高?；üこ涛募Y料精細(xì)化管理的強(qiáng)化策略研究

姜 鵬，桑玉昆

（南京農(nóng)業(yè)大學(xué)基本建設(shè)處，江蘇 南京 210095）

高校的建設(shè)工程涉及高校管理活動(dòng)的方方面面，具有參與項(xiàng)目實(shí)施的單位多且職責(zé)各自有別、專業(yè)性強(qiáng)且耗時(shí)長、信息量大且文件多的特點(diǎn)。工程文件資料不僅用來反映工程項(xiàng)目開發(fā)、準(zhǔn)備和實(shí)施的過程全貌，也是高校設(shè)施運(yùn)營管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，更能為后續(xù)項(xiàng)目開發(fā)提供管理經(jīng)驗(yàn)。而隨著高校教學(xué)科研事業(yè)的發(fā)展，高校對(duì)于教學(xué)科研基礎(chǔ)設(shè)施的要求越來越高，一方面，大批量的新建項(xiàng)目產(chǎn)生大量的文件資料亟需科學(xué)管理；另一方面，既有建筑經(jīng)過多年的運(yùn)營，設(shè)施已老化、落后，亟需利用文件資料和檔案進(jìn)行加固、裝修、改擴(kuò)建。此前高校相對(duì)簡單的、以年份收集歸檔的基建工程文件資料管理利用的模式不足以應(yīng)對(duì)如此量大面廣的工作任務(wù)。文章以工作實(shí)踐為基礎(chǔ)，探索高校基建工程文件資料精細(xì)化管理的強(qiáng)化策略。

1 高校基建工程文件資料的管理現(xiàn)狀

1.1 現(xiàn)行的高?；üこ涛募Y料管理流程

高校基建工程文件資料管理流程相對(duì)簡單，以南京地區(qū)高校為例，歸檔前的資料按工程項(xiàng)目的三個(gè)階段分類，即工程項(xiàng)目策劃階段、工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、工程項(xiàng)目實(shí)施階段，由具體經(jīng)辦人員保管?；üこ涛募Y料的歸檔以工程項(xiàng)目竣工備案為節(jié)點(diǎn)，由經(jīng)辦人員一次性移交給基建管理部門檔案員，檔案員在對(duì)資料情況進(jìn)行核對(duì)后移交檔案管理部門。基建財(cái)務(wù)文件經(jīng)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程后，按年份不分類的歸入財(cái)務(wù)檔案。運(yùn)營階段維修改造的檔案利用須到檔案管理部門調(diào)閱，但是一定限額以下的維修改造沒有形成工程檔案等長期保管資料。

1.2 高?；üこ涛募Y料管理的特點(diǎn)

由于高等教育行業(yè)的特殊性，高校基建工程文件資料管理呈現(xiàn)下列特點(diǎn)：

（1）工程文件資料管理的非專業(yè)性。由于基建行業(yè)發(fā)展的歷史原因，在高校從事工程管理的人員中，僅在項(xiàng)目施工管理階段實(shí)現(xiàn)了一定程度的隊(duì)伍專業(yè)化，部分基建部門領(lǐng)導(dǎo)和一線管理人員不具備工程建設(shè)專業(yè)背景，工程信息文件的產(chǎn)生與管理是非專業(yè)的，文件的歸集和檔案的管理依賴非專業(yè)背景人員。

（2）工程文件資料和檔案數(shù)量龐雜。由于校區(qū)校舍既有建筑數(shù)量大且新舊不一，高校有別于其他業(yè)主，修繕改造任務(wù)多、小型維修和大中修繕穿插進(jìn)行，使得工程文件資料、工程檔案數(shù)量多。

（3）工程文件資料產(chǎn)生來源多。除了基建管理部門外，作為使用管理人參與工程管理的二級(jí)單位、承擔(dān)小型維修和裝飾裝修任務(wù)的總務(wù)后勤部門都是工程文件資料的產(chǎn)生來源。

2 高?；üこ涛募Y料管理存在的問題

2.1 一線工程管理人員文件資料管理任務(wù)重

以部屬駐寧高校為例，多數(shù)高校的基建部門內(nèi)部科室分工上，工程文件資料無專職人員負(fù)責(zé)、依賴從事項(xiàng)目工程管理的人員進(jìn)行管理，綜合科室只根據(jù)檔案學(xué)的一般定義，即“檔案文件是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的各種形式和載體的文件材料”交接工程文件資料。高?；ㄈ蝿?wù)多、審批流程多、內(nèi)部會(huì)議多，產(chǎn)生的工程文件資料數(shù)量龐雜，一線工程管理人員一般要負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目的工作，文檔工作量遠(yuǎn)超其他類型建設(shè)單位的同崗位管理人員，降低了項(xiàng)目管理工作效率。由于部門核心的工程文件資料管理集中于幾個(gè)一線管理人員，很容易因?yàn)閭€(gè)人疏忽、人員離崗等情況造成文件資料的遺失、交接不全等問題，極大影響了項(xiàng)目進(jìn)度和文件歸檔工作。

2.2 項(xiàng)目管理過程文件資料收集和保管不及時(shí)

高校一線工程管理人員項(xiàng)目實(shí)施期間管理任務(wù)較多，不能及時(shí)收集保管工程文件資料，尤其是監(jiān)理管理資料和施工技術(shù)資料。例如，工程復(fù)試復(fù)驗(yàn)報(bào)告、節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收、會(huì)議記錄的文件資料，往往都是由施工單位在項(xiàng)目驗(yàn)收備案后形成檔案并一次性移交給高校，這使得一線工程管理人員無法準(zhǔn)確掌握現(xiàn)場(chǎng)管理情況，不便于回顧項(xiàng)目管理情況，不利于項(xiàng)目精細(xì)化管理。

2.3 項(xiàng)目全過程無可操作的立卷歸檔節(jié)點(diǎn)

高校基建工程文件資料的管理完全依賴項(xiàng)目實(shí)施階段結(jié)束，移交歸檔時(shí)的一次性整理，八所駐寧部屬高校中，對(duì)于項(xiàng)目全過程立卷歸檔節(jié)點(diǎn)有明確規(guī)定的僅東南大學(xué)一所。項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段產(chǎn)生了大量的工程文件資料。這些資料全部依賴項(xiàng)目各階段某一個(gè)管理人員的整理和保管，在制度上無可操作的立卷歸檔節(jié)點(diǎn)，既不利于工程項(xiàng)目文件資料的有序整理和保全，又不利于文件資料的借調(diào)和交接。

2.4 既有單體建筑都無單獨(dú)對(duì)應(yīng)的歷史臺(tái)賬和檔案

高校校區(qū)內(nèi)有著新舊不一且建筑數(shù)量龐大的校舍，運(yùn)行較久的建筑都有著多次維修改造的歷史。由于建設(shè)周期短，投資額相對(duì)較小，按照高?，F(xiàn)行檔案管理規(guī)定，均按年份立卷歸檔，檔案管理部門和基建管理部門均無每棟單體單獨(dú)對(duì)應(yīng)的歷史臺(tái)賬和檔案。對(duì)于功能復(fù)雜的科研辦公建筑和實(shí)驗(yàn)建筑，多次維修改造已經(jīng)改變了原建筑的部分功能布局和設(shè)施情況，與原竣工圖紙有較大出入，按年份立卷歸檔的資料使管理部門無法及時(shí)、全面地掌握某棟單體建筑的全部歷史信息和圖紙資料，不利于日常運(yùn)營和后續(xù)維修改造的實(shí)施。

2.5 小型維修改造工程、日常維護(hù)無歷史臺(tái)賬和工程檔案

高校內(nèi)部對(duì)于小型維修改造工程和日常維護(hù)的管理歸口單位規(guī)定不一，多數(shù)高校這部分職責(zé)由總務(wù)后勤部門承擔(dān)，這類小型維修改造工程和日常維護(hù)工作產(chǎn)生的工程文件資料沒有立卷歸檔，也沒有歷史臺(tái)賬。房產(chǎn)管理部門和基建部門無法宏觀了解某棟樓的具體維保情況，不能及時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排查、對(duì)樓宇大中修制定計(jì)劃。

3 高校基建工程文件資料管理存在問題的原因分析

3.1 缺少工程文件資料管理制度和流程

工程文件資料囊括了工程項(xiàng)目策劃到設(shè)施運(yùn)營的全過程，高校僅建立了檔案管理制度，對(duì)于歸檔前的工程文件資料如何分類、如何管理沒有基本的規(guī)定，一線管理人員完全憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，文件資料管理的內(nèi)容和質(zhì)量也因人而異，為項(xiàng)目工作的開展帶來難度。

管理制度的不詳，使得高校在各階段工程文件資料的管理流程不具有操作性。一方面，各階段交接環(huán)節(jié)沒有制式文書；另一方面，在工程項(xiàng)目各階段，各辦事人員什么節(jié)點(diǎn)需要保管哪些材料、哪些材料在什么節(jié)點(diǎn)應(yīng)該交由資料室保管均無操作流程。

文件資料管理制度和流程的不全面，也使得工程項(xiàng)目設(shè)施運(yùn)營階段的文件資料疏于管理，每年每棟建筑維?？傮w情況、具體專業(yè)類別的運(yùn)營維護(hù)資料沒有及時(shí)收集整理。設(shè)施運(yùn)營階段資料疏于管理會(huì)使各部門綜合研判維保情況失真，增加編制維保計(jì)劃和組織維保任務(wù)的難度。

3.2 高?；ü芾砣藛T文件資料管理意識(shí)不足

高校基建管理人員缺乏文件資料的意識(shí)，具體表現(xiàn)有：一是對(duì)文件資料的概念認(rèn)識(shí)不全，對(duì)各相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、具體施工資料、往來文書不重視，收集不及時(shí)；二是沒有認(rèn)識(shí)到文件資料交接程序的重要性，文件資料交接隨意，時(shí)常存在文件無出入臺(tái)賬的情況；三是文件資料保管處理和歸檔移交不規(guī)范，各類項(xiàng)目資料未做分類就混雜堆積，文件資料歸檔不及時(shí)、報(bào)廢處理沒有臺(tái)賬。

3.3 高校工程文件資料管理隊(duì)伍建設(shè)不足

高校工程文件資料管理依賴一線管理人員的主觀能動(dòng)性，高校基建管理部門內(nèi)部崗位分工不如其他類型建設(shè)單位分工詳細(xì)且明確，雖然設(shè)有檔案管理職責(zé)的崗位，日常文件資料管理仍然依靠一線管理人員。由于一線管理人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施管理、項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理、單位內(nèi)部協(xié)調(diào)等多項(xiàng)工作，僅在立卷歸檔這最后一端設(shè)崗進(jìn)行管理不能解決項(xiàng)目管理過程中文件資料收集不全、保管不善、節(jié)點(diǎn)不明的問題。

3.4 設(shè)施運(yùn)營管理部門多、權(quán)責(zé)交叉

不少高校內(nèi)負(fù)責(zé)設(shè)施運(yùn)營管理部門多且無同一管理的臺(tái)賬和檔案，嚴(yán)重影響運(yùn)營階段文件資料的正常管理。既有建筑的建筑、供水供電、消防、人防、智能化的維護(hù)一般分別由總務(wù)后勤部門、保衛(wèi)部門、網(wǎng)絡(luò)信息部門負(fù)責(zé)，這些部門單獨(dú)委托相應(yīng)單位實(shí)施具體工作；一棟單體建筑的日常維護(hù)由至少四家服務(wù)商參與、三個(gè)部門與一個(gè)使用單位負(fù)責(zé)管理，呈現(xiàn)“九龍治水”的局面。由于管理部門互不統(tǒng)屬，業(yè)務(wù)上也沒有統(tǒng)一管理，每棟單體建筑缺少完整的日常維護(hù)、小型修繕的臺(tái)賬和資料。

3.5 工程文件資料管理工具落后

當(dāng)前高校工程文件資料管理以紙質(zhì)資料為主，除了有明確規(guī)定的審批流程有文件模板外，其他的工程管理資料沒有文件模板，一線管理人員需根據(jù)需要自行擬制文件，形成資料規(guī)制不一、內(nèi)容不同，不方便統(tǒng)計(jì)與管理。同時(shí)，信息化建設(shè)不到位，工程管理信息系統(tǒng)主要以內(nèi)部審批為主，與城建檔案資料等文件還不能完整對(duì)應(yīng)，資料上傳、影像收集、圖紙利用還不便利。此外，設(shè)施運(yùn)營階段缺少運(yùn)營管理系統(tǒng)，各單體建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的運(yùn)營維護(hù)情況無全面詳細(xì)的信息資料，不利于高校房產(chǎn)資源綜合管理和設(shè)施設(shè)備修繕改擴(kuò)建規(guī)劃。

4 高?；üこ涛募Y料精細(xì)化管理的強(qiáng)化策略

4.1 健全完善高校工程文件資料管理制度和流程

健全完善高校工程文件資料管理制度，就是要在現(xiàn)有基建工程檔案管理相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，按照國標(biāo)的類目，對(duì)歸檔前的工程文件資料的分類、收集、保管、利用和處置進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，明確項(xiàng)目各階段的責(zé)任單位和責(zé)任人，明確文件管理人員和檔案管理人員的職責(zé)?；ü芾聿块T應(yīng)結(jié)合高校工程項(xiàng)目，針對(duì)性地訂立安全生產(chǎn)文檔管理體制、綜合文檔管理制度、竣工文件歸檔管理規(guī)范、單體建筑維護(hù)修繕改擴(kuò)建文檔管理體制、文件檔案管理工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

在制度設(shè)計(jì)時(shí)，充分注意管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，對(duì)不同崗位、不同部門、不同參建單位都能夠在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下開展工作，使產(chǎn)生的文件資料信息完整齊全規(guī)范，使資料管理流程路線明確、整理歸集、交接方便。還需要重視文件資料管理與項(xiàng)目實(shí)體管理的同步，項(xiàng)目各階段的文件資料收集、積累、整理和歸檔工作應(yīng)與項(xiàng)目各階段實(shí)體成果同步，資料檔案驗(yàn)收在制度設(shè)計(jì)和合同設(shè)計(jì)上應(yīng)作為成果驗(yàn)收的一部分。

在流程設(shè)計(jì)上，將整個(gè)工程的文件資料檔案管理工作視為一個(gè)整體，由基建管理部門定期對(duì)各參建單位文檔管理狀況進(jìn)行督查。同時(shí)，重視文件資料管理的動(dòng)態(tài)性，在項(xiàng)目重要節(jié)點(diǎn)處，由文檔管理人員主動(dòng)與學(xué)校內(nèi)部部門做好文件檔案工作的交接，厘清文件資料等都分別有哪些，以防止為后續(xù)的整理工作帶來大量的重復(fù)勞動(dòng)，進(jìn)而提升文件資料管理工作的效率。

4.2 加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)和資料管理隊(duì)伍建設(shè)

人員是項(xiàng)目管理的有機(jī)構(gòu)成，人員業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)的高低直接關(guān)系到文件檔案質(zhì)量的好壞。一方面，要通過專門的工程文檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)加強(qiáng)管理人員的資料管理意識(shí)和檔案意識(shí)。另一方面，要將文檔管理工作作出明確的計(jì)劃，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

建設(shè)單位工程信息文件資料產(chǎn)生的數(shù)量龐大駁雜，專業(yè)資料管理人員有利于文檔工作的開展，能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目檔案工作的開展提供固定的資源，保持工程項(xiàng)目檔案工作的穩(wěn)定性，避免由于一線管理人員的變動(dòng)引發(fā)的連鎖效應(yīng)造成工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量問題。加強(qiáng)資料管理隊(duì)伍建設(shè)、增加專業(yè)資料管理人員的數(shù)量，才能保證基建工作的健康有序發(fā)展。

4.3 推進(jìn)文件資料管理信息化建設(shè)

高校工程文件資料管理須適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，進(jìn)一步推進(jìn)文件資料管理的信息化建設(shè)，不能滿足于平臺(tái)建設(shè)。首先，需要在制度上明確電子文件的制度流程、電子文件“四性”的管理辦法、電子檔案歸檔管理內(nèi)容明細(xì)。其次，對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)信息化管理培訓(xùn)，強(qiáng)化信息化管理思維，利用軟硬件設(shè)施，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，逐步形成“雙套管理”高校基建工程檔案管理探究。最后，要加大文檔管理信息化系統(tǒng)工作資金投入，切實(shí)提供穩(wěn)定且兼容性強(qiáng)的文件資料管理信息化系統(tǒng)。

4.4 推進(jìn)設(shè)施運(yùn)營規(guī)范化管理

文件資料是工程活動(dòng)的反映，設(shè)施運(yùn)營管理的不規(guī)范直接影響文件資料管理的規(guī)范性和真實(shí)性，因而亟需推進(jìn)高校設(shè)施運(yùn)營的規(guī)范化管理。首先，高校要整合單體建筑日常維護(hù)管理，單體建筑設(shè)施設(shè)備的小型修繕、日常維護(hù)均統(tǒng)一由一個(gè)管理部門負(fù)責(zé)、一個(gè)服務(wù)單位實(shí)施，避免當(dāng)前“九龍治水”的管理模式。其次，凡有任何修繕改造必須經(jīng)統(tǒng)一的設(shè)施管理部門審批后入賬登記，按設(shè)計(jì)施工。最后，修繕改造工程無論大小相關(guān)文件資料納入單體建筑維護(hù)修繕改擴(kuò)建文檔管理體制中。