單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)探索

肖 潔

（昭通市信訪局，云南 昭通 657000）

引言

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用，也讓原先傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)方式有了不小的變化，新時(shí)期的到來(lái)，讓信息資源可通過(guò)數(shù)字化形式存儲(chǔ)起來(lái)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，人們可以不受時(shí)空的限制來(lái)獲取想要了解的信息資源，知識(shí)傳播已然進(jìn)入信息化時(shí)代。對(duì)事業(yè)單位而言，圖書(shū)室內(nèi)涵蓋了整個(gè)單位所有的信息資源，而要想做好單位圖書(shū)室管理工作，光依靠傳統(tǒng)的管理方法是行不通的，還需結(jié)合當(dāng)下時(shí)代的發(fā)展特征，做好圖書(shū)室的信息化管理建設(shè)，構(gòu)建完善的圖書(shū)資源共享系統(tǒng)，這樣才能更好地為單位服務(wù)，進(jìn)而提高單位獲取信息的能力，有效提升管理的效率。

一、新時(shí)期單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)的意義

1.節(jié)約管理成本

傳統(tǒng)的圖書(shū)資料保存和管理的方式較為落后，大都是借助人力操作，來(lái)等級(jí)記錄各類書(shū)籍類別，不僅工作量很多，而且工作也比較繁重復(fù)雜，這樣不僅加大了管理者的管理難度，也會(huì)影響到借閱者的查閱心情。

新時(shí)期的到來(lái)，也讓圖書(shū)資料的管理方式有了新的變化，信息化的單位圖書(shū)室管理建設(shè)，不僅很好地解決了傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式的弊端，也讓圖書(shū)的管理方式更為快捷便利。不僅如此，借助信息化的方式，能很好地將單位圖書(shū)室中的圖書(shū)存儲(chǔ)保留下來(lái)，而是以電子檔的形式保留書(shū)籍，這樣既便于單位圖書(shū)管理員進(jìn)行系統(tǒng)性的管理，又能有效節(jié)約管理的成本。

除此之外，新時(shí)期單位圖書(shū)室做到信息化建設(shè)，也是順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)書(shū)籍的保存難度較大，若是員工在借閱書(shū)籍后忘記退還，或是圖書(shū)管理員未及時(shí)更新退還記錄，就很容易出現(xiàn)紙質(zhì)書(shū)籍損毀或是遺失的問(wèn)題。而利用電子檔案的形式將圖書(shū)保存下來(lái)，則能很好地避免這一問(wèn)題。

2.提高工作效益

快速搜索是單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)的一大明顯優(yōu)勢(shì)。利用電子信息技術(shù)來(lái)輸入圖書(shū)目錄和文檔，不僅能降低圖書(shū)管理員的工作量，還能讓單位工作人員在查閱圖書(shū)資料時(shí)更加便利。

此時(shí)單位工作人員只需輸入所需資料書(shū)籍的內(nèi)容關(guān)鍵詞或是參考文獻(xiàn)等內(nèi)容，就可搜索到想要查看的書(shū)籍，點(diǎn)擊搜索與之相關(guān)的書(shū)籍就會(huì)自動(dòng)顯示在屏幕上，單位工作人員就可結(jié)合自身需求來(lái)選擇想要查閱的圖書(shū)資料。

電子信息技術(shù)的出現(xiàn)，進(jìn)一步拓寬了人們獲取信息資源的途徑，且不會(huì)受到時(shí)空的限制，顯然，原先傳統(tǒng)的封閉式的圖書(shū)室管理方式已不適用于當(dāng)下新時(shí)期的發(fā)展，這也給圖書(shū)室的管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

所以，單位圖書(shū)室管理要想做好信息化建設(shè)，還需結(jié)合電子信息技術(shù)，結(jié)合當(dāng)下時(shí)代的發(fā)展變化，轉(zhuǎn)變工作方式，讓單位圖書(shū)室管理工作朝著開(kāi)放式的網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，這樣既能減少圖書(shū)管理員的工作量，還能有效提高工作效益，進(jìn)而提高單位圖書(shū)室的管理服務(wù)水平。

3.方便數(shù)據(jù)分析及統(tǒng)計(jì)

單位圖書(shū)室借助信息技術(shù)來(lái)管理和整合圖書(shū)資源，不僅會(huì)大大提高圖書(shū)管理的效率，還能為單位工作人員的圖書(shū)借閱提供便利。所以，單位圖書(shū)室要想做好信息化建設(shè)，提高管理效率，就需完善借閱系統(tǒng)，加大管理的力度。

在傳統(tǒng)的圖書(shū)借閱過(guò)程中，由于借閱的手續(xù)較為復(fù)雜煩瑣，借閱者在借閱手續(xù)上往往需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，這也在無(wú)形中影響到單位工作人員借閱書(shū)籍的積極性。新時(shí)期的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培養(yǎng)應(yīng)用，也讓不少單位開(kāi)始意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，針對(duì)單位圖書(shū)室管理工作，也合理接住了信息化建設(shè)方式，信息化技術(shù)在單位圖書(shū)室管理中的應(yīng)用，不僅提高了圖書(shū)借閱的效率，也便于圖書(shū)管理員進(jìn)行圖書(shū)數(shù)據(jù)的分析和統(tǒng)計(jì)[1]。

除此之外，新興信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)而言，既是挑戰(zhàn)，又是機(jī)遇，圖書(shū)信息的開(kāi)放程度越高，找到合適的圖書(shū)資源的效率也會(huì)大大提升，但隨之而來(lái)的卻是潛在的數(shù)據(jù)安全威脅。所以單位圖書(shū)室負(fù)責(zé)人在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，還應(yīng)意識(shí)到信息安全的重要性，及時(shí)修改潛在的系統(tǒng)漏洞，做好管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)，這樣也能很好地規(guī)避外來(lái)病毒對(duì)單位圖書(shū)室管理系統(tǒng)的侵害。

二、在單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.圖書(shū)室信息化管理尚未形成完整的體系

就目前單位圖書(shū)室的實(shí)際發(fā)展情況來(lái)看，總體水平不高，尤其是在信息化管理方面，存在較為明顯的問(wèn)題。甚至不少單位針對(duì)內(nèi)部圖書(shū)室管理仍舊沿用原先傳統(tǒng)的管理方法，這顯然無(wú)法滿足新時(shí)期圖書(shū)室檔案管理工作的要求，再加上缺少完善規(guī)范的圖書(shū)管理制度，這也在無(wú)形中阻礙著單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)發(fā)展。

不僅如此，部分單位對(duì)于圖書(shū)室管理信息化建設(shè)尚未形成完整的體系，對(duì)圖書(shū)管理部門(mén)和相關(guān)工作人員的權(quán)責(zé)也沒(méi)有做好詳細(xì)劃分，甚至連統(tǒng)一規(guī)范的工作都沒(méi)有，這樣也不利用單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)。

2.數(shù)字信息技術(shù)的建設(shè)水平有待提高

新時(shí)期的出現(xiàn)，也讓不少單位開(kāi)始意識(shí)到信息技術(shù)的重要性，針對(duì)圖書(shū)室的管理工作，也開(kāi)始著手開(kāi)展信息化建設(shè)，但是，仍舊有不少單位負(fù)責(zé)人在發(fā)展的過(guò)程故步自封，不僅沒(méi)有意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，還缺乏一定的信息化管理觀念，也沒(méi)有結(jié)合當(dāng)下時(shí)代的發(fā)展變化，做好單位圖書(shū)室管理工作，使得單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)水平不高。

與此同時(shí)，由于單位負(fù)責(zé)人尚未意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，因而在單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)方面，自然而然地，相應(yīng)的資金保障也就十分欠缺，使得圖書(shū)室沒(méi)有足夠的經(jīng)濟(jì)實(shí)力來(lái)購(gòu)置先進(jìn)的管理設(shè)施設(shè)備，只有一些基礎(chǔ)的管理設(shè)備配置，也沒(méi)有構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，相關(guān)工作人員對(duì)于管理工作也只是敷衍了事，致使數(shù)字信息技術(shù)的建設(shè)水平不高。

此外，若是單位圖書(shū)室的數(shù)字信息化技術(shù)建設(shè)水平不高，也會(huì)導(dǎo)致單位圖書(shū)室內(nèi)部的圖書(shū)資料和相關(guān)信息無(wú)法第一時(shí)間得到完善和修改，使得單位圖書(shū)室內(nèi)的數(shù)據(jù)資料不夠完整。且不少單位對(duì)于圖書(shū)室管理的安全建設(shè)工作并未予以重視，也未樹(shù)立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，這也給圖書(shū)室管理的信息化建設(shè)帶來(lái)不小的隱患。

3.缺乏信息化管理專業(yè)人才

單位圖書(shū)室要想做好信息化管理建設(shè)，不僅要建立依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為基礎(chǔ)的信息服務(wù)中心，還要有一批專業(yè)的信息化管理人才做發(fā)展支撐，這樣才更有利于實(shí)現(xiàn)單位圖書(shū)室的信息化服務(wù)功能。由此可見(jiàn)，人才是單位圖書(shū)室實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)保障。所以單位圖書(shū)室做好信息化管理建設(shè)的中心在于培養(yǎng)并引進(jìn)一批優(yōu)秀的信息化管理人才。

然而，就當(dāng)前單位圖書(shū)室信息化管理建設(shè)的具體情況來(lái)看，不少單位普遍存在的一個(gè)問(wèn)題那就是缺乏專業(yè)的信息化管理人才，并且在內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制和人才引進(jìn)機(jī)制方面還存在一些問(wèn)題。

再加上單位尚未正確認(rèn)識(shí)圖書(shū)室的功能和性質(zhì)，重視單純地認(rèn)為圖書(shū)室只有存儲(chǔ)圖書(shū)資料的作用，卻沒(méi)有深入挖掘其內(nèi)在價(jià)值[2]。因而，不少單位在分配圖書(shū)室人員時(shí)，往往存在較多的不規(guī)范問(wèn)題，這樣也會(huì)影響到單位圖書(shū)室信息化管理建設(shè)的發(fā)展。

4.信息共享受到阻礙

在單位圖書(shū)室信息化管理建設(shè)過(guò)程中，信息共享受到阻礙也是亟待解決的一大問(wèn)題。對(duì)于那些沒(méi)有做到圖書(shū)室信息化管理的單位來(lái)說(shuō)，很難同那些已經(jīng)做好信息化管理的單位進(jìn)行優(yōu)劣勢(shì)互補(bǔ)和資源共享。

不僅如此，就當(dāng)下單位圖書(shū)室信息化管理工作來(lái)看，不同單位之間缺乏有效的交流溝通，這也使得很多能夠互補(bǔ)的圖書(shū)信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享。此外，信息共享受阻除了受主觀因素的限制，還會(huì)受技術(shù)條件的制約。

譬如，不同單位在管理信息化建設(shè)過(guò)程中，選擇的管理系統(tǒng)也會(huì)有不同，這也會(huì)使共享圖書(shū)資料的標(biāo)準(zhǔn)和格式各有差異，這些因素的存在，都會(huì)影響不同單位圖書(shū)室圖書(shū)信息的共享。

三、推進(jìn)單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)發(fā)展的具體措施

1.加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的技術(shù)研究

為了進(jìn)一步推進(jìn)單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)發(fā)展，相關(guān)部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的技術(shù)研究，改善單位圖書(shū)室信息化管理的條件和環(huán)境，并為其提供專項(xiàng)的技術(shù)和資金作支撐。所以，針對(duì)圖書(shū)室管理信息化建設(shè)工作，單位有關(guān)部門(mén)首先應(yīng)購(gòu)置大量先進(jìn)的掃描儀、打印機(jī)和計(jì)算機(jī)等相關(guān)技術(shù)設(shè)備，這樣既能滿足圖書(shū)室管理工作的要求，又能為圖書(shū)室的管理工作提供相應(yīng)的支持。

其次，加大對(duì)信息化建設(shè)技術(shù)的支持力度，也能有效提高單位圖書(shū)室管理的工作效率和服務(wù)水平，進(jìn)而更好地實(shí)現(xiàn)單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)發(fā)展。此外，單位對(duì)于圖書(shū)室管理信息化建設(shè)發(fā)展，還需注意的一點(diǎn)就是，要構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)，重視信息的網(wǎng)絡(luò)安全，針對(duì)那些機(jī)密性較高的圖書(shū)文件，應(yīng)加大安全保護(hù)的力度，以防不法分子借助網(wǎng)絡(luò)漏洞來(lái)盜取和修改單位圖書(shū)室的信息資料[3]。

2.加強(qiáng)圖書(shū)室的資源建設(shè)

要想做好單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)圖書(shū)室的資源建設(shè)就顯得很有必要，硬件設(shè)備是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。所以為了實(shí)現(xiàn)單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)發(fā)展，有關(guān)部門(mén)應(yīng)抓準(zhǔn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，確保硬件設(shè)備。如電腦、打印機(jī)等設(shè)備需配備齊全。雖然不少單位并未缺少電子設(shè)備，但絕大部分單位的設(shè)備設(shè)施都較為老舊，也很難跟上新時(shí)期的信息化發(fā)展。

所以，單位應(yīng)構(gòu)建科學(xué)完善的信息化管理制度，并嚴(yán)格遵循該制度開(kāi)展工作，讓單位圖書(shū)室信息化管理工作得到合理規(guī)范。單位應(yīng)意識(shí)到圖書(shū)室管理信息化建設(shè)的重要性，同時(shí)加大對(duì)圖書(shū)室管理信息建設(shè)的投入力度，既要引入硬件設(shè)備，也不可忽視軟件設(shè)施。

與此同時(shí)，針對(duì)圖書(shū)室管理信息化建設(shè)發(fā)展，單位有關(guān)部門(mén)還應(yīng)開(kāi)展操作技能和管理技能的培訓(xùn)學(xué)習(xí)講座，提高相關(guān)工作人員的信息化水平，同時(shí)明確管理工作人員的工作職責(zé)范圍，將信息化設(shè)備的作用充分發(fā)揮出來(lái)。這樣既能規(guī)避不必要的問(wèn)題，又能有效提高單位圖書(shū)室管理信息化能力。

3.提高圖書(shū)室管理信息化建設(shè)人員的素質(zhì)

單位圖書(shū)室管理信息化水平的高低會(huì)受到相關(guān)管理工作人員工作能力的直接影響，因而，事業(yè)單位要想做好圖書(shū)室管理信息化建設(shè)，還需加大對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)力度，提高圖書(shū)室管理信息化建設(shè)人員的素質(zhì)。

為了做到這一點(diǎn)，單位圖書(shū)室還應(yīng)樹(shù)立和發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，提高管理水平，采用現(xiàn)代化工作方法，提高圖書(shū)室管理信息化建設(shè)人員的實(shí)際操作能力，并讓其成長(zhǎng)為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的復(fù)合型人才。進(jìn)一步深化圖書(shū)室管理信息化建設(shè)人員的信息管理意識(shí)，進(jìn)而為事業(yè)單位其他人員提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

另外，事業(yè)單位也要根據(jù)自身的實(shí)際的發(fā)展?fàn)顩r，不斷調(diào)整信息化發(fā)展方向，同時(shí)重視提升館員的綜合能力，加大對(duì)館員的技術(shù)培訓(xùn)力度，讓其意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，從而實(shí)現(xiàn)單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)的長(zhǎng)效持續(xù)發(fā)展。

4.加強(qiáng)圖書(shū)室的資源建設(shè)力度

要想做好單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)，有關(guān)部門(mén)還需加強(qiáng)圖書(shū)室的資源建設(shè)力度，摒棄以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案管理模式，結(jié)合新時(shí)期的發(fā)展特征，對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新。所以圖書(shū)管理人員在收集整理信息質(zhì)量時(shí)，還應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)延伸拓展新的歸檔方式，將圖書(shū)室內(nèi)的資料信息分門(mén)別類地整理起來(lái)，這樣也便于后期人員的查閱和查找。

不僅如此，隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，也對(duì)單位圖書(shū)室的管理工作提出了新的要求。因而，圖書(shū)室有關(guān)部門(mén)還應(yīng)根據(jù)員工的具體需要，創(chuàng)新信息化管理工作方式，提高自身高的服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮圖書(shū)室中信息的使用價(jià)值，這樣既有利于單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)，又能進(jìn)一步提高圖書(shū)室管理人員的工作能力。

另外，為了便于員工查閱圖書(shū)室中的資料，單位還應(yīng)國(guó)建網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化搜索系統(tǒng)，并為員工提供專屬的登入賬號(hào)，這樣員工在登入內(nèi)部信息系統(tǒng)后，就可了解到整個(gè)單位圖書(shū)室的信息資源，員工就可瀏覽相關(guān)的目錄，就可快速鎖定想要查詢的圖書(shū)資料，這也大大縮短了員工瀏覽查閱的時(shí)間。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的不斷提高，尤其是當(dāng)下信息技術(shù)的應(yīng)用普及，也讓不少單位開(kāi)始著手圖書(shū)室管理信息化建設(shè)工作，做好單位圖書(shū)館信息化管理建設(shè)，不僅能解決傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書(shū)保存難度大、工作效率低的問(wèn)題，還能進(jìn)一步提高單位圖書(shū)室的管理水平。但是，目前仍舊有不少單位在圖書(shū)室信息化管理工作中存在較多的誤區(qū)，在人員管理和制度建設(shè)方面也存在明顯的不足，因而，要想做好單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)，單位負(fù)責(zé)人針對(duì)圖書(shū)室管理工作，就應(yīng)秉承先進(jìn)的信息化管理理念，加大在技術(shù)、人力和資金等三方面的資源投入力度，構(gòu)建完善的信息化管理機(jī)制，改善圖書(shū)室管理信息化建設(shè)的環(huán)境，這樣才能實(shí)現(xiàn)單位圖書(shū)室管理信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。