如何提升行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平

羅鴻艷

（四川省內(nèi)江市資中縣雙龍鎮(zhèn)便民服務(wù)中心，四川 內(nèi)江 641215）

引言

每個(gè)行政事業(yè)單位中都有完全不盡相同的崗位設(shè)立，在一個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部，每個(gè)人所在崗位以及在單位內(nèi)所發(fā)揮的意義和作用都有所不同。因此，在行政事業(yè)單位中，需要根據(jù)招聘人員的個(gè)人特性進(jìn)行對(duì)其所在崗位進(jìn)行合理的調(diào)配，并且還需要對(duì)人員進(jìn)行崗前及在職的培訓(xùn)，不斷提升事業(yè)單位中人員的職業(yè)道德，這對(duì)于其工作的開展具有較大的助益。人事檔案的管理對(duì)行政事業(yè)單位的內(nèi)部管理來說非常重要，行政事業(yè)單位一般都會(huì)將自身需要的部門全部設(shè)立完備，保障單位內(nèi)部工作的正常開展，在部門較多的情況下，行政事業(yè)單位的人員調(diào)配就變得更加復(fù)雜。對(duì)于行政事業(yè)單位的發(fā)展來說，只有通過對(duì)人事檔案進(jìn)行合理的管理與使用，才能合理地進(jìn)行人員的調(diào)動(dòng)。

一、行政事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的意義

1.提升人事管理的工作質(zhì)量

人事管理的工作離不開檔案作為信息及數(shù)據(jù)的支持，在進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部考勤檢查、面試安排以及人員調(diào)崗等工作的時(shí)候，都需要對(duì)人力資源的檔案進(jìn)行仔細(xì)的查看，并且將相應(yīng)的檔案放置于相應(yīng)的類目中。首先，人事檔案的規(guī)范化管理讓人事管理的工作有變得更加規(guī)范，在人力資源部門開展工作的過程中，員工的具體信息、培養(yǎng)情況以及在企業(yè)中的職位和參與的具體項(xiàng)目、上司對(duì)其的評(píng)價(jià)等，都需要通過人事檔案進(jìn)行有效的記錄，在人員升職會(huì)是競(jìng)爭(zhēng)某一資源、項(xiàng)目的時(shí)候，人事檔案會(huì)成為參考標(biāo)準(zhǔn)之一。企業(yè)內(nèi)部還是需要進(jìn)行正常的運(yùn)作，人事管理工作開展的時(shí)候需要以人事檔案作為工作開展的必要核心，所有的工作情況都會(huì)在企業(yè)中每個(gè)人的人事檔案上有所體現(xiàn)，因此，人事檔案的規(guī)范化讓人事管理變得具有公正性。

其次，切實(shí)提升工作的質(zhì)量，在社會(huì)進(jìn)步的同時(shí)，各行各業(yè)都推出了高效工作的概念，在事業(yè)單位對(duì)人員搭配和人力資源管理的時(shí)候同樣需要做好高效地開展工作，在認(rèn)識(shí)管理的崗前培訓(xùn)、崗位教育以及鍛煉等諸多環(huán)節(jié)，在人事資料規(guī)范化管理以后，人事熱播與你可以依照一定的工作流程和工作做需求完成人事管理的工作，減少了人事管理工作中出現(xiàn)工作錯(cuò)誤的可能性。

2.反映行政事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r

人事的調(diào)動(dòng)情況與行政事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r有一定程度的聯(lián)系，即使不是處于行政事業(yè)單位之中，在普通的企業(yè)中也能夠表現(xiàn)出工作人員基數(shù)越大，企業(yè)發(fā)展的越好，對(duì)于行政事業(yè)單位來說亦是如此，通過對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理，及時(shí)地了解準(zhǔn)確的人力資源變動(dòng)數(shù)據(jù)，通過對(duì)人事變動(dòng)情況的分析來了解單位的發(fā)展。另外，從事業(yè)單位發(fā)展的角度上來說，人事檔案的信息化、規(guī)范化發(fā)展也能夠反映出行政事業(yè)單位的良好發(fā)展，對(duì)于單位本身來說，只有其自身在不斷地走向規(guī)范化，其中一個(gè)部門才能受到整個(gè)單位發(fā)展的影響，建設(shè)更加規(guī)范化的認(rèn)識(shí)管理制度，優(yōu)化行政事業(yè)單位的人力資源管理，為行政事業(yè)單位體現(xiàn)更高的人力資源管理優(yōu)勢(shì)[1]。

3.便于人員的招聘和調(diào)配

3.1 人員明確分類

在規(guī)范化的人事檔案管理過程中，人力資源管理部門對(duì)行政事業(yè)單位中的每一位員工的具體情況都有詳細(xì)的記錄，并且依照不同工作人員所在的部門不同，對(duì)資料進(jìn)行了合理的分類。正是由于人事檔案的規(guī)范化管理，現(xiàn)如今，所有進(jìn)入行政輝夜單位中的工作人員，在正式入職之前就需要經(jīng)過政審以及個(gè)人審查，所有的個(gè)人資料都會(huì)在單位資料庫(kù)中進(jìn)行備份，在后期開展崗位招聘的時(shí)候可以直接調(diào)去人事管理資料對(duì)以往的招聘標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行查看，以其為參照制定更加合理的招聘要求。

3.2 對(duì)人員進(jìn)行合理的調(diào)配

有了資料的支持，所有在行政事業(yè)中工作的工作人員在管理者的面前都可以有明確的特征記錄，其通過觀看完善的人事資料，可以了解到企業(yè)中大致的運(yùn)行狀況。根據(jù)不同人的自我評(píng)價(jià)、他人評(píng)價(jià)以及在項(xiàng)目中表現(xiàn)情況來了解人員的具體情況，具有更強(qiáng)的參考性，在進(jìn)行人員調(diào)配的時(shí)候可以根據(jù)這些信息進(jìn)行合理的調(diào)配，實(shí)現(xiàn)員工的崗位價(jià)值，也使各個(gè)崗位都能有效地完成工作。

二、目前行政單位人事檔案管理中存在的問題

1.對(duì)規(guī)范化檔案管理的重視程度不足

人事檔案的管理與其他性質(zhì)的工作不同，其并不能給行政事業(yè)單位帶來及時(shí)的經(jīng)濟(jì)效益或是體現(xiàn)管理效果，實(shí)現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理，其好處都體現(xiàn)在今后工作的過程中。但是由于其作用做不到及時(shí)體現(xiàn)，導(dǎo)致不少行政事業(yè)單位的管理人員對(duì)人事檔案的管理缺乏重視，在工作中將更多的工作精力放在一些具有經(jīng)濟(jì)效益或是政治推動(dòng)意義的工程項(xiàng)目中，事檔案的管理在行政事業(yè)單位中逐漸被邊緣化，沒有經(jīng)過規(guī)范化、有效化的管理，也難以發(fā)揮人事檔案的切實(shí)作用，對(duì)于人事檔案的管理來說，是徘徊在得不到重視、難以發(fā)揮作用之間的惡性循環(huán)[2]。

2.管理體系不夠健全

管理體系的建設(shè)是為了給予人事檔案管理人員一定的工作準(zhǔn)則，但是由于人事檔案的管理本就得不到相應(yīng)的重視，在管理體系上自然也出現(xiàn)了不健全的問題。首先，人事檔案管理制度建設(shè)不完善，沒有在制度中明確的說明人事檔案管理人員在工作中的禁區(qū)，甚至在工作制度中沒有說明出現(xiàn)工作錯(cuò)誤的時(shí)候應(yīng)該采取的處罰辦法，這會(huì)導(dǎo)致發(fā)生工作錯(cuò)誤的時(shí)候難以合理地制定處罰措施。

其次，人事檔案管理的工作內(nèi)容劃分不清晰，在檔案管理的過程中，包括考勤的登記、整理、人員調(diào)配的考核、崗位招聘要求的制定等多項(xiàng)工作內(nèi)容，工作內(nèi)容沒有依照人力資源部門的工作人員特性進(jìn)行準(zhǔn)確的劃分，出現(xiàn)了部分復(fù)雜工作無人去做以及出現(xiàn)工作錯(cuò)誤以后無法追責(zé)到個(gè)人的情況。

再次，人事檔案管理流程制定不明晰，目前，大部分行政事業(yè)單位中的人力資源管理人員都是依照自身的工作喜好開展公祖內(nèi)容，對(duì)人事檔案的管理和處理順序也是由主觀意識(shí)引導(dǎo)。實(shí)際上，在崗位職責(zé)劃分清楚以后，不同的崗位應(yīng)該在什么環(huán)節(jié)開展工作都應(yīng)該有明確的規(guī)則，制定明晰的工作流程，提高認(rèn)識(shí)檔案管理的工作完成度。

3.信息化管理水平較低

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)在大眾的生活與工作中也得到較為深入的應(yīng)用，在行政事業(yè)單位人事檔案管理工作開展的過程中，也可以應(yīng)用信息化技術(shù)對(duì)工作的形式進(jìn)行合理的創(chuàng)新。但是，現(xiàn)如今在大部分的行政事業(yè)單位中都呈現(xiàn)出信息化管理水平較低的狀況，造成這一現(xiàn)象的原因如下所示。

第一，資金不足，信息化管理需要建設(shè)相應(yīng)的信息化設(shè)備，比如，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，沒有充足的租金購(gòu)買信息化的設(shè)備，導(dǎo)致部分行政事業(yè)單位人力資源部門的檔案管理工作無法進(jìn)行信息化的改革[3]。

第二，檔案管理人員的信息化水平較低，在設(shè)備完善以后，還需要人事檔案管理人員能夠熟練使用信息化設(shè)備，對(duì)線上登記系統(tǒng)和錄入系統(tǒng)有較高的應(yīng)用程度，才能在實(shí)際工作的過程中充分應(yīng)用信息化的設(shè)備開展工作。但是，大部分的檔案管理人員自身對(duì)信息化技術(shù)并沒有了解，甚至有部分管理人員都是由事業(yè)單位內(nèi)即將退休的工作人員擔(dān)任，其年紀(jì)較大，對(duì)新事物接受程度較低、學(xué)習(xí)能力較弱，很難發(fā)揮信息化設(shè)備建設(shè)的作用。

三、提升行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平的策略

1.提高對(duì)人事檔案管理的重視程度

行為是思想的體現(xiàn)，要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化，就需要提高對(duì)人事檔案管理的重視程度，是從思維上意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，才能對(duì)這項(xiàng)工作的改革做出深入思考，讓工作現(xiàn)象發(fā)生較大程度的轉(zhuǎn)變。

首先，從行政事業(yè)單位內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)人員角度上來說，領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)的所有工作進(jìn)行統(tǒng)籌的規(guī)劃和安排，對(duì)于基層的工作人員以及各部門的管理人員來說，其工作的方向都是由領(lǐng)導(dǎo)人員做出指引，因此，思想的轉(zhuǎn)變需要從領(lǐng)導(dǎo)做起。作為行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，其需要與其他單位進(jìn)行交流，對(duì)一些發(fā)展良好的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，在一些發(fā)展好的單位中有許多規(guī)范化管理人事檔案的單位，領(lǐng)導(dǎo)人員可以對(duì)這一行為進(jìn)行深入了解和觀察，再結(jié)合自身單位情況進(jìn)行策略的細(xì)微調(diào)整應(yīng)用。

其次，從基層的人事檔案管理人員的角度上來說，基層管理人員的工作開展完全依照單位領(lǐng)導(dǎo)人和部門領(lǐng)導(dǎo)人的工作知道開展，因此，要基層的管理人員提高對(duì)人事檔案管理規(guī)范化的重視程度，就需要領(lǐng)導(dǎo)在下達(dá)工作任務(wù)的時(shí)候充分考慮到基層工作人員的實(shí)際工作行為，將理念與工作內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，并且要對(duì)基層管理人員的工作成果進(jìn)行檢查，讓其意識(shí)到這是一項(xiàng)非常重要的工作。

2.建設(shè)完善的人事檔案管理體系

2.1 建設(shè)完善的人事檔案管理制度

制度的建設(shè)是工作開展的基本準(zhǔn)則，在正確工作制度的指引下，工作人員充分了解到人事檔案管理工作的禁區(qū)，能夠清楚地明白有哪些行為是在工作中不能做的行為，減少工作中出現(xiàn)的問題，提高認(rèn)識(shí)檔案管理工作的完成度。除此之外，在完善的制度中，還需要對(duì)工作錯(cuò)誤進(jìn)行明確的處罰規(guī)定，不同的工作錯(cuò)誤行為會(huì)帶來的后果不盡相同，根據(jù)后果的嚴(yán)重性制處罰方式，今后在由員工出現(xiàn)工作錯(cuò)誤的時(shí)候也不會(huì)出現(xiàn)對(duì)處罰不滿意的心理[4]。

2.2 明晰各個(gè)崗位的工作職責(zé)

在人事檔案管理的過程中，不僅僅需要管理人員對(duì)相應(yīng)的檔案內(nèi)容進(jìn)行登記和記錄，還有人力資源管理部門對(duì)事業(yè)單位的人員調(diào)度情況、人員招聘情況的具體記錄。人事檔案管理的工作沒有進(jìn)行集中分配，導(dǎo)致工作內(nèi)容出現(xiàn)了部分檔案內(nèi)容無人記錄、登記的情況，需要明晰各個(gè)崗位的具體工作職責(zé)，不同的崗位登記的內(nèi)容不盡相同，做到所有內(nèi)容完全分配，在出現(xiàn)工作錯(cuò)誤的時(shí)候也能夠準(zhǔn)確地進(jìn)行追責(zé)。

2.3 明確人事檔案管理的工作流程

相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員應(yīng)該對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行準(zhǔn)確的分析，在分析之后了解其工作的意義和目的，在不耽誤工作進(jìn)度和額工作效率的情況下，將人事檔案管理的每一項(xiàng)工作的完成順序進(jìn)行明確，給所有參與人事檔案管理的工作人員一定的參考意義，盡可能地減少工作錯(cuò)誤。

3.推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

信息化是所有行業(yè)改革的共同目標(biāo)在，在行政事業(yè)單位人事檔案管理的時(shí)候，要切實(shí)做到推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，可以從以下幾個(gè)方向入手。

3.1 建設(shè)完善的信息化檔案管理設(shè)備

在有相應(yīng)設(shè)備的支持下，信息化的管理工作才能開展，信息化的檔案管理設(shè)備中最主要的就是先進(jìn)的計(jì)算機(jī)，除此之外，還需要準(zhǔn)備一些軟件設(shè)備，比如，人事檔案系統(tǒng)，線上的檔案系統(tǒng)是對(duì)人事檔案資料保存的信息化形式，通過系統(tǒng)的輸入與保存，實(shí)現(xiàn)以信息化的方法保存人事檔案，在系統(tǒng)中，可以通過對(duì)檔案中的所有信息進(jìn)行比對(duì)了解。

3.2 建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全管理方式

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化技術(shù)在帶來便捷的同時(shí)也帶來了更大的安全隱患，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，黑客可以通過用病毒攻擊行政事業(yè)單位的內(nèi)部人事檔案系統(tǒng)來獲得相應(yīng)的人事資料或是破壞人事資料，在這種情況下，行政事業(yè)單位中的人事檔案資料安全性便失去了保障。因此，需要建設(shè)堅(jiān)固的防火墻，預(yù)防有黑客或是不法分子對(duì)系統(tǒng)的攻擊。并且行政事業(yè)單位中的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)人員還需要對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行定期的查驗(yàn)和防火墻加固，確保人事檔案系統(tǒng)的安全性[5]。

4.建設(shè)優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

人事檔案的規(guī)范化管理需要有優(yōu)質(zhì)的人事檔案隊(duì)伍，管理隊(duì)伍的質(zhì)量也直接決定了人事檔案管理的質(zhì)量，因此，行政事業(yè)單位需要不斷提升人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。首先，需要提升人事檔案管理人員的招聘要求，需要其具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還需要有信息化工作的經(jīng)驗(yàn)。其次，要對(duì)人事檔案管理隊(duì)伍中的所有人開展定期的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括人事調(diào)動(dòng)的準(zhǔn)則、人事招聘工作落實(shí)的途徑、對(duì)人員的管理辦法等，這些都可以幫助人事檔案管理工作的開展，提高人力資源部門員工的綜合素養(yǎng)。

結(jié)語

綜上所述，行政事業(yè)單位中人事檔案的管理工作中，其規(guī)范化的管理可以有效提升人事檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，更加科學(xué)地對(duì)人員進(jìn)行調(diào)配。但是，當(dāng)下在諸多行政事業(yè)單位中，對(duì)人事檔案的管理都存在著一些問題，這些問題的存在嚴(yán)重影響了人事檔案管理的效果，需要引起行政事業(yè)單位中管理人員及人事檔案管理人員的高度重視和深入思考，根據(jù)單位內(nèi)的具體情況，制定并落實(shí)有效的改革策略，讓人事管理工作能夠更加規(guī)范化的開展，在行政事業(yè)單位中形成人盡其才的狀態(tài)，提高人事管理工作的質(zhì)量。