精細化管理在醫(yī)院檔案工作中的應用

宋燕

(山東省婦幼保健院，山東 濟南 250005)

醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院管理、醫(yī)院形象和可持續(xù)發(fā)展有著參考意義。一方面，檔案記錄了醫(yī)院的建立和發(fā)展歷史過程，也見證和反映了在不同的歷史環(huán)境和社會角度、歷史背景下醫(yī)院的重大歷史事件和工作參與情況，是醫(yī)院發(fā)展歷史的客觀記錄。另一方面，醫(yī)院的檔案工作還是醫(yī)院現(xiàn)階段工作的一個狀態(tài)表現(xiàn)，涉及到人民群眾的健康信息和院內(nèi)醫(yī)務工作的基本信息情況，是醫(yī)院現(xiàn)階段運行的重要評價參考資料。對此，加強醫(yī)院的檔案管理，開展精細化管理，可以提升醫(yī)院檔案管理工作效率和水平，客觀實際記錄當前社會醫(yī)療衛(wèi)生管理現(xiàn)狀，對我國醫(yī)療機構的可持續(xù)發(fā)展具有深遠意義。

1 醫(yī)院檔案管理的定義和作用

1.1 醫(yī)院檔案管理的定義

醫(yī)院檔案管理工作即對醫(yī)院既往工作、日常工作及未來工作形成的檔案材料的管理工作。檔案記錄的內(nèi)容與醫(yī)院的基本活動緊密結合，包括臨床病癥診斷、醫(yī)務人員的基本信息、臨床的醫(yī)療研究等，多以病歷檔案、行政檔案和科研檔案的形式予以體現(xiàn)。

1.2 醫(yī)院檔案管理的作用

從醫(yī)院科研發(fā)展的角度來看，檔案管理工作可以為醫(yī)務人員提供科學研究依據(jù)和臨床研究參考；從臨床疾病診斷治療的角度來看，檔案管理工作可以為醫(yī)務人員及時提供既往的病例信息，有助于辯證分析患者臨床的病癥表現(xiàn)和病癥級別，并借助化驗、臨床檢驗的資料信息為患者提供科學的臨床診斷服務。

值得注意的是檔案管理工作也是醫(yī)院管理工作的重要組成部分之一，檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史和信息，體現(xiàn)醫(yī)院的綜合發(fā)展現(xiàn)狀，通過加強檔案管理可以提升臨床醫(yī)院的科研工作效果、加強臨床醫(yī)療工作創(chuàng)新管理，全面且有效地提升醫(yī)院的社會效益。

1.3 精細化管理對醫(yī)院檔案管理的意義

精細化管理最早運用于企業(yè)管理，是生產(chǎn)者站在客戶的角度分析現(xiàn)有的工作情況，進而制定出科學的生產(chǎn)制度，加強生產(chǎn)作業(yè)效率和質量，讓自身的生產(chǎn)行為、管理行為合理化，促進企業(yè)發(fā)展。作為一種現(xiàn)代化的管理理念和手段，精細化的管理特點在于將工作簡單化、流程化以及定量、定性分析，確保工作的各個流程和環(huán)節(jié)都得到細化分解，最終提升各個環(huán)節(jié)工作的效果。

在現(xiàn)代化和信息化管理的大背景下，醫(yī)院也能夠利用精細化管理方式來提升自身的管理效能。例如通過加強檔案分類管理，將臨床的診治、科研、院內(nèi)人事事宜進行分類管理，可以保證現(xiàn)有的檔案管理工作實效，同時實現(xiàn)檔案管理的科學分類，使工作更加簡單化和細節(jié)化。此外，合理利用現(xiàn)代信息化技術將檔案進行扁平化、集成化管理，可以有效減少工作量，強化數(shù)據(jù)支撐作用，最終全面有效地提升檔案管理工作質量。

2 醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理工作存在的問題

整體來看，我國的醫(yī)院檔案管理工作仍存在一些問題，在實際工作開展中存在檔案管理制度不健全、信息化程度較低、檔案人才隊伍建設薄弱以及檔案管理模式單一等[1]，現(xiàn)將其分析如下。

2.1 檔案管理制度不健全

目前，我國的檔案管理工作制度還停留在粗放式的管理階段，較超前的現(xiàn)代化管理理念和方法有較大差距。醫(yī)院的工作較為守舊，工作開展也面臨著較多困難，在實際的檔案管理工作開展中，管理人員多結合自身的工作經(jīng)驗和日常的工作來開展相關工作，因醫(yī)院的部門較多，且各科室的分工不同，檔案管理工作存在一定程度的隨意性，實際開展中也容易盲目復制其他相關單位的工作方法，整體的工作開展效果不佳；一些醫(yī)院也沒有從制度層面將檔案管理工作納入到當前的目標績效考核范疇內(nèi)部，導致很多檔案管理工作開展時候存在管理不嚴，監(jiān)督效果不佳等問題，以上問題都降低了檔案管理工作的科學性和針對性，對檔案管理工作效率造成影響；檔案管理涉及內(nèi)容繁雜，由于院內(nèi)沒有制定出科學的分類管理方法和責權制度，可能導致越權審核、信息被惡意篡改等問題，對醫(yī)院公開、公正的形象造成負面影響，有礙于發(fā)揮檔案的管理價值。

2.2 檔案管理人才匱乏

檔案管理一直都是醫(yī)院的基礎內(nèi)控管理工作，對比醫(yī)療衛(wèi)生健康為核心的生產(chǎn)模式，檔案管理沒有引起足夠的重視和關注，很多醫(yī)院缺乏內(nèi)部檔案管理人才。從檔案管理崗位工作人員的配備來看，大多醫(yī)院的檔案管理人員是其他部門的轉崗員工或者是其他員工兼任，而新入職的專職人事管理人員可能對醫(yī)院專業(yè)技術相關工作內(nèi)容理解不深入，這些都導致醫(yī)院的檔案管理工作舉步維艱。

從檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展來看，醫(yī)院在檔案管理業(yè)務培訓方面的工作開展較少，檔案人員也不能及時學習新知識，更新知識結構，導致現(xiàn)有的知識儲備無法滿足檔案管理工作需要。

2.3 檔案管理模式單一

作為醫(yī)院常見的基礎性管理工作之一，檔案管理工作目的在于提升醫(yī)院的管理水平和效能，有效促進醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作較為死板，基本是被動的歸檔方式，僅限于有檔案材料的簡單收集和歸檔。因為缺乏科學有效的信息管理體系，檔案人員和科室的工作人員在信息編撰、信息移交和信息審核時沒有加強交流，缺乏風險控制，導致信息歸檔時候容易出現(xiàn)信息遺漏、收集不全、信息分散等問題；雖然很多醫(yī)療機構也開始采用信息化的管理方式，但是大體還是以人工操作為主，整體依舊存在不重視管理、沒有落以實權的問題，檔案管理工作缺乏主動服務意識。在此基礎上，檔案開發(fā)的程度有限，整體的服務模式較為單一，很多工作人員僅僅將信息化工具作為人工檢索、調閱、信息復制的途徑，并沒有深入挖掘信息數(shù)據(jù)對醫(yī)院的科研、醫(yī)療服務改革的深度價值。以上問題都可能導致檔案管理效果不佳，對醫(yī)院的檔案信息查閱和利用造成負面影響，不利于醫(yī)院長期發(fā)展。

傳統(tǒng)的紙質檔案保管方式存在很多局限性，限制了檔案的利用，還可能會導致檔案丟失、損壞、惡意篡改等。以核心的病歷檔案為例，很多都見證了醫(yī)療的研究創(chuàng)新和突破，更是后期醫(yī)療工作的重要參考資料，因為保存年限長且紙質資料容易損壞，這些寶貴的信息容易損壞。對此，建議采用傳統(tǒng)與信息化管理相結合的方式，對一些特殊紙質檔案開展電子化管理。在現(xiàn)代經(jīng)濟建設發(fā)展、信息技術不斷進步的背景下，我國的電子病歷工作開展也邁向了新征程。從紙質病例的特點來看，紙質檔案管理方式存在病例模式老舊且效率低，書寫不規(guī)范也容易導致信息同步慢，信息更新不及時，也會降低患者的就醫(yī)體驗，增加醫(yī)患糾紛。另一方面，醫(yī)院的檔案種類較多，例如包括醫(yī)院的病歷檔案、科研檔案、財務檔案、人事檔案、設備檔案、基建檔案等。這些檔案錄入和管理工作需要各個部門自行負責，從利用的角度看各類信息急需融合，而紙質檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計效率低且需耗費大量人力，因而會造成信息孤島問題的出現(xiàn)，對醫(yī)院的實體檔案安全性和規(guī)范性造成極大影響。盡管國家現(xiàn)在大力提倡信息化管理方式，推廣電子檔案，但是目前檔案管理工作還存在較多的局限性，很多醫(yī)院管理思想守舊、管理方式落后，信息管理的效果不佳。

3 將精細化管理理念深入醫(yī)院檔案工作的措施建議

精細化管理工作對醫(yī)院的各個業(yè)務開展有重要的價值和意義[2]，為了確保醫(yī)院的管理效果，提升檔案管理的時效性，可將精細化管理工作推廣到檔案管理工作中[3]，相關工作建議如下。

3.1 建立完善的檔案管控制度

在良好的檔案管控制度下，醫(yī)院的各項工作有所依據(jù)，可確保醫(yī)院的管理工作規(guī)范、有秩序，落實精細化管理目標。為了保證檔案管理工作的針對性和時效性，醫(yī)院應按照標準化、目標化和流程化的工作目標，堅持將精細化的管理理念落到實處[4]。

首先，建議醫(yī)院結合實際業(yè)務需求和各科室的工作實際建立具有針對性和可操作性的管理制度。制度要體現(xiàn)可操作性、時效性，體現(xiàn)規(guī)范化、科學化、人性化的原則；要體現(xiàn)信息化、細節(jié)化的特點，各個制度要落實到位，要體現(xiàn)在醫(yī)院工作細節(jié)中。

其次，要保證檔案管理工作有針對性、目標性，細化檔案工作的具體目標，在目標的指引下確保檔案管理工作規(guī)范化和制度化，最終全面提升檔案利用的效率。同時要制定統(tǒng)一細化的檔案管理標準，保證檔案工作的各個制度和內(nèi)容體現(xiàn)標準化、規(guī)范性；確保制度要落實到科室、責任人，所有的工作人員都需要按照制度開展工作，并做好監(jiān)督和績效管理[5]。

最后，細化工作流程，精細化檔案管理開展時候，管理人員要體現(xiàn)信息收集、整理、審核、利用、歸檔的流程特點，同時要保證各流程銜接得當；在固有的流程基礎上也要不斷更新，動態(tài)改進工作流程，確保檔案管理工作得到可持續(xù)發(fā)展[6]。

3.2 加強檔案信息化管理

信息化管理的目的在于提升檔案管理的質量和效率，從而促進醫(yī)院管理工作得到創(chuàng)新。信息化技術能夠提升檔案管理工作效率，降低檔案管理的風險，對醫(yī)院的檔案管控工作提供重要的支撐。因此，建議醫(yī)院建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，電子化保存既往的紙質檔案，加強數(shù)字檔案建設；其次要做好數(shù)字化檔案分類管理，確定數(shù)據(jù)庫類目，實現(xiàn)數(shù)據(jù)數(shù)字化儲存和調用。再者要建立信息化檔案的聯(lián)動機制，讓醫(yī)院的檔案管理工作和各個科室實際業(yè)務聯(lián)系起來，不斷提升醫(yī)院檔案管理工作的系統(tǒng)性。最后要建立統(tǒng)一且規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)，可以設置不同類型的檔案管理環(huán)境，加強檔案信息的自動化收集，進而明確歸檔范圍，明確信息歸檔效果[7]。

3.3 加強人才建設、創(chuàng)新管理模式

醫(yī)院工作人員要改變傳統(tǒng)的管理觀念，積極參加各類專業(yè)培訓，在加強檔案管理工作效果的同時，盡快培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才，進而促進醫(yī)院發(fā)展。第一，醫(yī)院要轉變管理觀念，加強醫(yī)務部門、科教部門等信息聯(lián)動，在數(shù)據(jù)庫的建設模式下確保文檔設置規(guī)范且聯(lián)動，各個科室都能夠在權限范圍內(nèi)利用信息數(shù)據(jù)[8]。第二，醫(yī)院要加強人員培訓，可以開展職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)信息技術培訓、醫(yī)務事件和理論教學等，不斷加強內(nèi)部管理，確保檔案管理人才教育工作落到實處。第三，做好數(shù)據(jù)的深度挖掘和開發(fā)，對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)資源不斷整合，結合醫(yī)院的發(fā)展需求挖掘出較多的數(shù)據(jù)信息，最終為醫(yī)院的發(fā)展提供技術支持。

綜上所述，精細化檔案管理工作對醫(yī)院的影響深遠，醫(yī)院需認清發(fā)展現(xiàn)狀，完善制度建設，加強檔案精細化管理管理和信息化轉型，強化人才隊伍建設，進而為醫(yī)院全面可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。