新時(shí)期電子檔案歸檔的難點(diǎn)和重點(diǎn)

陳令杰

（湖北文理學(xué)院檔案館，湖北 襄陽(yáng) 441053）

相比于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，電子文件的歸檔方法是一項(xiàng)工程量較大且需要極度細(xì)致的工作。但是絕大多數(shù)電子檔案文件的管理者有礙于傳統(tǒng)觀念的阻礙并不認(rèn)為電子檔案是一種文件，因此，忽視了對(duì)于電子檔案的歸檔，會(huì)由于工作量巨大，在工作過(guò)程中缺乏耐心和細(xì)致性。除此之外，電子檔案以及電子文件對(duì)于計(jì)算機(jī)平臺(tái)的依賴性較強(qiáng)，必須要借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)進(jìn)行編目和歸檔，對(duì)于一些不熟悉計(jì)算機(jī)操作流程的檔案管理者來(lái)說(shuō)，在檔案歸檔管理的過(guò)程中無(wú)法像紙質(zhì)檔案歸檔那樣駕輕就熟，容易在電子檔案歸檔工作過(guò)程中產(chǎn)生畏懼和抗拒心理。為了有效地解決的電子檔案歸檔過(guò)程中存在的一系列問(wèn)題，應(yīng)該在規(guī)劃電子檔案文件時(shí)，從本單位所用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及信息管理工作系統(tǒng)出發(fā)，順應(yīng)單位內(nèi)部的檔案存儲(chǔ)和管理規(guī)律，摸清檔案的來(lái)源，保障電子文件能夠順利歸檔到辦公自動(dòng)化以及信息管理的相關(guān)程序中，只有建立起健全且完善的檔案歸檔制度，才能為企業(yè)檔案的查詢提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。

一、電子檔案歸檔工作中存在的主要問(wèn)題

隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)的普及和應(yīng)用，目前國(guó)內(nèi)各大企業(yè)都已經(jīng)建立了有企業(yè)特色的辦公信息平臺(tái)以及信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，而檔案管理人員完全可以利用現(xiàn)代信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的傳輸和整理。但是在電子檔案歸檔過(guò)程中，由于受到了操作人員、技術(shù)以及平臺(tái)系統(tǒng)等問(wèn)題的影響，容易出現(xiàn)程序代碼錯(cuò)亂，造成原有檔案空白等問(wèn)題。因此，需要相關(guān)工作人員在檔案歸檔工作中，能夠選擇與企業(yè)檔案特色相符合的業(yè)務(wù)軟件，按照一定的工作要求以及工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)管理人員的檔案歸檔流程進(jìn)行準(zhǔn)確的設(shè)定，保障歸檔人員能夠按照規(guī)范的工作順序進(jìn)行操作，有效地提升檔案歸檔工作的效率和質(zhì)量。

二、電子文件歸檔的主要方法和途徑

紙質(zhì)檔案作為文字信息的載體相對(duì)來(lái)說(shuō)具有安全穩(wěn)定的特征，但紙質(zhì)檔案存在不易存儲(chǔ)的缺陷性。電子檔案作為信息數(shù)據(jù)的載體容量更大，檔案的存儲(chǔ)也更加便捷。但是電子文件的穩(wěn)定性較差，容易受到硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的影響產(chǎn)生損壞，因此選擇電子文件的歸檔方式對(duì)于企業(yè)信息的存儲(chǔ)來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。在多數(shù)的電子文件歸檔工作實(shí)踐中證明，利用磁盤(pán)脫機(jī)采集數(shù)據(jù)這種轉(zhuǎn)移介質(zhì)的方式容易造成電子文件數(shù)據(jù)信息的丟失。尤其是遇到本身存在質(zhì)量問(wèn)題的磁盤(pán)，還可能會(huì)影響到后續(xù)文件的可讀性，導(dǎo)致文件存在部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失的問(wèn)題。除此之外，為了防止企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的丟失，采用磁盤(pán)脫機(jī)的檔案管理方式還需要制作多份備份存檔，這不僅增加了企業(yè)內(nèi)部磁盤(pán)文件的存儲(chǔ)量，同時(shí)還相應(yīng)地加大了檔案管理工作人員的工作時(shí)長(zhǎng)。為了解決這一問(wèn)題，一種更加簡(jiǎn)潔而安全的電子文件歸檔方式出現(xiàn)，采用網(wǎng)絡(luò)移交作為電子文件的歸檔方式并利用光盤(pán)進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，成了當(dāng)前企業(yè)電子文件歸檔過(guò)程中常見(jiàn)的方式。

1.借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔處理

隨著企業(yè)內(nèi)部計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立和普及，企業(yè)內(nèi)部在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，越來(lái)越多的重要數(shù)據(jù)信息以文件的形式被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理中心。這些電子文件均是經(jīng)過(guò)不同的職能管理部門(mén)經(jīng)過(guò)保存和記錄后，反映了不同職能管理部門(mén)在企業(yè)中的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。而這些文件在傳輸?shù)狡髽I(yè)內(nèi)部的信息管理網(wǎng)絡(luò)中心之前，需要信息管理部門(mén)按照統(tǒng)一的文件格式要求對(duì)原先的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，在保證數(shù)據(jù)信息的完整性以及通用性的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的歸檔。而對(duì)于那些并沒(méi)有傳輸?shù)狡髽I(yè)計(jì)算機(jī)信息管理中心且具備相應(yīng)保存價(jià)值的電子文件來(lái)說(shuō)，則應(yīng)該交由不同的職能部門(mén)對(duì)電子文件進(jìn)行編目整理[1]。除此之外，也可以利用現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向檔案管理部門(mén)進(jìn)行傳輸，借助信息管理網(wǎng)絡(luò)中心在不同業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)以及檔案部門(mén)之間開(kāi)通的電子文件歸檔傳遞網(wǎng)線，建立一個(gè)能夠依附在企業(yè)信息管理中心的專用電子文件歸檔子系統(tǒng)。這樣就可以將已經(jīng)存儲(chǔ)在信息管理中心和未存儲(chǔ)在信息管理中心且具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)聯(lián)動(dòng)式的系統(tǒng)傳遞給檔案部門(mén)。而檔案部門(mén)在與辦公自動(dòng)化以及信息管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)商后，要對(duì)需要進(jìn)行歸檔的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一格式要求。通常情況下，企業(yè)認(rèn)定的統(tǒng)一格式要求并不是唯一不變的，而是可以通過(guò)通用性軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)格式的轉(zhuǎn)換。目前，企業(yè)認(rèn)定的電子文件統(tǒng)一格式主要包括dpf.Doc.Txt.EXE.的文件格式[2]。

2.選擇電子文件信息的匯總點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)部門(mén)與信息管理部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行歸檔

目前，大多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用oa自動(dòng)化辦公平臺(tái)，而人們?cè)谛畔?shù)據(jù)傳輸?shù)倪^(guò)程中，也越來(lái)越重視信息工作的系統(tǒng)性以及數(shù)據(jù)內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)性，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)以及應(yīng)用也從傳統(tǒng)的部門(mén)分散轉(zhuǎn)變?yōu)榱思薪y(tǒng)一化的管理，打破了不同職能部門(mén)電子文件立卷的壁壘和界限，更加趨向于電子文件立卷朝著統(tǒng)一化的方向發(fā)展。而企業(yè)內(nèi)部的計(jì)算機(jī)部門(mén)以及信息管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)規(guī)劃，并且設(shè)置本單位的信息管理工作，是單位內(nèi)部開(kāi)發(fā)集約性信息管理系統(tǒng)的牽頭部門(mén)和骨干團(tuán)隊(duì)，同時(shí)也是個(gè)部門(mén)電子文件信息的匯集點(diǎn)[3]。有企業(yè)內(nèi)部的計(jì)算機(jī)部門(mén)以及信息管理部門(mén)將企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，無(wú)疑成了最佳有效的歸檔形式之一。

例如，清華大學(xué)內(nèi)部的計(jì)算機(jī)與信息管理中心就研究了利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校園行政信息管理系統(tǒng)，而在此信息管理系統(tǒng)中，又分為教研系統(tǒng)、科研系統(tǒng)以及人事管理這三個(gè)子系統(tǒng)，同時(shí)還籌建了教學(xué)的管理系統(tǒng)，與學(xué)生的注冊(cè)中心系統(tǒng)、教務(wù)處系統(tǒng)、財(cái)務(wù)結(jié)算中心等構(gòu)成了各類型數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)平臺(tái)和共享平臺(tái)。其中，注冊(cè)中心的主要功能是關(guān)注學(xué)生的選課狀況以及成績(jī)數(shù)據(jù)的傳輸?shù)?。結(jié)算中心主要是對(duì)學(xué)生日常生活中的繳費(fèi)信息進(jìn)行存儲(chǔ)。教務(wù)處系統(tǒng)主要是負(fù)責(zé)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)課程、學(xué)位授予等數(shù)據(jù)信息的傳輸和查詢。計(jì)算機(jī)與信息中心在接收到這些數(shù)據(jù)內(nèi)容后，就會(huì)對(duì)這些子系統(tǒng)收集到的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯總處理，并且將匯總后的信息數(shù)據(jù)以統(tǒng)一的格式傳送到不同的業(yè)務(wù)管理部門(mén)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一共享。而隨著每一階段數(shù)據(jù)的持續(xù)更新，已經(jīng)過(guò)期的數(shù)據(jù)內(nèi)容將會(huì)全部交由學(xué)校的檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一歸納，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞揭平唤o檔案管理部門(mén)進(jìn)行保存，也可以通過(guò)直接存入光盤(pán)的方式進(jìn)行定期歸檔[4]。

總而言之，無(wú)論利用哪一種歸檔方式，都必須將電子文件形成格式統(tǒng)一且邊牧整齊的形式，再傳輸給檔案管理部門(mén)。而不是由檔案管理部門(mén)自行從信息管理平臺(tái)中進(jìn)行搜集和下載。這樣的匯總管理方式能夠確保電子文件內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和有效性。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)在接收到電子文件后應(yīng)該存入光盤(pán)的硬件設(shè)備中，盡可能避免用移動(dòng)磁盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)[5]。

三、保障電子文件歸檔工作水平的有效策略

1.建立健全且完善的電子文件歸檔制度

大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行多年的歸檔工作已經(jīng)積累了相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)，并逐漸形成了歸檔工作的骨干團(tuán)隊(duì)，具有一定的工作基礎(chǔ)。而開(kāi)展電子文件的歸檔工作首當(dāng)其沖的就是要建立起一支骨干的歸檔團(tuán)隊(duì)。但由于大多數(shù)采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，歸檔方法的管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及信息管理網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)知不足，使用的手法較為生疏，無(wú)法像立卷歸檔人員那樣，通過(guò)多年與檔案部門(mén)進(jìn)行歸檔合作已經(jīng)建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系。因此，企業(yè)必須要加強(qiáng)對(duì)原本紙質(zhì)檔案管理骨干團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)力度，能夠建立起與計(jì)算機(jī)平臺(tái)和信息管理中心為使用主體的歸檔工作團(tuán)隊(duì)[6]。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔工作，大多數(shù)采用的是人工操作的方法，相比于電子文件的歸檔處理方式來(lái)說(shuō)效率較低。因此，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行新知識(shí)和新技術(shù)的培訓(xùn)，通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以及技能培訓(xùn)，確保骨干團(tuán)隊(duì)能夠盡快地掌握信息化以及自動(dòng)化的管理知識(shí)和技能，肩負(fù)起電子文件歸檔工作這項(xiàng)重任。為了保障不同單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案立卷的牽頭人員能夠盡快地掌握計(jì)算機(jī)歸檔技術(shù)，某企業(yè)內(nèi)部將探索電子文件歸檔工作列為該年度企業(yè)檔案工作會(huì)議的重要議題之一[7]。在會(huì)上明確表明，分管檔案工作的職能部門(mén)管理人員以及檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人應(yīng)該將電子文件的歸檔工作列入立卷的歸檔程序。除此之外，還應(yīng)該建立更加規(guī)范的電子文件歸檔流程，在對(duì)電子文件檔案來(lái)源進(jìn)行調(diào)研的基礎(chǔ)上，能夠在工作中遵循職能因素原則，首先選擇電子文件信息綜合性較強(qiáng)的財(cái)務(wù)管理部門(mén)以及業(yè)務(wù)管理部門(mén)作為電子文件歸檔的重點(diǎn)試點(diǎn)區(qū)域，并且先后幾次與專門(mén)研究電子檔案歸檔工作的專業(yè)人員形成了歸檔工作小組，參照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔方法，制定出符合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的電子文件檔案歸檔細(xì)目[8]。

2.通過(guò)兩套制的歸檔方式保障檔案存儲(chǔ)的安全性

在電子檔案歸檔過(guò)程中管理人員的簽章和名字簽署是文件生效的主要標(biāo)準(zhǔn)。雖然在現(xiàn)代技術(shù)水平條件下已經(jīng)具備了電子檔案形式，但是對(duì)于一些具備憑證作用或具備法律效力的文件，還是必須要紙質(zhì)作為數(shù)據(jù)信息的載體進(jìn)行保存。由于電子文件以及軟件系統(tǒng)作為載體，存在較強(qiáng)的不穩(wěn)定性，而電子文件在存儲(chǔ)過(guò)程中也容易被攻擊或修改，因此有必要將原始的電子文件進(jìn)行拷貝和存檔，以此來(lái)保證內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的安全性和有效性。目前，許多企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始采用電子文件，以及紙質(zhì)文件分別歸檔的雙軌制歸檔方法，歸檔的內(nèi)容也形成了紙質(zhì)介質(zhì)和光盤(pán)介質(zhì)這兩種形式，同樣的歸檔內(nèi)容可以具備兩種不同的檔案存儲(chǔ)模式。在電子文件和紙質(zhì)文件歸檔過(guò)程中，會(huì)采用不同的目錄編制方法以及存儲(chǔ)介質(zhì)，檔案管理部門(mén)需要在每一圈紙質(zhì)檔案的備考表格或目錄備注中注明，與之相對(duì)應(yīng)的電子文件編碼和存儲(chǔ)地址。與此同時(shí)，在電子文件歸檔過(guò)程中，也應(yīng)該在備注項(xiàng)目中填寫(xiě)與之相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件檔案編碼以及存儲(chǔ)位置，方便在文件查詢或文件丟失等特殊情況下相互參照?？紤]到磁盤(pán)以及光盤(pán)作為介質(zhì)的電子文件在留存過(guò)程中存在耐久性以及安全性的問(wèn)題，在這些問(wèn)題沒(méi)有完全解決之前，以磁盤(pán)和光盤(pán)作為介質(zhì)的電子文件檔案將會(huì)與紙質(zhì)檔案共同并存。

在推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度上來(lái)看，如果未來(lái)電子檔案存儲(chǔ)的介質(zhì)安全性能夠得到進(jìn)一步的提升，或電子檔案的存儲(chǔ)技術(shù)有所改善，就可以嘗試對(duì)企業(yè)內(nèi)部參考價(jià)值較高、數(shù)據(jù)信息利用價(jià)值較強(qiáng)的檔案采用以磁盤(pán)和光盤(pán)作為介質(zhì)的歸檔方式，而紙質(zhì)檔案的歸檔方法則可以作為輔助，以免在電子檔案歸檔出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)缺乏參照。而對(duì)于一些具有較高憑證價(jià)值的檔案來(lái)說(shuō)，例如電子發(fā)票等檔案還應(yīng)該采用以紙質(zhì)介質(zhì)檔案為主的存儲(chǔ)方式，可以利用磁盤(pán)或光盤(pán)介質(zhì)歸檔的方法為輔。通過(guò)這種雙軌制的檔案管理模式，不僅能夠有效地提升企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的水平，同時(shí)也能夠在保障檔案信息內(nèi)容完整性和安全性的前提條件下盡可能地減少檔案占據(jù)的空間，緩解企業(yè)內(nèi)部檔案管理庫(kù)房庫(kù)空間緊張的現(xiàn)狀。但是紙質(zhì)介質(zhì)和電子介質(zhì)二者之間的相互結(jié)合，必須要經(jīng)過(guò)企業(yè)的審慎思考，需要在確保檔案信息萬(wàn)無(wú)一失的條件下才能采用這種方式。如果需要將紙質(zhì)介質(zhì)的歸檔方式和電子介質(zhì)歸檔方式簡(jiǎn)化合一，必須要考證信息內(nèi)容的完善性和存儲(chǔ)安全性，在保障存儲(chǔ)安全的前提條件下才能采用紙質(zhì)介質(zhì)和電子介質(zhì)簡(jiǎn)化合一的歸檔方式。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來(lái)了新的著眼點(diǎn)，使檔案管理工作的模式以及工作理念發(fā)生了翻天覆地的變化。因此，在新的工作理念下，檔案管理人員更應(yīng)該利用oa辦公平臺(tái)以及信息網(wǎng)絡(luò)管理中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部電子文件的數(shù)字化歸檔，也可以通過(guò)建立雙軌制的檔案管理模式，在保障檔案數(shù)據(jù)信息完整性和安全性的前提條件下，有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。