高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)檔案管理存在的問題與對(duì)策分析

丁振華

（安慶化工建設(shè)投資有限公司，安徽 安慶 246000）

引言

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案；在全面建設(shè)小康社會(huì)的進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要。深刻把握新一代科技革命和產(chǎn)業(yè)變革機(jī)遇，把握產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)律趨勢(shì)，科學(xué)總結(jié)我國高新區(qū)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展基礎(chǔ)離不開檔案工作，檔案真實(shí)、客觀記錄了高新區(qū)的歷史變遷和發(fā)展脈絡(luò)，是高新區(qū)的無形資產(chǎn)和寶貴資源，是促進(jìn)我國各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。同時(shí)，對(duì)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮著無可替代的資政參考作用，對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)國家安全和社會(huì)穩(wěn)定、維護(hù)人民群眾合法權(quán)益、提高黨的執(zhí)政能力和政府管理水平，為黨委政府決策當(dāng)好參謀助手具有重要意義[1]。

值得深思的是，進(jìn)入“十四五”時(shí)期，檔案工作內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化，面對(duì)新形勢(shì)新任務(wù)新要求，高新區(qū)檔案工作還存在一些不適應(yīng)的地方，主要是：檔案工作重視程度不夠，檔案管理的軟硬件條件保障、管理制度建設(shè)和專業(yè)人才投入需要進(jìn)一步改善，檔案收集方式、管理方式、服務(wù)機(jī)制、數(shù)字化建設(shè)需要進(jìn)一步創(chuàng)新，檔案人才隊(duì)伍素質(zhì)需要進(jìn)一步提高。如何加強(qiáng)新形勢(shì)下高新區(qū)檔案管理工作，確保開發(fā)建設(shè)過程中各類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，由此可見，從提升檔案管理的角度思考：如何加大檔案資源的開發(fā)利用，成為新時(shí)期的一項(xiàng)新任務(wù)。

一、高新區(qū)檔案管理概述

1.高新區(qū)檔案管理的含義與特征

新形勢(shì)下高新區(qū)檔案管理是指在高新區(qū)建設(shè)過程中檔案作為各項(xiàng)工作和人民群眾生產(chǎn)生活情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)高新區(qū)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)地方黨委和政府及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。

高新區(qū)檔案是指在促進(jìn)高新技術(shù)及其產(chǎn)業(yè)的形成和發(fā)展的特定區(qū)域中各管理部門及各企事業(yè)單位從事的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的原始?xì)v史記錄，是真實(shí)記錄高新區(qū)建設(shè)發(fā)展變化和維護(hù)各單位合法權(quán)益的重要原始憑證。高新區(qū)檔案工作有以下特征。

1.1 高新區(qū)檔案工作具有多元性。由于高新區(qū)集土地開發(fā)、城市規(guī)劃建設(shè)、產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目招商、投融資、基礎(chǔ)設(shè)施和公共配套建設(shè)等多領(lǐng)域工作于一體，檔案的門類形成也呈現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)，在重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)、招商引資、項(xiàng)目管理、征地拆遷、安全生產(chǎn)監(jiān)管、生態(tài)環(huán)境保護(hù)等方面表現(xiàn)尤為突出。

1.2 高新區(qū)檔案工作具有階段性。一是在建設(shè)初期，檔案工作應(yīng)納入工作計(jì)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，與業(yè)務(wù)工作同步部署，提高檔案工作的全員意識(shí)。二是在建設(shè)中期，各地均不同程度設(shè)置了綜合檔案室、檔案館、檔案中心等管理機(jī)構(gòu)，配備了專兼職檔案員，制定了相應(yīng)工作運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。三是在轉(zhuǎn)型升級(jí)期，檔案類別與結(jié)構(gòu)、形成主體和范圍不斷豐富和完善，管理模式從單一被動(dòng)式管理趨向多元化主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。

1.3 高新區(qū)檔案工作具有專業(yè)性。高新區(qū)形成的各門類檔案，如產(chǎn)品檔案、科研檔案、科技檔案、民生檔案、項(xiàng)目檔案等。要求檔案管理部門和人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，具備一定的檔案專業(yè)能力素質(zhì)，能夠準(zhǔn)確識(shí)別高新區(qū)檔案管控風(fēng)險(xiǎn)，掌握高新區(qū)檔案管理的特性，建立健全有效管理體系。

2.高新區(qū)檔案工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理邁向法治化。檔案法治意識(shí)不斷增強(qiáng)，結(jié)合實(shí)際相繼出臺(tái)規(guī)章制度，明確了工作職責(zé)和重要性，設(shè)置檔案工作部門，配備專門人員，將檔案工作納入高新區(qū)總體發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、年度預(yù)算和目標(biāo)績效考核，集中統(tǒng)一管理各門類和載體檔案資料，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與督促指導(dǎo)高新區(qū)內(nèi)各責(zé)任單位檔案工作；建立檔案同步收集與歸檔工作機(jī)制，落實(shí)文件形成部門預(yù)立卷制度、企業(yè)檔案主體責(zé)任制，編制了檔案分類方案、各門類文件材料歸檔范圍和保管期限表、檔號(hào)設(shè)置方案、全宗卷等，規(guī)范了檔案綜合管理利用。

2.2 檔案工作趨向數(shù)字化。為響應(yīng)國家檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展要求，充分發(fā)揮高新區(qū)先行先試的體制機(jī)制優(yōu)勢(shì)，結(jié)合政務(wù)服務(wù)、大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”數(shù)字檔案資源整合特征，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案工作模式，突破空間等管理?xiàng)l件制約因素，摒棄傳統(tǒng)檔案管理弊端，實(shí)現(xiàn)多人在線歸檔收集、網(wǎng)絡(luò)異地查檔服務(wù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、備份等功能，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，加大紙質(zhì)檔案的信息資源利用開發(fā)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值和效率。

2.3.檔案工作呈現(xiàn)規(guī)范化。從檔案的收集、分類、鑒定、整理、歸檔、裝訂、著錄、裝盒、標(biāo)引、上架等具體工作入手，加強(qiáng)檔案的形成的過程管理。制定了檔案規(guī)章制度，做到了有章可循。配備了計(jì)算機(jī)、密集架、監(jiān)控設(shè)備等辦公設(shè)備，加強(qiáng)了檔案保管。檔案室做到辦公、調(diào)閱、庫房三分開，確保檔案在整理、查閱和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)中的完整性和安全性。建立了各種檢索體系，使歸檔后的檔案門類清晰、結(jié)構(gòu)合理、查閱便捷。

二、高新區(qū)檔案管理存在的問題

1.檔案工作法治化意識(shí)淡薄

高新區(qū)各級(jí)各部門對(duì)檔案工作存在不同程度認(rèn)識(shí)偏差，沒有堅(jiān)持“檔案工作姓黨”的原則，對(duì)檔案工作的政治屬性認(rèn)識(shí)不足，在高新區(qū)體制機(jī)制改革中難以有效推動(dòng)，沒有科學(xué)遵循檔案工作規(guī)律，部分仍停留在傳統(tǒng)的管理階段，主動(dòng)順應(yīng)新變化，履職責(zé)任和意識(shí)還有欠缺，對(duì)檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”現(xiàn)象依然存在，檔案工作作為一項(xiàng)傳統(tǒng)性和基礎(chǔ)性工作，存有其本身特殊性質(zhì)和屬性，依法建檔治檔思想和檔案全員意識(shí)亟待加強(qiáng)[2]。

2.檔案人員和機(jī)構(gòu)設(shè)置不足

檔案部門多數(shù)為綜合管理部門臨時(shí)設(shè)置機(jī)構(gòu)，由于檔案管理崗位設(shè)置的不確定性，崗位具有較大的流動(dòng)性；檔案辦公用房設(shè)置不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)，存在檔案庫房和辦公室或業(yè)務(wù)用房混用等現(xiàn)象，由于現(xiàn)有存儲(chǔ)空間的制約，檔案收集和安全保管的不穩(wěn)定性，庫房面積難以滿足檔案按時(shí)接收的要求；人才培養(yǎng)機(jī)制嚴(yán)重缺乏，檔案從業(yè)人員中存在非專業(yè)兼職人員臨時(shí)上崗現(xiàn)象，缺乏專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力，沒有行之有效的培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)大型基建、招商項(xiàng)目、安全生產(chǎn)等專業(yè)性很強(qiáng)的門類檔案無從下手，無法駕馭和有效處置高新區(qū)檔案工作的復(fù)雜局面[3]。

3.地區(qū)間檔案工作差距較大

如蘇州工業(yè)園區(qū)的檔案管理中心等一批先進(jìn)園區(qū)的檔案工作抓住了發(fā)展機(jī)遇，走在了行業(yè)和區(qū)域前列，受地區(qū)間經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人文教育、歷史環(huán)境等因素的影響，對(duì)比發(fā)達(dá)地區(qū)和欠發(fā)達(dá)地區(qū)高新區(qū)檔案工作，檔案事業(yè)一體化發(fā)展格局還未完全形成，檔案服務(wù)利用資源整合體系還未完全建立，地區(qū)間檔案工作發(fā)展水平存在著不平衡和不充分矛盾，制約了檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，難以滿足高新區(qū)轉(zhuǎn)型升級(jí)的需求和檔案事業(yè)發(fā)展需要[4]。

4.檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后

隨著當(dāng)今社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化的快速發(fā)展，數(shù)字檔案和電子檔案是作為紙質(zhì)檔案生命的延續(xù)和發(fā)展趨勢(shì)，人們對(duì)檔案信息的利用需求日益增長，檔案資源及時(shí)得到有效整合、高效檢索、共享利用顯得尤為突出。與此同時(shí)，多數(shù)高新區(qū)對(duì)檔案工作數(shù)字化認(rèn)識(shí)不高，數(shù)字化工作開展水平參差不齊，檔案信息資源多元分散，以至于館（室）藏檔案的結(jié)構(gòu)較為單一，檔案工作助推高新區(qū)的科學(xué)決策作用發(fā)揮不高。

三、高新區(qū)檔案管理存在的問題原因分析

1.檔案管理水平難以服務(wù)高新區(qū)建設(shè)

高新區(qū)建設(shè)與發(fā)展離不開檔案管理工作的有力支撐。各類檔案全程記載了高新區(qū)從無到有的發(fā)展歷程，是最真實(shí)、最可靠、最有力的歷史見證。如拆遷檔案的收集整理與民生息息相關(guān)，可以直接影響到社會(huì)的大局穩(wěn)定。隱蔽工程檔案的建檔與工程安全、道路、雨污水排放工程新改擴(kuò)建環(huán)環(huán)相扣，是建筑施工安全管理工作的命脈。由于局地檔案管理規(guī)劃起步較晚，工作缺乏系統(tǒng)性和前瞻性，易出現(xiàn)人崗不匹配問題，沒有依法發(fā)揮職能部門責(zé)任，發(fā)揮檔案工作的前端控制作用不足，致使檔案收集不齊全、完整，難以有效轉(zhuǎn)變檔案被動(dòng)服務(wù)環(huán)境。

2.檔案管理工作軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)薄弱

由于崗位設(shè)置或人員編制等因素限制，檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立較為困難，沒有及時(shí)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，檔案工作人員的職業(yè)晉升和職稱評(píng)定體系不完備，檔案分類方案設(shè)置不科學(xué)，檔案管理制度不健全，沒有建立行之有效的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，受現(xiàn)實(shí)條件制約，辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房基本功能未分區(qū)設(shè)置，普遍存在一室多用現(xiàn)象，難以提供主機(jī)房、檔案數(shù)字化加工室等業(yè)務(wù)技術(shù)用房基礎(chǔ)設(shè)施保障，檔案的信息化管理與高新區(qū)建設(shè)不相適應(yīng)，無法滿足檔案進(jìn)行集中管理和信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)要求，檔案管理的跨平臺(tái)跨地域資源數(shù)據(jù)亟待實(shí)現(xiàn)共治共享[5]。

四、解決高新區(qū)檔案管理問題的對(duì)策

1.提升依法治檔工作意識(shí)

一是要深入開展檔案法制宣傳教育，提高政治站位，充分認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)確把握檔案法修訂的重要意義和精神實(shí)質(zhì)，促進(jìn)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。二是要加強(qiáng)檔案執(zhí)法和行政監(jiān)督，充實(shí)高新區(qū)檔案工作機(jī)構(gòu)或人員，加大檔案行政執(zhí)法監(jiān)督力量，切實(shí)指導(dǎo)園區(qū)管理部門、企事業(yè)單位依法依規(guī)收集整理檔案，實(shí)行閉環(huán)管理。三是要建立健全配套法規(guī)制度。嚴(yán)格按照新修訂的《檔案法》精神，加快地方性檔案法規(guī)制度在高新區(qū)落地生效[6]。

2.增強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

一是要樹立科學(xué)的人才觀，要始終堅(jiān)持“黨管人才”原則，堅(jiān)持正確的選人用人導(dǎo)向，把好選人用人關(guān)，加快檔案事業(yè)發(fā)展必須搶占人才高地，不斷優(yōu)化人才隊(duì)伍建設(shè)。二是提高檔案人才的培育力度，嚴(yán)抓黨性教育和專業(yè)教育，實(shí)行優(yōu)勝劣汰。注重崗前和在崗教育培訓(xùn)，創(chuàng)新教育培訓(xùn)方式方法，不斷儲(chǔ)備檔案隊(duì)伍后備力量。三是加快人才政策的有效制定，根據(jù)地區(qū)實(shí)際情況和檔案工作現(xiàn)狀，實(shí)施人才強(qiáng)區(qū)戰(zhàn)略，從實(shí)際問題出發(fā)，為引進(jìn)人才解決后顧之憂，不斷拓寬引才引智渠道。

3.強(qiáng)化檔案工作目標(biāo)管理責(zé)任

一是明確部門具體職責(zé)。明晰分管檔案工作的部門和領(lǐng)導(dǎo)以及各自崗位職責(zé)，落實(shí)各部門專兼職檔案人員，形成檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，建立檔案工作定期調(diào)度通報(bào)機(jī)制，將檔案工作目標(biāo)責(zé)任制與部門工作目標(biāo)績效掛鉤。二是加大檔案安全保管。建立健全檔案安全應(yīng)急管理制度，堅(jiān)持檔案用房三分開，保障用房面積，配備符合要求的檔案柜、防火防盜等檔案專用設(shè)備，編制檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案，最大限度地防止檔案所遭受的損害，構(gòu)建人防、物防和技防立體的檔案安全防范體系。三是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)。規(guī)范建立工程建設(shè)、招商引資和項(xiàng)目等類別檔案的收集歸檔和保管利用流程，特別是做到工程建設(shè)檔案的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行[7]。

4.加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

一是將檔案信息化建設(shè)工作納入重要議程，由園區(qū)主要負(fù)責(zé)同志親自抓，堅(jiān)持將檔案信息化建設(shè)工作與中心工作同謀劃、同部署，加大考核和問責(zé)力度。二是加大檔案信息化建設(shè)硬件投入，高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量建設(shè)檔案館（室）及數(shù)字化檔案室，及時(shí)配置計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)字終端、服務(wù)器等硬件設(shè)施，匹配智慧園區(qū)發(fā)展趨勢(shì)，不斷完善設(shè)施設(shè)備配套，打造智能的檔案信息化管理平臺(tái)。三是提升檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用信息化技術(shù)的能力，加快形成數(shù)字化檔案管理和綜合利用體系，減少對(duì)原始檔案的頻繁利用和人為損害。

結(jié)語

從高新區(qū)誕生以來，檔案作為開發(fā)建設(shè)的歷史縮影，真實(shí)、客觀地記錄了開發(fā)建設(shè)的全過程，也是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營管理中形成的原始記錄，是高新區(qū)的無形資產(chǎn)和不可再生寶貴資源，更是國家檔案體系中的重要組成部分，檔案應(yīng)被依法管理、保護(hù)、利用。隨著新形勢(shì)的發(fā)展和人民群眾生產(chǎn)生活、市場競爭環(huán)境、企業(yè)自主經(jīng)營的迫切需要，各地高新區(qū)檔案工作的水平失衡，存在問題不一，其中有共性和特性問題，各地要進(jìn)一步增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)和全員檔案意識(shí)，克服工作中出現(xiàn)的困難，準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下檔案工作與可持續(xù)發(fā)展問題，不斷完善檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能配置，培育檔案專業(yè)人才，貫徹新發(fā)展理念，迎接“十四五”時(shí)期新機(jī)遇挑戰(zhàn)，不斷縮小地區(qū)間檔案工作差距，深入貫徹落實(shí)和主動(dòng)服務(wù)長三角一體化發(fā)展國家戰(zhàn)略，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享為目標(biāo)，加大檔案信息化建設(shè)步伐，加快構(gòu)建內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源體系，不斷提升高新區(qū)競爭軟實(shí)力的內(nèi)生動(dòng)力，為高新區(qū)的經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。