基于醫(yī)院信息化建設(shè)背景下的數(shù)字檔案室發(fā)展模式探討

張俊芳

（內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010017）

引言

醫(yī)院檔案是記載臨床、醫(yī)院各項(xiàng)資料和數(shù)據(jù)的載體，其屬于臨床治療中非常關(guān)鍵的依據(jù)。只有對(duì)檔案資料進(jìn)行更加科學(xué)地收集、匯總和利用，才能讓醫(yī)院檔案管理的工作效率得到提升，讓醫(yī)院檔案管理更好地服務(wù)于醫(yī)療工作與科研工作中。伴隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，給醫(yī)院檔案管理提供了便捷性，同時(shí)也給醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)極大的考驗(yàn)，對(duì)管理人員管理工作提出更高要求，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展。因此，醫(yī)院管理人員需要不斷地創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，更新管理方法，讓醫(yī)院檔案管理更加地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，從而更加貼近當(dāng)前時(shí)代背景下的醫(yī)院檔案管理工作需求[1]。

一、信息化背景下醫(yī)院數(shù)字檔案管理工作特點(diǎn)

醫(yī)院數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案進(jìn)行比較，其并非采用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式對(duì)醫(yī)院各信息進(jìn)行記錄，而是依靠電子設(shè)備與先進(jìn)信息技術(shù)，對(duì)各資料進(jìn)行收集、整理和存檔，并且憑借網(wǎng)絡(luò)建立更加完善的數(shù)字集成管理平臺(tái)[2]。

1.檔案信息處理高效性

受到醫(yī)療水平提升與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的影響，醫(yī)院檔案信息管理范圍與內(nèi)容逐漸增多，給醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)一定的難度。主要涵蓋內(nèi)容為各科室、部門(mén)間的檔案管理，同時(shí)包括患者、醫(yī)護(hù)人員信息等，而當(dāng)前數(shù)字檔案能夠?qū)⒉煌尼t(yī)院信息以數(shù)字化形式進(jìn)行儲(chǔ)存，包括文本、影像等，記錄方式簡(jiǎn)便，讓檔案信息處理的效率得到提升[3]。

2.檔案信息儲(chǔ)存數(shù)字化

傳統(tǒng)檔案管理主要利用紙質(zhì)對(duì)各資料進(jìn)行儲(chǔ)存，不僅需要醫(yī)院專(zhuān)門(mén)設(shè)立一個(gè)檔案室，還需要由多名管理人員共同進(jìn)行管理，導(dǎo)致管理工作壓力大、人力資源浪費(fèi)多，工作效率較低。同時(shí)，傳統(tǒng)紙質(zhì)資料可能會(huì)受到環(huán)境、天氣等影響，時(shí)間一長(zhǎng)可能會(huì)出現(xiàn)受潮而導(dǎo)致紙張破損情況，此外，當(dāng)需要查閱臨床資料時(shí)，需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力尋找資料，可能會(huì)影響醫(yī)療工作順利開(kāi)展。而利用數(shù)字化方式對(duì)檔案資料、照片等信息進(jìn)行記錄，讓檔案實(shí)體更加具有虛擬化，讓數(shù)字檔案資源管理更加具有規(guī)范性；具備較強(qiáng)的自主性與靈活性，解除傳統(tǒng)紙質(zhì)儲(chǔ)存模式的弊端，讓資料儲(chǔ)存與管理更加的便捷[4-5]。

3.檔案信息資源多元化

處于數(shù)字信息化時(shí)代，醫(yī)院需要建立全面的數(shù)字化資源管理系統(tǒng)，利用數(shù)字化技術(shù)，醫(yī)院檔案中的文字、圖片等信息得到整合，并且聯(lián)系密切，給管理人員工作提供極強(qiáng)的便利性；同時(shí)數(shù)字檔案需要具備較好的網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)，管理人員可借助網(wǎng)絡(luò)的流通速度快等優(yōu)勢(shì)，獲取更多寶貴的、有價(jià)值的信息，同時(shí)為資源共享創(chuàng)設(shè)條件。

二、當(dāng)前醫(yī)院數(shù)字檔案室管理亟待突破的問(wèn)題分析

1.領(lǐng)導(dǎo)重視度非常關(guān)鍵

電子檔案室在醫(yī)院建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，并且其包含較多的科室、部門(mén)，管理人員的工作壓力較大。部分領(lǐng)導(dǎo)人員未正確地認(rèn)識(shí)檔案室對(duì)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展及醫(yī)療工作正常開(kāi)展的重要性，因此未向數(shù)字檔案室投入足夠的人力和物力，從而導(dǎo)致管理工作大多流于形式，而缺少完善的制度規(guī)范管理人員的工作，導(dǎo)致管理工作效率較低。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)數(shù)字檔案室的價(jià)值加以重視，加大對(duì)數(shù)字檔案室的人力和物力投入，在維持資源合理范圍內(nèi)，積極地開(kāi)展宣傳活動(dòng)，讓各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員均能夠?qū)n案室重要性有更全面地認(rèn)識(shí)，并且形成統(tǒng)一、正確的認(rèn)識(shí)，從而推動(dòng)管理工作不斷地邁向信息化，引領(lǐng)醫(yī)院管理工作朝著信息化方向發(fā)展[6-7]。

2.欠缺完善的管理系統(tǒng)體系

在當(dāng)前背景下，眾多醫(yī)院均順應(yīng)時(shí)代的潮流，建立貼近本院的檔案管理制度，但是在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，管理體系依然存在不完善、不規(guī)范等缺陷。譬如，管理人員在完成檔案信息收集、整理及保存期間，工作散漫且隨意性強(qiáng)，大多依靠日常積累的工作經(jīng)驗(yàn)、習(xí)慣完成管理工作，從而導(dǎo)致檔案管理資料內(nèi)容良莠不齊、資料缺失、保密性差等情況出現(xiàn)。同時(shí)，部分管理人員缺少與其他科室、部門(mén)人員的溝通和協(xié)調(diào)，因而出現(xiàn)檔案重復(fù)、內(nèi)容丟失、管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、資源及人員浪費(fèi)等情況，導(dǎo)致電子檔案室管理質(zhì)量受到極大的影響[8]。

3.工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平低

目前，部分醫(yī)院仍然存在人員儲(chǔ)備不足的問(wèn)題，因此檔案室管理人員并非專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。據(jù)調(diào)查，醫(yī)院檔案管理人員多從事行政、護(hù)理或藥劑師等工作，并且部分人員還需要身兼數(shù)職，人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、知識(shí)水平也存在明顯的差異性。然而在信息化建設(shè)不斷完善的當(dāng)今，數(shù)字檔案室工作更加地具有標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，若管理人員未接受專(zhuān)業(yè)的、全面的管理工作培訓(xùn)，不能熟練地運(yùn)用信息化設(shè)備進(jìn)行檔案管理，則可能會(huì)導(dǎo)致管理工作逐漸地變得被動(dòng)化，管理工作質(zhì)量也因此受到限制。

4.檔案信息鑒定選擇存在的問(wèn)題

由于醫(yī)院每日都會(huì)生成大量的檔案管理資料，內(nèi)容繁多且廣泛，因此如何確保資源可被更加科學(xué)地利用和分配，是保障檔案信息安全、可靠的重要內(nèi)容。檔案鑒定也是管理工作中非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，其不但需要選擇有價(jià)值的檔案進(jìn)行保存，同時(shí)還需要將無(wú)價(jià)值的檔案進(jìn)行過(guò)濾，對(duì)于醫(yī)院管理工作可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)設(shè)條件。但是由于大多數(shù)管理人員屬于非專(zhuān)業(yè)性，而在進(jìn)行檔案信息鑒定時(shí)，僅從當(dāng)前認(rèn)知水平、能力去判斷其實(shí)際價(jià)值，未從社會(huì)歷史、醫(yī)院發(fā)展趨勢(shì)等觀點(diǎn)看待問(wèn)題，因而導(dǎo)致信息鑒定和選擇影響管理工作質(zhì)量。

5.檔案信息質(zhì)量控制存在的問(wèn)題

提前設(shè)定電子文件歸檔范圍、介入情況是提升數(shù)字化檔案信息質(zhì)量的關(guān)鍵步驟。例如，在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中，科研檔案是各類(lèi)檔案資料中最能突出醫(yī)院整體特點(diǎn)及價(jià)值的檔案，同時(shí)醫(yī)院科研成果等資料能夠?yàn)獒t(yī)療水平提高給予可靠的信息支持。運(yùn)用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，在一定程度上可能會(huì)導(dǎo)致各醫(yī)院資源共享受到限制，無(wú)法從根本意義上滿(mǎn)足資源共享的需求，給社會(huì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展形成阻礙，導(dǎo)致檔案管理工作僅局限于院內(nèi)，無(wú)法更加有效地運(yùn)用各醫(yī)院的資源數(shù)據(jù)，無(wú)法建立完善的檔案管理體系。

6.檔案信息安全存在的問(wèn)題

醫(yī)院檔案信息是與醫(yī)院發(fā)展具有密切聯(lián)系的資源，其具備較強(qiáng)保密性，因此對(duì)于信息儲(chǔ)存的安全問(wèn)題重視度較高。一旦受到外界不法分子蓄意攻擊和病毒入侵，缺少完善防御系統(tǒng)的設(shè)備無(wú)法抵擋，從而導(dǎo)致檔案信息會(huì)被篡改、破壞、甚至出現(xiàn)機(jī)密泄露，導(dǎo)致信息安全面臨較大的風(fēng)險(xiǎn)。此外，若在檔案信息儲(chǔ)存時(shí)，將所有的信息集中儲(chǔ)存于一個(gè)硬盤(pán)內(nèi)，而未做好備份工作，則可能存在資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息管理工作的安全受到極大的威脅。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)分析

因此，項(xiàng)建設(shè)工作存在較大的難度，需要醫(yī)院內(nèi)各部門(mén)、科室聯(lián)合參與并實(shí)行。

1.數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容

1.1 組織管理

建立數(shù)字檔案室工作小組，明確各成員的工作職責(zé)，規(guī)范工作步驟，從而提升醫(yī)院信息化建設(shè)速度，同時(shí)需要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作不斷完善管理制度，從而保障電子檔案管理更加具有科學(xué)性，能夠更加順利地實(shí)施各項(xiàng)工作。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由于數(shù)字檔案管理對(duì)于信息化技術(shù)水平要求較高，因此需要選擇具有標(biāo)準(zhǔn)化、專(zhuān)業(yè)化的檔案管理軟件，保障電子信息檔案儲(chǔ)存與管理工作能夠正常地完成。同時(shí)，需要確保軟件功能的完善性、兼容性，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各科室系統(tǒng)互相聯(lián)通，給檔案信息管理和運(yùn)用創(chuàng)設(shè)便捷環(huán)境。同時(shí)，運(yùn)用軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等基礎(chǔ)配置設(shè)施，建立更加完善、科學(xué)化的管理模式，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各科室間、醫(yī)院與醫(yī)院之間的資源信息共享，實(shí)現(xiàn)更有效的溝通。

1.3 數(shù)字檔案資源建設(shè)

檔案資源建設(shè)可將影像、文字等資料納入管理范疇，同時(shí)還可將傳統(tǒng)檔案中的相關(guān)信息掃描進(jìn)系統(tǒng)內(nèi)。不但節(jié)約紙質(zhì)成本，同時(shí)還對(duì)資源節(jié)約、環(huán)境保護(hù)具有重要的價(jià)值，減少紙張浪費(fèi)行為。同時(shí)，順應(yīng)著時(shí)代發(fā)展的潮流，網(wǎng)頁(yè)、E-Mail等載體也可成為數(shù)字檔案資源建設(shè)的重要導(dǎo)向。

1.4 寶藏傳統(tǒng)檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化可將保存時(shí)間較長(zhǎng)的檔案資料通過(guò)掃描存檔等方式實(shí)施數(shù)字化處理，從而保障與電子檔案間可建立更為密切的關(guān)聯(lián)，讓檔案數(shù)字化范圍得到拓寬。因此，管理人員需要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r及未來(lái)需求，對(duì)檔案數(shù)字化規(guī)范工作進(jìn)行規(guī)劃，并且讓檔案鑒定、保密工作能夠有序地開(kāi)展。在規(guī)定時(shí)間段內(nèi)實(shí)施電子文件管理，從而保障系統(tǒng)與系統(tǒng)之間有效的信息交流，實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)歸檔要求，保障檔案收集工作能夠順利進(jìn)行。

2.數(shù)字檔案室建設(shè)中電子檔案管理與利用

為了保障電子檔案管理和利用的安全性，醫(yī)院需要安排信息科專(zhuān)業(yè)人員對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)督和管理，同時(shí)針對(duì)性地保護(hù)核心數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全性得到保障，還能保證各數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)恢復(fù)，對(duì)電子檔案監(jiān)管制度進(jìn)行調(diào)整，并且在有效時(shí)間內(nèi)完成監(jiān)測(cè)工作，并且采取有效措施確保其監(jiān)管工作的準(zhǔn)確性和有效性。按照劃分的不同權(quán)限規(guī)定各科室和部門(mén)人員查詢(xún)工作，讓信息檢索效率和準(zhǔn)確性得到提升。同時(shí)利用PDF等文檔格式，對(duì)醫(yī)院各成果與記錄進(jìn)行整理，建立更加妥善的借閱登記臺(tái)賬。

四、數(shù)字檔案室對(duì)醫(yī)院檔案管理的價(jià)值分析

1.提升檔案管理效率

在數(shù)字信息化時(shí)代背景下，醫(yī)院各部門(mén)都加大信息化投入力度，促使各部門(mén)工作都處于不斷進(jìn)步階段，對(duì)于管理效率提升具有重要價(jià)值。首先，數(shù)字信息化技術(shù)能夠在短時(shí)間內(nèi)匯總大量的檔案信息，對(duì)管理人員開(kāi)展分類(lèi)、匯總等工作提供便捷。同時(shí)，伴隨著工作效率的提升，工作人員的壓力也會(huì)減輕，不斷地改革現(xiàn)今工作模式，提升管理質(zhì)量水平；數(shù)字化信息技術(shù)成為連接數(shù)字檔案室與醫(yī)院其他部門(mén)間的關(guān)鍵，譬如，管理人員可在線(xiàn)交流資料、校對(duì)檔案資料及查閱和調(diào)取資料等，為醫(yī)院各部門(mén)提供便捷條件。

2.提升檔案管理準(zhǔn)確性

傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理質(zhì)量水平與管理人員的個(gè)人表現(xiàn)產(chǎn)生緊密聯(lián)系。若管理人員未掌握全面的管理知識(shí)和技術(shù)，對(duì)待工作保持不認(rèn)真的態(tài)度，則可能會(huì)影響整個(gè)管理工作的正常運(yùn)行，給醫(yī)院工作造成極大的阻礙。數(shù)字檔案室則可利用先進(jìn)的信息化設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行資料管理工作，從而降低因人為因素影響而出現(xiàn)的管理失誤事件發(fā)生率，還能節(jié)約人力資源成本。在臨床工作需要查閱資料時(shí)，若檔案管理部門(mén)提供的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，則可能會(huì)限制治療、護(hù)理工作順利性，干擾醫(yī)院正常運(yùn)行。數(shù)字檔案室可利用信息化技術(shù)將各項(xiàng)工作流程進(jìn)行不斷地簡(jiǎn)化，讓資料的查閱和調(diào)取更加的便捷，同時(shí)也能方便管理人員對(duì)信息源頭追溯與校對(duì)，保證檔案管理的準(zhǔn)確性。

3.保證檔案管理安全性

信息安全是電子檔案室需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容之一，首先借助信息化技術(shù)，可建立更加全面、完善的防護(hù)系統(tǒng)，從而確保檔案管理的安全。同時(shí)，將醫(yī)院內(nèi)隱秘的檔案資料放入設(shè)置權(quán)限的虛擬空間內(nèi)，獲得查閱資料的權(quán)限后可進(jìn)入；一旦出現(xiàn)非法入侵者，系統(tǒng)則會(huì)自動(dòng)生成防火墻，以免出現(xiàn)檔案資料泄露、篡改、刪除等不良事件發(fā)生，從而確保檔案管理的安全性。

結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案室的建立是切合當(dāng)前背景下，醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的需求。不但能夠確保資料管理水平的提升，同時(shí)還能減輕管理人員的工作壓力，確保信息資源的安全性和完整性，提升醫(yī)院服務(wù)能力和水平。同時(shí)，電子檔案室的建立過(guò)程中，還需要關(guān)注人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能、檔案資料的鑒定、有效整合和利用、資料信息質(zhì)量控制等問(wèn)題，針對(duì)此類(lèi)問(wèn)題結(jié)合醫(yī)院管理實(shí)際情況，采取更加具有針對(duì)性的處理措施，才能更讓醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理健康、均衡發(fā)展，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。