醫(yī)院行政檔案管理策略研究

洪柳燕

（惠州市第三人民醫(yī)院，廣東 惠州 516000）

引言

醫(yī)院行政檔案包括的內(nèi)容比較豐富，包括行政人員任免、醫(yī)院行政法規(guī)、行政機(jī)構(gòu)設(shè)置、科研成果等，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)以及各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展有著直接關(guān)系。隨著醫(yī)療事業(yè)改革的不斷深入，行政檔案的作用與價(jià)值越來(lái)越明顯，雖然得到了醫(yī)院的高度重視，在實(shí)際管理過(guò)程中，還存在一些問(wèn)題，從而影響到工作成效。因此，研究醫(yī)院行政管理策略具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、醫(yī)院行政檔案管理存在的問(wèn)題

1.管理意識(shí)有待加強(qiáng)

對(duì)于醫(yī)院行政檔案管理實(shí)際情況來(lái)講，部分醫(yī)院的行政檔案管理并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，所以存在著認(rèn)識(shí)偏差等情況。從領(lǐng)導(dǎo)角度來(lái)看，主觀認(rèn)為行政檔案的工作主要是抄寫(xiě)，因此需要花費(fèi)太多的人力、物力以及財(cái)力，只要能夠確保檔案資料不出現(xiàn)損壞、泄露、丟失等問(wèn)題即可。因?yàn)橐恍╊I(lǐng)導(dǎo)層的不重視，所以行政檔案管理人員對(duì)于這項(xiàng)工作也沒(méi)有引起高度重視，存在認(rèn)識(shí)偏差以及責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)等問(wèn)題，特別是在實(shí)際工作中，有應(yīng)付的傾向，這就可能影響到行政檔案管理的有效性[1]。

2.相關(guān)制度有待完善

從現(xiàn)階段醫(yī)院檔案行政檔案管理相關(guān)制度來(lái)看，主要存在幾點(diǎn)問(wèn)題。第一，醫(yī)院雖然制定與之有關(guān)的行政檔案管理制度，但是實(shí)際操作性不足，導(dǎo)致制度難以有效落實(shí)。之所以出現(xiàn)這樣的情況，主要是制度在制定的過(guò)程中，沒(méi)有充分結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況以及行政檔案管理的基本要求，所以制度與實(shí)際管理之間存在著比較大的差異，難以發(fā)揮制度應(yīng)有的價(jià)值。第二，對(duì)于醫(yī)院行政檔案管理而言，具有復(fù)雜性以及長(zhǎng)期性的特點(diǎn)，工作的重難點(diǎn)是行政檔案信息的匯總、分析、篩查、整理、登錄、歸檔等，因此，醫(yī)院行政檔案管理部門(mén)需要對(duì)檔案管理引起高度重視，并立足于醫(yī)院實(shí)際情況做好整體規(guī)劃，并細(xì)化其中一些管理事項(xiàng)，力求將崗位職責(zé)落實(shí)到個(gè)人。從實(shí)際情況來(lái)看，部分醫(yī)院并沒(méi)有構(gòu)建這樣的責(zé)任機(jī)制，所以在實(shí)際工作過(guò)程中，出現(xiàn)了“多人管理”以及“無(wú)人管理”的實(shí)際情況。第三，部分醫(yī)院對(duì)監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行構(gòu)建，但是這種機(jī)制源于部門(mén)內(nèi)部，簡(jiǎn)單來(lái)講，部門(mén)內(nèi)部人員負(fù)責(zé)監(jiān)督，這就意味著監(jiān)督將難以發(fā)揮實(shí)效性，由于缺乏醫(yī)院方面的有效監(jiān)管，則可能導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)一些問(wèn)題[2]。例如，沒(méi)有進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，又或者是沒(méi)有開(kāi)展全過(guò)程監(jiān)管，這樣也就無(wú)法發(fā)揮監(jiān)管的作用。第四，對(duì)于行政檔案管理工作而言，人才質(zhì)量直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量，因此，需要調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性。對(duì)于檔案管理人員而言，獎(jiǎng)懲機(jī)制是一套能夠激勵(lì)積極性的重要機(jī)制。但是從實(shí)際情況來(lái)看，醫(yī)院行政檔案管理部門(mén)的獎(jiǎng)懲機(jī)制并不明確，針對(duì)行政檔案管理人員沒(méi)有明確指標(biāo)考核，也就無(wú)法充分掌握工作人員的工作實(shí)際情況，也就難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行解決，這就可能影響到行政檔案管理的實(shí)效性。同時(shí)，物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)以及精神獎(jiǎng)勵(lì)的不足，難以調(diào)動(dòng)行政檔案管理人員的積極性，例如，工作質(zhì)量不佳、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)的工作人員未及時(shí)進(jìn)行處罰與教育，表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員未及時(shí)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，或者是獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制流于形式，導(dǎo)致獎(jiǎng)勵(lì)無(wú)法滿(mǎn)足工作人員實(shí)際需求，這就容易影響到整個(gè)行政檔案管理部門(mén)的士氣[3]。

3.管理?xiàng)l件有待完善

隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)醫(yī)院行政檔案管理提出更高的要求，這就需要檔案管理依托先進(jìn)的技術(shù)、理念、設(shè)施設(shè)備，實(shí)施信息化行政檔案管理。但是從實(shí)際情況來(lái)看，因?yàn)椴糠轴t(yī)院并未高度重視行政檔案管理，因此，在人力、物力、財(cái)力、精力等方面的投入比較有限，所以存在著基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備老舊等問(wèn)題，例如，復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足工作的實(shí)際需求；同時(shí)，也沒(méi)有做好消毒滅菌工作，則可能埋下安全隱患以及質(zhì)量隱患。此外，部分醫(yī)院因?yàn)槭艿綏l件的影響與限制，在對(duì)檔案室進(jìn)行規(guī)劃時(shí)，缺乏合理性與科學(xué)性，例如，未設(shè)置瀏覽室，不利于相關(guān)人員借閱以及使用，這些都會(huì)影響到行政檔案管理的有效性[4]。

4.信息化管理水平有待提升

信息化時(shí)代背景下，對(duì)醫(yī)院行政檔案管理提出更高的要求，但是部分醫(yī)院除開(kāi)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備老舊的問(wèn)題之外，其軟件方面還有較大提升空間。雖然部分醫(yī)院為之成立專(zhuān)門(mén)的信息化部門(mén)，但是從實(shí)際情況來(lái)看，工作流于形式，關(guān)于行政檔案的收集、分析、整合以及歸檔等方面主要還是由人工完成，沒(méi)有發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。還有一個(gè)方面需要注意，部分醫(yī)院的行政檔案管理系統(tǒng)存在一定的安全漏洞，對(duì)于外部風(fēng)險(xiǎn)的防控能力不足。例如，沒(méi)有結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，構(gòu)建相應(yīng)的行政檔案資源共享平臺(tái)，部門(mén)之間沒(méi)有統(tǒng)一的制度進(jìn)行指引，導(dǎo)致檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)法規(guī)范開(kāi)展；同時(shí)，還存在著安全問(wèn)題，這些都需要在工作中引起重視。

5.管理工作人員綜合素質(zhì)有待提升

對(duì)于醫(yī)院行政檔案管理而言，檔案管理人員的綜合素質(zhì)將直接關(guān)系到行政檔案管理工作的成效。但是從實(shí)際情況來(lái)看，部分醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)并未引起高度重視，部分檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)出身，由一些行政、護(hù)理、臨床等崗位人員進(jìn)行兼職；同時(shí)，也沒(méi)有結(jié)合當(dāng)前人才綜合素質(zhì)的實(shí)際情況制定培訓(xùn)機(jī)會(huì)，這就導(dǎo)致檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力無(wú)法滿(mǎn)足行政檔案管理的實(shí)際需求。同時(shí)，部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于行政檔案工作并未引起應(yīng)有的重視，又或者是投入力度不足，以至于醫(yī)院沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)的行政檔案管理部門(mén)，或者是未對(duì)行政檔案管理人員的培養(yǎng)進(jìn)行對(duì)應(yīng)的投入；同時(shí)，因?yàn)楣芾矸绞奖容^陳舊，行政檔案管理人員綜合能力不足，所以整個(gè)檔案管理效率還有較大的提升空間。由于醫(yī)院行政檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，從而影響到檔案管理水平以及醫(yī)院的健康發(fā)展[5]。

二、醫(yī)院行政檔案管理策略改進(jìn)建議

1.對(duì)行政檔案管理意識(shí)進(jìn)行持續(xù)強(qiáng)化

對(duì)于醫(yī)院行政檔案管理工作而言，本身是一項(xiàng)復(fù)雜、長(zhǎng)期的工作，需要醫(yī)院上上下下對(duì)其引起高度重視，這就需要對(duì)行政檔案管理意識(shí)進(jìn)行持續(xù)強(qiáng)化，可以從幾方面入手。第一，領(lǐng)導(dǎo)層需要樹(shù)立正確的行政檔案管理理念，對(duì)行政檔案管理的必要性以及重要性進(jìn)行正確認(rèn)識(shí)，這樣才能積極領(lǐng)導(dǎo)行政檔案管理工作，并讓包括行政檔案管理人員在內(nèi)所有工作人員能夠引起重視，并主動(dòng)積極參與進(jìn)來(lái)。第二，對(duì)于行政檔案管理人員而言，需要認(rèn)識(shí)到自身是檔案管理過(guò)程中的主體，自身的思想以及綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的成效，因此，建議醫(yī)院能夠?qū)π姓n案管理人員加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)能力的培訓(xùn)以及思想教育工作。一方面，醫(yī)院應(yīng)該定期或者不定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)以及學(xué)習(xí)，并將培訓(xùn)與學(xué)習(xí)結(jié)果與工作人員績(jī)效考核掛鉤，督促員工能夠高度重視每一次培訓(xùn)，有利于保障培訓(xùn)的成效；同時(shí)，需要對(duì)員工的服務(wù)意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)。另外一方面，建議行政檔案管理人員能夠轉(zhuǎn)變學(xué)習(xí)理念以及工作態(tài)度，自身需要主動(dòng)積極去學(xué)習(xí)行政檔案管理的前沿理念、知識(shí)、技術(shù)，并將理論用于實(shí)踐之中，從而提升自身的工作水平以及檔案管理服務(wù)[6]。

2.完善相關(guān)制度

第一，立足醫(yī)院行政檔案管理實(shí)際情況構(gòu)建相應(yīng)制度，確保制度的可操作性以及科學(xué)性，為后續(xù)管理工作開(kāi)展提供指引。第二，結(jié)合實(shí)際需求對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行完善，將工作內(nèi)容細(xì)化，確保行政檔案管理人員能夠明確檔案管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)；同時(shí)，將崗位責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，能夠解決“無(wú)人管理”以及“多人管理”的問(wèn)題。第三，加強(qiáng)監(jiān)督管理，對(duì)行政檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范，對(duì)管理質(zhì)量進(jìn)行優(yōu)化。針對(duì)行政檔案管理監(jiān)管存在的問(wèn)題，建議醫(yī)院能夠從以下幾方面做好工作。第一，發(fā)揮醫(yī)院統(tǒng)籌管理作用，適當(dāng)干預(yù)監(jiān)管行政檔案管理部門(mén)，從而形成動(dòng)態(tài)化、全過(guò)程的監(jiān)管體系，落實(shí)行政檔案的事前監(jiān)管、事中監(jiān)管以及事后監(jiān)管。第二，細(xì)化監(jiān)管內(nèi)容，針對(duì)行政檔案信息收集、分析、整合、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行針對(duì)性監(jiān)管，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)能夠有序開(kāi)展，從而保障檔案資料的真實(shí)性以及規(guī)范性。第三，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制。建議能夠結(jié)合醫(yī)院行政檔案管理的特點(diǎn)以及需求，構(gòu)建動(dòng)態(tài)全過(guò)程考核機(jī)制，針對(duì)行政檔案管理的效率以及資料進(jìn)行考核與評(píng)估。同時(shí)，結(jié)合評(píng)估結(jié)果分析存在的問(wèn)題以及原因，這樣才能今后的工作中規(guī)避相關(guān)問(wèn)題。對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員，應(yīng)該給予應(yīng)有的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)以及精神獎(jiǎng)勵(lì)，可以將其樹(shù)立成為學(xué)習(xí)榜樣；對(duì)于行政檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、工作流于形式的管理人員，應(yīng)該基于批評(píng)與教育，一定程度上能夠強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，從而提升行政檔案服務(wù)效率與質(zhì)量[7]。

3.適當(dāng)提升投入力度

建議醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層能夠?qū)π姓n案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備老舊等問(wèn)題引起重視，并結(jié)合醫(yī)院實(shí)際條件，適當(dāng)提升投入力度，盡可能加快基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的更新。一方面，需要醫(yī)院強(qiáng)化內(nèi)控力度以及財(cái)務(wù)管理力度，合理制定預(yù)算方案，將行政檔案管理有關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備費(fèi)用納入預(yù)算之中，為行政檔案管理工作的有序開(kāi)展打下基礎(chǔ)；另一方面，建議行政檔案管理部門(mén)要對(duì)日常管理工作引起高度重視，具體做好這些方面的工作。第一，合理規(guī)劃?rùn)n案空間室，結(jié)合用戶(hù)需求以及客觀條件，科學(xué)設(shè)置閱覽室，一方面，需要保證具有良好的自然采光，而且室內(nèi)需要設(shè)置通風(fēng)設(shè)備、空調(diào)等，供夏天以及冬天使用；另一方面，設(shè)置一定的電腦、桌椅，為用戶(hù)提供必要的檢索工具。第二，為了保障行政檔案的安全性，應(yīng)該選擇防火性較好的檔案柜，最好是金屬物材質(zhì)。例如，密集型活動(dòng)的檔案柜，不僅具有較好的防火功能，而且防塵性能比較好，能夠充分保障紙質(zhì)行政檔案的安全。此外，需要配置完善的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，并結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行更新。例如，計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、通風(fēng)設(shè)備、除濕機(jī)、空調(diào)、防盜報(bào)警器以及防火報(bào)警器等[8]。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升行政檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)

4.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化時(shí)代背景下，行政檔案信息化管理成為醫(yī)院行政檔案管理的主流趨勢(shì)，在提升醫(yī)院行政單位管理效率以及管理質(zhì)量等方面發(fā)揮著非常重要的作用。對(duì)于醫(yī)院而言，除了要做好基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的更新之外，還要注重軟件建設(shè)，一方面，應(yīng)該針對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)建設(shè)，例如，可以通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升檔案信息的收集、分析、整合等各方面的效率與質(zhì)量。另一方面，需要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)力度，重點(diǎn)完善行政檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要求各個(gè)部門(mén)按照標(biāo)準(zhǔn)傳輸、上傳資料，有利于提升行政檔案管理效率與質(zhì)量。

4.2 提升行政檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

對(duì)于醫(yī)院行政檔案管理而言，其本質(zhì)是一項(xiàng)服務(wù)性工作，需要為用戶(hù)提供個(gè)性化的行政檔案管理服務(wù)，這就對(duì)行政檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，不僅要求檔案管理人員能夠擁有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)與技能，而且應(yīng)該具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，因此，在提升行政檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的過(guò)程中，需要從以下方面入手。第一，加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)力度，為行政檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)，不僅要求行政檔案管理人員懂行政檔案業(yè)務(wù)，而且還要熟悉信息技術(shù)。第二，持續(xù)強(qiáng)化行政檔案管理隊(duì)伍的服務(wù)意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)，可以定期開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)工作，結(jié)合實(shí)際案例開(kāi)展教育，從而強(qiáng)化隊(duì)伍的服務(wù)能力。此外，還可以定期開(kāi)展相關(guān)交流會(huì)、研討會(huì)，使其交流與借鑒更多優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，有利于提升檔案管理人員的實(shí)踐能力。對(duì)考核晉升制度進(jìn)行優(yōu)化。如果要打造高質(zhì)量的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，那么就必須保障團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性，其中比較重要的是需要對(duì)激勵(lì)晉升機(jī)制進(jìn)行完善，構(gòu)建合理的輪崗交流機(jī)制，對(duì)福利待遇機(jī)制以及績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化，將績(jī)效與檔案管理成效掛鉤，這樣才能激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，從而提升大檔案管理水平[9-10]。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于醫(yī)院而言，行政檔案資源發(fā)揮著非常重要的作用，醫(yī)院上上下下應(yīng)該引起高度重視。對(duì)于醫(yī)院行政檔案管理中存在的問(wèn)題要引起重視，本文建議從強(qiáng)化行政檔案管理意識(shí)、完善相關(guān)制度、適當(dāng)提升投入力度、加強(qiáng)信息化建設(shè)以及提升行政檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)等方面進(jìn)行改進(jìn)，從而保障醫(yī)院行政檔案管理工作能夠高效開(kāi)展。