新形勢下油田企業(yè)加強檔案業(yè)務指導工作的策略探討

蔣麗玲

（吉林油田公司檔案館，吉林 松原 138000）

油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作屬于檔案管理工作的重點內(nèi)容，其工作質(zhì)量及工作成效可對檔案管理的多個環(huán)節(jié)產(chǎn)生較大影響。受多種因素影響，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作存在工作人員數(shù)量不足、指導內(nèi)容不夠細致等問題，導致檔案業(yè)務指導工作無法發(fā)揮出應有作用，為此相關(guān)人員需加強研究，不斷完善管理制度，優(yōu)化工作流程，以提高工作質(zhì)量。本文分析研究新形勢下油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作的相關(guān)策略，希望為工作人員提供參考。

一、新形勢下油田企業(yè)檔案的主要特點及檔案業(yè)務指導工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）油田企業(yè)檔案的主要特點

油田企業(yè)的檔案主要包括測試、地球物理勘探、地質(zhì)勘探、測井、鉆井工程、油氣田開發(fā)、單井井史等內(nèi)容的整理、記錄、使用、保存。其主要特點是專業(yè)性強、內(nèi)容完整、利用頻繁等。油田企業(yè)的檔案主要反應天然氣及原油在勘探開發(fā)及開采過程中的變化情況，形成的材料多為間接性材料，其中單井檔案形成時間較長，在使用過程中檔案與資料間存在密切關(guān)系，且檔案內(nèi)容與原油生產(chǎn)關(guān)系密切，利用頻次較高。同時，油田企業(yè)檔案外形復雜多樣，對保管要求較高。

（二）檔案業(yè)務指導工作涉及面日益拓寬，傳統(tǒng)工作模式已無法滿足需求

當前，我國經(jīng)濟發(fā)展迅速，檔案管理內(nèi)容顯著增加，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作涉及面日益拓寬。面對日益增加的工作內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案業(yè)務指導工作模式已經(jīng)無法滿足時代需求，為此，相關(guān)人員需不斷改進工作方法，以提高工作質(zhì)量。

（三）現(xiàn)代管理模式帶來新的挑戰(zhàn)

伴隨信息技術(shù)的發(fā)展進步，檔案管理模式不斷更新，大部分機構(gòu)均采用計算機系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的人工管理模式，以提高工作質(zhì)量及工作效率。為此，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導人員需深入學習研究新技術(shù)，熟練掌握計算機基本操作及自動化辦公相關(guān)操作，深入了解電子檔案的基本特征，并學會應用計算機軟件進行檔案業(yè)務指導工作，以確保各個單位及部門高質(zhì)量地開展檔案管理。

（四）檔案業(yè)務指導工作人員綜合素質(zhì)有待提高

現(xiàn)階段，我國檔案管理隊伍建設水平穩(wěn)步提高，但仍存在部分油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作人員綜合素質(zhì)偏低，未能熟練掌握會計檔案、文書檔案、科技檔案等不同類型檔案的正確業(yè)務指導方法，導致相關(guān)部門無法有效使用檔案。為此，相關(guān)機構(gòu)需建立完善的培訓考核機制，以促進檔案業(yè)務指導工作人員綜合能力的提升。

二、新形勢下油田企業(yè)做好檔案業(yè)務指導工作的策略分析

（一）樹立法治意識，提高檔案業(yè)務指導工作的前瞻性、系統(tǒng)性與全局性

新形勢下，社會各界對于檔案業(yè)務指導工作提出更高要求，為此油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作人員需樹立法治意識，提高檔案業(yè)務指導工作的前瞻性、系統(tǒng)性與全局性。第一，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作人員需樹立法治意識，提高工作的權(quán)威性。我國《檔案法》對于檔案行政管理部門的權(quán)力與職責均有明確規(guī)定，開展檔案業(yè)務指導工作期間需堅持依法治檔的基本原則，嚴格落實《檔案法》及其他法律法規(guī)的各項規(guī)定及政府部門的政策要求，結(jié)合自身實際情況制定切實有效的檔案業(yè)務指導工作方案，依據(jù)相關(guān)規(guī)定規(guī)范化完成檔案基礎業(yè)務建設、檔案信息化建設及檔案資源建設。筆者所在油田企業(yè)為促進檔案業(yè)務指導水平提高，定期組織工作人員學習《檔案法》，不斷總結(jié)實際開展檔案業(yè)務指導中遇到的問題，制定檔案業(yè)務指導工作方案，明確檔案業(yè)務指導工作的具體要求及標準化工作流程，并結(jié)合實際情況制定完善的全面檢查計劃與專項檢查計劃。嚴格處理檔案業(yè)務指導期間的違規(guī)行為，并設立群眾監(jiān)督舉報平臺，以規(guī)范檔案業(yè)務指導工作流程，促進檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展進步。第二，確保檔案業(yè)務指導工作具有前瞻性。檔案資源是檔案業(yè)務指導工作的重要基礎，傳統(tǒng)檔案業(yè)務指導工作多為事后監(jiān)督模式，工作的重點內(nèi)容為檔案整理指導，這種過于片面的工作模式可導致檔案資料收集不全，進而導致檔案無法發(fā)揮出應有價值。為解決此類問題，相關(guān)人員需采取前瞻性的工作模式，將事后監(jiān)督轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑氨O(jiān)督，提升工作的主動性，重點關(guān)注形成檔案的源頭，預先介入各類重大事件及活動的檔案管理工作中，以避免檔案資料散失，并降低檔案整理的難度，使各類檔案發(fā)揮出應有的價值。第三，檔案業(yè)務指導工作需遵循系統(tǒng)性與全局性的基本原則。在實際開展工作的過程中，檔案業(yè)務指導部門與相關(guān)工作人員需綜合分析各類問題，建立統(tǒng)一指導的工作模式，妥善處理局部與全局間關(guān)系，有效整合各個工作流程，從全局的角度進行檔案業(yè)務指導，以提高工作質(zhì)量及工作效率。

（二）依據(jù)專業(yè)特點實施統(tǒng)一管理

油田企業(yè)檔案具有較強的專業(yè)技術(shù)性，為此需依據(jù)專業(yè)特點實施統(tǒng)一管理。在具體開展管理的過程中，需統(tǒng)一管理地質(zhì)檔案與地質(zhì)資料，建立開發(fā)部、測井站、勘探部的檔案資料中心，設置庫房及資料管理人員，由上級資料室對下級資料室進行檔案業(yè)務指導，檔案資料中心則負責總體檔案的收集、分發(fā)、上報、交流、總結(jié)等工作。地質(zhì)主管部門需制定檔案管理制度，明確歸檔及立卷等要求，統(tǒng)一制作檔案保存設置，建立資質(zhì)部門與檔案管理部門的協(xié)同工作機制，以提高檔案工作的管理水平。

（三）加強石油地質(zhì)檔案的微觀管理

在檔案收集過程中需具有選擇性，全部收集并歸檔保存野外鉆井及井下測井等原始記錄，例如，鉆井業(yè)務報班表等原始記錄需加工處理。同時，石油地質(zhì)檔案中涉及諸多科研成果及專題總結(jié)，此類檔案內(nèi)容需在匯總及立卷后及時歸檔。單井檔案形成周期過長，可將鉆井與測井過程中產(chǎn)生的檔案資料合并，并及時收集檔案資料，生產(chǎn)結(jié)束后進行立卷。在檔案保管過程中，需建立檔號與井口匹配的管理模式，圖紙與相關(guān)文件采用裝袋與裝訂結(jié)合保存，底圖平放或卷放均可，并存放于專用柜內(nèi)保存。檔案利用過程中，可將地質(zhì)檔案復印多份，存放于不同油礦資料室，并積極推進檔案資源數(shù)字化，以提高檔案利用效率。

（四）加強學習研究，不斷提高檔案業(yè)務指導能力

為提高檔案業(yè)務指導工作水平，相關(guān)人員需加強學習研究。第一，深入學習研究相關(guān)專業(yè)管理知識，詳細了解法律法規(guī)及國家政策，并以此作為檔案業(yè)務指導工作的主要方向。同時，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導人員需要加強政治理論學習，準確把控檔案業(yè)務指導工作方向，及時發(fā)現(xiàn)日常工作中存在的各類問題，并運用理論知識來解決問題，以提高相關(guān)工作的規(guī)范性。第二，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作人員需重點加強業(yè)務知識的學習。檔案是社會各行業(yè)工作的真實反映與記錄，而檔案業(yè)務指導工作則具有知識密集性及事務性的特點。伴隨科技的進步及經(jīng)濟的發(fā)展，社會實踐活動的范圍日趨擴展，各類新型檔案不斷涌現(xiàn)，為此相關(guān)工作人員需加強業(yè)務知識的學習研究，不斷創(chuàng)新檔案業(yè)務指導工作理論，以促進檔案業(yè)務指導工作科學發(fā)展。第三，加強其他領(lǐng)域知識的學習。檔案是對多種社會實踐活動的準確記錄，不同類型檔案的內(nèi)容均具有各自的規(guī)律與特點，為此檔案業(yè)務指導人員需系統(tǒng)學習財務、基建、行政、教育、衛(wèi)生、文化、科研等不同領(lǐng)域的知識，準確地把握不同類型檔案的特點。通過系統(tǒng)性指導是各類檔案歸檔及立卷更為科學合理，進而確保檔案在實際應用中發(fā)揮出應有作用。筆者所在油田企業(yè)定期組織檔案業(yè)務指導工作人員深入學習研究《檔案法》及其他檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，調(diào)研所在區(qū)域內(nèi)檔案建設的整體情況，借鑒其他地區(qū)或其他行業(yè)的成功經(jīng)驗，確定符合油田企業(yè)特點的檔案業(yè)務指導模式。同時，新形勢下檔案工作正朝向信息化的趨勢不斷發(fā)展進步，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導人員的專業(yè)技能水平要求逐漸提高。為此，筆者所在油田企業(yè)檔案業(yè)務指導人員積極轉(zhuǎn)變思想認知，提高工作責任意識及工作積極性，深入研究檔案管理中全新的規(guī)章制度，并深入學習CAM、CAD、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像處理等技術(shù)，以便于及時適應全新的檔案管理模式，促進檔案業(yè)務指導工作水平持續(xù)提高。

（五）在檔案業(yè)務指導工作中嚴格落實“三個突出”，強化“三種意識”

為提高檔案業(yè)務指導工作質(zhì)量，筆者在開展檔案業(yè)務指導工作中嚴格落實“三個突出”，加強“三種意識”，并取得良好效果。

“三個突出”即突出檔案業(yè)務、突出指導工作、突出創(chuàng)新服務。第一，突出檔案業(yè)務。開展油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作期間，工作人員需嚴格要求自我，高標準完成檔案業(yè)務指導工作，在日常工作中及時發(fā)現(xiàn)被指導單位存在的問題并協(xié)助其解決問題，以實現(xiàn)突出檔案業(yè)務的要求。第二，突出指導工作。檔案業(yè)務指導工作人員在服務企事業(yè)單位過程中并非親自完成檔案管理工作，而是指導檔案管理人員掌握正確的工作方法，使其在今后的工作中能夠有效管理檔案。第三，突出創(chuàng)新服務?，F(xiàn)階段，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作面臨全新形勢，為此檔案業(yè)務指導工作人員亟須創(chuàng)新服務方式、服務內(nèi)容、服務手段，提高服務的針對性及現(xiàn)代化水平，以達到良好的服務效果。

“三種意識”即大局意識、責任擔當意識、觀念革新意識。第一，大局意識。油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作人員需牢固樹立大局意識，站在大局角度思考問題，以促進服務質(zhì)量持續(xù)提升。第二，責任擔當意識。檔案業(yè)務指導工作人員需充分認識到自身工作的重要性，樹立責任擔當意識，不斷提升工作質(zhì)量，以確保檔案業(yè)務指導工作發(fā)揮應有作用。第三，觀念革新意識。新形勢下，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作人員需具備觀念革新意識，轉(zhuǎn)變陳舊落后的思維方式及工作模式，總結(jié)檔案業(yè)務指導工作規(guī)律，創(chuàng)新工作方式，積極推動檔案信息化建設，以促進工作質(zhì)量的提升。

（六）積極主動開展檔案業(yè)務指導工作，構(gòu)建多元化檔案業(yè)務指導工作模式

當前，部分油田企業(yè)對檔案管理工作的重視程度偏低，受人力資源、資金等因素影響，部分單位未設置專職檔案管理人員，多采用其他崗位工作人員兼任檔案管理人員的模式，且工作人員變動頻繁。進而導致檔案業(yè)務指導工作難度顯著增加。為此，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作人員需切實提高工作的主動性，深入各個指導單位，了解檔案管理的實際情況，明確檔案業(yè)務指導工作的重點，針對其存在的問題給予指導。在具體開展檔案業(yè)務指導工作中，相關(guān)工作人員需具有鉆研精神及良好的服務意識，以確保工作質(zhì)量。筆者開展油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作期間，發(fā)現(xiàn)單位檔案規(guī)整方法與其他單位存在顯著差異，檔案整理效率較低，為此工作人員結(jié)合該單位實際情況與檔案規(guī)整規(guī)范要求制定出適宜的檔案管理方式，指導該單位進行檔案管理，并取得良好效果。

常規(guī)檔案業(yè)務指導工作多采用面對面指導模式，其主要缺陷為指導時間過于分散，指導工作人員工作量過大，且部分油田企業(yè)未配備專職檔案管理人員，臨時檔案管理人員時常變動，導致油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作無法達到預期效果。為針對性解決此類問題，檔案業(yè)務指導工作人員需采用多元化工作模式，定期組織油田企業(yè)檔案管理人員進行集中培訓，為其講解檔案管理的相關(guān)業(yè)務知識，重點講解檔案管理的新方法。同時，定期到檔案管理先進的油田企業(yè)進行觀摩學習，使其明確地認識到自身存在的不足之處，并能夠及時改進自身的檔案管理工作模式。另外，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作人員需加入各單位檔案管理人員組成的微信群，定期在群內(nèi)推送檔案管理的業(yè)務知識，線上解答檔案管理過程中遇到的相關(guān)問題，以提高檔案業(yè)務指導工作的及時性。多元化檔案業(yè)務指導工作模式的落實需要相關(guān)工作人員共同努力，為此需提高檔案業(yè)務指導工作的頻率，并針對性提高各單位檔案管理人員工作的積極性。

（七）加強基礎檔案業(yè)務體系建設，構(gòu)建檔案指導業(yè)務工作網(wǎng)絡

為提高油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作質(zhì)量，相關(guān)機構(gòu)需加強基礎業(yè)務體系建設，構(gòu)建檔案指導業(yè)務工作網(wǎng)絡。首先，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作人員需在日常工作中貫徹國家關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)及地市級政府關(guān)于檔案事業(yè)的相關(guān)政策，不斷強化檔案基礎業(yè)務體系建設，完善檔案管理相關(guān)規(guī)整制度，并不斷拓展檔案業(yè)務指導工作范圍，積極推進數(shù)字化檔案管理模式，以構(gòu)建完善的基礎檔案業(yè)務體系；其次，市級檔案管理部門應與油田企業(yè)建立合作關(guān)系，以構(gòu)建檔案業(yè)務指導工作網(wǎng)絡；最后，油田企業(yè)檔案業(yè)務指導工作人員需深入基層進行調(diào)查研究，詳細了解檔案業(yè)務指導工作中存在的各類問題，并不斷總結(jié)經(jīng)驗，制定科學、有效的業(yè)務標準，創(chuàng)新工作模式，以帶動檔案管理工作的發(fā)展進步。

三、結(jié)語

隨著油田企業(yè)檔案內(nèi)容逐漸增加，檔案利用率顯著提高。為進一步提高檔案管理工作水平，檔案業(yè)務指導工作人員需充分認識到自身工作的重要性，深入學習研究各類法律法規(guī)，結(jié)合地區(qū)實際情況制定和完善的檔案業(yè)務指導模式，規(guī)范檔案管理制度，不斷學習新的檔案管理知識，以促進檔案管理的整體水平持續(xù)提升。