信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用

蘇居明 周 偉 徐 東

（山東省濰坊市疾病預(yù)防控制中心，山東 濰坊 261061）

在當前疾控中心日常工作當中，檔案管理工作至關(guān)重要，檔案是疾病預(yù)防和管理的重要材料。近年來，我國經(jīng)濟水平快速增長，國家和社會對于疾病的預(yù)防和控制工作也越發(fā)重視，從而使得我國疾控中心的工作和管理模式也隨之發(fā)生了一系列的變化。隨著疾控檔案數(shù)量的日漸增長，檔案管理工作難度也越來越大，在很大程度上增加了檔案管理工作人員的壓力和工作難度。從另一個角度來講，隨著信息技術(shù)的快速應(yīng)用和普及，疾控中心也應(yīng)該緊跟時代的步伐，加強網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化建設(shè)，改變陳舊的工作模式，為疾控中心檔案管理工作的開展提供切實的保障。下文圍繞信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用展開一系列的討論。

一、應(yīng)用與疾控中心檔案管理的信息技術(shù)

1.信息存儲技術(shù)

所謂信息存儲技術(shù)，實際上指的是信息技術(shù)的一項基本職能。對信息存儲技術(shù)加以科學(xué)合理有效的應(yīng)用，可以使疾控中心建立完善的檔案管理系統(tǒng)和信息數(shù)據(jù)庫，通常是以計算機磁盤存儲的方式為主。近年來，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機磁盤存儲方式逐漸被云計算存儲方式所取代，云計算存儲技術(shù)不僅具備磁盤存儲技術(shù)讀取速度快以及檢索便利的優(yōu)勢和特點，同時也可以將檔案信息資料保存在云端，防止由于計算機磁盤被損壞造成檔案的丟失等，安全性更優(yōu)于磁盤存儲模式[1]。在實際工作當中，可以直接使用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案資料的發(fā)生，不僅如此，還可以在云存儲方面發(fā)揮出極大的優(yōu)勢，擁有極大的存儲空間，進而能夠存儲更多的檔案信息資料。另外，對信息存儲技術(shù)加以科學(xué)合理有效的應(yīng)用，可以極大地減少對于紙質(zhì)資料的應(yīng)用，避免由于紙質(zhì)檔案丟失、損壞等問題對檔案管理工作所產(chǎn)生的影響。所以說信息存儲技術(shù)是保障檔案管理工作正常運行的關(guān)鍵，其通過合理利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠在最大限度上保障檔案信息得到安全、合理化存儲，并有效解決傳統(tǒng)檔案管理工作冗雜、查閱不便等情況。

2.多媒體技術(shù)

應(yīng)用多媒體技術(shù)，可以使疾控中心檔案管理工作人員能夠以圖像、文字以及影音的方式完成檔案管理工作，實現(xiàn)紙質(zhì)信息資料向數(shù)字化多媒體信息資料的轉(zhuǎn)變，從而使得檔案信息內(nèi)容更為豐富，同時也可以為信息資料的檢索工作提供極大的便利，為檔案管理工作人員減輕負擔(dān)，同時也可以為非管理人員對資料進行檢索提供便利，進而使檔案信息資料的作用和價值都能夠得到最大程度的發(fā)揮。利用多媒體技術(shù)數(shù)字化的檔案信息可通過新媒體進行健康教育宣傳、傳染病的預(yù)防等工作的開展。我們?yōu)H坊市疾病預(yù)防控制中心建立網(wǎng)站，創(chuàng)新健康科普的傳播形式，把群眾需要的熱點問題和該讓他們知曉的重要的健康教育知識制作成動漫、小故事、兒歌的形式，提高健康教育的趣味性和可接受性。通過多元化的形式，形象、生動地為公眾解答他們所關(guān)注的健康問題，讓健康教育科普知識變得有趣、實用。

二、信息技術(shù)在疾控中心檔案管理工作中的應(yīng)用價值

1.提高工作效率和質(zhì)量

就疾控中心以往的檔案管理工作而言，檔案管理人員通常都是以人工的方式完成檔案的搜集、整理、保存以及歸檔等一系列工作，隨著檔案資料的不斷增加，需要消耗大量的人力和物力，且工作效率低下，檔案的檢索、利用過程煩瑣，造成了極為嚴重的人力資源浪費現(xiàn)象[2]。在疾控中心檔案管理工作當中對信息技術(shù)方式加以科學(xué)合理有效的應(yīng)用，使紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)化為電子信息的模式，可以從物理角度節(jié)約空間，同時也可以減少檔案管理人員的工作量，極大提升了檔案工作各個內(nèi)容與環(huán)節(jié)的效率和質(zhì)量，為工作人員減輕了很大的負擔(dān)，在此基礎(chǔ)上，也可以有效地提升檔案資源的利用效率，有力促進和推動檔案管理工作信息化進程的發(fā)展。從另一個角度來講，應(yīng)用信息技術(shù)可以有效加強檔案資料的時效性與真實性，防止檔案信息資料在存儲的過程當中出現(xiàn)問題，從整體上提升了疾控中心檔案管理工作的質(zhì)量和水平，所以說信息技術(shù)的應(yīng)用推動檔案信息管理工作更加便利、高效，大大節(jié)約了翻閱、查找檔案信息所導(dǎo)致的時間浪費以及工作效率降低。

2.疾控中心檔案信息化發(fā)展帶動各項工作管理的信息化

近年來，隨著我國各個行業(yè)和領(lǐng)域信息化程度的不斷深化，信息技術(shù)方式的作用和價值得到了越來越大的發(fā)揮，只有將其應(yīng)用到實際工作當中，才可以切實滿足社會發(fā)展的實際需求[3]。中國檔案學(xué)會第九屆理事長楊冬權(quán)在2020年12月的專題講座中提出：以后不論是企事業(yè)單位還是各級檔案館的檔案都要從數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，數(shù)據(jù)化是智慧檔案的前提和核心[4]。檔案管理的數(shù)據(jù)化是數(shù)字化檔案、電子檔案開發(fā)利用的新的方向。運用新技術(shù)，深度融合利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮支撐作用。疾控中心檔案工作應(yīng)借此東風(fēng)，積極響應(yīng)檔案館的號召，完成本單位檔案工作全面數(shù)字化，進而向數(shù)據(jù)化開發(fā)、利用轉(zhuǎn)變。而疾控中心把檔案管理的信息化應(yīng)用到實際工作當中，還可以有力促進和推動疾控中心各項管理工作的信息化發(fā)展，早期監(jiān)測預(yù)警能力、健康影響因素監(jiān)測評估能力，進一步提升工作信息化水平。依托全民健康信息平臺，更加完善傳染病和突發(fā)公共衛(wèi)生事件監(jiān)測系統(tǒng)等各類疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，使其他各項工作都能夠充分滿足當今社會發(fā)展的切實需求，進而可以將自身的作用和價值進行最大程度的發(fā)揮，全面滿足檔案管理工作的現(xiàn)實要求。

3.促進疾病預(yù)防工作的有效開展

從實際意義上來講，疾控中心所發(fā)布的每一條信息都和人們的身體健康有著緊密的聯(lián)系，在檔案管理工作當中應(yīng)用信息技術(shù)方式，能夠?qū)Ω黜椥畔⑦M行監(jiān)測，第一時間發(fā)現(xiàn)其中所存在的變化和更新，進而有利于疾控中心工作人員更快地掌握相關(guān)的信息。對于疾病防控工作而言，必須要確保醫(yī)護人員能夠在第一時間獲取檔案信息，才能夠為疾病防控爭取到最有力的時機，避免病情進一步擴大，進而造成不可估計的重大損失。

4.及時更新健康信息

疾控中心檔案管理工作當中應(yīng)用信息技術(shù)，還可以使信息采集速度得到有效的提升，從而使得疾病健康信息更新更加及時，使社會群眾能夠及時了解到新的疾病健康知識以及新的疾病的預(yù)防措施，在很大程度上控制和降低疾病的蔓延速度，并且將一些傳染性疾病的蔓延控制在一定的范圍之內(nèi)，從根本上保證公共衛(wèi)生安全。從另一個角度來講，疾控中心的科研人員應(yīng)該對檔案資料進行充分的利用，開展相應(yīng)的研究工作，以此可以促進科研工作能力和水平的穩(wěn)步提升。不僅如此，還可以利用檔案信息展開健康教育活動，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的分析，以更精確、直觀的數(shù)據(jù)告訴人們各種疾病的預(yù)防措施。使人們對社會健康問題的最新情況有一個及時全面的了解，最大程度提升專業(yè)領(lǐng)域的教育能力和水平，這也是檔案信息化建設(shè)的一個重要意義。

三、疾控中心檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用策略

1.強化檔案管理重視程度，革新管理理念

在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作當中，人們只是一味地注重管理，而對于使用方面則有所忽略，這種工作模式和理念已經(jīng)無法滿足當今時代發(fā)展的需求[5]。正因為如此，相關(guān)工作人員應(yīng)該從思想觀念上加以改變，做到與時俱進，打破傳統(tǒng)被動的管理思維，勇于創(chuàng)新，根據(jù)當今社會的實際情況，創(chuàng)新管理模式。就疾控中心而言，相關(guān)工作人員首先應(yīng)該全面掌握疾病譜的發(fā)展變化情況，并利用信息技術(shù)將其傳達給相關(guān)單位，為后續(xù)各項工作的開展提供切實可靠的參考依據(jù)[6]。另外，在實際工作當中可以實現(xiàn)對檔案資源的整合，不僅可以使疾控中心檔案管理工作的能力和水平都得到有效的提升，同時也可以為疾病預(yù)防工作的順利開展和進行奠定堅實的基礎(chǔ)，創(chuàng)造良好的條件。所以說提高對檔案管理工作的重視程度，能夠有效解決當前管理工作落后的現(xiàn)狀，使得更多科學(xué)合理的檔案信息管理理念能夠做到全方位的落實。

2.強化培訓(xùn)工作力度，提高工作人員的綜合素質(zhì)

檔案數(shù)據(jù)化對檔案工作人員的能力和素質(zhì)也提出了更高的要求。就疾控中心檔案管理工作而言，應(yīng)該進一步強化對檔案信息傳感技術(shù)、通信技術(shù)以及計算機技術(shù)的學(xué)習(xí)，如此才能夠切實有效地提升管理工作的效果和質(zhì)量。不僅如此，作為檔案管理工作人員還應(yīng)該擁有積極學(xué)習(xí)的態(tài)度和觀念，在實際工作當中以及利用業(yè)余時間加強學(xué)習(xí)，提高自身的知識水平和綜合素質(zhì)，加強自身的管理能力[7]。學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)方式，能夠使疾控中心檔案管理工作人員更加熟練的掌握業(yè)務(wù)和管理模式，對其進行詳細的記錄，進而可以為日后各項工作的順利開展和進行奠定堅實的基礎(chǔ)，創(chuàng)造良好的條件。疾控中心以及相關(guān)管理單位也應(yīng)該在人才培養(yǎng)方面投入一定的資金作為支持，要求專家開展講座，使所有檔案管理人員都能夠深入學(xué)習(xí)和了解信息技術(shù)方式的相關(guān)知識和應(yīng)用技能，對信息技術(shù)方法應(yīng)用到疾控中心檔案管理工作有一個更加清晰和深入的了解，進而可以使信息技術(shù)在疾控中心檔案管理工作中的作用和價值得到最大程度的發(fā)揮。

3.推動檔案管理工作的信息化建設(shè)進程

就目前而言，任何工作的高效完成都脫離不了信息技術(shù)的支持，其也越來越成為提升工作效率的關(guān)鍵。就檔案管理工作而言，對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加以科學(xué)合理有效的應(yīng)用，能夠在很大程度上提升工作效率和工作質(zhì)量，為疾病檔案的檢索和管理工作提供極大的便利。就一些重大的傳染性疾病而言，如果建立完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，可以利用互聯(lián)網(wǎng)查找臨床癥狀與之相同的病例，進而可以及時發(fā)現(xiàn)患病群體，從而實現(xiàn)早發(fā)現(xiàn)、早隔離和早治療。我們要加強檔案信息化管理的相應(yīng)技術(shù)的應(yīng)用研究工作，加快理清相應(yīng)技術(shù)推進檔案管理信息化的工作思路，使其適用性更強，從而極大提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量[8-9]。

4.建立完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

若要建立完善健全的信息化檔案管理系統(tǒng)，必須要使用軟件和硬件技術(shù)為其提供有力的支撐。就疾控中心而言，需要采購相應(yīng)的設(shè)備，但從目前的情況來看，很多工作人員并沒有對其有一個足夠的重視，從而使得硬件和軟件設(shè)施不夠完善和健全。具體來講，一些疾控中心檔案管理部門并沒有安裝抽濕機和空調(diào)等相關(guān)設(shè)施，從而使得檔案有霉變等情況發(fā)生。另外，缺乏一定的信息管理存儲設(shè)備，不具備數(shù)據(jù)錄入軟件工具，如此同樣在一定程度上降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量[10]。正因為如此，疾控中心應(yīng)該把檔案管理配置所需要使用的軟硬件設(shè)備進行大力的投資和使用，為各項工作的開展和進行提供良好的軟硬件環(huán)境，進而有效提升疾病預(yù)防工作的效果和質(zhì)量，適當增加資金的投入，為檔案信息化管理工作提供大力支持，確保檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)能夠適應(yīng)實際的使用要求。

結(jié)語

前文圍繞信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用進行了簡要的分析和描述。從總體的角度來講，檔案管理工作是疾控中心日常運營和管理工作當中的重要組成部分，相關(guān)工作人員應(yīng)該對此有所重視，大力應(yīng)用先進的信息技術(shù)方法，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，有力促進和推動我國檔案信息化管理事業(yè)的進一步發(fā)展。