財務信息系統(tǒng)環(huán)境下高校內(nèi)部控制優(yōu)化案例研究

□ 文/宋美彥

在信息化快速發(fā)展和數(shù)字賦能的管理時代，高校財務信息系統(tǒng)的建設對內(nèi)部控制的促進作用日益凸顯。加強財務信息系統(tǒng)建設，可以提高內(nèi)部控制嵌入信息系統(tǒng)的深度與廣度，進而促進內(nèi)部控制效率和效果的提升；同時，可以通過強化內(nèi)部控制的要素效果，促進內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)。在此背景下，深入認識和理解高校財務信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制優(yōu)化的意義和作用機理，是一個亟待研究的重要問題。

高校財務信息系統(tǒng)建設對內(nèi)部控制的提升價值分析

信息化時代，內(nèi)部控制是一個圍繞管理數(shù)據(jù)采集、分析和應用展開的動態(tài)活動。通過內(nèi)部控制建設，結合高?，F(xiàn)有的信息化建設成果，將經(jīng)濟活動中涉及內(nèi)部控制的主要流程進行梳理和嵌入，可以實現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務與內(nèi)部控制之間的有效融合。同時，在各個業(yè)務信息化系統(tǒng)融合時，加入風險控制相關指標，可以減少人為操作風險，提高經(jīng)濟活動辦理效率和風險防控效果。高校財務信息系統(tǒng)主要包括預算管理信息系統(tǒng)、財務收支管理信息系統(tǒng)、合同管理信息系統(tǒng)等。上述內(nèi)容對于相關內(nèi)部控制都發(fā)揮著促進作用，具體分析如下：

第一，預算管理信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制建設的促進作用。將全校預算均納入系統(tǒng)之中，實現(xiàn)校級預算編制、執(zhí)行監(jiān)控考核等功能，預算內(nèi)容全覆蓋、編制執(zhí)行全流程的管理，使得預算從申報、編制、下達、執(zhí)行、調整的全流程科學化、規(guī)范化，符合內(nèi)控要求。利用信息化，對提升預算管理工作效率和質量、加強內(nèi)部控制具有重要意義。預算管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了預算信息及時傳遞與共享以及對預算性質進行監(jiān)控，對執(zhí)行結果進行分析利用，可以更好地提高預算控制管理。

第二，財務收支管理信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制建設的促進作用。運用信息化手段，可以構建高效率的收入、支出審批管理流程，并通過用戶角色和審批權限的合理劃分、配置與嵌入，有效降低收入支出的管理風險。同時，利用信息化手段，可以及時掌握全校收入、支出情況，分析數(shù)據(jù)，為學校管理決策提供及時、全面的數(shù)據(jù)支持。

第三，合同管理信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制建設的促進作用。相對于以紙質合同為媒介線下審批傳統(tǒng)合同管理方式，信息化手段把合同管理流程化，構建了高效率的合同審批、合同執(zhí)行、合同管理全流程權限控制體系。一是提高合同審批、合同管理的效率和質量。同時，利用信息化手段，合同的各項信息獲取、分析更為高效。二是信息化手段的運用實現(xiàn)合同管理全生命周期風險管理。以紙質合同為媒介的時期，高校無法做到對所有簽訂的合同進行集中管理，也無法對執(zhí)行情況進行統(tǒng)一監(jiān)控，而合同管理系統(tǒng)能夠實現(xiàn)合同管理各環(huán)節(jié)規(guī)范化，有效地降低了合同履約的風險。

財務信息系統(tǒng)環(huán)境下A 高校內(nèi)部控制的主要優(yōu)化路徑設計

財務信息系統(tǒng)建設對高校內(nèi)部控制的基本優(yōu)化思路為：財務信息化建設應有效結合單位內(nèi)部控制要求，在現(xiàn)有財務信息化系統(tǒng)建設的基礎上，有計劃、有步驟地根據(jù)業(yè)務管控重點，逐步將經(jīng)濟活動及其內(nèi)部控制流程嵌入財務信息系統(tǒng)。重點梳理預算、收支、資產(chǎn)、采購、合同、基建項目等各項經(jīng)濟業(yè)務流程，將內(nèi)控環(huán)節(jié)和關鍵風險管控點嵌入到財務信息化建設中，形成內(nèi)控體系建設和財務信息系統(tǒng)保障一體化，構建“管理制度化、制度流程化、流程信息化”的內(nèi)控體系。

1.預算管理信息系統(tǒng)對高校內(nèi)部控制的優(yōu)化路徑

A 高校預算管理信息系統(tǒng)以項目庫為基礎，將全校收支均納入系統(tǒng)之中，預算管理信息系統(tǒng)與財務核算系統(tǒng)無縫聯(lián)接，支持財務部門、職能（主管）部門、業(yè)務部門、校級領導等多個主體參與到全面預算管理過程中，各司其職完成各自任務，使預算工作更符合內(nèi)控要求。

財務部門主要是編制“一下”預算控制數(shù)，編制預算草案表、確定每個預算項目的“二下”預算批復數(shù)。業(yè)務部門主要是負責本部門自身的預算申報。相關職能（主管）部門，主要是因部門特殊職責功能而主管某塊學校事務或經(jīng)費，其涉及業(yè)務跟預算編制有聯(lián)系，需要該部門審核參與。將學校發(fā)展性專項以項目庫的方式管理，項目先由申報部門申報，再由業(yè)務主管部門及校領導進行審批，最后由財務部門審核后履行規(guī)定程序列入年度預算序列。

綜上，通過預算管理信息系統(tǒng)可以有效促進相關內(nèi)部控制的優(yōu)化。其優(yōu)化路徑與作用主要體現(xiàn)為：促進預算編制程序規(guī)范、方法科學、數(shù)據(jù)準確，符合高校發(fā)展規(guī)劃目標；建立內(nèi)部預算編制各部門或崗位的溝通協(xié)調機制，確保預算編制部門及時取得和有效運用與預算編制相關的信息；根據(jù)部門的職責和分工，對按照法定程序批復的預算在單位內(nèi)部進行指標分解、審批下達；規(guī)范內(nèi)部預算追加調整程序，發(fā)揮預算對經(jīng)濟活動的管控作用；根據(jù)批復的預算安排各項收支，確保預算嚴格有效執(zhí)行；系統(tǒng)自動生成項目執(zhí)行數(shù)，實現(xiàn)預算申報、下?lián)?、?zhí)行的分析監(jiān)控，促進建立預算執(zhí)行分析機制。

2.財務收支信息系統(tǒng)對高校內(nèi)部控制的優(yōu)化路徑

對財務收支業(yè)務的管理結構和業(yè)務的主要環(huán)節(jié)進行梳理，將收支業(yè)務關鍵環(huán)節(jié)和風險點嵌入相應的財務信息化系統(tǒng)。

第一，收入業(yè)務控制以繳費平臺模塊為重點。A 高校的收入范圍比較廣、收費項目多、歸口部門多、管理難度大，每年的學費、住宿費收費工作任務也比較繁重。繳費平臺將學校所有的收入項目整合到統(tǒng)一平臺進行集中管理，將收入的流程、標準、要求等多方面統(tǒng)一起來，符合內(nèi)控的要求，降低內(nèi)控風險；繳費平臺通過對接學校的招生、考級等業(yè)務系統(tǒng)，數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)自動繳費；通過對接非稅及稅務等電子票據(jù)模塊，實現(xiàn)自動開具電子發(fā)票；通過繳費平臺與銀行對接，及時傳遞數(shù)據(jù)，實現(xiàn)智能對賬；通過繳費平臺設置細分繳費項目，設置好收入科目，利用智能憑證自動生成財務會計憑證，實現(xiàn)智能入賬；通過繳費平臺與國庫對接，實現(xiàn)自動上繳國庫。借助繳費平臺收費工作實現(xiàn)了從業(yè)務發(fā)起、自主繳費、自動開具電子發(fā)票、自動對賬、智能入賬、自動上繳國庫的全流程信息化。

第二，支出業(yè)務控制以預約報銷模塊為重點。A 高校通過預約報銷等模塊，將支出經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)部控制的主要流程嵌入系統(tǒng)，利用預算模板控制等信息化手段，加強支出預算的管理和控制。預約報銷系統(tǒng)將所有支出業(yè)務梳理分類設置在預約報銷系統(tǒng)集中管理。預約報銷模塊主要包含日常報銷、暫借款、合同付款、酬金等；項目在預約系統(tǒng)實現(xiàn)實時預算控制，防止超預算現(xiàn)象的發(fā)生；預約報銷系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等進行對接，數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)業(yè)財融合，協(xié)同聯(lián)動發(fā)展，優(yōu)化校園服務；預約報銷系統(tǒng)和財務核算系統(tǒng)、無現(xiàn)金支付系統(tǒng)對接，實現(xiàn)財務入賬智能化，實時結算。

綜上，通過財務收支信息系統(tǒng)可以有效促進相關內(nèi)部控制的優(yōu)化。其優(yōu)化路徑與作用主要體現(xiàn)為：信息系統(tǒng)可以杜絕收入、支出管理中各種漏洞，使收入、支出管理更加科學、規(guī)范。各項收入集中由財務部門歸口管理并進行會計核算，崗位職責清晰，不相容崗位相互分離，嚴格執(zhí)行 “收支兩條線”，做到收繳分離；繳費平臺對接了微信、支付寶、銀聯(lián)，實現(xiàn)多種繳費方式，方便快捷適應現(xiàn)代信息化的發(fā)展；通過和各業(yè)務部門信息系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)業(yè)財融合；通過信息化手段，實現(xiàn)財務收支業(yè)務入賬智能化，大大提高了財務人員的工作效率和核算的準確性；明確支出報銷流程，確保經(jīng)濟活動的各項支出符合規(guī)定；優(yōu)化了財務人員的工作方式，緩解報銷排隊問題，提高工作效率及財務管理服務水平。

3.合同管理信息系統(tǒng)對高校內(nèi)部控制的優(yōu)化路徑

合同系統(tǒng)內(nèi)部控制涉及合同簽訂、合同執(zhí)行、合同歸檔管理三個方面。A 高校根據(jù)學校的合同管理辦法，對原有的合同流程進行梳理、優(yōu)化和改進，將內(nèi)控環(huán)節(jié)和關鍵風險管控點嵌入合同管理系統(tǒng)中，形成科學規(guī)范的業(yè)務流程，借助信息化手段對合同進行科學化、規(guī)范化管理。合同管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)合同管理在線導入、線上審批審核、合同支付、合同查詢、到期提示、合同歸檔與臺賬管理等功能。

在合同簽訂階段，業(yè)務部門經(jīng)辦人在系統(tǒng)中錄入合同名稱、經(jīng)費來源、合同履約期限、付款計劃等相關要素，并將合同主體內(nèi)容和輔助材料上傳，各審核部門按照各自的審批要點進行審核。合同簽訂后合同管理系統(tǒng)會自動生成臺賬，根據(jù)合同約定的付款計劃，提醒經(jīng)辦人付款。經(jīng)辦人在合同系統(tǒng)根據(jù)付款計劃發(fā)起付款，跳轉到財務預約報銷系統(tǒng)進行結算，財務部門處理后的會計憑證號回填到合同系統(tǒng)。收付款數(shù)據(jù)、質保金數(shù)據(jù)等在財務系統(tǒng)和合同系統(tǒng)之間自動同步，無需人工追溯。根據(jù)合同的類別，設置好印花稅的稅率，自動導出印花稅繳納的電子文件進行納稅申報。合同管理系統(tǒng)還具備歸檔管理查詢功能，并對合同執(zhí)行效果進行分析統(tǒng)計。此外，合同的變更通過補充合同實現(xiàn)。合同管理系統(tǒng)引進了對異常事項的提醒功能，可以起到風險預防作用。

綜上，通過合同管理系統(tǒng)可以有效促進相關內(nèi)部控制的優(yōu)化。其優(yōu)化路徑與作用主要體現(xiàn)為：完善合同管理機制，明確了合同管理歸口部門，統(tǒng)一管理，確保合同制定與合同履行規(guī)范，減少違約風險；加強了對合同訂立的管理，明確合同訂立的范圍、條件和審核流程；對合同履行情況實施有效監(jiān)控；定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更情況，實行對合同的全過程管理。

財務信息系統(tǒng)環(huán)境下A 高校進一步優(yōu)化內(nèi)部控制的保障措施

財務信息系統(tǒng)建設使高校各項經(jīng)濟業(yè)務流程規(guī)范化和程序化，通過財務信息系統(tǒng)建設構建高效率的權限控制體系，可以提高內(nèi)部控制管理的效率與質量，有效提高辦事效率和監(jiān)管水平，為高校管理、控制、決策提供服務。財務信息系統(tǒng)環(huán)境下A 高校進一步優(yōu)化內(nèi)部控制的保障措施：一是根據(jù)學校發(fā)展愿景制定財務信息化戰(zhàn)略規(guī)劃，在充分調查研究、科學分析預測和廣泛征求意見的基礎上進行財務信息化系統(tǒng)頂層設計，確保學校內(nèi)部控制制度的有效落地執(zhí)行，防止制度流程和內(nèi)部控制系統(tǒng)“兩張皮”。二是加強財務信息系統(tǒng)和業(yè)務信息系統(tǒng)的深度融合，促進財務信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的作用，消除信息系統(tǒng)碎片化、孤島化，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，提高經(jīng)濟活動辦理效率和風險防控效果。三是構建財務信息分析平臺模型，對財務資產(chǎn)歷史數(shù)據(jù)進行分析和挖掘，建立科學的、全面的評價體系，將學校戰(zhàn)略落實到行動中，對行動計劃進行有效的監(jiān)控，并對實施效果進行全面的評估。四是加強財務信息化基本能力建設，重視財務信息化專業(yè)人才隊伍建設，不斷提升財務人員信息化素養(yǎng)和能力，培養(yǎng)提高財務人員利用現(xiàn)代信息技術收集、整理、分析問題的意識、習慣和分析解決問題的能力。