不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用分析

高 飛 朱成超

（1.遼陽(yáng)縣不動(dòng)產(chǎn)登記中心，遼寧 遼陽(yáng) 111200 2.南京國(guó)圖信息產(chǎn)業(yè)有限公司沈陽(yáng)分公司，遼寧 沈陽(yáng) 110000）

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作與權(quán)益人的切身利益有直接的關(guān)聯(lián)，傳統(tǒng)的管理模式存在很多不可避免的問(wèn)題，嚴(yán)重的影響著不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的現(xiàn)代化方式為檔案管理工作提供了途徑，極大地促進(jìn)了產(chǎn)業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整，根據(jù)當(dāng)下不動(dòng)產(chǎn)檔案發(fā)展的特征，要推動(dòng)其與數(shù)字化融合，對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的高效開(kāi)展具有積極意義。

一、數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用的流程

1.對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案資料進(jìn)行掃描

數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理應(yīng)用中初步階段要完成數(shù)據(jù)的對(duì)接工作。傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存方式是以紙質(zhì)版為主，首先應(yīng)該根據(jù)檔案的建檔時(shí)期或者類(lèi)型不同對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描，在掃描過(guò)程中要反復(fù)檢查原材料中的信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性以免在后續(xù)電子存檔中發(fā)現(xiàn)信息錯(cuò)漏，檔案信息的完整性十分重要，在檔案掃描出現(xiàn)信息不一致的狀況時(shí)，檔案管理人員要及時(shí)與權(quán)益人溝通。

原有的檔案信息記錄錯(cuò)誤的地方要及時(shí)進(jìn)行改正，對(duì)于新建的電子檔案要在上面做好批注，以確保原有的檔案信息不會(huì)缺失，在完成文字部分內(nèi)容掃描后，要對(duì)檔案中圖片部分內(nèi)容進(jìn)行整理，按照規(guī)范的流程對(duì)圖片信息進(jìn)行收集，一旦遇見(jiàn)圖片不清晰的狀況要對(duì)圖片進(jìn)行休整還原，以確保圖片信息是真實(shí)可靠的。檔案信息的準(zhǔn)確與真實(shí)是利用檔案的基礎(chǔ)，在掃描文檔的過(guò)程中一定要加強(qiáng)重視程度，以免給自身和權(quán)益人帶來(lái)麻煩。

2.對(duì)不動(dòng)產(chǎn)資料進(jìn)行分類(lèi)管理

不動(dòng)產(chǎn)管理檔案具備多種不同類(lèi)型的資料，在進(jìn)行整理時(shí)要進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，不能將所有的不動(dòng)產(chǎn)資料混淆在一起進(jìn)行整理，不僅會(huì)造成信息的錯(cuò)亂還會(huì)影響后續(xù)檔案查找的效率。傳統(tǒng)的手工式分類(lèi)的歸檔方法存在很多的不足，檔案數(shù)字化建設(shè)可有效地彌補(bǔ)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中不足的地方。檔案信息的記錄以現(xiàn)實(shí)狀況為依據(jù)，不能在整理時(shí)為了方便隨意的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行涂抹和修改，整理脫離實(shí)際會(huì)影響建檔存檔和查檔工作的進(jìn)行[1]。

為了確保不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性，要熟練地掌握數(shù)字化技術(shù)，近幾年來(lái)數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于檔案管理的各個(gè)領(lǐng)域，因此檔案管理人員可學(xué)習(xí)借鑒的途徑也是非常廣泛的。在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)資料分類(lèi)時(shí)要遵循國(guó)家規(guī)定的原則，由于檔案的保存是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，所以在整理過(guò)程中要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，不同區(qū)域?qū)n案的分類(lèi)具有差異性，所以在分類(lèi)時(shí)要提前對(duì)規(guī)定進(jìn)行了解。

3.完成對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的上傳

完成了不動(dòng)產(chǎn)資料的掃描和整理工作后就要對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳，紙質(zhì)版的檔案資料一般都有嚴(yán)格的檔案編號(hào)，一方面是為了查找檔案資料時(shí)提供便利；另一方面也是對(duì)檔案資料進(jìn)行集中管理。互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展不完全的階段導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的存檔工作數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展極其緩慢，為了實(shí)現(xiàn)高效率的管理，要及時(shí)地整合現(xiàn)有的不動(dòng)產(chǎn)檔案資料，另外也要引進(jìn)數(shù)字化人才，專(zhuān)業(yè)化的操作會(huì)提高數(shù)據(jù)上傳的效率。

在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的上傳工作時(shí)，首先應(yīng)該借助編號(hào)的順序?qū)n案信息進(jìn)行上傳，在檢查驗(yàn)收內(nèi)容無(wú)誤后再進(jìn)行具體的歸檔，在進(jìn)行歸檔工作時(shí)需要指定專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行管理。隨著不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程加快，檔案管理部門(mén)也要開(kāi)展培訓(xùn)工作，提高公司員工的數(shù)字化水平，以確保在進(jìn)行檔案歸納整理時(shí)，所有人都能參與到管理中，提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的效率[2]。

4.搭建不動(dòng)產(chǎn)檔案信息共享平臺(tái)

不同的不動(dòng)產(chǎn)類(lèi)型在建檔時(shí)有不同的要求，因此在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案信息數(shù)字化過(guò)程中要對(duì)不同類(lèi)型的不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行區(qū)分，結(jié)合當(dāng)?shù)夭粍?dòng)產(chǎn)檔案管理的政策進(jìn)行資料收集和歸納，為了促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理效率，要利用數(shù)字化技術(shù)及時(shí)搭建不動(dòng)產(chǎn)檔案信息共享平臺(tái)，讓單位內(nèi)部工作人員對(duì)檔案資料的整理順序進(jìn)行了解，以方便后續(xù)的查檔調(diào)檔工作。傳統(tǒng)的檔案整理程序缺乏對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，因此使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的價(jià)值沒(méi)有得到有效的發(fā)揮。

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理搭建共享平臺(tái)需要破除工作內(nèi)部各部門(mén)的瓶頸，打破原有的信息共享的壁壘，聯(lián)動(dòng)各部門(mén)共同參與平臺(tái)的搭建，在此過(guò)程中不僅會(huì)增加同事間的交流，營(yíng)造良好的工作氛圍，還會(huì)促進(jìn)各部門(mén)的信息共享。但是信息平臺(tái)的搭建也要注重防火墻的建設(shè)，避免產(chǎn)生檔案信息泄露的狀況。這樣才能既享受到資源共享，又提高不動(dòng)產(chǎn)檔案的使用效率。

二、數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題

1.檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)不一致

現(xiàn)階段，一些不動(dòng)產(chǎn)管理工作中依舊存在雜亂化的現(xiàn)象，不動(dòng)產(chǎn)的編號(hào)不夠規(guī)范，導(dǎo)致不同類(lèi)型的不動(dòng)產(chǎn)資料混合在一起，在查找資料的過(guò)程中依舊需要花費(fèi)大量的時(shí)間。還有一部分檔案缺少圖片資料，或是存在圖片資料不清晰的情況，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)檔案資料掃描整理時(shí)難以完成數(shù)字化錄入，檔案管理的過(guò)程中過(guò)度依賴(lài)傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，使整理過(guò)程創(chuàng)新動(dòng)力不足，最終導(dǎo)致內(nèi)外部人員查找資料時(shí)耗。

不同的檔案信息編排過(guò)程中應(yīng)有一致的標(biāo)準(zhǔn)，以往的檔案編排中缺乏規(guī)范的制度，因此導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)的檔案資料在整理過(guò)程中缺乏一致的秩序。為了保證不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的一致性，在編排過(guò)程中要注意編排的依據(jù)，檔案管理人員要將編排的依據(jù)做好批注，一致化的信息錄入標(biāo)準(zhǔn)才會(huì)使檔案的整理和分類(lèi)變得更加便捷，數(shù)字化技術(shù)才得以有持續(xù)發(fā)展的空間。

2.檔案信息存檔管理分散

隨著數(shù)字化和信息化的普及，不動(dòng)產(chǎn)檔案工作才得以被重視。目前，檔案信息的存檔管理方式依舊分散，不動(dòng)產(chǎn)的登記和信息傳遞缺乏可靠的橋梁，雖然說(shuō)在現(xiàn)階段農(nóng)林牧及海洋等部門(mén)都有對(duì)檔案信息的存檔，但是由于保管場(chǎng)所過(guò)于多元化，所以使檔案信息的規(guī)劃過(guò)程變得更加復(fù)雜和冗長(zhǎng)，另外各部門(mén)單位在進(jìn)行建檔時(shí)檔案意識(shí)發(fā)展的并不成熟，因此導(dǎo)致記錄內(nèi)容有較大的差異，所以在查找中很難找到相關(guān)的信息。

不動(dòng)產(chǎn)檔案的記錄和實(shí)際業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)程度比較低，正因?yàn)槿绱藱n案信息的管理工作進(jìn)行的才如此分散，隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，各種信息和資源的鏈接性變得更強(qiáng)，能更好地滿(mǎn)足檔案信息的管理與整理，能夠有效地提升不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用效率，檔案資料的保存是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，但是對(duì)檔案資料的查閱沒(méi)有任何時(shí)間上的限制，但是不能因?yàn)闄n案的利用不足就忽視檔案數(shù)字化的建設(shè)。

3.檔案信息保密性不全

傳統(tǒng)的檔案保存中對(duì)信息的保密性并沒(méi)有足夠的重視，因此隨著檔案管理單位的遷移，部分檔案信息也發(fā)生了遺失和泄露，部分檔案在查閱過(guò)程中還產(chǎn)生了破損，難以與之前記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行重合，嚴(yán)重地影響著對(duì)檔案資料的利用。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理信息的建設(shè)中，要重視保密工作的進(jìn)行，保障信息的儲(chǔ)存在安全的環(huán)境中，以免給權(quán)益人帶來(lái)利益上的損失。傳統(tǒng)檔案管理模式就是因?yàn)楸Ｃ苄圆蛔悖艜?huì)使檔案信息長(zhǎng)期以來(lái)得不到有效的利用。

要想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的全面升級(jí)就要對(duì)檔案不動(dòng)產(chǎn)信息管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，在解決過(guò)程中探討出科學(xué)化的實(shí)施方案，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，確保數(shù)字化進(jìn)程能夠滿(mǎn)足當(dāng)前發(fā)展的要求。檔案信息的保密工作是十分重要的，因此在構(gòu)建新的檔案管理體系時(shí)要注重防火墻的設(shè)置，針對(duì)檔案管理工作要設(shè)置專(zhuān)網(wǎng)進(jìn)行運(yùn)營(yíng)，避免在操作時(shí)遭遇不良網(wǎng)站的攻擊，安全機(jī)制的構(gòu)建是保證檔案存儲(chǔ)安全的基礎(chǔ)，也會(huì)提升檔案使用價(jià)值。

4.檔案管理信息化建設(shè)緩慢

不動(dòng)產(chǎn)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)在現(xiàn)階段受多種因素的制約導(dǎo)致建設(shè)過(guò)程緩慢。一方面，最初的不動(dòng)產(chǎn)記錄信息不夠全面，影響信息的整；另一方面，權(quán)益人對(duì)當(dāng)前的信息系統(tǒng)不夠了解，檔案管理意識(shí)不足，因此在信息收納整理時(shí)存在很多不配合的現(xiàn)象，為了改善這樣的狀況，要構(gòu)建出一套規(guī)范的檔案管理程序，使檔案信息的建設(shè)有制度化的模式，這樣才能增加權(quán)益人對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的信任。

目前，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成效，但是客觀性因素的阻礙使得其難以形成一個(gè)完整的平臺(tái)，檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)的信息資料不同設(shè)置一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，來(lái)提高檔案管理服務(wù)的水平和能力，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立會(huì)推動(dòng)檔案管理信息化的建設(shè)。信息化水平的提高不僅提高了檔案保存的安全性，也保障了權(quán)益人的切身利益，降低了檔案管理人員的工作壓力。

三、數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用的具體策略

1.建立統(tǒng)一的信息錄入標(biāo)準(zhǔn)

隨著數(shù)字化和信息化的發(fā)展，國(guó)內(nèi)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的重視程度也有了提高，不動(dòng)產(chǎn)檔案的記錄和管理規(guī)劃的初步建設(shè)已經(jīng)有了發(fā)展的模型，但是統(tǒng)一的登記制度的實(shí)施還需要一部分時(shí)間的發(fā)展才能夠規(guī)范化。各單位和部門(mén)要想推動(dòng)數(shù)字化檔案的發(fā)展，在構(gòu)建發(fā)展途徑時(shí)要建立統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)信息錄入標(biāo)準(zhǔn)，各區(qū)域都采用統(tǒng)一的模式會(huì)提升檔案記錄的時(shí)效性和便利性，有利于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)?；l(fā)展。隨著法制系統(tǒng)的不斷完善，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記工作的實(shí)行也迫在眉睫。

當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記的過(guò)程相對(duì)來(lái)說(shuō)不夠規(guī)范，一方面，缺乏明確的制度規(guī)范；另一方面，缺乏檔案保存的場(chǎng)所，傳統(tǒng)的檔案信息管理工作缺乏一致的標(biāo)準(zhǔn)使得如今的數(shù)字化檔案建設(shè)缺乏可靠的依據(jù)，數(shù)據(jù)的差異性過(guò)大，限制著檔案信息管理工作的進(jìn)行，使檔案資源從紙質(zhì)化轉(zhuǎn)移到電子化的過(guò)程發(fā)展緩慢，不利于不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化的構(gòu)建，相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型支持力度不足，也影響著檔案管理工作建立統(tǒng)一的信息錄入標(biāo)準(zhǔn)。

2.規(guī)范檔案管理存檔模式

不動(dòng)產(chǎn)集中管理工作近幾年來(lái)剛剛得到重視，由于其長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)檔案信息零碎分散，在查找信息時(shí)非常不便捷。為快速的推進(jìn)數(shù)字化檔案的建設(shè)，相關(guān)部門(mén)要逐步規(guī)范檔案管理的存檔模式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版資料存儲(chǔ)的方式是否要保留，電子版的不動(dòng)產(chǎn)管理資料是否足夠安全都需要檔案管理人員進(jìn)行進(jìn)一步的探討，再總結(jié)出檔案數(shù)字化的實(shí)施辦法。

為了持續(xù)推進(jìn)檔案管理工作數(shù)字化的進(jìn)程，要繼續(xù)規(guī)范檔案管理的存檔模式。電子檔案的存儲(chǔ)不僅能夠長(zhǎng)期使信息得到良好的保存，還能夠使查閱過(guò)程變得更加便捷，具有紙質(zhì)版檔案所不具有的優(yōu)勢(shì)。但是數(shù)字化檔案的建設(shè)不能夠沒(méi)有科學(xué)的依據(jù)，在規(guī)范的制度下，才能保障信息得到合理的利用，在數(shù)字化建檔過(guò)程中從登記到辦理都要在監(jiān)控模式下，防止無(wú)關(guān)人員對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行盜取。

3.樹(shù)立檔案管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)依舊是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，隨著多種先進(jìn)技術(shù)的同步引用，在不動(dòng)產(chǎn)信息儲(chǔ)存中也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，在檔案信息未更新之前，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，一方面，要承擔(dān)行政秘書(shū)的工作；另一方面，還要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)信息進(jìn)行建檔和存檔，過(guò)度忙碌的工作會(huì)使其忽略檔案信息的安全，因此針對(duì)這種情況，要選擇專(zhuān)人對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，避免發(fā)生信息泄露這樣的狀況。另外也可在檔案管理內(nèi)部開(kāi)展培訓(xùn)工作，根據(jù)培訓(xùn)的最終結(jié)果選擇最適合該崗位的人員。

數(shù)字化檔案深入發(fā)展后對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的依賴(lài)會(huì)不斷增強(qiáng)，為了確保信息得到有效處理，在存儲(chǔ)過(guò)程中要進(jìn)行備份，以免一臺(tái)電腦中信息遺漏卻沒(méi)有相關(guān)的補(bǔ)救措施，為了提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的安全性，要設(shè)置專(zhuān)網(wǎng)和登錄接口，只有內(nèi)部人員才可對(duì)信息進(jìn)行查閱，其他人員有了解需求時(shí)要出具相關(guān)的身份證明才能登錄檔案管理系統(tǒng)，這樣的操作方式能夠使檔案信息的安全得到一定的保障。

4.為檔案數(shù)字化搭建空間

目前，部分檔案管理部門(mén)已經(jīng)初步構(gòu)建了不動(dòng)產(chǎn)檔案信息庫(kù)，信息庫(kù)的建立能夠使工作人員在檔案查詢(xún)時(shí)更加節(jié)省時(shí)間，數(shù)字化檔案管理模式的構(gòu)建以信息化為基礎(chǔ)，鑒于數(shù)字化檔案還在逐步完善階段要強(qiáng)化檔案管理人員的管理意識(shí)。紙質(zhì)版的檔案保存方法具有一定的優(yōu)勢(shì)，但是隨著信息化的快速推進(jìn)，要利用好發(fā)展的契機(jī)，為檔案管理工作搭建合適的發(fā)展平臺(tái)，促進(jìn)檔案利用的效率。

為了保證電子檔案實(shí)現(xiàn)集中化管理，有關(guān)部門(mén)應(yīng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)一步進(jìn)行法律和制度上的規(guī)范，針對(duì)市場(chǎng)中盜取檔案信息和主動(dòng)泄露檔案信息的行為進(jìn)行嚴(yán)懲，這樣才能提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的安全性，另外不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展的不全面也影響著土地資源的合理規(guī)劃，所以需要為檔案數(shù)字化技術(shù)搭建信息化建設(shè)空間，以促進(jìn)檔案管理工作有序的發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展使得數(shù)字化技術(shù)逐步的覆蓋到各個(gè)領(lǐng)域，借助數(shù)字化技術(shù)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行管理有利于提高檔案管理工作的效率，為了完善不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的程序，要完成好當(dāng)前階段數(shù)據(jù)對(duì)接的工作，確保檔案信息是真實(shí)準(zhǔn)確。檔案數(shù)字化管理是符合時(shí)代發(fā)展要求的重要途徑，互聯(lián)網(wǎng)的普及雖然為檔案管理工作提供了便捷，但是由于其自身安全系統(tǒng)的缺陷還要加強(qiáng)信息安全保密工作。