信息化時(shí)代下圖書檔案管理工作創(chuàng)新研究

張 璽

（山東建筑大學(xué)，山東 濟(jì)南 250001）

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，對圖書館的檔案日常管理工作的需求也在逐漸變得多樣化和資源一體化。在這種背景下，想要能夠符合新時(shí)代的要求就只能對圖書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，其中檔案管理理念和用到的工具都必須有變化。圖書檔案工作中實(shí)施電子化管理可以有效避免紙質(zhì)圖書的遺失和損壞情況的發(fā)生，同時(shí)還可以對檔案管理的效率進(jìn)行提高，無論是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)還是查詢都會(huì)變得更為方便快捷，可以更好地服務(wù)社會(huì)。

1 圖書檔案管理信息化概述

1.1 圖書檔案管理信息化建設(shè)的含義

在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代下，對圖書檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是針對過去傳統(tǒng)管理方式的創(chuàng)新。檔案管理信息的智能化主要表現(xiàn)在圖書館核心管理的智能化和圖書館工作人員管理的現(xiàn)代化這兩方面。經(jīng)過對智能的信息技術(shù)及圖書檔案管理進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)計(jì)，以便于提高檔案管理工作的效率和其安全性，降低了傳統(tǒng)工作人員手工管理會(huì)出現(xiàn)問題的情況。圖書館檔案的信息化管理是在國家的檔案管理行政部門的組織和領(lǐng)導(dǎo)下推廣進(jìn)行的，目的在于推動(dòng)檔案管理工作流程的現(xiàn)代化水平逐漸增強(qiáng)。

1.2 圖書檔案管理信息化的特點(diǎn)

圖書檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)后各方面均有顯著變化，并有以下兩個(gè)特點(diǎn)。其一，過去獲取信息的唯一途徑是紙質(zhì)圖書，而數(shù)字圖書的出現(xiàn)打破了這一局面，數(shù)字圖書的信息含有量是遠(yuǎn)大于紙質(zhì)圖書帶來的信息量的，圖書信息的最大化是利用通過互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)硬件的記憶技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)。其二，圖書管理的信息化讓圖書借閱變得更便利，圖書管理人員在對圖書進(jìn)行登記信息的時(shí)候清點(diǎn)會(huì)更加準(zhǔn)確和完整，數(shù)字圖書可以讓讀者進(jìn)行遠(yuǎn)程閱讀，選擇圖書也更為容易。

1.3 圖書檔案管理信息化的重要性

圖書館所有的文獻(xiàn)記錄檔案資料都是非常重要的寶貴資產(chǎn)，圖書館內(nèi)各項(xiàng)工作內(nèi)容都被圖書檔案資料全面記錄，它是考核和評估圖書館檔案管理工作人員的一個(gè)重要參考依據(jù)。圖書館的檔案資料對圖書館各個(gè)方面的工作開展和規(guī)劃都有著很重要的影響，所以信息化管理工作的創(chuàng)新，有著非常重要的意義。

圖書檔案管理的信息化可以對各方資源進(jìn)行一個(gè)最大限度的整合，圖書館的圖書信息資源可以共享，服務(wù)變得更加人性化，讓人們在閱讀選擇上變得更加豐富且擁有很好的體驗(yàn)感。同時(shí)，圖書館的圖書信息安全也得到了保證，有效避免一些不必要的丟失情況，降低檔案管理工作后期的部分維護(hù)成本和人工成本。

2 圖書檔案管理工作存在的問題

目前的圖書檔案管理工作還是存在有很多問題，首先工作人員對其認(rèn)識和認(rèn)知的不統(tǒng)一導(dǎo)致了管理和發(fā)展進(jìn)度緩慢。其次，檔案管理工作的效率不夠高，很多檔案資料都還是紙質(zhì)的文獻(xiàn)，在當(dāng)今這樣的信息化時(shí)代未能實(shí)現(xiàn)其社會(huì)功能和體現(xiàn)真實(shí)的社會(huì)價(jià)值。

2.1 對檔案管理的理解概念不夠深入

有部分圖書檔案管理人員對圖書檔案管理工作的理解停留在比較表面的階段，對其工作內(nèi)容的理解僅僅是對資料的收集和整理而沒有更深入的探究。檔案管理的工作模式對提高其效率有著很重要的影響，但是由于現(xiàn)在對檔案管理的認(rèn)識和管理方法還存在著比較大的爭議，還沒有達(dá)成一致的意見。

2.2 圖書檔案管理工作中存在的問題

圖書館有許多檔案是長期被保存的狀態(tài)，一旦管理出現(xiàn)任何疏忽，就很容易發(fā)生遺失，所以圖書檔案管理工作在圖書館工作中是非常重要的?，F(xiàn)在仍有許多圖書館是沒有專門管理圖書檔案的人員的，員工不固定或者員工身兼數(shù)職，工作分配比較分散。圖書館的檔案管理工作內(nèi)容又是相對廣泛和復(fù)雜的，檔案的整理工作往往需要花費(fèi)很長的時(shí)間才能夠完成，而如果當(dāng)負(fù)責(zé)檔案保存的工作人員不夠穩(wěn)定時(shí)，檔案的完整性就會(huì)受到影響無法保證。此外，還有一些圖書館的檔案沒有進(jìn)行科學(xué)的有結(jié)構(gòu)的分類管理，圖書館的信息資源沒有被很好地利用，其管理模式還處于過去式，也沒有運(yùn)用信息化的一些管理工具，造成了文獻(xiàn)混亂的情況，無法更好地為社會(huì)提供服務(wù)。

大多數(shù)圖書館僅能為極少數(shù)的用戶提供簡單的咨詢和借閱服務(wù)。雖然計(jì)算機(jī)已經(jīng)在圖書檔案管理中應(yīng)用開來，并為圖書館的檔案管理工作提供了不少幫助，但是效果均不理想，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢并沒有被很好發(fā)揮出來，多數(shù)圖書館雖然有計(jì)算機(jī)但是并不能提供多樣化的信息服務(wù)，信息化檔案管理的服務(wù)層次不夠高，資源共享和資源管理的服務(wù)并沒有得到很好的挖掘。

3 信息化時(shí)代下圖書檔案管理工作創(chuàng)新建設(shè)的可行性建議

圖書館的檔案管理是圖書館開展各項(xiàng)工作以及社會(huì)活動(dòng)的一個(gè)基本保障，部分圖書館并沒有建立科學(xué)合理的檔案管理制度，在收集整理登記相關(guān)資料這方面工作的時(shí)候沒有制度可循，導(dǎo)致收集不全面、檔案分類不清，極大地影響著信息化檔案管理的建設(shè)，使得圖書館發(fā)展緩慢。所以在信息化時(shí)代背景下，圖書館信息化檔案管理的創(chuàng)新迫在眉睫，隨著檔案管理人員越來越重視檔案管理工作，信息化建設(shè)的意識也在逐步提高，把圖書檔案管理信息化建設(shè)與如今的形勢有效結(jié)合起來，科學(xué)合理高效的管理這些檔案，體現(xiàn)出檔案管理所帶來的文化價(jià)值，為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

3.1 圖書檔案管理信息化建設(shè)的意識提高

在如今信息化的時(shí)代背景下，圖書館要想有更好的發(fā)展，圖書檔案實(shí)現(xiàn)信息管理是必然趨勢。圖書館的圖書檔案管理工作目前主要工作內(nèi)容是對文獻(xiàn)資料進(jìn)行充分收集，合理分類各項(xiàng)檔案，并逐步建立信息檔案的管理程序，將圖書館的資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息資源，更好地為社會(huì)服務(wù)。這就要求圖書館的管理人員先對自己本身的信息服務(wù)水平進(jìn)行一個(gè)提高，并對檔案資源加強(qiáng)信息管理。圖書檔案管理中現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的應(yīng)用，可以幫助圖書館的檔案資源發(fā)揮出其本來應(yīng)有的作用。隨著負(fù)責(zé)檔案管理工作人員對管理信息化建設(shè)的認(rèn)識加深，有助于他們對圖書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能更好地找到高效管理檔案的方法。同時(shí)管理檔案工作人員的信息化建設(shè)意識被提高，有利于相關(guān)人員對檔案管理信息化高新技術(shù)的科學(xué)研究和對其利用水平的提高，通過不斷的優(yōu)化圖書館檔案管理的配置使其更加健康有益地發(fā)展下去。

3.2 信息化建設(shè)的技術(shù)與資金投入加大

任何信息化的建設(shè)都需要相當(dāng)大的資金和人力物力的投入，在社會(huì)知識傳播這方面，圖書館的檔案管理發(fā)揮著非常重要且不可替代的作用。目前圖書檔案管理由于高新技術(shù)的應(yīng)用缺少以及資金的支持不足，導(dǎo)致信息化的程度并不理想。首先，無論是公立大學(xué)的圖書館還是各省市政府負(fù)責(zé)的公共圖書館都是必須先得到有關(guān)管理部門進(jìn)行直接資金方面的支持，才能夠開展實(shí)施圖書館檔案管理的信息化建設(shè)的。其次，培養(yǎng)檔案管理信息建設(shè)方面的人才要持續(xù)，對圖書館現(xiàn)有員工中具備信息技術(shù)方面知識的工作人員要合理的安排工作職責(zé)，鼓勵(lì)其對信息化建設(shè)項(xiàng)目的引進(jìn)和后續(xù)維護(hù)。圖書館在進(jìn)行管理信息化建設(shè)的過程中，一定要根據(jù)圖書館本身的性質(zhì)和規(guī)模來制定合理的規(guī)劃。不同的圖書館其建設(shè)的信息化標(biāo)準(zhǔn)是不同的，有意識的區(qū)別對待才能發(fā)揮信息化建設(shè)的最大益處。國家可以根據(jù)以上情況給予一定的政策和資金方面的支持幫助圖書館檔案管理信息化建設(shè)最大化。

3.3 培養(yǎng)具備信息化技術(shù)水平的圖書檔案管理隊(duì)伍

就目前的形勢而言，圖書檔案的管理模式還達(dá)不到無人值守的局面，圖書館檔案管理的信息化只能實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)的智能操作和部分管理的自動(dòng)化。在信息化檔案管理中，有許多必要的操作以及信息系統(tǒng)的維護(hù)仍然是需要人工來完成。所以，培養(yǎng)具備信息化技術(shù)知識的圖書檔案管理隊(duì)伍就顯得尤為重要。這就要求圖書館在選擇檔案管理人員的資質(zhì)上要嚴(yán)格的甄選把關(guān)，要制定完善公正的錄取制度或者標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)圖書館檔案管理工作的需求選拔出優(yōu)秀的管理人才。同時(shí)還要對已經(jīng)在圖書館工作的人員進(jìn)行有計(jì)劃的培訓(xùn)，根據(jù)其信息技術(shù)知識的掌握程度來進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，不斷提高信息技術(shù)水平。圖書館可以定期對在職檔案管理人員的工作能力進(jìn)行測試，以便發(fā)現(xiàn)不足點(diǎn)時(shí)進(jìn)行及時(shí)完善，努力打造出高效率的圖書檔案管理隊(duì)伍。優(yōu)秀的管理隊(duì)伍利于管理的創(chuàng)新進(jìn)步，讓圖書館的價(jià)值真實(shí)體現(xiàn)出來，更好地為社會(huì)提供多樣化的服務(wù)，促進(jìn)文化的繁榮。

3.4 信息化圖書檔案管理相關(guān)制度的不斷完善

信息化時(shí)代對圖書檔案管理工作的影響是非常大的，過去一成不變的圖書檔案管理中老舊且固定的制度已經(jīng)不再適合現(xiàn)在的圖書管理的發(fā)展趨勢和要求了。信息化檔案管理制度需要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展來進(jìn)行不斷完善，實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理工作的高效率和管理穩(wěn)定性以及檔案的管理安全。圖書館要根據(jù)圖書檔案管理現(xiàn)有的情況進(jìn)行充分、全面的認(rèn)知并作出合理及科學(xué)的判斷，信息化圖書檔案管理的制度和要求要根據(jù)實(shí)際狀況有規(guī)劃的制定，管理制度一旦確定就要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行落實(shí)。要堅(jiān)持檔案管理的職權(quán)責(zé)任的統(tǒng)一，管理人員的理念要跟進(jìn)時(shí)代變化及時(shí)更新，對檔案管理制度的細(xì)節(jié)方面要及時(shí)地更正，缺少的地方進(jìn)行完善，以此更好推進(jìn)信息化圖書管理的發(fā)展。

3.5 圖書檔案管理人員素質(zhì)的提升

圖書檔案管理的信息化系統(tǒng)是一種人工和智能設(shè)備的結(jié)合，檔案管理人員是這個(gè)信息系統(tǒng)中重要的一部分，無論是數(shù)據(jù)錄入還是信息的處理以及設(shè)備的維修保養(yǎng)都離不開人工，所以高素質(zhì)的圖書檔案管理工作人員對圖書館的良好發(fā)展是非常重要的，檔案管理人員對信息化管理技術(shù)知識的認(rèn)知要提高，培養(yǎng)其良好的職業(yè)操守，對待工作要有保密性的認(rèn)識，才會(huì)對圖書館未來的發(fā)展起到有利的作用。圖書檔案管理部門要保證本部門所有工作人員的專業(yè)水平隨著社會(huì)的需求變化而不斷提高，要重視工作人員自己本身對信息技術(shù)能力掌握的程度，要始終保持管理隊(duì)伍的高素質(zhì)，可以定期舉辦培訓(xùn)班，幫助管理人員及時(shí)汲取新知識，實(shí)現(xiàn)對信息化圖書檔案管理工作的創(chuàng)新。

3.6 開展技術(shù)創(chuàng)新并提高服務(wù)質(zhì)量

相關(guān)部門的圖書檔案管理理念一定要及時(shí)跟上時(shí)代的變化，通過結(jié)合國外一些圖書館檔案管理信息化建設(shè)中的一些優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，可以明顯感受到信息化技術(shù)運(yùn)用在檔案搜索和記錄方面的優(yōu)勢，過去檔案檢索流程極為復(fù)雜，工作人員的工作時(shí)間很多都花在了整理檔案和登記上，且一旦出錯(cuò)查詢起來也更加麻煩，大大降低了工作效率。檔案管理的信息化在檔案管理服務(wù)和檔案管理信息化共享的這個(gè)過程中，可以通過現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)，在對圖書檔案進(jìn)行管理時(shí)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，全面提高檔案管理工作的水平。各部門單位只有持續(xù)不間斷地進(jìn)行檔案管理信息技術(shù)的創(chuàng)新，才能應(yīng)對當(dāng)代社會(huì)對圖書檔案管理的需求。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也應(yīng)用于圖書館的檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)中，檔案管理工作的創(chuàng)新使檔案信息資源的收集整理職能以及搜索利用功能不斷進(jìn)步完善，適應(yīng)社會(huì)的需求，將多部門的信息資源集合成資源共享，從而為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4 結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息現(xiàn)代化的背景下，圖書檔案管理工作的創(chuàng)新是非常有必要且有很重要現(xiàn)實(shí)意義的。現(xiàn)在越來越多的圖書館開始重視圖書檔案管理的信息化，雖然在一些方面還存在著很多不足，但是通過不斷改進(jìn)努力完善，圖書檔案管理的效率正在有所提高，為更好地服務(wù)社會(huì)做著準(zhǔn)備工作，我國的文化繁榮也在建設(shè)中，圖書檔案管理信息化是圖書館未來發(fā)展的趨勢而信息化技術(shù)也必將普及。