信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新措施探索

張 靜

（白城市殘疾人就業(yè)服務(wù)中心，吉林 白城 137000）

檔案在記錄、積累、保護(hù)和傳播人類社會(huì)活動(dòng)、歷史發(fā)展軌跡、歷史文化等方面具有無(wú)可替代的作用。由各個(gè)民族所創(chuàng)造并形成的古老文明與傳統(tǒng)文化，是以檔案、文獻(xiàn)資料代代相傳的。在歷史的積累、保護(hù)和傳承的進(jìn)程中，它們相互融合，共同構(gòu)成了中國(guó)的優(yōu)秀傳統(tǒng)。正是由于這些珍貴的歷史資料，我們才能保持中國(guó)的歷史進(jìn)程，以及輝煌的歷史文化。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理面臨著新的發(fā)展契機(jī)，各級(jí)各類人才都要順應(yīng)信息化時(shí)代的科技發(fā)展趨勢(shì)，加快檔案管理工作的步伐。

一、檔案管理工作的重要意義

檔案工作是實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)、研究歷史、承擔(dān)各項(xiàng)工作的必要工作。做好檔案工作，既是當(dāng)前工作的需要，又是保護(hù)歷史的一大課題。檔案工作是一項(xiàng)政治工作。檔案工作的政治化體現(xiàn)在檔案歸屬于何人、為何人服務(wù)、檔案受何種階層的利益約束等方面。中國(guó)的檔案工作不同于普通的服務(wù)部門。它是維護(hù)人民民主專政、維護(hù)國(guó)家秘密、創(chuàng)造歷史財(cái)富的重要據(jù)點(diǎn)。在當(dāng)前的社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案工作要以服務(wù)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展為中心，切實(shí)把檔案工作作為重點(diǎn)。從發(fā)展的觀點(diǎn)來(lái)看，檔案的社會(huì)價(jià)值是指社會(huì)的發(fā)展與利用，是檔案能否滿足社會(huì)需要的一種重要表現(xiàn)。檔案的作用是多種多樣的，但其最主要的作用可以歸納為檔案的憑證和檔案的參照功能。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是一種服務(wù)性工作，我們要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義和價(jià)值，在工作中要不斷創(chuàng)新和完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理，才能更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

二、信息化時(shí)代的檔案管理工作

1.提高思想認(rèn)識(shí)，重視檔案工作

檔案以其來(lái)源廣泛、內(nèi)容豐富、形態(tài)新穎而成為國(guó)家戰(zhàn)略資源的核心組成部分。其信息資源的開發(fā)與利用，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展中起著舉足輕重的作用。古往今來(lái)，檔案發(fā)展建設(shè)的事例數(shù)不勝數(shù)，充分體現(xiàn)了檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的不可取代的作用。

強(qiáng)化檔案管理和規(guī)范化，使檔案制度化，加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)與使用，促進(jìn)檔案的信息化，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。做好檔案工作，要加強(qiáng)和改進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)、圖書館建設(shè)、資料收集、數(shù)字化和信息化建設(shè)；要規(guī)范治理、注重發(fā)展、著眼全局、服務(wù)中心；健全制度，嚴(yán)明紀(jì)律，確保檔案工作規(guī)范化、細(xì)化、實(shí)用化、安全發(fā)展。

2.利用檔案功能，提高服務(wù)效率

檔案工作是檔案工作的重要組成部分，是檔案工作的重要組成部分。要樹立與檔案職能、以“以人為本”的理念為指導(dǎo)，以實(shí)現(xiàn)“以事為本”“以人”“人”為中心，形成“縱向銜接、橫向聯(lián)動(dòng)、協(xié)調(diào)發(fā)展”的“統(tǒng)籌兼顧”的理念；圍繞國(guó)民經(jīng)濟(jì)、加強(qiáng)社會(huì)、文化建設(shè)，為中心工作提供有力的服務(wù)和保障，為中心工作做好服務(wù)；要正確認(rèn)識(shí)到檔案工作在政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的不可替代性，必須正確認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，克服不作為、不情愿的錯(cuò)誤觀念。要切實(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的利用，切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的實(shí)踐性和自覺(jué)性。雖然檔案工作在業(yè)務(wù)上是自成一體的，但要為檔案工作創(chuàng)造一個(gè)開放的、科學(xué)的發(fā)展環(huán)境，打破產(chǎn)業(yè)壁壘，加強(qiáng)與有關(guān)部門的協(xié)作，加強(qiáng)與各有關(guān)部門的聯(lián)系，加強(qiáng)與各有關(guān)部門的聯(lián)系，加強(qiáng)與各有關(guān)部門的聯(lián)系和協(xié)調(diào)。實(shí)現(xiàn)不同行業(yè)建設(shè)資源的借鑒、應(yīng)用、聯(lián)動(dòng)。要突破各部門之間的界線，上下齊心協(xié)力，只有這樣，檔案工作才能有強(qiáng)有力的組織保障。在實(shí)行集中管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)各單位的職責(zé)，逐步建立健全各層次的管理體系，實(shí)現(xiàn)人員、制度的匹配，營(yíng)造齊心協(xié)力，各部門履行職責(zé)的良好環(huán)境[1]。

3.充分發(fā)揮電子檔案工作的作用

隨著我國(guó)行政事業(yè)的迅速發(fā)展，電子檔案在我國(guó)已逐漸成為重要的信息載體。當(dāng)前，我們應(yīng)注重電子檔案文件的集成管理，盡快建立起統(tǒng)一的電子文檔。將電子檔案融入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，把它作為日常工作的一環(huán)，保證它能準(zhǔn)時(shí)地完成。力求實(shí)現(xiàn)文件掃描、輸入、存取、打印一體化模式，提高計(jì)算機(jī)存取、打印的簡(jiǎn)單快捷，為文件存取、用戶提供文件信息。根據(jù)全國(guó)統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范和管理方法，制定了較為詳細(xì)、通過(guò)制定可操作的具體措施，進(jìn)一步強(qiáng)化電子文檔的歸檔與管理，為推動(dòng)電子政務(wù)工作的信息化建設(shè)提供了有力的支持。

三、當(dāng)前存在的問(wèn)題

1.思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題

有的業(yè)務(wù)部門注重辦案，忽視案件的立案和移交；有的部門檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案工作只是檔案工作者的事，無(wú)所事事；各司、局負(fù)責(zé)移交檔案的人員缺乏檔案規(guī)范化知識(shí)，移交檔案不全面、不規(guī)范。

2.檔案管理存在的問(wèn)題

一是檔案的收集，檔案的移交很難協(xié)調(diào)。每年專職檔案員通知各部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按標(biāo)準(zhǔn)傳遞檔案信息，有些人工作內(nèi)容復(fù)雜繁忙，有些人不了解業(yè)務(wù)，不能按時(shí)、不能按要求辦事，這就給檔案帶來(lái)了難度，而且檔案管理也很不規(guī)范。二是檔案人員短缺。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案數(shù)量的增加，檔案的覆蓋面也隨之?dāng)U大，工作難度也隨之加大。

3.檔案技術(shù)問(wèn)題

首先，部分檔案管理軟件仍然是舊版本，沒(méi)有及時(shí)更新，目前，部門的檔案管理工作仍以人工查找為主，存在著設(shè)計(jì)上的不足、功能不完善、使用不便等問(wèn)題。二是缺乏數(shù)字檔案。要跟上信息時(shí)代的步伐，在推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)的同時(shí)，也面臨著各種業(yè)務(wù)部門大量的案件、人力資源和專業(yè)技術(shù)人才的不足。數(shù)字檔案館的建設(shè)不能得到廣泛深入的實(shí)施和推廣。

四、優(yōu)化和創(chuàng)新措施

在新時(shí)代，在信息快速交流、互動(dòng)的時(shí)代，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的搜集和使用，可以使檔案材料發(fā)揮出最大的作用。為此，各地要積極收集材料，劃分科目，整理、歸檔，加強(qiáng)檔案資料規(guī)劃的清晰程度，為各部門提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，是新時(shí)期企業(yè)管理制度的一項(xiàng)重大工作。根據(jù)單位自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和收集資料的需求，在編制歸檔時(shí)，將其歸類為多種類型。同時(shí)，還必須加強(qiáng)檔案管理人員的引進(jìn)、檔案整理、分類等方面的技能訓(xùn)練，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，是建立和利用檔案資源的重要依據(jù)。具有高質(zhì)量，高效率的檔案管理，可有效地建立起協(xié)同高效的工作機(jī)制，提高各部門的運(yùn)營(yíng)能力，并實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)整體計(jì)劃能力的均衡[2]。因此，各部門應(yīng)主動(dòng)開展檔案管理工作，用全新的眼光來(lái)挖掘檔案的信息價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。

1.提高檔案管理的創(chuàng)新視野

在全面開展檔案管理工作的創(chuàng)新中，要從全新的角度出發(fā)，引入專業(yè)的檔案人才，真正提高檔案工作的效能。一是強(qiáng)化工作視野的創(chuàng)新。在資料收集、分類整理、在檔案工作中，應(yīng)積極適應(yīng)新的工作思路，以“主動(dòng)”為中心，切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)制度，建立健全檔案服務(wù)系統(tǒng)，使其更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有效的信息服務(wù)。二是要明確檔案工作的定位，提高對(duì)檔案工作的重視，要引導(dǎo)各級(jí)機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，積極培養(yǎng)和創(chuàng)新工作觀念。同時(shí)，通過(guò)調(diào)整檔案工作人員的職能，改變其工作重心，樹立起信息服務(wù)意識(shí)，從而為檔案資料的有序流轉(zhuǎn)、有效地查詢打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.提高管理方式的智能化

2.1 經(jīng)營(yíng)理念的革新。過(guò)去檔案文件一般以視頻、以音頻、圖像、紙本為主要載體，其形式多種多樣。檔案材料的整編、流通、調(diào)取，一般采用手工作業(yè)的方法。由于采用手工管理，在檔案的歸檔、查檔、調(diào)取等各方面構(gòu)成了檔案繁瑣的工作系統(tǒng)。由于檔案數(shù)據(jù)基數(shù)大，存檔要求高，檔案管理工作人員在查閱檔案時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量的工作量，使檔案資料的流通度下降，造成檔案閑置現(xiàn)象。利用多媒體技術(shù)和檢索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了一種基于網(wǎng)絡(luò)的智能檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化信息環(huán)境提高了檔案工作各環(huán)節(jié)的智能化，這樣能使信息采集更全面、信息種類更豐富、檔案數(shù)據(jù)設(shè)置關(guān)鍵字、關(guān)鍵字檢索，通過(guò)多個(gè)平臺(tái)的數(shù)據(jù)共享，有效地?cái)U(kuò)大了檔案工作的覆蓋面，減少了檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高了數(shù)據(jù)的互動(dòng)共享效率，最大程度地體現(xiàn)了檔案信息的價(jià)值。

2.2 經(jīng)營(yíng)管理的革新。建立了一套跨平臺(tái)的連網(wǎng)系統(tǒng)，運(yùn)用多種智能技術(shù)改善文檔資料的交互性，滿足了不同類型的檔案工作者的需要。在跨平臺(tái)系統(tǒng)的構(gòu)建中，應(yīng)用了區(qū)塊鏈技術(shù)，通過(guò)高效的整合、精確的檢索、紙質(zhì)和電子備份等技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。其中由于數(shù)據(jù)內(nèi)容易于核實(shí)等技術(shù)上的優(yōu)點(diǎn)，使文件的流通質(zhì)量得到了有效的改善。

3.完善檔案制度體系

3.1 制度約束思想。為保證檔案工作的正常開展，要加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化，就需要建立相應(yīng)的工作機(jī)制，建立相應(yīng)的工作規(guī)范和約束機(jī)制。比如，在檔案材料采集完成后，按分類進(jìn)行數(shù)據(jù)分類，建立檔案工作規(guī)范；根據(jù)不同的檔案類型，業(yè)務(wù)需求等因素，綜合設(shè)定檔案劃分類別，為各個(gè)部門的檔案存儲(chǔ)和調(diào)取建立規(guī)范。檔案工作人員要不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升檔案工作的效能。檔案工作人員要樹立“以檔案為本”的觀念，為各級(jí)機(jī)關(guān)、廣大群眾提供信息服務(wù)。二是要強(qiáng)化檔案專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)與培訓(xùn)，不斷提升各類檔案專業(yè)技術(shù)技能，以嶄新的方式進(jìn)行檔案管理，新穎視角看待檔案工作。三是要從信息層面上深入挖掘檔案的內(nèi)在價(jià)值，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策、資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供借鑒。

3.2 規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)。第一，建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化制度，保證各種檔案資料的歸檔規(guī)范化，確保檔案編碼的獨(dú)特性，并將其存入資料庫(kù)，避免編碼設(shè)計(jì)沖突、調(diào)檔查詢失效等問(wèn)題。通過(guò)智能讀取數(shù)據(jù)，將內(nèi)容相似的文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)融合，從而降低了文檔數(shù)據(jù)庫(kù)中同一數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)數(shù)量，提高了檢索效率。在存儲(chǔ)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)將有關(guān)的檔案編號(hào)錄入，并存儲(chǔ)相應(yīng)的檔案，以提高檔案的規(guī)范性和有序性，從而建立起一個(gè)有效的檔案共享系統(tǒng)。第二，檔案的格式規(guī)范。根據(jù)國(guó)家的檔案管理規(guī)定，單位內(nèi)部的各個(gè)業(yè)務(wù)部門都要在檔案形成的初期提供文件的形式，這樣就可以將文件的內(nèi)容統(tǒng)一起來(lái)，從而降低由于格式不一致而造成的信息交換的困難。根據(jù)文檔格式規(guī)范的設(shè)計(jì)，從各種數(shù)據(jù)中抽取重要的數(shù)據(jù)，如時(shí)間、金額、項(xiàng)目等。第三，標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布。以文件編碼、資料內(nèi)容等為依據(jù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行全周期的管理。圍繞檔案版本、對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全程管理，確保其保存無(wú)遺漏，并形成檔案保存記錄。在保存檔案數(shù)據(jù)時(shí)，要對(duì)其形成的時(shí)間進(jìn)行記錄，以提高其可追溯性。當(dāng)發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，可以通過(guò)檔案的回溯，查找錯(cuò)誤的節(jié)點(diǎn)，查找系統(tǒng)的錯(cuò)誤[3]。

3.3 實(shí)行全周期管理實(shí)踐。一是搭建平臺(tái)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)等技術(shù)方法，對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)控，便于各部門對(duì)不同時(shí)期的數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。二是實(shí)現(xiàn)文件的同步。在各工程實(shí)施期間，利用手機(jī)錄音、現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量等方法，對(duì)前期資料進(jìn)行了整理。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化是按照標(biāo)準(zhǔn)格式的，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)和準(zhǔn)確，避免了文件的混亂。三是實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)。在檔案材料制作完畢后，通過(guò)線上審核、內(nèi)容校對(duì)，以保證檔案工作的正常開展，并使其內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化。加強(qiáng)對(duì)檔案的歸檔、歸檔和歸檔制度，提高對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)監(jiān)控。四是實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。形成智能分類、有序編碼、智能歸檔等體系，有助于在形成之初，提高檔案內(nèi)容的規(guī)范化，通過(guò)智能識(shí)別，可以自動(dòng)完成卷宗分類、卷目查詢和智能歸檔。

4.智慧檔案工作平臺(tái)的構(gòu)建與智慧管理理念的建立

檔案管理從檔案保存完整、信息安全等角度出發(fā)，開展檔案管理工作。在檔案資料的安全保護(hù)方面，各單位要積極運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，根據(jù)業(yè)務(wù)需要，開展檔案資料的綜合利用，提高各部門間的信息量。第一，提高歸檔類的創(chuàng)新能力。在新的經(jīng)濟(jì)體制下，要強(qiáng)化檔案工作人員的能力評(píng)價(jià)，充分利用人力資源的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案的歸檔類型進(jìn)行精確的整理，以適應(yīng)各種業(yè)務(wù)的需要。第二，要強(qiáng)化檔案管理人員的科技系統(tǒng)操作技能，促進(jìn)科技與檔案工作的有機(jī)結(jié)合，用智慧的平臺(tái)代替手工作業(yè)，提高檔案管理的智能性。

結(jié)語(yǔ)

如今，數(shù)字化與信息化轉(zhuǎn)型，是各行各業(yè)不懈追求和探討的話題，這樣做既能實(shí)現(xiàn)生態(tài)和經(jīng)濟(jì)的價(jià)值，又能提高人類的智慧、效率和質(zhì)量。與以前相比，檔案管理工作更易于共享、存儲(chǔ)和傳遞。在信息化時(shí)代，檔案的復(fù)制、傳遞、保存等工作可以通過(guò)信息化方式實(shí)現(xiàn)，使各類檔案資料的共享更加便利。隨著信息化技術(shù)的不斷融入人們的日常生活、工作中，必須把信息化技術(shù)與產(chǎn)業(yè)深度結(jié)合起來(lái)，才能促進(jìn)產(chǎn)業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。信息化技術(shù)在提高檔案工作的效率與質(zhì)量方面的效果已為社會(huì)所公認(rèn)，因此，管理者可以從信息化技術(shù)的角度出發(fā)，使信息技術(shù)更加全面、全面。深入地融入各項(xiàng)管理工作中以產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用?？傊谛畔⒒瘯r(shí)代，科技的不斷創(chuàng)新與進(jìn)步也推動(dòng)著檔案管理工作不斷邁向更好方向，各級(jí)各類檔案工作人員，應(yīng)深諳科技進(jìn)步帶來(lái)的便利，將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，運(yùn)用信息化方式，可以提高檔案的質(zhì)量和效益，實(shí)現(xiàn)檔案的管理。同時(shí)，要根據(jù)以往的實(shí)際情況，利用信息化技術(shù)，積極地進(jìn)行戰(zhàn)略的調(diào)整，解決內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)問(wèn)題，強(qiáng)化基層組織的建設(shè)。以保證工作取得新的發(fā)展。