提高檔案管理人員素質(zhì) 推進基層檔案管理科學化

姜海波

（山東省濱州市沾化區(qū)利國鄉(xiāng)人民政府，山東 濱州 256811）

基層檔案管理人員在保護檔案資料完整與安全、進行檔案資源開發(fā)與利用等方面發(fā)揮了重要作用。新時期的基層檔案管理向科學化、信息化方向發(fā)展，相應的對從業(yè)者的綜合素質(zhì)也提出了新要求。對于檔案管理人員來說，只有緊跟行業(yè)發(fā)展趨勢，不斷學習新知識、掌握新技能，實現(xiàn)個人綜合素質(zhì)的全面提升，才能在新時期繼續(xù)保持較強的崗位勝任力。

一、基層檔案管理科學化的必要性分析

1.有助于實現(xiàn)檔案規(guī)范管理

檔案作為一種記錄重要信息、具有珍貴價值的資料，必須要做到妥善保管以備使用。在一些條件比較簡陋的基層檔案管理部門，經(jīng)常會因為硬件設施不健全，或者是管理人員不仔細等原因，導致珍貴檔案受損或丟失，造成了嚴重損失。加快推進檔案管理科學化、規(guī)范化，能夠依照技術(shù)標準和制度規(guī)定，對各類文件檔案信息進行統(tǒng)一管理，只有這樣才能統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式[1]。通過實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，既可以顯著提高檔案本身的完整性，降低檔案的丟失率，同時也方便其他人查詢、借閱和利用檔案，對發(fā)揮檔案本身的利用價值也有積極幫助。

2.有助于降低數(shù)據(jù)處理成本

在檔案信息化背景下，電子檔案的比例越來越高。提升檔案管理科學化水平，可以讓不同業(yè)務部門日常運作中產(chǎn)生的各類電子文件、報表數(shù)據(jù)等，在線傳輸?shù)綑n案管理部門，并迅速歸到檔案信息系統(tǒng)中。相比于原來紙質(zhì)檔案的處理模式，不僅顯著提高了檔案管理效率，而且避免了檔案在不同部門、多個人員之間的多次輾轉(zhuǎn)，避免了重復勞動，降低了數(shù)據(jù)處理成本。依托電子檔案信息管理系統(tǒng)，從文件傳輸?shù)阶罱K歸檔，整個過程都可以做到線上辦理，從而節(jié)約了人力成本、時間成本。

3.有助于實現(xiàn)檔案資源共享

互聯(lián)網(wǎng)時代的一個典型特征是實現(xiàn)資源共享。而檔案本身作為一種包含了海量信息的重要文件，也是一種可被利用的重要資源?？梢哉f，一間檔案室就是一座資源寶庫，而推進檔案管理標準化、科學化，對實現(xiàn)檔案資源的共享與開發(fā)有積極幫助。以往，由于各個部門之間存在信息壁壘，檔案資源獨立存在，無法做到共享，其利用價值也會大打折扣。而建立了檔案數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)后，把各部門的文件檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，所有的文檔信息均通過該系統(tǒng)提供利用服務[2]。只有進一步提升檔案資源的豐富度，才能更好地滿足不同人的檔案借閱、使用需求，讓檔案資料在借閱、使用中彰顯出應有的價值。

二、新時期檔案管理人員應具備的素質(zhì)與能力

1.文化素養(yǎng)與寫作能力

新時期檔案管理的任務，不僅僅是做好檔案收集與歸檔、保存與借閱等工作，而是要求在完成這些基本工作的前提下，進一步挖掘檔案資源利用價值，以便于更好地服務于檔案借閱者，真正發(fā)揮檔案對當下工作開展的指導與借鑒作用。因此，現(xiàn)階段檔案管理工作者必須具備較強的文化素養(yǎng)與寫作能力。在檔案資料的分析、整理、歸檔等工作中，難免會需要管理人員進行簡單的編寫和排版。比如，對年鑒和檔案目錄的撰寫，就需要檔案管理人員較強的書面表達能力和撰寫基礎，從而保證檔案資料的完整性和清晰性。在提高管理員自身文化水平的同時，還推進了檔案管理的科學化進程，達到事倍功半的效果[3]。

2.信息素養(yǎng)與業(yè)務能力

熟悉檔案管理各項規(guī)章制度，熟練辦理文件接收與歸檔、檔案整理與借閱等各項服務，是一名檔案管理工作者必須具備的基本業(yè)務能力。除此之外，鑒于近年來檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展，也要求檔案管理人員具備較強的學習能力，可以緊跟行業(yè)變化不斷更新知識、創(chuàng)新觀念，讓自己的思想與能力都可以與時俱進得到提升，從而始終具備較強的崗位勝任力。其中，信息素養(yǎng)是數(shù)字檔案發(fā)展背景下檔案管理人員應當具備的一種新素質(zhì)，除了應用計算機技術(shù)、操作信息系統(tǒng)完成檔案管理的各項業(yè)務外，還應嘗試運用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案資源的共享與開發(fā)，以信息技術(shù)推動基層檔案管理工作向科學化、信息化發(fā)展。

3.服務素養(yǎng)與溝通能力

檔案管理工作具有“管理”和“服務”雙重屬性。管理的對象是檔案，服務的對象是有檔案借閱需求的人。這一工作的特殊性決定了檔案管理人員必須具備較強的服務意識以及溝通調(diào)能力。檔案管理人員有義務告知每一名借閱者在查詢、借閱和使用檔案時的注意事項，避免因為借閱者不了解檔案管理的規(guī)章制度而出現(xiàn)檔案受損或延期不還的情況。同時，當借閱者在遇到問題后，檔案管理人員也要及時幫助其解決問題；對于借閱人員提出的一些建議、反饋的一些問題，也應當如實記錄。對于好的建議，要及時采納并落實；而反饋的問題則需要盡快改正。通過切實提高服務水平和增強溝通、組織、協(xié)調(diào)能力，讓借閱者獲得良好的檔案借閱體驗，這也是新時期基層檔案工作者應具備的素質(zhì)之一。

三、現(xiàn)階段檔案管理隊伍素質(zhì)參差不齊的原因分析

1.準入門檻較低，兼職現(xiàn)象嚴重

在檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的背景下，基層檔案管理部門為了適應新時期的工作需要，提高檔案資源的整合與利用水平，迫切需要引進一批年輕的檔案管理人才。但是由于準入門檻較低，導致檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)參差不齊。例如，在招聘時只關注了應聘者的專業(yè)是否對口、學歷是否滿足要求，而未考察是否有從業(yè)經(jīng)驗，對信息技術(shù)水平、思想政治覺悟的重視程度不夠。在檔案管理信息化的今天，信息素養(yǎng)也成為新時期檔案管理工作者不可或缺的素質(zhì)之一。如果未將信息素質(zhì)作為人才選用的硬性考察標準，也會導致檔案管理人員無法勝任新時期的崗位要求。

2.培訓次數(shù)偏少，培訓實效性差

雖然基層檔案管理部門每年會定期組織開展幾次培訓，但是并未取得理想的培訓效果，久而久之檔案管理人員對培訓失去熱情。不能通過定期培訓實現(xiàn)知識、技能的更新，也是造成檔案管理隊伍綜合素質(zhì)參差不齊的有一個主要原因。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些基層檔案管理部門在開展培訓前沒有進行調(diào)研，沒有制定科學的培訓方案，培訓形式化問題比較嚴重。這種情況下，培訓內(nèi)容與檔案管理人員的實際需要并不符合，參加“無效培訓”無法幫助員工實現(xiàn)知識更新和能力提升。另外，信息時代的到來加速了檔案事業(yè)的創(chuàng)新速度，新技術(shù)、新模式層出不窮，檔案管理人員也迫切需要更新知識觀念。相比來看，由于提供的培訓次數(shù)較少，加上培訓內(nèi)容存在滯后性，久而久之使得檔案管理人員掌握的知識、技能與行業(yè)前沿脫節(jié)，直接影響到了檔案管理質(zhì)量，不利于檔案資源價值的發(fā)揮。

3.缺乏交流機制，經(jīng)驗無法共享

在開展檔案管理工作時，由于職工的專業(yè)能力、從業(yè)經(jīng)歷，以及服務對象等方面的不同，決定了每個人在工作中遇到的問題、積累的經(jīng)驗也存在明顯差異。如果相互之間可以做到交流分享，則能夠發(fā)揮“1+1＞2”的效果。但是從調(diào)查情況來看，基層檔案管理隊伍內(nèi)部缺乏這種交流氛圍，彼此之間的溝通較少。檔案管理中積累起來的一些經(jīng)驗、方法、技巧等，不能做到全員共享，這也是造成檔案管理隊伍綜合素質(zhì)參差不齊的原因之一。例如，一些入職較早、工齡較長、資歷豐富的職工，沒有主動承擔起提攜新人的責任。面對新入職檔案管理人員提出的問題、遇到的難題，抱有一種“事不關己、高高掛起”的心態(tài)，不愿意主動幫助其解決。

四、提高檔案管理人員素質(zhì)的可行性策略

1.提高選聘門檻，從源頭上提高檔案管理人員素質(zhì)

在“智慧檔案”發(fā)展背景下，對于基層檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。為儲備更高素質(zhì)的檔案人才，應當從源頭上提高準入門檻，吸收一批年富力強、敢于創(chuàng)新的信息化、實干型人才。在人才招聘時，除了要考察應聘者的學歷、專業(yè)、年齡以及從業(yè)經(jīng)驗外，還要關注其信息素養(yǎng)、政治素養(yǎng)。在開展全面考察的基礎上，挑選綜合素質(zhì)較高的人才進入檔案管理部門任職，為檔案管理隊伍注入新鮮血液，實現(xiàn)基層檔案管理隊伍整體水平、綜合素質(zhì)的全面提升[4]。例如，在上級領導的重視與支持下，近幾年檔案管理室的信息基礎設施逐步完善，電子檔案占比越來越高，利用檔案管理信息系統(tǒng)線上辦理檔案借閱業(yè)務成為主流。這種情況下，在招聘檔案管理人員時必須將具備較高信息素養(yǎng)、熟練運用信息系統(tǒng)作為一項硬性標準，確保在入職后能夠盡快適應檔案管理信息化的工作環(huán)境，切實提高檔案管理與利用效率，讓檔案資源的價值得到開發(fā)。

2.完善管理機制，與時俱進提高檔案管理人員素質(zhì)

2.1 構(gòu)建長效培訓機制。檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，以及職工自身職業(yè)發(fā)展的需要，都決定了檔案管理人員必須要定期參加職業(yè)培訓，才能讓自己的專業(yè)知識得到持續(xù)更新、業(yè)務能力日益精進，最終使自己保持較高的崗位勝任力。無論行業(yè)如何發(fā)展，工作遇到哪些挑戰(zhàn)，都能夠?qū)⑸霞夘I導安排的任務不折不扣地完成。因此，檔案管理部門應構(gòu)建長效培訓機制，在滿足職工職業(yè)生涯發(fā)展訴求的同時，也讓他們學習新技術(shù)、掌握新技能，有能力在本職崗位上作出更大的貢獻。一方面，要做好職工的入職培訓。在正式上崗前，采用“老帶新”“師帶徒”的方式，從在職的檔案管理人員中選出幾名資歷豐富、責任心強的職工，采用“一對一”的方式帶領新入職的職工熟悉檔案管理的工作環(huán)境、制度要求，并傳授工作方法、心得經(jīng)驗。讓新職工可以快速適應新環(huán)境，并獨立完成檔案管理工作。另一方面，對于在職的檔案管理人員，也要為他們提供定期的培訓機會，幫助他們可以掌握檔案行業(yè)的前沿資訊，實現(xiàn)專業(yè)知識的補充與更新。特別是對于一些入職年限長、年齡較大的職工，應利用日常培訓的機會，幫助他們熟練操作信息平臺完成電子檔案的處理，從而實現(xiàn)檔案管理人員綜合素質(zhì)與檔案管理服務水平的全面提升。

2.2 實行科學激勵機制。新時期檔案管理要求的提升和檔案事業(yè)的深化改革，對基層檔案工作開展產(chǎn)生了沖擊影響，這種情況下一部分檔案管理人員因為工作壓力大、工作環(huán)境發(fā)生變化出現(xiàn)了懈怠心理，工作熱情下降。針對這種情況，檔案管理部門應制定并實行更為科學、有效的激勵機制，通過發(fā)揮以激勵促提升的作用，讓基層檔案管理人員能夠在工作崗位上始終保持積極性，高效率地完成本職工作。為體現(xiàn)出激勵的科學性，一方面，要結(jié)合基層檔案管理的具體內(nèi)容，制定一套細致且完善的考核指標體系，對檔案管理人員的工作完成情況、日常工作表現(xiàn)、新技術(shù)掌握與應用情況等進行綜合考察，然后根據(jù)綜合評分實行相應的獎懲激勵；另一方面，還要做到獎罰分明，通過正負激勵讓基層檔案管理人員產(chǎn)生危機感、緊迫感，這對于保持工作熱情、提高工作效率，在切實增強職業(yè)素養(yǎng)的基礎上，更好履行檔案管理崗位的職責與使命。

2.3 樹立共享理念，在交流中提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員在日常工作中會積累一定的心得與經(jīng)驗，如果能夠樹立共享理念，在工作之余相互交流心得、分享經(jīng)驗，對于基層檔案管理隊伍整體素質(zhì)提升也有積極幫助。一種措施是利用工作間隙討論工作中遇到的問題，并商討解決問題的對策。或者是彼此分享在檔案管理中的一些技巧、方法；還有一種措施則是利用線上途徑，讓全體檔案管理人員都能夠暢所欲言[5]?？梢猿闪⒙毠の⑿湃?，為職工提供一個虛擬的交流平臺，利用碎片化時間分享經(jīng)驗、提出建議、討論問題、解決困難。例如，一些新入職的檔案管理人員，對檔案管理的各項制度、規(guī)范缺乏了解，工作中經(jīng)常出錯。同時，在日常工作中每個人都有各自的任務，也不方便請教他人。在下班之后，年輕職工可以在職工微信群里提出自己的疑惑、問題，讓其他資歷豐富的職工進行解答。這樣一來，不僅解決了職工的實際問題，提升了他們的業(yè)務能力和職業(yè)素質(zhì)，同時還能構(gòu)建和諧的人際關系，對今后檔案管理工作的高效率開展也是大有裨益的。

結(jié)語

檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，不可避免地會對新時期檔案工作的開展帶來沖擊影響。檔案管理工作人員需要主動參與其中，運用現(xiàn)代化管理策略以及管理方式，著眼于自身的綜合素質(zhì)以及工作經(jīng)驗，明確自身在檔案管理工作中所處的地位，進而探索契合新時代崗位要求的工作開展方法，切實提高自身的綜合素質(zhì)與崗位勝任力，在實現(xiàn)自我價值的同時促進職業(yè)生涯發(fā)展。提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，既需要檔案管理部門要強化人才戰(zhàn)略意識，從招聘、培訓以及考核激勵等方面，構(gòu)建一套完善的人力資源管理體系，讓檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)技能可以得到漸進式提升。同時，也要求檔案管理人員要樹立共享理念，相互之間分享心得、交流經(jīng)驗，在這一過程中推動基層檔案管理的科學化、信息化發(fā)展。