基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

趙 博

（秦皇島經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)社會保險管理中心 河北 秦皇島 066000）

0 引言

在進行檔案信息管理時，傳統(tǒng)手工檔案管理模式不僅需要大量的人力與物力，管理效率不高，無法滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的需要。因此，急需設(shè)計開發(fā)一款高效率、易操作的檔案信息處理系統(tǒng)?；诖耍疚慕Y(jié)合Web技術(shù)[1]提出了一種新型電子檔案管理系統(tǒng)，以此幫助檔案管理人員實現(xiàn)對檔案的快速查詢、檢索以及歸檔和修改等操作，從而使其工作效率得到進一步的提高。

1 系統(tǒng)設(shè)計需求分析及優(yōu)點

1.1 設(shè)計需求

檔案管理是企業(yè)中基礎(chǔ)管理工作，涉及企業(yè)多個部分。但由于企業(yè)具備海量的檔案數(shù)據(jù)和文件，在針對檔案管理時，由于缺乏統(tǒng)一的管理和移交功能，會導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)被封存在企業(yè)不同部門設(shè)備上，由此引起重復(fù)性的檔案管理操作，這樣會使檔案管理的出錯率大幅提高。因此，在進行電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計時，需要具備數(shù)據(jù)化、信息化、數(shù)據(jù)錄入、檔案收集和整理等功能，以此實現(xiàn)自動化辦公需要。同時，該系統(tǒng)還需要具備檔案網(wǎng)絡(luò)查詢功能[2]。

1.2 電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點分析

首先，基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)的客戶端設(shè)計適用Windows系統(tǒng)多個平臺，并且在安裝時只需要安裝一個客戶端就可以。這樣可以節(jié)約資源和減少系統(tǒng)維護的人力和財力。其次，操作便捷。電子檔案管理系統(tǒng)和Web技術(shù)兩者的結(jié)合，是由服務(wù)器結(jié)構(gòu)和瀏覽器設(shè)計實現(xiàn)的。因此，也可以從瀏覽器實現(xiàn)對系統(tǒng)的訪問，并且具備快速訪問、便捷操作等優(yōu)點，更加適合網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。所以，只需要連接網(wǎng)絡(luò)，用戶就能夠借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對軟件的訪問和對相關(guān)電子檔案的查詢和閱讀，并且還能夠起到對電子檔案管理的效果，從真正意義上實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)。最后，系統(tǒng)安全得到了增強。一般電子檔案數(shù)據(jù)是通過集中控制的方式進行管理，簡單說就是所有的電子檔案數(shù)據(jù)存儲到一起，因此在一定程度上避免了電子檔案數(shù)據(jù)信息的丟失和泄露。特別是在Web技術(shù)的作用下，使得電子檔案管理系統(tǒng)的性能得到了進一步的提升，還具備自動數(shù)據(jù)備份功能，實現(xiàn)了對電子檔案數(shù)據(jù)的安全保護。

2 系統(tǒng)總體框架與硬件設(shè)計

2.1 總體架構(gòu)設(shè)計

基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計時，應(yīng)當(dāng)充分對系統(tǒng)運行的外界條件進行考慮，以此將Web技術(shù)充分融入管理系統(tǒng)當(dāng)中，從而為電子檔案數(shù)據(jù)信息安全提供保障。具體系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

圖1 基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計示意圖

2.2 系統(tǒng)硬件設(shè)計

Web技術(shù)的應(yīng)用，為系統(tǒng)信息安全提供保障，有效避免了電子檔案管理與應(yīng)用時發(fā)生檔案信息泄露的問題。其系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)設(shè)計如圖2所示。從圖中可以發(fā)現(xiàn)本系統(tǒng)的設(shè)計主要是以Web服務(wù)器為核心硬件部分，通過利用該服務(wù)器充當(dāng)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)橋/路由器之間的溝通橋梁，以此實現(xiàn)了兩者的連接，這樣一來可以為用戶提供更加便捷的操作，對不同類型的電子檔案進行有效管理。

圖2 系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)設(shè)計

2.2.1 Web服務(wù)器設(shè)計

為使得Web技術(shù)能夠在電子檔案管理系統(tǒng)中得到充分的應(yīng)用，在系統(tǒng)服務(wù)器設(shè)計時，本文選擇單個CPU、主頻為1 600 MHz、能夠最大支持容量為64 GB的國產(chǎn)Web服務(wù)器，以此滿足管理系統(tǒng)的需求。同時，該服務(wù)器具備SATA接口，通過該接口可以實現(xiàn)和外界管理設(shè)備的連接，從而為電子檔案管理的不同操作提供對應(yīng)的條件。并且，在電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用當(dāng)中，Web服務(wù)器不僅能夠提供充足的存儲空間，還擁有可擴展性。將ECC引入到Web服務(wù)器當(dāng)中，既可以解決服務(wù)器藍屏造成電子檔案管理質(zhì)量下降和工作效率降低的現(xiàn)象，還為服務(wù)器內(nèi)存提供了自動糾錯功能，從而為服務(wù)器的穩(wěn)定運行提供了保障[3]。

2.2.2 上位機操作終端選擇

上位機操作終端的設(shè)計，需要具備電子檔案收集功能、鑒定功能以及整理和保管等功能，但應(yīng)考慮到不同管理操作的運行需求，操作終端需具備以下需求：首先，該操作終端能夠同時為100名用戶提供支持，并且，在電子檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，通過對com參數(shù)的設(shè)置，可以實現(xiàn)對不同設(shè)備的數(shù)據(jù)傳輸進行接收。其次，系統(tǒng)會根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)接收狀況，利用曲線圖的方式在上位機顯示出來。同時，為了能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案信息資源共享，在上位機操作終端中還需要引入可靠的傳輸層協(xié)議，以此為網(wǎng)絡(luò)中的電子檔案管理提供安全保障。

3 系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計及實現(xiàn)

3.1 用戶登錄模塊設(shè)計

登錄模塊設(shè)計，用戶在電子檔案管理系統(tǒng)中完成賬戶注冊之后，根據(jù)對應(yīng)的賬戶和密碼即可實現(xiàn)系統(tǒng)登錄。在登錄界面用戶則需要對自身的身份進行選擇，這時系統(tǒng)會根據(jù)數(shù)據(jù)表中用戶的身份，對用戶所提供的賬號密碼信息是否存在于數(shù)據(jù)庫中進行查詢，在系統(tǒng)確認(rèn)無誤之后，就可以進入到系統(tǒng)當(dāng)中。而針對用戶身份的檢測，是為了有效保障電子檔案管理系統(tǒng)的安全[4]。

3.2 數(shù)據(jù)錄入模塊設(shè)計

數(shù)據(jù)錄入模塊的設(shè)計，為電子檔案管理員對不同類型的檔案數(shù)據(jù)的編輯、修改等提供相關(guān)功能支持。通過利用編輯、添加以及排序和刪除等相關(guān)操作，可以幫助用戶在檔案卷錄入過程當(dāng)中，提供便利，同時也為其后期核查工作提供了方便。當(dāng)管理員在根據(jù)具體要求對相關(guān)檔案信息進行合法修改之后，選擇文檔保存功能，這時系統(tǒng)會自動對原始檔案進行更新，以此保障經(jīng)過修改之后的文件能夠被用戶檢索與瀏覽。并且，檔案修改記錄則會被系統(tǒng)記錄，為用戶對檔案修改情況查詢提供便利。此外，該系統(tǒng)還具備電子文件批量掛接的功能，讓管理員根據(jù)相關(guān)規(guī)則就可以實現(xiàn)對所錄入的電子檔案信息進行自動校驗。

3.3 用戶權(quán)限模塊設(shè)計

當(dāng)電子檔案信息成功錄入數(shù)據(jù)庫之后，為了便于系統(tǒng)用戶對電子檔案的有效管理，以及保障電子檔案信息的安全，這就需要實施對用戶管理權(quán)限的設(shè)置。首先，用戶的管理權(quán)限主要分為對電子檔案的查詢、檢索以及下載等3個部分。因此，在電子檔案管理系統(tǒng)運行時，根據(jù)電子檔案保密性管理原則，Web技術(shù)可以實現(xiàn)對每個系統(tǒng)用戶進行相應(yīng)的管理權(quán)限設(shè)置，還可以將其細化到具體的電子檔案卷和文件權(quán)限之上，也可以根據(jù)用戶的需求為其設(shè)置臨時的權(quán)限。所以，在Web技術(shù)的支撐下，在電子檔案管理系統(tǒng)界面設(shè)計里還為用戶提供了權(quán)限設(shè)置是否開啟的選項，供用戶自己選擇操作。如果用戶不選擇權(quán)限開啟，這時該用戶會被管理系統(tǒng)直接默認(rèn)為普通用戶，并以該身份進入到系統(tǒng)當(dāng)中，同時系統(tǒng)也不會為用戶提供上述管理功能。其次，如果用戶選擇開啟權(quán)限設(shè)置，就可以通過一個獨立的登錄賬號與密碼，通過登錄的方式進入到系統(tǒng)當(dāng)中，在權(quán)限設(shè)置界面實現(xiàn)所需權(quán)限設(shè)置之后，除去臨時權(quán)限，檔案管理工作人員日常情況下不需要做檢索、規(guī)范等相關(guān)工作，通過網(wǎng)絡(luò)即可幫助用戶實現(xiàn)對電子檔案的查詢和瀏覽[5]。

3.4 查詢檢索模塊設(shè)計

利用計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)對檔案的檢索是本文基于Web技術(shù)設(shè)計的電子檔案管理系統(tǒng)中的一項重要功能。首先，用戶可以根據(jù)自己所擁有的權(quán)限，在權(quán)限允許的范圍之中，實現(xiàn)對所需要的檔案原文進行查詢和瀏覽，并且還能夠借助下載功能實現(xiàn)對電子檔案下載，以此為用戶的瀏覽提供便利。因此，檢索查詢模塊的設(shè)計能夠為用戶提供文檔下載功能、檢索功能以及瀏覽功能等。用戶只需要根據(jù)自己掌握的主題詞、題目、類型以及檔案卷等即可實現(xiàn)對所需檔案的查詢工作。此外，用戶也可以利用更加直觀的查詢方法，實現(xiàn)系統(tǒng)檢索功能。最后，由檔案管理工作人員，根據(jù)組合檢索的日志庫以及用戶庫等，結(jié)合相關(guān)設(shè)備，將對用戶檢索的檔案信息打印出來，具體模塊操作流程如圖3所示。

圖3 檢索查詢模塊工作流程示意圖

在電子檔案管理系統(tǒng)的檢索查詢模塊設(shè)計中，可以選擇多種不同類型的檢索方法，幫助用戶進行電子檔案查詢。而組合檢索方法作為常用的一種檔案查詢模式，用戶可以根據(jù)電子檔案信息或者文件信息以及項目內(nèi)部所擁有的字段，通過組合的方式進行檔案查詢。這樣既可以實現(xiàn)檔案檢索目的，還能夠幫助用戶加強對相關(guān)字段的信息進行了解，從而滿足電子檔案的檢索查詢[6]。

其查詢檢索模塊核心實現(xiàn)代碼如下：

public Result Set searchReceivingFile (String pFileNum,String pTopic,String pFileType)

{

this.strSql="select * from ReceivingFile where"；

this.strSql=this.strSql + " ReceivingFileld like %"+ pFileNum +"%'"+"or ReceivingFileTopic like 1%” + pTopic +%'"+"or ReceivingFileType like %” + pFileType +"% "；

ResultSet rs = null；

try

{

rs = super.exeSqlQuery(this.strSql)；

}

catch(Exception ex)

{

System.out.println(ex.toString0)；

}

return rs；

}

3.5 報表統(tǒng)計模塊設(shè)計

報表統(tǒng)計模塊的設(shè)計，主要是對電子檔案庫中存在的檔案卷和工程項目庫以及文件庫等相關(guān)內(nèi)容進行自定義統(tǒng)計，并結(jié)合相應(yīng)的報表輸入，為用戶提供刪除、修改以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和統(tǒng)計、復(fù)制等不同類型的應(yīng)用功能，最后通過打印設(shè)備將用戶所需要的信息打印出來。

3.6 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

在特定應(yīng)用的環(huán)境當(dāng)中，針對數(shù)據(jù)庫的設(shè)計時，需要根據(jù)合理的數(shù)據(jù)庫邏輯模塊與物理結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)的創(chuàng)建，這樣才能夠有效對電子檔案進行保存與檔案數(shù)據(jù)管理，以此滿足用戶的需求。同時，在電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計過程中數(shù)據(jù)庫設(shè)計占據(jù)著重要作用，因此在進行數(shù)據(jù)庫設(shè)計時，根據(jù)Web技術(shù)的計算方法，通過瀏覽器的便捷操作性，實現(xiàn)了對電子檔案的管理、維護等操作[7]，而用戶不需要安裝客戶端專用軟件。此外，該系統(tǒng)由檔案歸還表、檔案表以及借閱表等部分組成，具體如表1所示。

表1 電子檔案查詢及其借閱現(xiàn)狀記錄結(jié)果

4 實驗測試與結(jié)果分析

為進一步證明基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的可行性，將本文設(shè)計系統(tǒng)與傳統(tǒng)管理系統(tǒng)進行對比分析。設(shè)傳統(tǒng)PDM管理系統(tǒng)為對照組，本文系統(tǒng)為實驗組，結(jié)合某企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)需求，分別對其運行效果進行分析，以此實現(xiàn)對基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)的可行性進行驗證[8]。

首先，以某企業(yè)中選取1 000條電子檔案信息為本次測試案例，分別對上述兩種系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置、電子檔案信息采集以及檔案歸檔等方面的操作過程中的丟包率進行記錄，從而得出表2的測試結(jié)果。

表2 兩種管理系統(tǒng)的丟包率試驗結(jié)果分析

其次，從表2的測試結(jié)果來看，丟包率越大則說明在電子檔案管理過程中丟失的數(shù)據(jù)量越多、管理效率和精度越低，這也說明了檔案數(shù)據(jù)的安全性就越差。由此可見，基于Web技術(shù)的電子檔案管理系統(tǒng)不僅擁有較高的管理效率，還能夠為其檔案信息安全提供相應(yīng)的保障。

5 結(jié)語

綜上所述，為進一步實現(xiàn)電子檔案的數(shù)字化、信息化管理建設(shè)，實現(xiàn)對電子檔案的管理，本文基于用戶需求對系統(tǒng)的功能進行分析，實現(xiàn)了電子檔案管理系統(tǒng)的總體架構(gòu)設(shè)計。同時，對用戶登錄、數(shù)據(jù)錄入、查詢檢索模塊等功能模塊進行了闡述，以此為電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行提供相應(yīng)的保障。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式相比，本文系統(tǒng)更加便于對檔案的維護、查詢等，使得電子檔案管理效率得到提高，這為電子檔案管理系統(tǒng)的未來發(fā)展研究提供了相應(yīng)的理論支持。