的重視，其中最重要的就是檔案管理工作一定要在習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想的指導(dǎo)之下去開(kāi)展，要認(rèn)真研判現(xiàn)階段檔案管理工作所面臨的困局，針對(duì)檔案管理工作的重點(diǎn)領(lǐng)域，堅(jiān)持系統(tǒng)管理的理念，將未來(lái)的檔案管理工作推到現(xiàn)代化的軌道上來(lái)。

二、國(guó)有企業(yè)規(guī)范化檔案管理的價(jià)值作用

（一）推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的重要一環(huán)

伴隨著第四次工業(yè)革命，大數(shù)據(jù)引領(lǐng)的人工智能技術(shù)得到迅猛的發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理也不例外，在國(guó)有企業(yè)的檔案信息管理中要引進(jìn)很多現(xiàn)代化的管理設(shè)備，檔案管理要在這些現(xiàn)代化設(shè)備的加持之下進(jìn)行，所以新時(shí)代下的檔案管理具有智能化的特點(diǎn)，這也就意味著檔案管理領(lǐng)域要進(jìn)入現(xiàn)代化的范疇，只有實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的檔案管理才能使得相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息更為真實(shí)有效，其中最為重要的就是對(duì)檔案基礎(chǔ)信息的采集，只有檔案的采集端有保障、有序地管理工作才有價(jià)值，所以當(dāng)下國(guó)有企業(yè)的檔案管理最重要的就是建立現(xiàn)代化的管理體系，這也是國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的一部分，因此國(guó)有企業(yè)規(guī)范化檔案管理是推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的重要一環(huán)。

（二）提升企業(yè)職工的綜合價(jià)值

企業(yè)職工的綜合素質(zhì)也能在規(guī)范化的檔案管理進(jìn)程中得到提升，其提升的主要人員包含有相關(guān)檔案管理的從業(yè)人員以及設(shè)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)人員。因?yàn)橄胍獙?shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理就必須要結(jié)合一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)相關(guān)的管理人員展開(kāi)培訓(xùn)，要讓從事檔案管理的企業(yè)員工熟悉標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程和相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，這些接受培訓(xùn)的企業(yè)職工一方面能夠了解相關(guān)檔案管理方面的知識(shí)；另一方面還能學(xué)習(xí)到最新的智能化設(shè)備操作的技術(shù)。這不僅對(duì)于從事該項(xiàng)管理工作有幫助而且也能使其他的多種管理工作也都逐步實(shí)現(xiàn)智能化和現(xiàn)代化，知識(shí)是具有遷移性的。所以在檔案管理的規(guī)范化管理中所學(xué)習(xí)到的知識(shí)同樣也可以應(yīng)用到其他的領(lǐng)域和環(huán)節(jié)當(dāng)中。

（三）有利于企業(yè)提升檔案管理的效能

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中管理效能的提升能夠有助于提升生產(chǎn)力，所以管理效能的提升是管理能力增強(qiáng)的顯著表現(xiàn)。在國(guó)有企業(yè)中，原有的企業(yè)檔案管理是比較混亂的，沒(méi)有成體系的管理，沒(méi)有專門的機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)檔案的管理，同樣也沒(méi)有形成智能化的管理體系，所以想要調(diào)取檔案就需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，而相關(guān)重要檔案也經(jīng)常會(huì)發(fā)生遺失或者保管不善的情況，這對(duì)于企業(yè)的信息安全來(lái)說(shuō)都埋下了重大的隱患。所以建立規(guī)范化的檔案管理體系與流程，能夠促進(jìn)檔案信息采集的全面、檔案分類存放的科學(xué)以及檔案提取查閱的安全。從一定程度上來(lái)說(shuō)能夠促進(jìn)企業(yè)管理效能的提升。

三、現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

想要探索如何實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)檔案的規(guī)范化管理就需要先找準(zhǔn)現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，結(jié)合問(wèn)題有針對(duì)性地整改，從目前的管理現(xiàn)狀來(lái)看，大多數(shù)的國(guó)有企業(yè)已經(jīng)在向檔案管理的信息化方向逐步推進(jìn)，但是對(duì)于一些文件現(xiàn)在很多的企業(yè)還是采取多頭管理的方式，這種管理方式的初衷是為了避免完全數(shù)據(jù)化的管理會(huì)由于技術(shù)原因?qū)е虏糠中畔⒈４娌煌桩?dāng)，但是隨著現(xiàn)在技術(shù)水平的不斷提升，信息化管理技術(shù)已經(jīng)逐漸趨于成熟，所以基本不會(huì)出現(xiàn)由于技術(shù)原因?qū)е滦畔⒊霈F(xiàn)遺失的問(wèn)題，反而現(xiàn)階段隨著技術(shù)的不斷成熟，可以對(duì)很多的檔案信息進(jìn)行加密保管，從而能夠增強(qiáng)檔案信息保管的安全性。

（一）對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠

國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作涉及的領(lǐng)域比較廣泛，企業(yè)中諸多的重要信息都依靠檔案來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)，所以檔案管理工作量一般都比較大，因此檔案管理就需要大量的人力來(lái)對(duì)于檔案數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行梳理與存放，這不僅需要專業(yè)的檔案管理人員，而且還需要企業(yè)中的各個(gè)部門協(xié)調(diào)配合，共同來(lái)完成此項(xiàng)工作。但是很多企業(yè)認(rèn)為國(guó)有企業(yè)的重心就是在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面，只看到了眼前生產(chǎn)帶來(lái)的價(jià)值效益，并不能看到這些基礎(chǔ)工作所帶來(lái)的潛在價(jià)值，檔案管理就屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作，能夠?yàn)楹罄m(xù)提升企業(yè)的管理效能提供支撐，但是很多企業(yè)對(duì)于該項(xiàng)工作并不重視，所以在該領(lǐng)域的資金投入與人力投入并不多，但是企業(yè)的檔案管理又有著較大的工作量，這就會(huì)導(dǎo)致工作出現(xiàn)失衡，使得國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作開(kāi)展面臨較多困難。

（二）檔案管理缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)體系

由于大部分企業(yè)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，所以也就沒(méi)有建立起相應(yīng)的管理流程和管理體系，具體表現(xiàn)出兩個(gè)方面的問(wèn)題，首先最主要的問(wèn)題是很多國(guó)有企業(yè)缺乏檔案管理的專業(yè)人員，大多數(shù)企業(yè)會(huì)認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作就是簡(jiǎn)單地保管檔案，但是其實(shí)檔案的管理是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工作，如果沒(méi)有專業(yè)人員來(lái)從事管理工作，就會(huì)使得檔案管理變得十分混亂，所以現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理面臨最核心的問(wèn)題就是缺乏專業(yè)的管理人員。其次是缺少專業(yè)化的管理標(biāo)準(zhǔn)。管理就是在標(biāo)準(zhǔn)化的原則之下開(kāi)展相關(guān)的管理工作，只有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)才能真正做到管理規(guī)范化與流程化。

三、新時(shí)代國(guó)企檔案規(guī)范化管理的對(duì)策建議

（一）堅(jiān)持在黨的領(lǐng)導(dǎo)之下開(kāi)展檔案工作，走正確的檔案管理道路

黨的事業(yè)包含各個(gè)領(lǐng)域的諸多類型，其中檔案管理也是黨的事業(yè)中非常重要的一部分，所以在開(kāi)展檔案管理時(shí)首先要堅(jiān)持的就是其政治定位，明確開(kāi)展檔案工作是黨和國(guó)家賦予我們的使命，要牢記黨中央對(duì)于檔案管理工作的要求和部署，尤其在國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作中，要堅(jiān)定不移地堅(jiān)持檔案管理工作的政治屬性和政治功能，要堅(jiān)定不移地走黨領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的道路。中央辦公廳與國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也明確指出，要全面堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)。具體來(lái)說(shuō)，就是在黨的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展檔案管理工作最重要的是要壓實(shí)各級(jí)黨委主體責(zé)任，尤其在國(guó)有企業(yè)中，不能將所有的重心全部都只放在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上，要將重點(diǎn)也逐漸轉(zhuǎn)移到企業(yè)的檔案管理工作中，明確黨委各領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，在開(kāi)展工作時(shí)要秉承一個(gè)原則，就是堅(jiān)持在黨的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行檔案管理，一定要強(qiáng)化檔案管理的政治性。

（二）加強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)，著力提升檔案管理的效能

隨著國(guó)家邁入了高質(zhì)量發(fā)展的軌道，現(xiàn)代化建設(shè)成為了未來(lái)我們發(fā)展與建設(shè)的主要目標(biāo)。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案工作屬于企業(yè)中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，所以檔案工作要能夠跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，做到與時(shí)俱進(jìn)，在新時(shí)代下著力提升檔案管理工作的效能。隨著我國(guó)轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展，國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化加快推進(jìn)，檔案工作在黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的基礎(chǔ)性、支撐性作用日益凸顯，檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、檔案治理效能不斷提升成為新時(shí)代的迫切要求。國(guó)有企業(yè)要在繼承和發(fā)展檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)，這個(gè)系統(tǒng)的前端是要堅(jiān)持在黨的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展檔案管理工作，中端是要以創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)做法發(fā)展核心動(dòng)力，堅(jiān)持以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為抓手，末端是完善相關(guān)的法律法規(guī)作為依法治理的核心保障。國(guó)有企業(yè)中的各個(gè)部門要積極參與到檔案管理工作中，加強(qiáng)相互之間的協(xié)調(diào)配合，要健全檔案管理體制機(jī)制、完善檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、加強(qiáng)重點(diǎn)領(lǐng)域檔案工作監(jiān)管以及創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)方式方面細(xì)化任務(wù)措施，特別是明確要求“全面建立和落實(shí)檔案工作責(zé)任制”，補(bǔ)齊檔案治理短板，提高檔案管理效能。

（三）加快完善檔案的服務(wù)建設(shè)，著力提升檔案服務(wù)水平

黨的十九大之后明確指出，社會(huì)矛盾發(fā)生了深刻的變革，新時(shí)代人民群眾的生活水平不斷提升，所以對(duì)于各個(gè)方面的需求也越來(lái)越高，在國(guó)有企業(yè)中也是如此，廣大企業(yè)職工的生活工作條件得到很大的改善，所以對(duì)于檔案信息的需求也在不斷的增加，這就需要檔案管理工作也能夠加快發(fā)展步伐，為廣大企業(yè)職工提供更加高質(zhì)量的檔案服務(wù)。作為檔案管理的從業(yè)人員，我們要在“放管服”思想的引領(lǐng)之下，不斷提升檔案服務(wù)的供給水平，在檔案管理方面，我們要將檔案該公開(kāi)的公開(kāi)，便于廣大職工日常查閱學(xué)習(xí)，同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理方面的服務(wù)。具體來(lái)說(shuō)，在公開(kāi)檔案方面需要首先將檔案分級(jí)分類，涉及核心機(jī)密的檔案要做好相關(guān)的保管，如需查閱需要嚴(yán)格履行查閱的流程和手續(xù)，一些日常不涉秘的檔案需要分類公開(kāi)，方便廣大職工查閱；其次在管理方面要配備專業(yè)的人員進(jìn)行管理，同時(shí)加強(qiáng)相關(guān)檔案的信息建設(shè)，做到信息的清晰明確；最后就是要大力開(kāi)展相關(guān)服務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和水平，要以廣大職工的滿意度作為評(píng)價(jià)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）利用好新興的科學(xué)技術(shù)，強(qiáng)化現(xiàn)代化檔案管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的崛起，現(xiàn)在的很多產(chǎn)業(yè)都在向數(shù)字化進(jìn)行轉(zhuǎn)型，國(guó)家也在著力打造數(shù)字政府，所以未來(lái)的發(fā)展都是建立在數(shù)字化的基礎(chǔ)之上，數(shù)據(jù)信息也會(huì)成為全新的生產(chǎn)要素。國(guó)有企業(yè)要以中央辦公廳與國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》依據(jù)，結(jié)合企業(yè)工作實(shí)際，對(duì)檔案信息化建設(shè)提出具體要求，加快實(shí)現(xiàn)以檔案信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。首先是培養(yǎng)專業(yè)化的信息人才，在人才的培養(yǎng)方面需要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，尤其是針對(duì)電子信息技術(shù)方面，讓相關(guān)的企業(yè)職工能夠具備操作現(xiàn)代化設(shè)備的基本技能。同時(shí)要盡快建設(shè)電子檔案信息化的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，將電子化的檔案存儲(chǔ)在平臺(tái)之上，企業(yè)各部門之間通過(guò)線上的平臺(tái)即可實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的存儲(chǔ)與提取，這樣可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化和現(xiàn)代化，也能夠節(jié)約相關(guān)的時(shí)間成本。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是企業(yè)管理當(dāng)中的一部分，承載著企業(yè)信息記錄、歷史傳承等相關(guān)的功能作用，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供基礎(chǔ)的信息數(shù)據(jù)支撐。所以在未來(lái)的檔案管理工作中，國(guó)有企業(yè)要始終堅(jiān)持在黨的領(lǐng)導(dǎo)之下，朝著正確的方向前行，并在此過(guò)程中不斷深化管理理念的創(chuàng)新與管理技術(shù)的革新，打造政治素養(yǎng)過(guò)硬、專業(yè)能力突出的企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍，以此推動(dòng)國(guó)有企業(yè)檔案管理向規(guī)范化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，使國(guó)有企業(yè)邁向高質(zhì)量發(fā)展的道路。