國有企業(yè)辦公室工作效率的提升策略探討

胡定紅

（蜀道交通服務(wù)集團有限責任公司，四川 成都 610000）

著名的戰(zhàn)略管理學家邁克爾·波特認為，企業(yè)競爭優(yōu)勢往往來源于企業(yè)在銷售、生產(chǎn)、設(shè)計、發(fā)送、輔助等過程中許多沒有直接關(guān)系的活動。因此可知，國有企業(yè)的業(yè)務(wù)部門其實主要負責的是銷售、研發(fā)以及制造等，業(yè)務(wù)部門往往具有明確的任務(wù)，其工作也被列為核心流程。辦公室等一些行政部門主要是負責對這些核心流程的運行提供大量的資源支持，因此，被列為輔助流程。只有實現(xiàn)輔助流程和核心流程的良好配合，才能保證國有企業(yè)在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟。所以，辦公室工作對于國有企業(yè)的發(fā)展具有不可忽視的重要性。

一、辦公室工作在國有企業(yè)改革和發(fā)展中的作用

國有企業(yè)作為承擔重要社會責任、經(jīng)濟責任、政治責任的企業(yè)，是我國經(jīng)濟發(fā)展的支柱企業(yè)，因此，國企中的辦公室部門承擔著較大的職責。根據(jù)調(diào)查，筆者了解到，辦公室作為為各部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的核心部門，同時也是一個企業(yè)綜合辦事機構(gòu)和形象代表，具備掌握信息、聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)、做好統(tǒng)籌安排等一系列工作，因此，國有企業(yè)辦公室工作有著天然的優(yōu)勢，在推進事務(wù)、開展公務(wù)、完善服務(wù)等方面發(fā)揮著不可忽視的作用。當前，國有企業(yè)的辦公室工作水平的高低會影響企業(yè)整體的管理效率，甚至會影響企業(yè)的發(fā)展質(zhì)量以及在社會中的形象。國企辦公室的作用主要包括下述四個方面。

一是加快國企改革速度以及加強整體的整合力度，辦公室一般主動參與到制定企業(yè)的各項規(guī)章制度中。作為國有企業(yè)辦公室，其工作的一項重點內(nèi)容就是參與制定企業(yè)的相關(guān)管理制度，對于我國的國有企業(yè)而言，其改革的力度和進程，與國有企業(yè)辦公室工作的效率和精準度有著密不可分的聯(lián)系。因此，國企辦公室應(yīng)當積極地整合和處理各項管理資源，并且結(jié)合企業(yè)具體的發(fā)展規(guī)劃，更好地落實各項制度，做好監(jiān)督、溝通、咨詢等一系列工作，最終將流程和制度貫徹落實到企業(yè)的各個層面。

二是與企業(yè)內(nèi)部其他部門進行溝通和協(xié)調(diào)。國有企業(yè)內(nèi)部中部門紛雜，每個部門都有屬于自己的工作重點，所以，在工作中難免會出現(xiàn)沖突和矛盾。此時就需要辦公室從中進行協(xié)調(diào)和溝通，并且保證實現(xiàn)企業(yè)不同部門、級別人員的聯(lián)系。

三是做好后勤工作，為員工謀福利。這也成為當前國際辦公室中最主要的責任。當出現(xiàn)勞資問題過程中，甚至在剛剛出現(xiàn)矛盾時，就要求國企辦公室快速做出回應(yīng)，并且利用合法、親力親為的手段，保證進一步的維護員工和企業(yè)的各項利益。同時也需要制定行之有效的保障措施，這樣才能確保員工具備忠誠度，同時激發(fā)其在工作當中的積極性和主動性。

四是提高企業(yè)整體的管理水平。國有企業(yè)辦公室主要起到的是聯(lián)絡(luò)內(nèi)外、上通下達等作用，因此，作為辦公室工作人員，應(yīng)當具備較高的綜合素質(zhì)，不僅要快速掌握企業(yè)的各項信息，同時也應(yīng)當具備大局意識和良好的學習能力。只有這樣，才能將企業(yè)的管理和領(lǐng)導(dǎo)的意圖快速地結(jié)合起來，并且保證企業(yè)整體管理水平得到大幅度的提高。

二、新時期國有企業(yè)辦公室工作的重點內(nèi)容

一是要發(fā)揮好參謀助手能力。應(yīng)當做到參謀不參亂、輔政不亂政、到位不越位、管家不當家、忠誠不奉承、立功不爭功、幫忙不添亂的效果。

二是應(yīng)當發(fā)揮好綜合協(xié)調(diào)的職能，應(yīng)當處理好上與下、大于小、內(nèi)與外的關(guān)系，協(xié)調(diào)好部門之間、領(lǐng)導(dǎo)之間、上下級之間的關(guān)系，保證工作朝著高效、有序的方向運轉(zhuǎn)。

三是應(yīng)當發(fā)揮好監(jiān)察、督查和督辦的作用。應(yīng)當抓好企業(yè)的重要工作部署、重大策略、重要建設(shè)項目等一系列的工作。

四是要做好公文處理工作。公文流轉(zhuǎn)應(yīng)當具備高效性，并且要有著較強的時間節(jié)點意識，如果文件流轉(zhuǎn)在辦公室較慢，那么就會在辦文部門當中更慢。

五是應(yīng)當做好信息調(diào)研工作，文稿起草時應(yīng)當理順好思路，明確地提出觀點，保證與領(lǐng)導(dǎo)思路產(chǎn)生共鳴。

六是做好會務(wù)工作，應(yīng)當提前做好準備工作，抓住每一個細節(jié)，這樣才能保證會務(wù)具備高效性和流暢性，切實做好保密工作，主要主動地落實自身的責任。

七是對于一些重要的資料進行保密，應(yīng)當做到不該問的堅決不問，不該說的堅決不說。

八是應(yīng)當對于檔案管理工作進行高度的重視，對于檔案的收集、管理、使用工作進行不斷地規(guī)范。

九是應(yīng)當做好信訪與維穩(wěn)工作，要注重方法和政策，并且將問題解決放在前頭，將矛盾主動化解放在苗頭之上，這樣才能為企業(yè)以后的發(fā)展營造一個良好的氛圍。

十是應(yīng)當做好接待和后勤工作，應(yīng)當本著細致、大方、節(jié)儉的原則，做好接待和后勤工作，這樣才能為員工和客戶創(chuàng)造一個更加優(yōu)良的環(huán)境。

三、當前國有企業(yè)辦公室工作面臨的問題

國有企業(yè)只有直面問題，了解實際情況，才能為日后提高工作效率明確方向。國有企業(yè)辦公室作為一個行業(yè)綜合協(xié)調(diào)服務(wù)水平的基本代表，雖然辦公室的工作內(nèi)容十分繁雜，但每件事都是十分重要的，因此，應(yīng)當保證辦公室工作人員具備高度的責任心，避免出現(xiàn)懈怠的情況。無論是對于工作的質(zhì)量還是服務(wù)的品質(zhì)，都應(yīng)當以更高的標準對部門進行要求。在當前的實際工作中，因為受到各種因素的影響，即使在事前做好周密的考慮，事中做好嚴密的控制，但也難免會出現(xiàn)疏忽。

（一）辦公室名稱眾多，職能職責混亂

從辦公室到管理部，從總務(wù)辦到協(xié)調(diào)服務(wù)部門，有著不一的名稱，這就說明國有企業(yè)未能真正地對于辦公室進行定位。很多國有企業(yè)的辦公室，除了包含服務(wù)、事務(wù)以及公務(wù)等工作內(nèi)容，同時也夾雜著人員招聘、綜合服務(wù)、后勤保障、庫房管理等一系列的職能，很多領(lǐng)導(dǎo)干部將一些未能明確職責的事項交由辦公室進行處理，這就會加大辦公室的日常工作壓力，導(dǎo)致其工作量繁多，同時也容易降低工作的質(zhì)量，導(dǎo)致出現(xiàn)質(zhì)量不高、機構(gòu)臃腫等一系列問題。雖然這些職能都十分重要，但卻會導(dǎo)致辦公室的新業(yè)務(wù)職能履行情況受到不利影響。

（二）普遍不受重視，效能不高

國有企業(yè)辦公室往往肩負著辦工會組織、政研信息、公文流轉(zhuǎn)、督查督辦等一系列重要的職責，但是，很多企業(yè)卻認為專業(yè)部門才是干實事、出效果的部門，辦公室只是徒有其表，不能為企業(yè)帶來任何的經(jīng)濟效益，所以，對于辦公室安排的文件辦理、材料啟動、信息報送等持懈怠的態(tài)度，甚至會出現(xiàn)不管不問的情況。辦公室人員因為受到上述原因的影響，也會逐漸減少自己在工作中的沖勁和干勁，同時也難以充分發(fā)揮部門的服務(wù)作用和管理職能，最終產(chǎn)生效能低下的嚴重問題。

（三）缺乏足夠的參謀能力，考核質(zhì)量較低

很多國企辦公室人員因為缺乏交流的機會，未能對于工作內(nèi)容進行創(chuàng)新，往往會憑借自己的經(jīng)驗辦事，并且疲于應(yīng)付各種事項，未能深入地研究全局工作，甚至不能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值的建議。雖然已經(jīng)建立了績效考核體系，但卻有著一般的運行效果，往往重于形式，難以發(fā)揮其真正的作用。除此之外，辦公室人員未能參與一些專業(yè)的培訓，導(dǎo)致其自身的素質(zhì)仍有待提高。

四、提高國有企業(yè)辦公室工作效率的對策及方法

（一）強化人員責任意識，提升人員專業(yè)素質(zhì)

首先，應(yīng)當轉(zhuǎn)變觀念，使工作人員具備較強的責任感，使其能夠明確自身肩負的職責，并且了解到職、責是兩方面的事情，兩者有著密不可分的聯(lián)系。作為國有企業(yè)辦公室人員，應(yīng)當具備極高的政治意識，并且熟悉黨和國家所提出的方針政策、了解企業(yè)的基本義務(wù)以及明確法律法規(guī)，并且對于政治有著較高的敏感性，將自己打造成領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。應(yīng)當提高學習意識，主動地開闊眼界，并且廣泛地涉獵與辦公室各項工作相關(guān)的知識，保證提升個人的工作能力，通過時間的錘煉與打磨，提高自身所具備的服務(wù)意識，保證在日后的工作中，具備超前服務(wù)、主動服務(wù)、善于溝通、注重細節(jié)，同時也能夠做到堅持高品質(zhì)、高要求，保質(zhì)保量地完成相關(guān)工作。

其次，需要從辦公室工作特點出發(fā)，端正自己原本的心態(tài)。一是應(yīng)當充分認識到辦公室工作對于國有企業(yè)的重要性。對內(nèi)部而言，辦公室作為一個中樞部門，起到的是下情上報、上情下達、溝通協(xié)調(diào)、橫向聯(lián)系等一系列的作用。而對外部而言，辦公室作為企業(yè)的“窗口部門“，同時也是與外部相互溝通的必要渠道，更是展示企業(yè)形象的主要途徑。所以，辦公室人員要充分了解到，企業(yè)工作效率在一定程度上受到辦公室工作效率的影響，企業(yè)的外部形象也會在一定程度上受到辦公室從業(yè)人員素質(zhì)的影響，而企業(yè)內(nèi)部的班子團結(jié)性和凝聚性，也往往代表著辦公室人員的智慧。二是需要充分認識到國企辦公室工作的繁瑣性，因為辦公室工作業(yè)務(wù)廣泛，內(nèi)容繁雜。小到辦公室當中一張紙、一支筆，大到企業(yè)制定的發(fā)展戰(zhàn)略，這些都會凝聚著各位辦公室同志的汗水和智慧。由于辦公室的工作人員受到工作內(nèi)容所帶來的限制，作為企業(yè)當中的服務(wù)部門工作，難以具備較為出彩的一面，甚至會出現(xiàn)差誤錯。所以，在工作中往往批評多、表揚少。但是，也有很多領(lǐng)導(dǎo)干部十分的肯定辦公室工作，否則也不會讓這些辦公室人員擔任這個崗位，作為相關(guān)工作人員應(yīng)當公正地對待他人，嚴格地要求自己。

最后，要充分認識到辦公室工作的重要性，雖然辦公室工作十分的瑣碎與繁雜，但每件事都十分重要。辦公室同事需要認真地對待每一項工作，并且確保嚴謹、仔細，做到小事不放松、大事不糊涂、處事講技巧、工作講原則，用嚴謹?shù)淖黠L去維護領(lǐng)導(dǎo)班子當中的團結(jié)，并且用嚴謹?shù)淖黠L去更好地展現(xiàn)出辦公室的形象。

（二）建立健全企業(yè)辦公室制度

建立完善的企業(yè)辦公室制度，有利于提高國有企業(yè)辦公室的整體工作效率，并且保證企業(yè)日常事務(wù)處理朝著制度化、規(guī)范化方向轉(zhuǎn)變。與此同時，建立完善的企業(yè)辦公室制度，能夠充分滿足國有企業(yè)發(fā)展的相關(guān)要求。企業(yè)辦公室人員與領(lǐng)導(dǎo)層、基層人員有著密切的關(guān)系，因為企業(yè)的各項工作都在一定程度上依賴于辦公室，所以，企業(yè)辦公室應(yīng)當充分地認識到自身的價值。在新時期背景之下，辦公室工作與傳統(tǒng)的辦公室工作相比有著很大的區(qū)別，作為辦公室工作人員，應(yīng)當在工作中積極的改變傳統(tǒng)的工作理念和工作作風，并且保證提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)意識，這樣才能展現(xiàn)出更好的企業(yè)辦公室形象，做好內(nèi)部工作和內(nèi)部工作，減少手里當中所積壓的各項事宜，以避免發(fā)生不利于企業(yè)發(fā)展的問題。

（三）對組織結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，保證工作效率得以提高

從當前辦公室工作情況來看，想要保證辦公室的整體工作效率得以提高，那么就需要進一步優(yōu)化和完善自身的組織結(jié)構(gòu)，這也成為提高工作效率最主要的方法。當前，國有企業(yè)辦公室組織結(jié)構(gòu)會影響人才隊伍的建設(shè)情況，同時關(guān)系各部門以及各主體之間的業(yè)務(wù)往來情況。構(gòu)建完善的結(jié)構(gòu)，對于提高辦公室整體效率有著不可忽視的作用。通過對辦公室組織結(jié)構(gòu)進行不斷的優(yōu)化，正確處理各部門之間的關(guān)系，保證信息得到快速的反饋。在當前改革與建設(shè)的背景之下，國企應(yīng)當做到一切從實際出發(fā)，實事求是，不僅要考慮到自身的發(fā)展情況，同時也需要充分地考慮辦公室的工作特點，確保掌握結(jié)構(gòu)的協(xié)調(diào)性以及工作的靈活性。

（四）注重對辦公室工作進行創(chuàng)新

當前，經(jīng)濟形勢變化較快，如果按照傳統(tǒng)經(jīng)驗去辦事，那么難以面對當前不斷復(fù)雜的工作環(huán)境，因此，國有企業(yè)在內(nèi)部改革過程中面臨的新矛盾、新問題，更是層出不窮。辦公室人員應(yīng)當具備創(chuàng)新思維，積極地拓展思路，做好摸底工作，同時也能為領(lǐng)導(dǎo)科學決策，提供可靠的依據(jù)。將創(chuàng)新的方法加入其中，充分地利用各種先進的工具。做好員工思想的政治引導(dǎo)和掌握工作，減少各種信訪事件，保證隊伍建設(shè)的穩(wěn)定性。

五、結(jié)語

綜上所述，當前深化改革是國有企業(yè)的一項十分重要的任務(wù)。國有企業(yè)辦公室工作創(chuàng)新必然要面對更多的挑戰(zhàn)，要想在當前社會主義市場經(jīng)濟中發(fā)揮出國有企業(yè)的中堅作用和骨干作用，就需要辦公室人員克難求進、創(chuàng)新拼搏、解放思想、重視改革，主動提高辦公室工作效率，這樣才能為國有企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供助力。