數(shù)智化背景下“移動+智能”費用管控及智慧通用報賬體系探索及實踐

蔡東林CAI Dong-lin

（國網(wǎng)湖北省電力有限公司，武漢 430077）

1 建設(shè)背景

國網(wǎng)湖北省電力有限公司（以下簡稱“國網(wǎng)湖北電力”）是國家電網(wǎng)公司的全資子公司，承擔著維護電網(wǎng)安全穩(wěn)定運行、為湖北經(jīng)濟社會發(fā)展和城鄉(xiāng)電力客戶提供安全可靠電力供應的重要職責。

隨著數(shù)字技術(shù)等新技術(shù)的迭代速度日益加快，企業(yè)進入數(shù)字化時代，以大數(shù)據(jù)驅(qū)動、人工智能應用為核心的數(shù)字化技術(shù)的應用驅(qū)動企業(yè)要素發(fā)生變革。財務(wù)數(shù)字化建設(shè)亟需把握數(shù)字革命的新機遇，將財務(wù)管理的新技術(shù)、新工具與新管理模式、新戰(zhàn)略要求相結(jié)合，緊跟數(shù)字互聯(lián)潮流，順應國家監(jiān)管導向，推動財務(wù)管理向精益、迅捷、智能轉(zhuǎn)型，以適應不斷變化的經(jīng)營環(huán)境和企業(yè)管理要求，實現(xiàn)財務(wù)管理智能化、業(yè)務(wù)數(shù)字化。國網(wǎng)湖北電力在費控管理方向不斷夯實管理基礎(chǔ)，通過強化財務(wù)管理創(chuàng)新取得一定成效，但仍存在一些痛點。如，存在多個業(yè)務(wù)入口，業(yè)務(wù)入口未能統(tǒng)一；具備線上業(yè)務(wù)流程，但流轉(zhuǎn)過程仍存在雙軌運行；部分運用費用業(yè)務(wù)流程復雜，業(yè)務(wù)人員操作過于繁瑣；紙質(zhì)憑據(jù)與單據(jù)審核繁雜，仍需財務(wù)人員線下核對；審批流程不清晰，無法快捷獲取審批流程及各級審批人信息；制度規(guī)范與工具融合不夠，大部分依賴人工判斷審核要點等。在此背景下，國網(wǎng)湖北電力遵循公司統(tǒng)一技術(shù)架構(gòu)規(guī)范，強化模式創(chuàng)新，充分利用“大智移云”技術(shù)，融合財務(wù)多維精益管理，研究推進“移動+智能”的費用管控及智慧通用報賬體系探索實踐，助力財務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型，更好地服務(wù)決策科學精準、業(yè)務(wù)精益管理、基層創(chuàng)新創(chuàng)效，全面支撐公司能源互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)。

2 體系內(nèi)涵

“移動+智能”的費用管控及智慧通用報賬體系深入開展費用報銷業(yè)務(wù)需求調(diào)研，充分利用“大智移云”技術(shù)，建設(shè)互聯(lián)共享、智慧融合的費用管控及智慧通用報賬體系（如圖1所示）。體系旨在提升財務(wù)服務(wù)能力，構(gòu)建靈敏迅捷、用戶感知的財務(wù)管理模式；實現(xiàn)工具數(shù)智躍遷，打造數(shù)字化、智能化的財務(wù)工具應用；深化數(shù)據(jù)價值挖掘，形成多維度、精益化的業(yè)務(wù)分析能力。通過增強費用報銷業(yè)務(wù)對于管理模式轉(zhuǎn)變、工具智能應用、預算執(zhí)行管控、多維精益管理、智能風險管控等方面的能力，推動公司財務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型升級。

圖1 雙模協(xié)同的智慧報賬體系模式

3 主要做法

3.1 管理模式轉(zhuǎn)變

①統(tǒng)一報賬入口。深入調(diào)研ERP、財務(wù)管控、通用報賬及福利模塊中報銷業(yè)務(wù)分布，通過移動手機端及PC端模式統(tǒng)一內(nèi)外網(wǎng)端業(yè)務(wù)入口，構(gòu)建鏈路在線業(yè)財協(xié)同作業(yè)模式，完成報銷業(yè)務(wù)從原始憑證、業(yè)務(wù)單據(jù)、財務(wù)憑證、支付單據(jù)到預算執(zhí)行的在線管理，打通“申請-審核-支付-入賬”一體化流程管控，實現(xiàn)費用報銷業(yè)務(wù)資金流、會計流、內(nèi)控流、審批流、數(shù)據(jù)流“五個流”的高效運轉(zhuǎn)，減輕基層員工壓力，提升財務(wù)報賬業(yè)務(wù)效率。②拓展移動應用。打破傳統(tǒng)依賴PC端按報賬業(yè)務(wù)類型選擇內(nèi)網(wǎng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)報賬的模式，通過技術(shù)路線設(shè)計、產(chǎn)品原型設(shè)計、UI前端設(shè)計，手機移動報賬終端界面融合入口，打造實時響應的智能報賬應用。將移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)相結(jié)合，提供“移動+智能”的“雙模”協(xié)同報銷服務(wù)?；鶎訕I(yè)務(wù)報銷人員可通過手機APP、PC端內(nèi)網(wǎng)報賬應用完成報賬提單、單據(jù)狀態(tài)查詢、費用分析報表查詢等功能操作，為公司員工和領(lǐng)導提供智能快捷、友好的費用報銷模式（如圖2所示）。③輔助高效審核。依托全流程費用報銷標準、費用預算控制標準規(guī)范，梳理報銷單據(jù)模版、流程環(huán)節(jié)、崗位、金額等關(guān)鍵字段內(nèi)容，完成制度標準的“數(shù)字化”轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)管理規(guī)范標準在線量化。利用業(yè)務(wù)類型、金額、部門等關(guān)鍵字段確定審批判斷條件分支，設(shè)置閾值依據(jù)，細化流程分級管理策略，在線判定冗余環(huán)節(jié)，實現(xiàn)流程在線分級管理。

圖2 “移動+智能”費用管控及智慧通用報賬“雙?！眳f(xié)同應用

3.2 工具智能應用

①原始單據(jù)無紙轉(zhuǎn)化。遵循“版式文件集中管理、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)全程在線、會計檔案無紙化管理”思路，統(tǒng)一費用報賬單據(jù)格式及樣式，嚴格落實統(tǒng)一的標準載體，與公司“移動+智能”報賬應用深度融合，應用影像采集、OCR智能識別等技術(shù)實現(xiàn)歸集環(huán)節(jié)信息全量獲取、集中管理和自動校核，報銷入賬環(huán)節(jié)業(yè)財票智能關(guān)聯(lián)，報賬處理自動化，歸檔環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)全程在線，檔案數(shù)據(jù)無紙化存儲，實現(xiàn)原始單據(jù)無紙轉(zhuǎn)換。②業(yè)務(wù)執(zhí)行智能引導。明確報銷單據(jù)關(guān)鍵字段對應及標注規(guī)則，獲取經(jīng)法系統(tǒng)信息，實現(xiàn)合同的結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)化及存儲，并將結(jié)果返回到業(yè)務(wù)單據(jù)填報界面，對費用類型、組織、金額等關(guān)鍵字段填充，實現(xiàn)單據(jù)自動填報。設(shè)計報賬類型、報賬控制、預算控制、支付控制、附件檢查、崗位審批權(quán)限等功能，融合RPA技術(shù)，完成報賬策略控制和預算控制、單據(jù)信息和附件在線校驗等服務(wù)自動調(diào)用，實現(xiàn)單據(jù)的在線合規(guī)檢查、內(nèi)外網(wǎng)的聯(lián)動審批、消息代辦實時提醒，智能引導單據(jù)審批。③結(jié)算憑證自助生成。梳理報銷核算映射關(guān)系清單，完成包括組織、時間、往來、報銷項目與會計科目等核心字段映射，為報銷費用自動結(jié)轉(zhuǎn)提供支基礎(chǔ)支撐。通過報銷會計科目對應、結(jié)轉(zhuǎn)憑證模版設(shè)計、單據(jù)憑證關(guān)鍵字段關(guān)聯(lián)、結(jié)轉(zhuǎn)憑證流程配置、制證、審核人員賦權(quán)等功能設(shè)計，開發(fā)報銷業(yè)務(wù)自動生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證完成入賬功能，確保會計核算簡捷、精準。融合二維碼技術(shù)，將二維碼納入識別標志，單據(jù)編制時關(guān)聯(lián)原始單據(jù)，實現(xiàn)線下、線上一體化管理，通過掃碼識別自動歸檔憑證檔案。

3.3 預算執(zhí)行管控

①靈活預算編制。依據(jù)會計基礎(chǔ)管理辦法，全覆蓋費用報銷業(yè)務(wù)，規(guī)范統(tǒng)一費用類型與核算科目、費用類型與預算科目標準對應，健全公司組織架構(gòu)信息，將成本費用預算管理落實到單位部門層級，實現(xiàn)損益預算基于“部門+費用”精確編控，同時滿足歸口管理費用管控需求。針對專項支出，嚴格實行項目化預算管理模式，分類分檔、定員定額管理，科學精細公司費用預算編控。②強化執(zhí)行管控。設(shè)計費用報銷單據(jù)流轉(zhuǎn)軌跡，設(shè)計費用歸集關(guān)聯(lián)、預算申請進度、付款訂單業(yè)務(wù)信息穿透、費用預算日排程等查詢功能，貫穿費用報賬業(yè)務(wù)提報、流程審批、發(fā)票校驗、付款申請、支付入賬等全鏈路業(yè)財數(shù)據(jù)，自動匹配業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)預算編制金額、已占用承諾及成本核算等信息，及時彈框精準提示預算執(zhí)行情況，警示臨近閾值預算業(yè)務(wù)，杜絕超預算業(yè)務(wù)。實時監(jiān)控費用動態(tài)，全程掌握預算進度，及時跟蹤催辦，提升業(yè)財協(xié)同管控能力，全面提高資金管控的安全、效率和效益。③注重分析評估?；诠救骖A算管理體系，完成預算業(yè)務(wù)模型分解，按組織、時間、類型等多維度開展監(jiān)測分析，實現(xiàn)對預算執(zhí)行進度、現(xiàn)金流量預算耗用情況的管理及掌控。通過構(gòu)建費用預算分析模型，監(jiān)控現(xiàn)金流出管控能力，通過費用報銷預算管理現(xiàn)狀分析，定位公司費用管理未來主要提升方向，輔助公司財務(wù)控制和決策能力提高。

3.4 多維精益管理

①業(yè)財數(shù)據(jù)多方集成。針對外網(wǎng)線上報銷數(shù)據(jù)，以移動端交互界面為基礎(chǔ)，覆蓋全業(yè)務(wù)報銷場景，動態(tài)匯聚報銷內(nèi)容，動態(tài)采集紙質(zhì)單據(jù)信息和費用報銷數(shù)據(jù)，包括合同、訂單、發(fā)票、開支明細等，同步至內(nèi)網(wǎng)運營管理平臺；針對內(nèi)網(wǎng)報銷數(shù)據(jù)，實時獲取內(nèi)網(wǎng)運營平臺費用報銷信息，有力支撐公司數(shù)字運營。②量化分析動態(tài)指標。依托手機移動端、內(nèi)網(wǎng)PC端、內(nèi)網(wǎng)運營管理平臺等，應用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，圍繞著費用報銷業(yè)務(wù)涉及的費用類型、組織機構(gòu)、時間頻度等核心要素，構(gòu)建費用報銷全環(huán)節(jié)監(jiān)測分析場景，設(shè)計報銷費用狀態(tài)、結(jié)構(gòu)、同比環(huán)比、異動情況等監(jiān)測指標，挖掘成本壓降機會，釋放價值空間。③費用多維精益分析。通過多維度費用分析微應用，構(gòu)建數(shù)據(jù)融合的費用報銷多維分析體系。按費用類型、期間、類型、組織、狀態(tài)、預算等維度，開展各頻度的費用報銷統(tǒng)計分析，了解費用報銷分布結(jié)構(gòu)，掌握費用報銷計劃及執(zhí)行情況。量化分析費用報銷，結(jié)合流程流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、審批及時率、附件完整性等指標，與環(huán)節(jié)、時序、執(zhí)行等數(shù)據(jù)融合，將其應用到成本費用布局分析，增強費用報銷業(yè)務(wù)的精準管控。建立費用報銷業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)獲取、數(shù)據(jù)反饋、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)應用全閉環(huán)管理模式，定期依據(jù)報銷數(shù)據(jù)開展費用報銷業(yè)務(wù)執(zhí)行評價分析，提高電網(wǎng)費用報銷業(yè)務(wù)執(zhí)行可靠性。

3.5 智能風險管控

①日新稽核規(guī)則。依據(jù)公司風險管理與內(nèi)部控制辦法的相關(guān)原則，梳理費用報銷業(yè)務(wù)的稽核規(guī)則。優(yōu)化完善存量規(guī)則，新增共性稽核規(guī)則，日頻更新稽核規(guī)則庫，實時同步公司內(nèi)網(wǎng)運營管理平臺數(shù)據(jù)。完成對稽核結(jié)果的統(tǒng)計查詢，深化指標結(jié)果數(shù)據(jù)的綜合分析，實時監(jiān)控費用報銷行為，及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)營管理問題和風險管理薄弱環(huán)節(jié)，糾正違規(guī)行為，通過機制在線管理、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)強化、智能規(guī)范操作等智能化手段，提升風險防控能力。②在線動態(tài)稽查。梳理報賬單據(jù)操作過程中所涉及的操作要求及流轉(zhuǎn)流程，建立與公司財務(wù)制度規(guī)范、財務(wù)內(nèi)部控制手冊和用戶手冊等規(guī)范稽核檢查規(guī)則清單，將報賬風控管理標準固化至報銷業(yè)務(wù)流程，指導并規(guī)范對報賬單據(jù)操作中的日?；恕ｍ椈斯ぷ?，增強業(yè)務(wù)操作規(guī)范性，提升業(yè)財融合度，加強業(yè)務(wù)的規(guī)范性管控，支撐體系有效運行。③推進合規(guī)管理。梳理報銷涉及的預算、核算、內(nèi)控管理制度，整合合規(guī)性檢查清單，制定報銷業(yè)務(wù)合規(guī)檢查方案設(shè)計，轉(zhuǎn)置到內(nèi)網(wǎng)運營管理平臺，開展從業(yè)務(wù)填單、數(shù)據(jù)采集、業(yè)務(wù)審批等環(huán)節(jié)的合規(guī)評審。通過將財務(wù)制度和管理要求細化為可執(zhí)行、可量化的智能化核查工具，業(yè)務(wù)發(fā)起即可感知業(yè)務(wù)狀態(tài)，報錯指向精準、描述清晰，指導基層業(yè)務(wù)人員及時、規(guī)范錄入信息，實現(xiàn)“業(yè)務(wù)發(fā)起即合規(guī)”，推動財務(wù)監(jiān)管要求與費用報銷業(yè)務(wù)的智慧化互動。

4 建設(shè)成效

通過對數(shù)智化背景下“移動+智能”的費用管控及智慧通用報賬體系的探索與實踐，實現(xiàn)費用報銷業(yè)務(wù)從數(shù)據(jù)采集、報銷填單、預算管控、單據(jù)審核以及費用分析等全息智能化服務(wù)，在報賬服務(wù)能力、業(yè)務(wù)智能水平、預算管控能力、風險管理水平、數(shù)據(jù)價值創(chuàng)造等方面得到全方位提升。主要成效如下：

①促進報賬服務(wù)優(yōu)質(zhì)化，“移動+智能”的費用管控及智慧通用報賬體系完成構(gòu)建后，打破時空局限，讓業(yè)務(wù)人員、管理人員實時掌握報銷業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，報銷填單和審核質(zhì)量及效率大幅提升。智能填單模式下，基層用戶報銷填單平均單筆業(yè)務(wù)錄入耗時大幅縮減，優(yōu)化基層員工報賬體驗，財務(wù)部門業(yè)務(wù)滿意度顯著上升。②助推業(yè)務(wù)運行數(shù)智化，國網(wǎng)湖北電力通過自動化、智能化技術(shù)的應用，有效提升單據(jù)自動識別能力，降低人為干預造成的問題風險。基層用戶可借助智能識別輔助填單，識別準確率保持在99.5%以上；在加快填單效率的同時大幅提升報銷單據(jù)信息準確率，助力報賬業(yè)務(wù)便捷高效，有效促進業(yè)財數(shù)智化能力提升。③助力預算管控精益化，通過預算實時管控、費用預算歸集、多維預算分析，促進預算管理精益化，提升資金收支監(jiān)管水平。以預算實時監(jiān)控模式為例，基層用戶編制報銷單據(jù)過程在，能夠?qū)崟r查詢計劃數(shù)、下達數(shù)、在途數(shù)、執(zhí)行數(shù)、調(diào)整數(shù)等內(nèi)容，靈活提示金額超預算情況，全程掌握預算進度，提升業(yè)財協(xié)同管控能力，全面提高資金管控的安全、效率和效益。④加強風險管理規(guī)范化，將制度、規(guī)范延伸至業(yè)務(wù)前端，系統(tǒng)內(nèi)嵌制度及規(guī)范的校驗規(guī)則，報銷業(yè)務(wù)發(fā)起即規(guī)范，有效提升費用報銷業(yè)務(wù)執(zhí)行規(guī)范率，降低報賬業(yè)務(wù)退單率，規(guī)避費用及財務(wù)風險。⑤拓展費用多維度分析，通過費用多維度分析應用，有效提升費用數(shù)據(jù)挖掘能力，增強了公司費用數(shù)據(jù)價值水平。多維度分析模式下，圍繞費用報銷涉及的費用類型、組織機構(gòu)、時間頻度、采購訂單等維度，實現(xiàn)費用報銷業(yè)務(wù)全環(huán)節(jié)的監(jiān)測分析覆蓋，全面掌握費用報銷業(yè)務(wù)全鏈路情況，輔助公司財務(wù)控制和決策能力提升。

5 結(jié)語

通過運用“大智移云”等先進技術(shù)，結(jié)合國網(wǎng)湖北電力財務(wù)管理現(xiàn)狀，對數(shù)智化背景下“移動+智能”的費用管控及智慧通用報賬體系的構(gòu)建及應用開展深入探討，為其他企業(yè)財務(wù)智能化、數(shù)字化發(fā)展提供借鑒和參考。