醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題及對策研究

郭 穎

（四平市鐵西區(qū)婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，吉林 四平 136000）

人事檔案代表了一個人的履歷，工作學(xué)歷；等等，它扮演的角色極其重要，既是往期工作的體現(xiàn)，也是未來發(fā)展的展望。本文就對當(dāng)前醫(yī)院人事檔案工作中存在的問題提出建議和對策。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案工作中的幾個問題

1.人與檔案之間存在著很大的距離，工作效能受到了極大的制約

隨著我國的人事體制改革，人員的流動性越來越強(qiáng)，原有的“檔在人在”格局已經(jīng)被打破，這就阻礙了人才的引入，造成了許多“有人無檔”的現(xiàn)象。當(dāng)前，在醫(yī)院中，重醫(yī)促發(fā)展，輕人事檔案，對檔案工作存有成見或誤解，對人事檔案管理知識簡單化、檔案信息開發(fā)利用的重要性認(rèn)識不足，僅僅停留在對檔案保管、存放，一般應(yīng)付的思想觀念基礎(chǔ)上。在沒有遺失的情況下，處理好外調(diào)和查檔就可以了，很難把人員的資料用來發(fā)展和使用。

在人員的流動中，一些機(jī)構(gòu)通過扣留人員的文件資料來控制人員的流失。如此一來，非但無法留住優(yōu)秀的員工，還會讓原來的工作崗位與優(yōu)秀員工的關(guān)系變得冷淡，很多優(yōu)秀的員工甚至?xí)x擇放棄原來的工作崗位，“兩敗俱傷”，沒有足夠的人力資源來吸引更多的優(yōu)秀員工[1]。

2.人事處的文件全部放在人事處，勢必造成人檔分開

雇員離職或被解雇后，原機(jī)構(gòu)或人員不能按時完成文件的傳遞，往往造成放棄的情況。

3.人員資料的管理不規(guī)范，對其使用的價值產(chǎn)生了一定的負(fù)面作用

伴隨著人員體制的持續(xù)變革和發(fā)展，以及人員的流動性，醫(yī)療機(jī)構(gòu)對人員的選擇與利用程序日趨簡單。而“終身”的人事檔案制度又不能及時地加以彌補(bǔ)與調(diào)整，這就成為制約人力資源流動的障礙。隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展，人事體制的變革、人事管理的變化，使醫(yī)院的人事管理呈現(xiàn)多元化的特征，對人事管理的管理方式也有了新的需求。

構(gòu)成文件資料的單位或部門未按時存檔；管理機(jī)構(gòu)未積極督促應(yīng)存檔的資料；未按規(guī)定時間送達(dá)的各部門和單位；未與存檔單位、各部門保持良好的聯(lián)絡(luò)與交流，導(dǎo)致零星資料無法及時存檔。

在人才庫工作的管理人員大都是半路出家或兼職管理，他們的知識結(jié)構(gòu)不均衡，教育程度不統(tǒng)一，缺少專門的訓(xùn)練，不了解行政管理和醫(yī)院管理工作。一般只會一些簡單的資料搜集與裝訂，很難適應(yīng)新時代的檔案工作：人事、年終升遷、調(diào)薪、員工人事變動、錄用與業(yè)務(wù)考評，這些都需要人事部完成，工作細(xì)碎繁雜致使工作人員只做些簡單工作，安于現(xiàn)狀，服務(wù)意識滯后[2]。

4.在移交文件時，存在著文件資料不全、資料不全等問題

在移交文件時沒有提交“調(diào)檔信”或“干部人事檔案轉(zhuǎn)交通知書”，沒有經(jīng)保密渠道轉(zhuǎn)寄或沒有指定人員送檢，有的單位還違背了轉(zhuǎn)遞規(guī)定，將個人資料交給了自己。在送出前，由于零星資料未及時存檔，人員資料未及時組織，造成資料不完全、資料不完全、“雜亂無章”。

對各類工作人員，不同的工作性質(zhì)，對日常工作和日常工作的考核，都有一定的松緊度。第一，編制、編外人員的檔案管理水平不同，存在著不同程度的文件品質(zhì)問題。第二，對離退休人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案等檔案的監(jiān)管不力。第三，在人事檔案的日常工作中，與檢查時、年中、年終的要求不同，無法保持一貫的高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求。許多地方在查房之前，臨時將卷宗歸類，一般都是“不聞不問”。

新生的人事檔案工作存在著一定的問題，嚴(yán)重地制約了檔案的規(guī)范化管理，由于人事處的逐步實(shí)施和人員構(gòu)成的不斷變動，使得醫(yī)院人事檔案在辦理的過程中出現(xiàn)了一些問題。關(guān)于新入職的大學(xué)生人事檔案管理處法、人事處和基層部門對此有不同看法。畢業(yè)生的資料有的在雇主那里，有的在人事部門，在工資、工齡、轉(zhuǎn)職等問題上都有不便，這必然會降低工作的效果。

5.電子化管理不夠完善

有些醫(yī)院雖然在人事檔案的管理上，可以將數(shù)據(jù)信息輸入到了電腦中從而進(jìn)行電子化管理，但總體來說，計(jì)算機(jī)使用頻率并不高，尤其是在文件的編號、姓名輸入、輸入、查詢等方面不夠熟練，整體管理無法運(yùn)用其中。

電子化管理相對于傳統(tǒng)的手工操作方式，查詢的速度要快得多，錯誤也少了許多，但傳統(tǒng)觀念導(dǎo)致目前大部分的資料還是由員工自己來完成，且醫(yī)院內(nèi)部人員的檔案管理意識薄弱對電子化管理采取漠視態(tài)度，所以，資料的真實(shí)性和可信度依然難以保證，而在這種情況下，人員檔案保存工作、信息系統(tǒng)就無法正常運(yùn)行，從而造成了醫(yī)院在人力資源管理上缺乏執(zhí)行力、領(lǐng)導(dǎo)力。而傳統(tǒng)檔案管理方法缺點(diǎn)明顯：蟲蛀、潮濕、霉變等自然原因的干擾，以及管理者對紙質(zhì)文件的整理與裝訂經(jīng)常發(fā)生不同程度的損壞等人為因素的影響。

綜上所述，即便信息化發(fā)展迅猛，但是許多醫(yī)院依然沒有更新?lián)Q代，總體管理仍然處于低端模式，導(dǎo)致檔案管理方法越來越落后，問題愈加嚴(yán)重，亟待解決。

6.觀念問題

一直以來，各個醫(yī)療機(jī)構(gòu)都把“救死扶傷”作為自己的宗旨，把重點(diǎn)放在提高醫(yī)療水平和引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)上，對人事檔案的處理卻忽視了。上級不把文件的工作看得很輕，覺得工作做得好，別的什么都不是重點(diǎn)，而有關(guān)工作的態(tài)度馬虎，平時的文件整理工作也不是很積極。

關(guān)于工作業(yè)績和培訓(xùn)深造的信息，其信息不完全、不全面。因此，在今后的晉升、入黨和工資變動中，由于目前的資金不足，給醫(yī)務(wù)工作者帶來了新的困難。

不能充分地體現(xiàn)出他們的工作狀況，從而影響到他們的未來。

人力資料搜集困難，使用率低下，大部分的病患，不但是病患的觀念不高，同時，醫(yī)護(hù)人員也不愿合作，在遞交病歷時，往往會拖延，甚至連資料管理員都一再催促，也是徒勞無功。有時候，文件丟失的時候，申請的流程會很不順暢。

7.管理設(shè)施簡陋，技術(shù)方法陳舊

在一些醫(yī)院里，對衛(wèi)生器材的重視遠(yuǎn)多于對人員的檔案，對檔案的管理經(jīng)費(fèi)不多，辦公環(huán)境很簡樸，往往是因陋就簡，因地制宜，硬件設(shè)施簡陋，沒有鐵門、鐵窗等基礎(chǔ)設(shè)施，不具備防火、防潮、防盜等條件，而且還融辦公、閱檔、倉庫為一體。檔案收集、整理、歸類、編目等工作仍以人工方式進(jìn)行，大量的紙張資料，檔案的品質(zhì)、收集的效率、檔案的利用率都很低下[3]。

二、制定醫(yī)院人事檔案工作的對策

1.加強(qiáng)對文件的宣傳和教育，提高對文件的認(rèn)識

加強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識，將極大地促進(jìn)檔案工作。檔案工作和檔案工作是相互促進(jìn)、相互制約的。只有樹立良好的檔案觀念，才能及時地收集整理和整理檔案資料，才能保證資料的精確、完備。在醫(yī)院的人事管理中，也是如此。要利用各種機(jī)會，積極主動地向科室領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)宣傳有關(guān)文件的法律、法規(guī)，并向他們請示、匯報，并經(jīng)常與他們交流、溝通，盡量獲得他們的理解和支持。

2.搞好人事檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)高度重視是保證

增強(qiáng)對文件的認(rèn)識，沒有什么比領(lǐng)導(dǎo)者更能發(fā)揮好的了。首先，領(lǐng)導(dǎo)要增強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識，使之成為一種十分重要的人力資源，對整個工作的開展起著舉足輕重的作用。其次，要積極組織宣傳，增強(qiáng)員工對檔案的認(rèn)識，利用宣傳單、宣傳欄、宣講會、宣傳標(biāo)語等方式宣傳檔案管理的重要性和必要性，讓職工切實(shí)感覺到人事檔案管理工作與自己的生活工作密切相關(guān)，以便更好地支持檔案管理工作。

要做到文件的科學(xué)化，必須有證件。要將人事檔案工作作為醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)院發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，與醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要進(jìn)一步推廣和推廣醫(yī)院人事檔案工作，強(qiáng)化檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持人事檔案管理工作。

3.建立健全的制度檔案，使檔案的規(guī)范化

在人事檔案的工作中，要做到系統(tǒng)的全面落實(shí)。同時，要強(qiáng)化對檔案的監(jiān)管，確保檔案的各項(xiàng)管理體系得以實(shí)施和實(shí)施。要在制定和完善一套文件制度的同時，要嚴(yán)格落實(shí)各種制度，在制度面前人人一律，不依個人感情，堅(jiān)決捍衛(wèi)制度的嚴(yán)肅性；要堅(jiān)持用制度管人、用制度管事，在加強(qiáng)人事檔案保密工作的同時，要合理開發(fā)利用檔案資源；要明確各崗位的工作職責(zé)，制定工作規(guī)范，強(qiáng)調(diào)工作原則，規(guī)范工作行為，從制度上填補(bǔ)漏洞；檔案管理部門要與檔案資料形成的業(yè)務(wù)部門保持密切聯(lián)系和有效溝通，要以科室為基礎(chǔ)建立與之相應(yīng)的檔案收集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使采集工作程序化、制度化化。

4.強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍，使人才檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化

搜集資料的完整、詳細(xì)、準(zhǔn)確。在搜集資料方面，要注意將“功勞”做到日常工作。所有的資料都要當(dāng)天收，當(dāng)天交，日清日結(jié)，盡量把資料整理得井井有條。要求在一個月之內(nèi)，材料要及時整理，豐富干部的檔案內(nèi)容，增加檔案的信息量。嚴(yán)格審核，嚴(yán)格篩選。為保證資料的真實(shí)，檔案資料應(yīng)由主管部門按《干部檔案整理工作細(xì)則》要求，嚴(yán)格執(zhí)行。強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍，提升檔案管理工作的專業(yè)化素質(zhì)，醫(yī)院可以通過開展檔案整理、收集、歸檔等方的訓(xùn)練，以提升檔案工作的能力。通過配備專職使其能夠在任何時的檔案管理人才，可以指導(dǎo)其他單位的工作，提高檔案工作的專業(yè)化程度。

在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院既要引進(jìn)專門技術(shù)人員，又要主動地提高管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，專業(yè)經(jīng)理要有責(zé)任心，要認(rèn)真學(xué)習(xí)新的技術(shù)和方法，要熟練掌握有關(guān)的電腦資料資料的使用。其次，要強(qiáng)化醫(yī)院的檔案工作。在用人單位中，應(yīng)采取多種途徑，如擇優(yōu)選聘、競聘、聘用優(yōu)秀的檔案管理人員。

5.嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范化管理

在整理工作中，要注意掌握新的文獻(xiàn)資料整理方式。每年都要集中力量，集中精力，根據(jù)《檔案整理工作細(xì)則》的規(guī)定，對人員資料進(jìn)行再分類，以達(dá)到組織有序，目錄清楚，裝訂整齊，整潔美觀，使用方便的目的。健全人事檔案管理體系，加強(qiáng)對人事檔案工作的重視，對其工作中出現(xiàn)的一系列問題進(jìn)行深入的探討，并對其進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的對策。建立健全的檔案管理體系，建立健全的檔案管理體系。在查閱、借閱相關(guān)檔案時，必須提供有關(guān)單位的文件證明：借閱檔案材料不能借給他人，若有損毀、涂改、偽造等情況，依規(guī)定予以懲罰。

健全有關(guān)人員的文件和政策。正所謂，沒有規(guī)則，就沒有規(guī)則。要使醫(yī)院的人事檔案工作得到進(jìn)一步發(fā)展，就需要深入地分析和研究，并提出相應(yīng)的對策。尤其要加強(qiáng)對檔案的保存、歸類、流通等的管理，以保證檔案工作的規(guī)范化和規(guī)范化。

6.抓好培養(yǎng)，使人才檔案工作專業(yè)化

是人才檔案工作的重要組成部分，其綜合素質(zhì)在一定程度上影響著整個工作的質(zhì)量。在人才檔案工作中要堅(jiān)持以民為本，充分調(diào)動和調(diào)動干部的積極性，用科學(xué)的思路和態(tài)度去認(rèn)識和把握檔案工作的規(guī)律，提高現(xiàn)代化檔案管理的能力。檔案工作的管理者必須具備較強(qiáng)的職業(yè)道德意識，主動學(xué)習(xí)新知識和新技術(shù)，熟悉當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生工作的具體工作。

為加強(qiáng)對人事檔案工作的培訓(xùn)，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，現(xiàn)場觀摩指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。將醫(yī)院的檔案工作納入醫(yī)院的培訓(xùn)方案中，對其進(jìn)行提拔和工作表現(xiàn)的關(guān)注，以保證其在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用。努力工作會有公平的報酬。充分利用科技方法對人事部進(jìn)行管理，應(yīng)用現(xiàn)代科技了解病歷的全部操作流程。使其能夠在任何時候都能利用因特網(wǎng)查閱信，同時也能為醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員的調(diào)動和人才培訓(xùn)工作，為醫(yī)療事業(yè)的迅速發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

7.加強(qiáng)人力資源建設(shè)，提高檔案使用效率

從資料收集整理到保管、鑒定，全過程都是以此為核心進(jìn)行的。加強(qiáng)對干部隊(duì)伍建設(shè)和發(fā)展，是高校檔案工作的起點(diǎn)和歸宿。醫(yī)院檔案工作要堅(jiān)持服務(wù)醫(yī)院發(fā)展的目標(biāo)，要在創(chuàng)新服務(wù)手段、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、提高服務(wù)質(zhì)量上下功夫，要明確服務(wù)方向、堅(jiān)定服務(wù)思想、改變服務(wù)理念，要認(rèn)真研究醫(yī)院檔案利用工作的特點(diǎn)和規(guī)律，使醫(yī)院檔案更好地發(fā)揮檔案資源的力量，為醫(yī)院人才培養(yǎng)、干部聘用、職稱晉升、工資福利、辦理退休等工作提供真實(shí)可靠的檔案信息，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策提供翔實(shí)、準(zhǔn)確的第一手資料。

結(jié)語

本文認(rèn)為，人事檔案的工作是推進(jìn)醫(yī)院全面深化的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它直接影響到人才的使用、流動、培養(yǎng)以及長期的可持續(xù)發(fā)展。這既是對醫(yī)務(wù)工作者的直接利益，也是對醫(yī)院今后不斷深入的改革與長期發(fā)展有益補(bǔ)充。加強(qiáng)對人事檔案管理的建設(shè)，緊跟時代步伐，就能夠成為醫(yī)院工作體系中的堅(jiān)強(qiáng)后盾。